Zawartość

• Do kroku
• Część 1 z 3: Strukturyzacja poczty e-mail
• Część 2 z 3: Pamiętaj o swoich odbiorcach
• Część 3 z 3: Utwórz listę wysyłania e-maili
• Porady
• Ostrzeżenia
• Potrzeby

Napisanie skutecznego e-maila z prośbą o darowiznę wymaga odpowiedniego tonu głosu, który wzbudzi zainteresowanie Twoją organizacją. Korzystanie z poczty elektronicznej jako środka pozyskiwania funduszy rośnie, ponieważ koszty są niższe niż w przypadku składania wniosków pocztą lub telefonicznie, a komunikacja jest bezpośrednia. Możesz tworzyć angażujące, zachęcające do działania wiadomości e-mail, które przyniosą Ci oczekiwane rezultaty - mnóstwo darowizn.

Do kroku

Część 1 z 3: Strukturyzacja poczty e-mail

1. Napisz mocny nagłówek. Nagłówek to pierwsza linia wiadomości e-mail i pełni funkcję tytułu. Tylko około 15% e-maili jest kiedykolwiek otwieranych, więc napisanie dobrego nagłówka jest bardzo ważne, aby utrzymać te 15% uwagi i zmusić ludzi do dalszego czytania. W przypadku większości kont e-mail pierwszy wiersz wiadomości e-mail można przeczytać w polu obok tematu, więc nagłówki to nie tylko powód do dalszego czytania e-maila, ale przede wszystkim powód do jego otwarcia.
   • Aby zwrócić uwagę, użyj aktywnych czasowników i rzeczowników, a także pogrubionego, wyśrodkowanego tekstu i większej czcionki.
   • Nagłówek powinien być krótki i wyraźny, aby cel wiadomości był jasny od samego początku. Zmuś czytelników do myślenia, że ​​przeczytanie tego e-maila będzie pomocne, aktualne i istotne dla ich życia.
   • Odpowiedz na pytanie, na które czytelnik chce znać odpowiedź: co z tego będę miał?
   • Twój temat może rzucić wyzwanie czytelnikowi, być wezwaniem do działania, być tematem aktualnego wydarzenia lub, jeśli Twoja organizacja działa tylko w pobliżu, dotyczyć lokalnego miejsca lub wydarzenia.
   • Dobrym przykładem nagłówka jest „Amsterdam Goes to Judge for Gas Rules”.
2. Opowiedz całą swoją historię w pierwszym akapicie. Przejdź od razu do rzeczy. Czytelnicy nie chcą się zastanawiać w połowie, o czym jest Twój e-mail, ponieważ jest to jeden z powodów, dla których należy usunąć e-mail bez dokonywania darowizny. W tym akapicie jasno określ, co chcesz, aby czytelnik zrobił i dlaczego wysyłasz tę wiadomość e-mail.
   • W tym pierwszym akapicie musisz poprosić czytelników o darowiznę. Chociaż możesz delikatnie dać do zrozumienia osobiście, że chcesz pieniędzy, powinieneś „pytać” bezpośrednio w e-mailach. Wyróżnij to żądanie, na przykład pogrubioną lub większą czcionką.
   • Poinformuj czytelników poprzez swoje „pytanie”, co zrobią ich pieniądze. Jeśli niewielka ilość coś zrobi, jeśli nie wszystko, powiedz im. Na przykład, jeśli 50 $ wykarmi 100 dzieci, możesz otrzymać więcej odpowiedzi niż gdybyś powiedział, że potrzebujesz 1000 $ na zbudowanie chaty.
   • Niech będzie wiadomo, że można powiedzieć „nie”. Statystyki pokazują, że więcej ludzi daje, kiedy czują się wolni, aby dokonać wyboru, zamiast czuć się zmuszeni, aby to zrobić.
   • Opisz i wyjaśnij swój cel w tym pierwszym akapicie, aby było jasne, że chcesz, aby pieniądze coś zrobiły, a nie tylko po to, by mieć pieniądze.
3. Mądrze korzystaj z mikro-treści. Treść mikro to wszystkie krótkie zdania i podtytuły, które zdobią wiadomość e-mail. Chcesz wykorzystać swoją mikro-treść do podkreślenia głównych punktów, aby czytelnicy, którzy chcieliby przejrzeć wiadomość e-mail przed przeczytaniem, poczuli się wezwani do przeczytania tekstu.
   • Zawartość mikro obejmuje nagłówki, podtytuły, temat, linki i przyciski.
   • Używaj aktywnych czasowników, przysłówków opisowych i rzeczowników. Twoim celem jest skłonienie ich do przeczytania właściwego tekstu.
   • Dobry nagłówek może wyglądać tak: „Przekaż 50 euro, aby uratować delfina”
   • Spraw, by były odważne lub większe, aby się wyróżniały. Zwykle znajdują się na początku akapitów lub nowych sekcji.
   • Napisz proste nagłówki podrzędne. Możesz używać podtytułów lub nie, ale są one przydatne, jeśli uważasz, że nagłówek jest za krótki. Kieruj się tymi samymi zasadami - krótkimi, wykonalnymi, odważnymi.
