Zawartość

• Do kroku
• Część 1 z 3: Komunikuj się jasno
• Część 2 z 3: Bądź dobrym słuchaczem
• Część 3 z 3: Komunikacja elektroniczna
• Porady

Nieporozumienia mogą być zabawne i frustrujące. Jeśli chcesz ograniczyć nieporozumienia, mów wyraźnie i niczego nie zakładaj. Skontaktuj się z tą osobą, aby upewnić się, że zostałeś zrozumiany. Komunikując się drogą elektroniczną, bądź jasny, zwięzły i informacyjny. Bycie dobrym słuchaczem może również pomóc uniknąć nieporozumień. Jeśli będziesz skupiać się na rozmowach, możesz zmniejszyć ryzyko nieporozumień.

Do kroku

Część 1 z 3: Komunikuj się jasno

1. Pomysl zanim cos powiesz. Zastanowienie się, co powiedzieć najpierw, pomoże Ci uporządkować myśli i przygotować się do powiedzenia czegoś znaczącego. Zwłaszcza jeśli masz zamiar odbyć ważną rozmowę, upewnij się, że twoje słowa są uporządkowane tak, abyś mógł powiedzieć, co masz na myśli.
   • Pamiętaj, że Twoja postawa i ton mogą wiele przekazać. Skoncentruj się na temacie i staraj się od niego nie odchodzić.
   • Jeśli masz problem z wypowiedzeniem tego, co chcesz powiedzieć, zapisz kilka punktów, aby upewnić się, że nie zapomnisz niczego, co chcesz powiedzieć.
   • Zanim zaczniesz mówić, zrób sobie świadomą przerwę. Często mamy tendencję do zanurzania się w rozmowę, ale celowe zatrzymywanie się i poświęcenie chwili na uporządkowanie myśli przed mówieniem zwiększa prawdopodobieństwo, że nasza komunikacja będzie wyraźna, a osoby postronne będą chętne do słuchania.
2. Przyciągnąć uwagę. Skupienie uwagi oznacza upewnienie się, że słucha i rozumie, co mówisz. Nawiąż kontakt wzrokowy i upewnij się, że osoba słucha. Jeśli druga osoba jest rozproszona lub zajęta czymś innym, poproś o jej uwagę lub spróbuj innym razem. Jeśli inna osoba wydaje się być rozproszona przez coś innego, poproś o uwagę, mówiąc: „Chcę się upewnić, że rozumiesz” lub „Byłbym wdzięczny za Twoją pełną uwagę”.
   • Jeśli osoba wydaje się rozproszona, powiedz jej, że porozmawiasz później, kiedy będzie bardziej dostępny.
   • Na przykład, jeśli chcesz z kimś porozmawiać, ale on robi coś innego, daj mu znać, że musisz porozmawiać i że chcesz jego uwagi.
   • Nie krzycz ani nie wzywaj nikogo, aby zwrócić na siebie uwagę - idź do tej osoby i zwróć się do niej osobiście, jeśli to możliwe.
3. Sprawdź swoje przypuszczenia. Możesz założyć, że wszyscy rozumieją, co mówisz lub o co ich prosisz, ale na wszelki wypadek wyjaśnij wszystko, czego dana osoba może nie być pewna. Na przykład, jeśli dajesz wskazówki, wyjaśnij, co jeszcze osoba musi zrobić, aby się przygotować. Możesz przeceniać lub nie doceniać czyjejś wiedzy lub umiejętności, więc lepiej zapytaj.
   • Jest to szczególnie ważne, gdy rozmawiasz z kimś z innej kultury niż Twoja. Możesz założyć, że rozumieją żargon lub inny język, ale nie zaszkodzi zapytać. Jeśli ktoś wygląda na zdezorientowanego, spróbuj to lepiej wyjaśnić.
4. Bądź uprzejmy. Uprzejmość w komunikowaniu się oznacza otwartość, uczciwość i życzliwość. Nie mówisz niczego, co mogłoby być bierno-agresywne, sarkastyczne lub raniące osobę, z którą rozmawiasz. Skoncentruj się na byciu uprzejmym i mówieniu, co masz na myśli, w sposób łatwy do zrozumienia. Jeśli będziesz przeszkadzać innym ludziom, być niegrzecznym lub lekceważącym, nie będziesz się skutecznie porozumiewać.
   • Sarkazm można łatwo źle zrozumieć. Chociaż może to być zabawne, nadal może prowadzić do nieporozumień, jeśli powiesz coś przeciwnego do tego, co naprawdę masz na myśli. Ludzie mogą być zdezorientowani, co tak naprawdę masz na myśli. Sarkazm może być również mimowolnie złośliwy.
5. Sprawdź, czy rozumiesz. Upewnij się, że osoba cię zrozumiała. Robisz to, po prostu pytając: „Czy to jasne?” Lub „Czy masz jakieś pytania?” To daje osobie możliwość wyrażenia wszelkich wątpliwości lub obaw, które może mieć.
   • Może to pomóc ludziom czuć się swobodnie, zadając pytania lub prosząc o wyjaśnienia.
   • Udzielając wskazówek, poproś osobę, aby je powtórzyła, abyś wiedział, że je rozumie.
   • W niektórych przypadkach należy przedstawić krótkie podsumowanie.
     • Na przykład: „Żeby było jasne, najpierw zajmiemy się kontem Ramakera, a potem odbędziemy szybkie spotkanie w sprawie rozwiązywania problemów z komunikacją. Zrozumiany?'
6. Zagryźć. Skontaktuj się z osobą, z którą się komunikujesz, aby upewnić się, że komunikujesz się jasno. Na przykład, jeśli wysłałeś wiadomość e-mail, wyślij kolejną z pytaniem „Jak się masz?” Masz jakieś pytania? „Jeśli z kimś rozmawiałeś, zadaj mu kilka dni później”. Sprawdź. Wszystko dobrze?'
   • Jeśli uważasz, że komunikowałeś się nieprawidłowo, wykorzystaj ten moment, aby jasno przekazać wszystko i wyjaśnić, co może być niejasne.

