Zawartość

• Kroki
• Część 1 z 3: Komponowanie listu
• Część 2 z 3: Wybór odpowiedniego tonu
• Część 3 z 3: Właściwe projektowanie

Bez względu na to, w jakim biznesie się prowadzisz, bardzo ważne jest rozwijanie silnej relacji z klientem, aby ludzie do Ciebie wracali. Każdy list z podziękowaniami powinien być indywidualny, więc w tym artykule nie znajdziesz próbek z przykładami. Zamiast tego znajdziesz instrukcje, które pomogą Ci skutecznie pisać takie listy. Jeśli chcesz wiedzieć, jak napisać list z podziękowaniami, aby wyrazić uznanie dla klienta, czytaj dalej.

Kroki

Część 1 z 3: Komponowanie listu

1. 1 Wpisz poprawną nazwę klienta w powitaniu. Wiele badań rynkowych pokazuje, że prawie wszystkie komunikaty kierowane do klienta są całkowicie nieskuteczne, jeśli jego nazwa jest błędnie napisana. Dlatego niezwykle ważne jest, aby dokładnie sprawdzić, czy nie ma błędów w kontaktowaniu się z klientem.
2. 2 Podaj powód listu z podziękowaniami. Zrób to tak konkretnie, jak to tylko możliwe. Oczywiście możesz po prostu napisać „dziękuję za zakup”, ale lepiej, jeśli określisz, jakiego rodzaju zakupu dokonał kupujący i jaki rodzaj dostawy wybrał. Klient będzie więc bardziej skoncentrowany na kontaktach z Twoją firmą, ponieważ będzie zadowolony z takiego indywidualnego podejścia.
   • Twoja wdzięczność powinna brzmieć tak szczerze, jak to tylko możliwe. W razie potrzeby możesz odwołać się do rozmowy z klientem.
   • Staraj się, aby Twój e-mail nie brzmiał banalnie, w przeciwnym razie będzie się wydawać, że wysyłasz tę samą wiadomość do setek klientów.
3. 3 Dodaj kilka linijek opinii. W liście z podziękowaniami należy zadać kilka pytań, aby upewnić się, że wszystkie potrzeby klienta zostały spełnione i że klient jest zadowolony z jakości. Takie wyjaśnienia zwiększają szanse, że kupujący do Ciebie wróci, co oznacza, że ​​zysk również wzrośnie. Nie musisz dać się ponieść proszeniu o opinie, ale zwracanie uwagi na potrzeby klientów jest kluczowym elementem udanego biznesu.
   • Wyraź nadzieję, że kupujący jest zadowolony ze swojego zakupu i dodaj, że jesteś gotowy odpowiedzieć na wszystkie pytania i sugestie, które go interesują.
   • Zapytaj kupującego, czy jest jeszcze coś, co musisz zrobić, aby poprawić jego satysfakcję.
4. 4 W liście zawrzyj nazwę swojej firmy. List z podziękowaniami powinien zawsze zawierać nazwę firmy, jej logo lub inne informacje identyfikujące Twoją markę. Ponownie zwiększa to widoczność Twojej firmy.
   • Jeśli piszesz list z podziękowaniem na pocztówce, pamiętaj o podaniu nazwy swojej firmy.
   • Jeśli piszesz na papierze firmowym, logo i nazwa Twojej firmy i tak będą widoczne, więc nie jest konieczne umieszczanie nazwy w samym liście.
   • Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail z podziękowaniem, nazwa i logo firmy muszą znajdować się pod Twoim podpisem.
5. 5 Użyj odpowiedniego wniosku. Powinna wyrażać nadzieję na dalszą współpracę z klientem oraz wyrażać szczere zainteresowanie nim. Na przykład „z szacunkiem” może czasem brzmieć zbyt formalnie, a wtedy należy je zastąpić słowami „z poważaniem” lub „najlepsze życzenia”. Poznaj popularne zakończenia listów biznesowych i rozważ specyfikę branży.
6. 6 Podpisz list ręcznie. Jeśli to możliwe, podpisz list odręcznie. Duże korporacje często używają tego, aby list wydawał się bardziej spersonalizowany. Nawet podpis stworzony komputerem, a następnie wstawiony do listu, często robi lepsze wrażenie niż tylko wpisane nazwisko, ponieważ tworzy efekt listu napisanego osobiście.

