Zawartość

• Do kroku
• Metoda 1 z 3: Dowiedz się, jak spędzać czas
• Metoda 2 z 3: Unikaj rozpraszania
• Metoda 3 z 3: Wydajnie wykorzystaj swój czas
• Ostrzeżenia

Wszyscy mamy wrażenie, że po prostu nie ma wystarczająco dużo godzin w ciągu dnia, aby ukończyć wszystko, co należy zrobić. Kilka prostych umiejętności organizacyjnych i umiejętności zarządzania czasem może pomóc w optymalnym wykorzystaniu czasu. Dowiedz się, jak mądrze wykorzystywać czas, aby robić więcej w czasie, który masz.

Do kroku

Metoda 1 z 3: Dowiedz się, jak spędzać czas

1. Śledź swoje codzienne czynności. Sprawdź, co robisz na co dzień i zanotuj, ile czasu na to poświęcasz. Możesz być zaskoczony tym, ile czasu faktycznie marnujesz w ciągu jednego dnia w porównaniu z faktyczną ilością wykonywanej pracy.
   • Nie zapomnij śledzić przyziemnych czynności, takich jak przygotowywanie śniadania, sprzątanie, branie prysznica itp.
2. Zapisz wszystkie swoje działania w zeszycie. Kiedy już wiesz, co robisz każdego dnia i ile czasu na to poświęcasz, zapisz to. Zbierając wszystkie te informacje i wyświetlając je na jednej stronie naraz, możesz zobaczyć wzorce, a być może nawet obszary, w których marnujesz czas.
   • Robiąc notatki, bądź wyczerpujący i zrozumiały. Nie łącz poszczególnych wydarzeń, nie zapomnij o małych zadaniach i upewnij się, że używasz dokładnych sygnatur czasowych, aby śledzić swoje codzienne czynności.
   • Przydatne może być kategoryzowanie pewnych rodzajów działań. Na przykład napisz prace domowe na niebiesko, czynności na czerwono, a zajęcia rekreacyjne na czarno. Pomoże ci to wyobrazić sobie, jak spędzasz czas.
3. Zastanów się, jak spędzasz czas. Czy spędzasz godzinę dziennie nic nie robiąc? Dwie godziny, żeby zdecydować, gdzie zjeść? Osiem godzin surfowania po Internecie? Poszukaj wzorców w sposobie spędzania czasu i określ, co jest, a co nie jest potrzebne.
   • Czy tracisz czas z powodu braku samokontroli? Czy jesteś prokrastynatorem? Czy bierzesz na siebie zbyt dużą odpowiedzialność? To wszystko pytania, które należy sobie zadać, oceniając, jak spędzasz czas.
   • Może się okazać, że przerywasz czynności w ciągu dnia w sposób, który nie ma sensu. Na przykład prawdopodobnie nierozsądne jest pracować pół godziny, a następnie spędzać 10 minut na robieniu drobiazgów, a potem pracować przez kolejne pół godziny. Będziesz bardziej skoncentrowany i produktywny, jeśli będziesz pracować godzinę i zajmować się błahymi zadaniami w późniejszym terminie.
   • Lepiej jest rozwiązywać zadania, dzieląc je na „bloki”. Jest to metoda polegająca na zaplanowaniu z góry określonej ilości czasu na jedno zadanie bez rozpraszania uwagi.
4. Rozważ korekty. Teraz, gdy już wiesz dokładnie, na co spędzasz czas, zacznij aktywnie dostosowywać swój harmonogram. Upewnij się, że potrafisz zidentyfikować obszary, na które nie możesz spędzać mniej czasu. To, że coś zajmuje dużo czasu, nie oznacza, że ​​jest to czas stracony.
5. Jeśli spędzasz trzy godziny dziennie na wysyłaniu e-maili związanych z pracą, jest mało prawdopodobne, że będziesz w stanie skrócić ten czas. Jeśli jednak wyślesz cztery lub pięć osobistych e-maili podczas oficjalnych e-maili, z pewnością możesz zmniejszyć ilość czasu spędzanego na e-mailach.
6. Zmień swoje nawyki i standardy. Niezależnie od problemu z zarządzaniem czasem, zawsze znajdzie się rozwiązanie. Gdy już zdecydujesz, gdzie lub jak spędzić czas, będziesz musiał podjąć zaplanowany wysiłek, aby zmienić zarządzanie czasem.
   • Jeśli spędzasz zbyt dużo czasu na sprzątaniu lub gotowaniu posiłków i możesz sobie na to pozwolić, rozważ zatrudnienie gospodyni lub kucharza. Dla niektórych czas jest wart więcej niż pieniądze.
   • Możesz spędzać większość dnia bezcelowo przeglądając Internet. Możesz ograniczyć dostęp do niektórych witryn internetowych lub kont w sieciach społecznościowych (podczas gdy powinieneś pracować nad czymś innym).