4. Opowiedzieć historię. Twój e-mail staje się bardziej atrakcyjny dla czytelników, gdy opowiadasz historię. Treść Twojej wiadomości e-mail zawiera tę historię. Pamiętaj, że historie mają początek, środek i koniec. Aby zmusić czytelników do finansowego przyłączenia się do Twojej sprawy, najlepiej wykorzystać emocjonalnie naładowaną historię, prawdziwą historię w Twojej organizacji lub o konsekwencjach tego, co robisz.
5. Pisz krótkie akapity. Napisz „treść” wiadomości e-mail w krótkich akapitach. Dzieje się tak dlatego, że czytelnicy odpadają z powodu ogromnej liczby otrzymywanych e-maili. Ograniczenie długości wiadomości e-mail sprawi, że będziesz się wyróżniać.
   • Ogranicz się do jednego lub dwóch głównych punktów.
   • Pisz krótko, bez względu na to, ile razy musisz edytować lub poprawiać wiadomość e-mail, aby to zrobić.
   • Pomiń historię, dlaczego prosisz o pieniądze. Przydatność, którą wskazałeś w pierwszym akapicie i twoja historia w głównych akapitach, wystarczą, aby wyjaśnić, dlaczego potrzebujesz pieniędzy.
6. Używaj linków i przycisków, ale trzymaj się wiadomości. Dodanie dużej liczby linków do wiadomości e-mail może być kuszące, ale może to rozpraszać i odciągać czytelnika od głównej wiadomości: otrzymania darowizny. Łatwym sposobem na dostarczenie ciekawemu czytelnikowi informacji bez dodawania wielu rozpraszających linków jest umieszczenie wszystkich istotnych informacji na swojej stronie internetowej, a następnie umieszczenie tylko łącza do Twojej witryny. Na przykład, jeśli istnieją badania wykazujące, że twoje stwierdzenia są prawdziwe, zamiast bezpośredniego linku do długiego, złożonego badania, w którym czytelnik mógłby się zgubić, możesz zamieścić link do tego badania na swojej stronie internetowej (upewnij się, że opcja darowizna jest widoczna).
7. Uważaj na obrazy. Możesz dodać jeden lub dwa obrazy, aby podkreślić swój punkt widzenia, ale nie jest to konieczne. Kolory i obrazy mogą sprawiać, że e-maile będą przypominać spam. Umieszczaj obrazy tylko na górze lub na dole i ogranicz ich użycie do przypadków, w których uważasz, że obraz jest absolutnie niezbędny, aby przekazać swój punkt widzenia lub wzbudzić współczucie.
   • Przydatnym obrazem może być sytuacja, w której Twoja sprawa doświadcza skutków darowizn, na przykład biedna dziewczyna po raz pierwszy kupuje nowe ubrania.
   • Umieszczenie logo w niepozornym miejscu, takim jak dolny róg, może być wyjątkiem od tej reguły, ponieważ zapewnia natychmiastowe rozpoznanie czytelnika.
8. Napisz konkretny następny krok / wezwanie do działania. Ostatnia część e-maila to „wezwanie do działania”. Wyróżniając je, czytelnicy mogą je zeskanować, zanim przeczytają wszystkie powody, dla których powinni przekazać darowiznę. Jest to konieczne, aby poinformować czytelników, dlaczego wysyłasz im e-maile, aby pozostali zaangażowani. Jasno określ, jak przekazać darowiznę.
   • Jeśli czytelnik nie wie, dlaczego czyta wiadomość e-mail, jest znacznie bardziej prawdopodobne, że ją zignoruje.
   • Upewnij się, że ostatnie „pytanie” wyróżnia się w pozostałej części e-maila i jasno określ, o co pytasz. Utwórz osobny akapit, pogrubiony lub z większą / inną czcionką i z jasnym linkiem lub przyciskiem „Przekaż darowiznę”.
   • Jeśli czytelnicy muszą kliknąć przycisk lub łącze, wyjaśnij to. Jeśli chcą odpowiedzieć na e-mail w celu uzyskania dalszych instrukcji, powiedz to bardzo wyraźnie: „Kliknij przycisk, aby teraz uratować małpę!” lub „Kliknij przycisk odpowiedzi i wprowadź informacje dotyczące darowizny”.
   • Bardziej sensowne jest, aby czytelnicy mogli w tym momencie kliknąć link i prawdopodobnie w ten sposób otrzymasz więcej darowizn, więc spróbuj połączyć link lub przycisk ze swoją organizacją.
   • Utwórz witrynę internetową lub stronę darowizn online, aby czytelnicy mogli wnosić darowizny online. I tak tego czytelnicy oczekują od e-maila z darowizną.
9. Mów krótko. Jeśli Twój e-mail jest długi, nie będzie go łatwo zeskanować. Utrzymywanie krótkich akapitów i nagłówków zapewnia, że ​​Twoja wiadomość e-mail jest prawidłowo skanowana, zanim czytelnik zdecyduje, czy kontynuować czytanie, czy nie.

