Zawartość

• Kroki

Raportowanie biznesowe jest obecnie jednym z najskuteczniejszych sposobów komunikowania operacji biznesowych. Pomimo szerokich celów, są one generalnie używane, gdy firma lub osoba fizyczna musi podejmować ważne decyzje. Aby pisać efektywne raporty biznesowe, musisz najpierw zrozumieć, czym one są i jak można je wykorzystać.

Kroki

Część 1 z 2: Określ typ raportu do napisania

1. 

   Przedstaw pomysły. To jest ten typ sprawozdania / propozycje wyjaśniające. Raporty te mogą służyć do formułowania zaleceń dla kluczowego kierownictwa lub decydentów w firmie, składających się zwykle z dwóch części: podsumowania i treści. Podsumowanie podkreśla twoją sugestię. Sekcja treści (treści) dodatkowo analizuje korzyści, koszty, ryzyko itp. chodź z tym.
   • Powiedzmy, że chcesz zaoferować drukarkę 3D dla swojego działu. Aby przekonać swojego przełożonego do zaakceptowania zakupu tego urządzenia, musisz napisać wyjaśnienie / raport rekomendacyjny, aby złożyć formalną petycję do kierownictwa.

2. 

   
   
   Opisz ryzyko związane z daną szansą.Raport z dochodzenia pomoc w określeniu stopnia ryzyka związanego z określonym kierunkiem działań. Ten rodzaj raportu jest niezwykle pomocny we wspieraniu firmy w przewidywaniu możliwych konsekwencji. Zawiera wprowadzenie, treść śledczą i wnioski. We wstępie podkreślono rozważaną kwestię. Treść ankiety służy do omówienia faktów i wyników dochodzenia. Wniosek służy do podsumowania problemu.
   • Załóżmy, że firma farmaceutyczna X chce współpracować z firmą farmaceutyczną Y, ale nadal ma obawy. Firma X nie chce współpracować z firmą mającą obecne lub przeszłe problemy finansowe. Firma ta przeprowadzi dochodzenie i wykorzysta raport z dochodzenia do szczegółowego omówienia informacji finansowych spółki Y i jej dyrektorów.

3. 

   
   
   Przedstawia informacje o zgodności z określoną agencją regulacyjną. To jest raport zgodności, służy firmie do wykazania odpowiedzialności. Pokazuje zgodność z prawem / przepisami i rozsądnymi wydatkami firmy przed organem zarządzającym (miastem, prowincją, rządem itp.). Niniejsze sprawozdanie zawiera wprowadzenie, treść raportu oraz podsumowanie. Wprowadzenie zazwyczaj zawiera przegląd głównych treści raportu. Sekcja treści przedstawia dane, zdarzenia itp. Agencje wykonawcze muszą wiedzieć. Konkluzje służą do podsumowania.
   • Na przykład Nestle musi pokazać swojej radzie zarządzającej, że od lat przestrzega polityki i wytycznych prawnych kraju przyjmującego. W rezultacie wykorzystali swoje roczne sprawozdania dotyczące zgodności, aby zapewnić przejrzystość działań w ciągu roku.

4. 

   
   
   Opisz wykonalność proponowanego pomysłu lub projektu. Raporty z eksploracji używane do określenia, czy pomysł jest praktyczny, czy nie, są wywoływane możliwy raport. Raport powinien składać się z dwóch części: podsumowania i treści raportu. Treść przedstawia korzyści, możliwe problemy, związane z tym koszty i tak dalej. proponowanego pomysłu. Firma może skorzystać z raportu wykonalności, aby zbadać pytania podobne do następujących:
   • Czy ten projekt można ukończyć w ramach budżetu?
   • Czy ten projekt będzie opłacalny?
   • Czy ten projekt może zostać ukończony w wyznaczonym czasie?

5. 

   
   
   Prezentacja wyników badań śledczych.Raport z badań śledczych przedstawienie badań dotyczących problemu lub problemu. Zwykle jest to pogłębione spojrzenie na określoną tematykę i powinno zawierać sekcje: podsumowanie, wprowadzenie, metodologię badań, uzyskane wyniki, wnioski i rekomendacje. W raporcie należy również uwzględnić odpowiednie badania.
   • Na przykład firma może przeprowadzić w całej firmie badania dotyczące tego, czy zakazać palenia w lobby pracowników. Operator przygotuje raport z badań śledczych.