Metoda 2 z 3: Unikaj rozpraszania

1. Rozpoznaj rozrywki w swoim życiu. Największym zagrożeniem dla użytecznego wykorzystania czasu jest ciągłe rozpraszanie uwagi. Spróbuj określić, które czynności lub ludzie marnują Twój czas. Niezależnie od tego, czy jest to przyjaciel, który ciągle mówi, czy uparty nawyk uniemożliwiający Ci pracę, możesz znaleźć sposoby, aby uniknąć marnowania czasu.
   • Jeśli spędzasz dużo czasu na robieniu czegoś, co nie przynosi pożądanego rezultatu, prawdopodobnie jest to po prostu rozproszenie uwagi, którego powinieneś unikać.
   • W środowisku biurowym prawdopodobnie wielu współpracowników będzie Cię rozpraszać. Unikaj gadaniny lub rozmów o pogodzie, kiedy musisz coś zrobić. Pamiętaj jednak, że Twoje nastawienie w biurze jest tak samo ważne dla Twojej kariery, jak zarządzanie czasem, więc nie bądź niegrzeczny.
2. Unikaj długich rozmów telefonicznych. Jeśli okaże się, że spędzasz dużo czasu na długich rozmowach telefonicznych, powinieneś zmienić swoje nawyki telefoniczne. Często więcej można osiągnąć rozmawiając osobiście niż przez telefon, więc przestań rozmawiać przez telefon.
   • Wiele rozmów telefonicznych składa się z niepotrzebnych i niepotrzebnych rozmów, zwłaszcza na początku lub na końcu rozmowy. Ludzie tracą koncentrację i błądzą przy telefonie, więc bądź tego świadomy. W rozmowach twarzą w twarz istnieje bardziej potrzeba skupienia się wyłącznie na kwestiach związanych z pracą. Dzieje się tak, ponieważ żadna ze stron nie jest otoczona rozproszeniem uwagi podczas spotkania.
3. Nie surfuj nadmiernie po sieci. Wiele osób wykorzystuje Internet jako kluczowe narzędzie do wykonywania zadań, które należy wykonać. Jednak równie wiele osób jest winnych błądzenia po bezużytecznych wiadomościach, reportażach sportowych i zdjęciach celebrytów, kociąt czy szczeniąt. Skoncentruj się, gdy jesteś online. Dostępne są programy, które blokują określone aplikacje, strony internetowe i domeny, pomagając w ten sposób zmniejszyć rozproszenie uwagi związane z Internetem.
   • Unikaj Facebooka, Twittera i innych serwisów społecznościowych, jeśli masz robić coś innego.
   • Wyszukiwanie w Google różnych tematów jest również niebezpieczną stratą czasu. Możesz pomyśleć, że zamierzasz coś sprawdzić, ale zanim się zorientujesz, znalazłeś się w najdalszych zakątkach internetu na ponad trzy godziny.
4. Umieść znak „Nie przeszkadzać”. Prawdopodobnie znasz znak, który możesz zawiesić na drzwiach swojego pokoju hotelowego. Znak ten może być równie skuteczny w środowisku biurowym lub w miejscu pracy. Możesz samodzielnie wydrukować taki znak i w razie potrzeby zawiesić go na drzwiach swojego miejsca pracy. To zakończy plotki, które uniemożliwiają Ci pracę.
   • Jeśli pracujesz w domu, ważne jest, aby mieć wydzielone miejsce do pracy. Nie pracuj w pomieszczeniach ogólnodostępnych w domu, ponieważ telewizor, telefon lub konsola do gier mogą z łatwością uniemożliwić Ci pracę.
5. Znajdź czas na nieuniknione rozrywki. Istnieją rodzaje rozrywek, których czasami po prostu nie da się uniknąć. Czasami jest to twój szef, który bierze czas w pracy na pogawędkę, a może starszy członek rodziny, który potrzebuje stałej pomocy przy prostych zadaniach. Bez względu na to, czym mogą być te nieuniknione rozproszenia, jeśli zrobisz dla nich miejsce z wyprzedzeniem, zabiorą mniej twojego żywotnego czasu potrzebnego na inne niezbędne projekty i działania.