Część 2 z 3: Pamiętaj o swoich odbiorcach

1. Zachowaj ton bardziej swobodny niż w liście. Oficjalny list wysłany pocztą z organizacji do osoby jest często formalny i odległy ze względu na ten sposób komunikacji. Jednak e-mail, podobnie jak blog, ma mniej formalny ton.
   • Zwracając się do czytelnika, używaj słowa „ty”.
   • Używaj swobodnych zwrotów, aby czytelnik mógł się z Tobą połączyć, np. „To dużo kosztuje” lub „Był po prostu małym facetem”.
   • Zwracając się do czytelnika, używaj bezpośredniego, szczerego i otwartego języka, aby poczuł się połączony i postrzegał Cię jako autentycznego.
2. Spraw, by słowa były łatwe do odczytania. Użyj podstawowych czcionek i popraw wizualną atrakcyjność wiadomości e-mail. Nie używaj fantazyjnej kursywy - wystarczy standardowa czcionka. I nie używaj dwóch różnych czcionek w nagłówkach i tekście. Po prostu pogrubienie lub powiększenie fragmentu tekstu od reszty to duży nacisk.
   • Twój e-mail powinien być również łatwy do odczytania z punktu widzenia języka - Twoje umiejętności pisania powinny być na przyzwoitym poziomie. Nie bądź rozwlekły ani skomplikowany. Twój tekst powinien być jasny, bezbłędny (bez błędów gramatycznych i ortograficznych) i łatwy do odczytania.
3. Zarejestruj się w usłudze e-mail. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje e-maile są otwierane lub określić, jakiego rodzaju ludzie czytają Twoje e-maile częściej niż inni, nie musisz czekać na odpowiedzi lub darowizny. Po zarejestrowaniu się w usłudze poczty elektronicznej, takiej jak MailChimp, za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail, możesz mierzyć całą listę różnych wskaźników, aby dostosować swoje wiadomości e-mail do swoich prawdziwych czytelników.
   • Możesz przeglądać statystyki, takie jak współczynniki klikalności, częstotliwość otwierania i odczytywania raportów.
   • Wiedza o tym, ile razy wiadomość została otwarta, jest szczególnie przydatna do określenia, które tematy są popularne, co zwiększa liczbę osób, które czytają Twoje e-maile.
   • Innym powodem, dla którego usługa e-mail jest przydatna, jeśli regularnie wysyłasz wiele e-maili z prośbą o darowizny, jest to, że Twój dostawca poczty e-mail może stać się podejrzany, a nawet odrzucić Cię jako potencjalnego spamera. Tworzenie list zajmuje również dużo czasu, dzielenie listy mailingowej w celu spełnienia wymagań dotyczących konta e-mail (większość dostawców poczty e-mail określa limit około 50 odbiorców na wiadomość e-mail), odpowiadanie na osoby i wiadomości e-mail wracające z nieaktywnych adresów e-mail.
4. Upewnij się, że osoby z Twojej listy interesują się Twoją sprawą. Regularnie sprawdzaj swoją listę e-mailową, aby upewnić się, że wysyłasz ją do osób, które prawdopodobnie przeczytają wiadomość, a zwłaszcza upewnij się, że są nią osoby, które wyraziły zainteresowanie. Twoje statystyki poprawią się w ten sposób i będziesz tracić mniej czasu.
5. Personalizuj poprzez segmentację. Użyj innego tonu dla różnych grup dawców. Na przykład, jeśli masz grupę osób, które regularnie odpowiadają na Twoje e-maile, wyślij im wiadomość e-mail z osobistym tonem. Utwórz kolejną listę z luźnym tonem dla czytelników, o których wiesz, że zwykle nie otwierają twoich e-maili. I otrzymaj wiadomość e-mail z tonem wyjaśniającym, gdy po raz pierwszy wysyłasz do kogoś wiadomość.
   • Usługa poczty elektronicznej umożliwia również tworzenie indywidualnych wiadomości e-mail z nazwiskami odbiorców, na przykład „Drogi Hansie”.
6. Uwzględnij dane, które wspierają Twoją zbiórkę funduszy. Aby utrzymać zaangażowanie odbiorców, możesz dostarczyć im zachęcające dane, aby pokazać, jak działały lub będą działać ich pieniądze. Te informacje mogą znajdować się w pierwszym akapicie, wezwaniu do działania lub w obu. Ludzie lubią dawać ponownie, gdy wiedzą, że już dobrze sobie radzą.
7. Po otrzymaniu darowizny podziękuj. Nie zapomnij osobiście podziękować darczyńcom po otrzymaniu darowizny. To prosta czynność, która może zagwarantować ponowną darowiznę w przyszłości. Musisz jak najszybciej wysłać tę wiadomość e-mail; uważaj to za rodzaj pokwitowania.
   • Jeśli co miesiąc dodajesz dużą liczbę darczyńców, rozważ utworzenie szablonu, aby móc wkleić go do wersji roboczej wiadomości e-mail i szybko edytować.