Część 2 z 3: Bądź dobrym słuchaczem

1. Zrozumieć język ciała. Duża część komunikacji jest niewerbalna. Zwróć na to uwagę; to może być bardzo ważne. Utrzymuj kontakt wzrokowy i obserwuj wszelkie zmiany w swoim kontakcie wzrokowym lub w kontakcie wzrokowym drugiej osoby. Zwróć uwagę na postawę osoby i mimikę twarzy i zobacz, czy są jakieś niespójności. Jeśli zauważysz jakiekolwiek różnice, poproś ponownie lub poproś o wyjaśnienie.
2. Słuchaj uważnie. Poświęć całą uwagę, gdy ktoś mówi. Wiele osób zastanawia się, co powiedzieć dalej, ale pozostaje w kontakcie z osobą mówiącą. Ludzie doceniają to, kiedy czują się wysłuchani i zrozumiani, a jednym z najlepszych sposobów na to jest aktywne słuchanie. Obróć swoje ciało w ich stronę i pochyl się w ich kierunku. Nie rozpraszaj się (na przykład telefonami komórkowymi) i pozostań przy tej osobie.
   • Nie tylko słuchaj słów, które wypowiada osoba, ale także słuchaj informacji i sposobu, w jaki się komunikuje. Na przykład głos osoby może się zmienić, gdy mówi o czymś emocjonalnym lub czuje się nieswojo.
3. Nie przerywaj drugiemu. Jeśli mówi ktoś inny, postaraj się mu nie przeszkadzać. Pozwól tej osobie skończyć swoje myśli, zanim doda lub powie cokolwiek innego. W ten sposób pokazujesz, że słuchasz i cenisz to, co mówi osoba. Jeśli często przerywasz ludziom, mogą czuć się sfrustrowani i nie mówić wszystkiego, co chcą.
   • Pozwolenie komuś dokończyć myśli oznacza, że ​​słuchasz go całkowicie i nie przejmujesz się własnymi słowami. W ten sposób rozmówca będzie czuł się bardziej komfortowo, dzieląc się wszystkim i nie zapomnij o tym, co chciał powiedzieć, ponieważ rozmowa została zboczona.
4. Zadawać pytania. Jeśli coś jest niejasne lub jeśli czegoś nie rozumiesz, zadaj pytanie na ten temat. Spróbuj powiedzieć na przykład „Czy chcesz wyjaśnić, co masz na myśli, mówiąc ___?” Lub „Nie jestem pewien, czy rozumiem ___. Czy możesz to wyjaśnić?
   • Jeśli osoba nadal mówi i nie chcesz jej przerywać, zapisz pytanie, aby nie zapomnieć o zadaniu.