Część 2 z 3: Wybór odpowiedniego tonu

1. 1 Oprzyj się pokusie zaoferowania klientowi nowego produktu lub usługi. Piszesz list z podziękowaniem za umowę, więc nie musisz się reklamować. Na tym etapie wystarczy dobry kontakt. Pozwól klientowi poczuć się tak, jak on.
   • Zwroty typu „mamy nadzieję na nową współpracę z Tobą” brzmią jak banał reklamowy i lepiej się od nich powstrzymać. Nie pisz niczego, czego nie napisałbyś swojemu przyjacielowi.
   • Nie umieszczaj w liście opisów innych produktów, wzmianek o zbliżającej się wyprzedaży ani żadnych innych wyrażeń, które można uznać za reklamy.
2. 2 Wyślij list z prawdziwym znaczkiem pocztowym. Nawet jeśli wysyłasz góry listów, najlepiej nie używać maszyny do znakowania. Czyli depersonalizujesz list, czyniąc go jednym z wielu, co oznacza, że ​​klient nie poczuje się wyjątkowo. Najprawdopodobniej Twój list od razu trafi do kosza.
3. 3 Jeśli to możliwe, wpisz adres odręcznie. I znowu: im bardziej spersonalizowany list, tym przyjemniej będzie go otrzymać. Jeśli nie masz czasu na podpisanie kopert, powierz to komuś innemu. Nawet jeśli adres nie jest napisany przez Ciebie osobiście, klient będzie pod wrażeniem, że jest napisany odręcznie.
4. 4 Podaj dane kontaktowe i przygotuj się na dalszą komunikację. Pamiętaj, aby w liście podać swój numer telefonu i adres oraz poinformować klienta, że ​​jesteś gotowy wysłuchać go w przypadku jakichkolwiek pytań. Jeśli klient skontaktuje się z Tobą, bądź przygotowany na szybką odpowiedź na jego prośbę lub pytanie.

Część 3 z 3: Właściwe projektowanie

1. 1 Napisz swój list ręcznie. Wydrukowanie standardowego formularza jest jak wysłanie klientowi materiałów informacyjnych. Zamiast sprawić, by klient poczuł się dla Ciebie ważny i wartościowy, ryzykujesz wywołanie odwrotnego wrażenia i wywołanie jedynie irytacji. Postaraj się pisać listy z podziękowaniami do każdego klienta osobiście i odręcznie.
   • Jeśli jest zbyt wiele notatek z podziękowaniami, aby samodzielnie napisać je ręcznie, poproś o pomoc innego współpracownika. Warto poświęcić czas na indywidualne podejście.
   • Jeśli nie masz możliwości ręcznego pisania notatek z podziękowaniami, musisz znaleźć inny sposób ich personalizacji. W każdym e-mailu możesz co najmniej podać imię i nazwisko klienta oraz swój prawdziwy podpis.
   • W niektórych przypadkach bardziej odpowiednie może być pisanie e-maili niż ręczne podziękowania, na przykład jeśli masz już dobre relacje z klientem. Najważniejsze, żeby list brzmiał szczerze i adresowany do konkretnego klienta. Jeśli istnieje możliwość, że Twój list zostanie pomylony z reklamą, lepiej napisać go odręcznie.
2. 2 Wybierz, gdzie chcesz pisać notatki z podziękowaniami. Wystarczą zarówno kartki z podziękowaniami, jak i papier firmowy.Jeśli potrzebujesz tylko napisać kilka listów z podziękowaniami, kup eleganckie kartki z podziękowaniami, dzięki którym klient poczuje się ważny. Możesz również użyć papieru firmowego na papierze o dużej gramaturze.
   • Nie używaj zwykłego papieru do drukarki do listu z podziękowaniami.
   • Wybierz karty z podziękowaniami, które są odpowiednie w kontekście biznesowym. Jeśli prowadzisz działalność twórczą lub rozrywkową, możesz użyć kolorowych pocztówek, które pasują do wizerunku firmy. Unikaj pocztówek z nieodpowiednimi lub nadmiernie osobistymi słowami lub obrazami.
3. 3 Rozważ wysłanie prezentu. Jeśli chcesz pójść dalej i okazać swoją wdzięczność, wyślij wraz z listem drobny upominek. Jest to opcjonalne, jednak dla niektórych klientów może to być właśnie to, czego potrzebujesz. Prezent powinien być mały i przydatny. Może reprezentować Twoje produkty lub usługi lub być całkowicie niezwiązane z Twoją dziedziną działalności, ale mieć charakter profesjonalny.
   • Drobne upominki to zakładki do książek, magnesy, słodycze, koszulki czy bony upominkowe.
   • Prezent nie powinien być droższy niż 500-1500 rubli. Etyka korporacyjna niektórych firm zabrania przyjmowania drogich prezentów.