Część 3 z 3: Utwórz listę wysyłania e-maili

1. Nie kupuj listy e-mailowej. W Stanach Zjednoczonych sprzedaż i kupowanie listy adresów e-mail potencjalnych darczyńców jest nielegalne na mocy ustawy CAN SPAM z 2003 r. Istnieją firmy, w których można „wypożyczyć” listę do jednorazowego użytku, ale może to być bardzo kosztowne, ponieważ prawdopodobnie musisz kupić tysiące adresów e-mail, aby zobaczyć nawet niewielki zwrot. Prawdopodobnie lepiej przeznaczyć te pieniądze na coś innego i poszukać solidniejszych sposobów na zbudowanie listy e-mailowej.
2. Zbieraj nazwiska na imprezach. Za każdym razem, gdy Twoja organizacja non-profit bierze udział w wydarzeniu lub je organizuje, upewnij się, że umożliwiasz innym zapisywanie się na Twoją listę e-mailową. Przygotuj długopis, notatnik i kilka arkuszy papieru, tak aby zainteresowane strony mogły zapisać swoje imię i nazwisko oraz adres e-mail. Upewnij się, że w dokumencie wyraźnie zaznaczono, że rejestrują się oni na Twoją listę e-mailową.
   • Spróbuj zdobyć więcej nazw na loterii lub konkursie. Podczas wydarzenia spróbuj zorganizować loterię lub konkurs dla tych, którzy zapiszą się na Twoją listę e-mailową.
3. Korzystaj z sieci społecznościowych. Upewnij się, że Twoja organizacja non-profit jest silnie obecna w mediach społecznościowych - od Twittera przez Facebooka po Instagram. Łatwo jest dotrzeć do ludzi w mediach społecznościowych, a jeśli masz interesujące treści, ludzie mogą zacząć udostępniać Twoje posty lub wezwać do darowizn. Poproś swoich obserwujących, aby zapisali się na Twoją listę e-mailową, aby nigdy nie przegapili ważnego ogłoszenia.
4. Ułatwiają. Twoja witryna powinna umożliwiać odwiedzającym zapisanie się do Twojej listy e-mailowej. Nie musi być krzykliwe, ale powinno być łatwe do znalezienia i wypełnienia.

Porady

• Przeczytaj poprzednie listy lub wiadomości e-mail dotyczące pozyskiwania funduszy. Używaj tych samych sformułowań i stylu, które były skuteczne. Wiele organizacji używa swoich poprzednich listów do zbierania funduszy jako szablonu dla nowego.
• Aby uzyskać natychmiastowe rozpoznanie, dodaj swoje logo do wiadomości e-mail. Czytelnicy często kojarzą organizacje lub firmy z ich logo.
• Skorzystaj z usługi e-mail, aby zwiększyć atrakcyjność wizualną wiadomości e-mail i wygenerować statystyki, które poprawią Twoje przyszłe wiadomości e-mail. MailChimp jest dobry.
• Przed wysłaniem upewnij się, że Twój e-mail jest oznaczony na biało. Jeśli korzystasz z internetowej platformy do zbierania funduszy, takiej jak Fundraise.com, zostanie to zrobione automatycznie.

Ostrzeżenia

• Nie rób zbyt długiego e-maila. Długie e-maile służące do pozyskiwania funduszy nie są tak skuteczne, jak zwięzłe.

Potrzeby

• Komputer z dostępem do internetu
• Konto e-mail
• Opcjonalnie: usługa e-mail, taka jak MailChimp