Część 3 z 3: Komunikacja elektroniczna

1. Uporządkuj informacje. Jeśli próbujesz przekazać informacje, musisz upewnić się, że informacje skutecznie docierają do danej osoby. Na przykład, jeśli planujesz wydarzenie, musisz podać ważne szczegóły: miejsce, czas i to, co ludzie powinni przynieść. Podaj jasne wskazówki lub kroki, które powinni podjąć ludzie, i upewnij się, że informacje są jasne.
   • Przed wysłaniem informacji lub zaproszenia upewnij się, że zawiera wszystkie niezbędne informacje.
2. Użyj mniej słów. Kiedy komunikujesz się za pomocą wiadomości tekstowych lub e-maili, przejdź do sedna. Długi e-mail może zmylić to, co chcesz przekazać. Na przykład, jeśli złożysz wniosek, przejdź od razu do sedna i zgłoś swoją prośbę. Możesz powiedzieć, dlaczego należy złożyć wniosek, ale nie kontynuuj tego w nieskończoność. Po prostu powiedz, czego potrzebujesz, a niedługo potem dokończ e-maila.
   • Jeśli masz tendencję do pisania długich e-maili lub tekstów, ludzie prawdopodobnie będą je przeglądać, zamiast dokładnie je czytać. Jeśli nie możesz oderwać się od długich listów, rozważ umieszczenie najważniejszych rzeczy na górze.
   • Pamiętaj, że e-maile nie wysyłają sygnałów społecznościowych, takich jak wyraz twarzy i ton głosu. Dlatego używaj jasnego języka i unikaj sarkazmu.
     • Emoji są przydatne w e-mailach społecznościowych, ale nie w większości e-maili biznesowych.
3. Skoncentruj się na jednym temacie. Postaraj się, aby wiadomość była jak najprostsza. Nie grzechotaj dalej, nie wdawaj się w wiele dodatkowych szczegółów i nie zajmuj się wieloma tematami w jednym e-mailu. Lepiej jest skupić się na jednym elemencie lub temacie naraz niż na wielu rzeczach w jednym e-mailu. Jeśli masz kilka spraw do omówienia, omawiaj je pojedynczo przez e-mail. W ten sposób osoba może usunąć każdą wiadomość e-mail po zakończeniu każdego tematu i nie zapomnieć o zrobieniu czegoś lub zaadresowaniu czegoś.
   • Jeśli absolutnie chcesz omówić kilka tematów w tym samym czasie, podaj wyraźne rozgraniczenie. Użyj wypunktowania lub zmień kolejność, aby wyjaśnić treść.
4. Przejdź od razu do rzeczy. Chociaż możesz zacząć swoje e-maile od „Jak się masz?” Lub innego rodzaju zabawy, nie trać zbyt wiele czasu na rozmowę o czymś, co nie ma nic wspólnego z tym, co chcesz przekazać. Skoncentruj się na swojej prośbie lub informacjach, którymi chcesz się podzielić z tą osobą. Nie owijaj w bawełnę ani nie wprowadzaj zbyt długo. Zamiast tego przejdź do sedna tego, co chcesz lub musisz powiedzieć.

Porady

• Unikaj sarkazmu w czatach, komunikatorach internetowych i e-mailach bez emoji. Sarkazm często nie jest poprawnie przekazywany za pomocą tekstu, dlatego lepiej zrobić to osobiście.