Metoda 3 z 3: Wydajnie wykorzystaj swój czas

1. Zapisz wszystko. Nie polegaj na swojej pamięci przy wykonywaniu zadań. Zapisz wszystko, co musisz zrobić, w jednym miejscu i często odwołuj się do tej listy, aby osiągnąć swoje cele.
   • Nawet jeśli zadanie wydaje się mniej duże lub przyziemne, zanotuj je. Twój kalendarz powinien być wypełniony małymi komentarzami, takimi jak „Zadzwoń do Stefana”, „Sprawdź marże zysku” lub „Email Chef”.
   • Upewnij się, że zawsze masz przy sobie zeszyt i zapisuj zadania, które mijają. Myślisz, że będziesz pamiętać o zapisaniu ich później, ale są szanse, że zapomnisz.
2. Skorzystaj z planu dnia. Proste dodanie kalendarza lub planera do zbioru narzędzi organizacyjnych pomoże Ci efektywnie zorganizować czas. Zapisz każdy nowy termin, zadanie lub spotkanie, które są dodawane do Twojego harmonogramu. Każdego ranka poświęć chwilę na przejrzenie planu dnia, aby wiedzieć, co jest przed Tobą.
3. Unikaj podwójnych zobowiązań. Zorganizuj swój harmonogram, unikając nadmiernego zadawania sobie pytań i nie zajmując się zbyt wieloma projektami lub wydarzeniami na raz. Sprawdź swój kalendarz, zanim zgodzisz się na cokolwiek, aby upewnić się, że masz czas. Dzięki temu Twój czas jest uporządkowany bez utraty regularnego harmonogramu.
4. Unikaj rozpraszania. Produktywnie zarządzaj swoim czasem, usuwając elementy, które mogą Cię rozpraszać lub spowodować, że zbłądzisz i spóźnisz się z harmonogramem. Trzymaj telewizję i gry z dala od miejsca, w którym się uczysz, lub załatwiaj papierkową robotę, aby skupić się na zadaniach, które należy wykonać najpierw, i zachować zabawne rzeczy na później.
5. Organizuj swoje zadania według ważności. Mądrze zarządzaj swoim czasem, wykonując najpierw najważniejsze lub ograniczone czasowo zadania. Zaznacz je w swoim planowaniu specjalnym kolorowym znacznikiem lub małą naklejką. Zaplanuj najpierw zadania o najwyższym priorytecie i daj sobie wystarczająco dużo czasu na ich wykonanie, a następnie pracuj nad rzeczami, które są mniej czasochłonne, wokół najważniejszych zidentyfikowanych zadań.
   • Od czasu do czasu bądź gotów zmieniać swoje priorytety. Sprawy mogą pojawić się w ostatniej chwili i wymagać Twojej natychmiastowej uwagi. Będziesz musiał od czasu do czasu przerwać to, co robisz i skupić swoją energię i czas na tych nieoczekiwanych zadaniach. Tylko upewnij się, że nie zdarza się to zbyt często.
   • Jeśli zauważysz, że konsekwentnie zmieniasz swoje priorytety w ciągu dnia, coś jest nie tak. Chociaż można się spodziewać niewielkich zmian w harmonogramie, ciągłe dostosowywanie prawdopodobnie oznacza, że ​​nie masz uporządkowanych priorytetów.
6. Bądź realistą. Daj sobie realistyczną ilość czasu na wykonanie każdego zadania. Jeśli myślisz, że coś zajmie od pół godziny do godziny, daj sobie pełną godzinę. Miej realistyczne podejście do tego, ile czasu potrzeba, aby uniknąć przytłoczenia lub opóźnienia w harmonogramie.
   • Zawsze bezpieczniej jest być po bezpiecznej stronie i dać sobie więcej czasu, niż potrzebujesz. Jeśli zakończysz swoje zadanie wcześniej, możesz zająć się kolejnym zadaniem - co ostatecznie nie musi wpływać na twoją produktywność.
7. Zaplanuj swoje podstawowe potrzeby. Nie zapomnij zaplanować czasu na codzienne czynności, takie jak jedzenie i prysznic. Może się to wydawać oczywiste, ale ważne jest, aby zarezerwować czas na te rzeczy, oprócz innych zaplanowanych zadań, aby upewnić się, że ich nie pomijasz, a te rzeczy nie spowodują opóźnienia.
8. Użyj systemu przypomnień. Używaj prostych przypomnień oprócz codziennego planowania, aby pomóc Ci zapamiętać ważne zadania lub terminy. Skorzystaj z alertów post-it, głosowych lub tekstowych na telefonie komórkowym, aby przypomnieć Ci o tym, co musisz zrobić w danym momencie lub jeśli coś zaplanowałeś. Taki system kopii zapasowych pomoże Ci uniknąć zapomnienia.
   • Unikaj polegania na innych ludziach, aby o czymś myśleć. Prawdopodobnie są tak samo zapominalscy jak ty.
   • Jeśli coś jest niezwykle ważne, ustaw dla siebie kilka przypomnień. Możesz przegapić jeden alarm post-it lub telefoniczny, ale nie kilka.
9. Zapytaj o pomoc. Poproś kogoś o pomoc i w razie potrzeby deleguj mniejsze zadania. Ogólny harmonogram przyniesie korzyści, jeśli połkniesz dumę i poprosisz kogoś o pomoc w kilku drobnych pracach domowych lub ugotujesz obiad w pracowity wieczór w tygodniu.
   • Upewnij się, że przekazujesz obowiązki wykwalifikowanym osobom. Nie wystarczy poprosić kogoś o konkretne zadanie. Chcesz, żeby dobrze wykonali swoją pracę.
   • Nie rób sobie nawyku opuszczania pracy z innymi. Nie odzwierciedla umiejętności zarządzania czasem. Raczej wygląda to tak, jakbyś był po prostu leniwy i pozbawiony motywacji.
10. Oceń swoją produktywność. Od czasu do czasu trzeba spojrzeć na swoją pracę z dystansu i przeanalizować, co osiągnąłeś, jak dobrze się spisałeś i ile to trwało. Świadomość tych aspektów swojej pracy i życia może pomóc Ci wprowadzić zmiany w swoim harmonogramie i codziennym sposobie pracy, uzyskując zaskakująco skuteczne wyniki.
11. Nagradzaj siebie. Zbyt ciężka lub zbyt długa praca może prowadzić do wypalenia, utrudniając skupienie się nawet na najprostszych zadaniach. Poświęć więc kilka chwil, aby uczcić to, co osiągnąłeś i nagrodzić się czymś, co naprawdę sprawia Ci przyjemność.
    • Upewnij się, że czas przerwy jest poświęcony przyjemności. Wyłącz telefon służbowy i nie odbieraj e-maili. Jeśli połączysz pracę z czasem wolnym, nie wynagrodzisz siebie i nie unikniesz wypalenia.
    • Jeśli pracujesz od poniedziałku do piątku, zachowaj wolny weekend. Jeśli pracujesz nad jednym projektem przez trzy miesiące, po zakończeniu weź krótkie wakacje.

Ostrzeżenia

• Nie pozwól swojemu umysłowi błądzić ani próbować marzyć podczas pracy nad codziennymi zadaniami.