6. 

   
   
   Pomóż swojej firmie ulepszyć jej politykę, produkt lub proces biznesowy poprzez ciągłe monitorowanie. Formułowany w stałych odstępach czasu, takich jak tygodnie, miesiące, kwartały itp., Raporty okresowe wyniki, zyski i straty lub wszelkie inne kryteria można szczegółowo przeanalizować w danym okresie.
   • Na przykład co miesiąc przedstawiciel handlowy z branży farmaceutycznej prawdopodobnie utworzy tabelę podsumowującą liczbę jego telefonów sprzedażowych.

7. 

   
   
   Zgłoś konkretną sytuację. W przeciwieństwie do ustalonych okresów, potrzebne są określone sytuacje zgłoś sytuację. Sytuacja może być tak prosta, jak informacje uzyskane na seminarium lub tak złożona, jak raport o reakcji na klęskę żywiołową. Raport zawiera rozdziały: wprowadzenie, treść i wnioski. Skorzystaj ze wstępu, aby zidentyfikować wydarzenie i przejść przez to, co zostanie omówione w treści raportu. Konkluzja służy do określenia zobowiązania lub działania potrzebnego w tej sytuacji.
   • Na przykład po poważnej burzy organ zarządzający będzie potrzebował raportu o sytuacji.

8. 

   Przedstaw rozwiązanie problemu lub sytuacji.Raport porównawczy Rozważ kilka możliwych rozwiązań danej sytuacji. Na podstawie wyników pisarz zaproponuje konkretny kierunek działań. Zwykle składa się z trzech części: wprowadzenia, treści i zakończenia. We wprowadzeniu nakreślono cel raportu. Środkowa część opisuje sytuację lub problem oraz możliwe rozwiązania / opcje. Wniosek ujawnia najlepsze rozwiązanie lub alternatywę.
   • Weźmy pod uwagę producenta samochodów ABC, który chce otworzyć fabrykę w Azji. W oparciu o potrzeby firmy, raport może zawęzić wybór do trzech krajów. Następnie dojdzie do wniosku, który z trzech krajów jest najlepszą fabryką.
   Reklama

Część 2 z 2: Pisanie raportu biznesowego

1. 

   Zdefiniuj cele i format raportu. Zadaj sobie pytanie, co chcesz osiągnąć dzięki raportowi. W oparciu o pożądany cel wybierz odpowiedni typ raportu z listy podanej powyżej.
   • Niezależnie od odpowiedzi, musisz zapewnić zwięzłość swojego celu. Jeśli cel nie jest jasny, raport tylko zmyli czytelników i prawdopodobnie zagrozi jego wiarygodności.
   • Na przykład, jeśli chcesz uzyskać większy budżet reklamowy dla swojego działu. Raport powinien następnie koncentrować się na Twoim obecnym budżecie i tym, jak możesz efektywnie wykorzystać większy budżet.

2. 

   Zidentyfikuj odbiorców. Czytelnikami mogą być osoby z zewnątrz (osoby, które nie pracują w Twojej firmie) lub wewnętrzni. Weź pod uwagę ich aktualną wiedzę lub znajomość tematu docelowego i zastanów się, jak wykorzystają informacje przedstawione w raporcie.
   • Pamiętaj, że bez względu na to, kim są Twoi odbiorcy, nie ma bardziej przekonującego wniosku niż kwota, jaką możesz wnieść do swojej firmy lub klientów.
   • Załóżmy, że chcesz uruchomić program podziału pracy w swoim dziale i zdefiniować, że publiczność to dyrektor działu kadr, dyrektor generalny i dyrektor generalny. Weź pod uwagę ich obecny poziom zainteresowania tym programem. Odpowiedź wpłynie na ton raportu. Jeśli firma nigdy nie rozważała takiego programu, niniejszy raport będzie zarówno strategiczny, jak i pouczający. W przeciwnym przypadku raport powinien być mniej informacyjny i bardziej przekonujący.

3. 

   Zdecyduj, czego się nauczyć. Najtrudniejsza część nie jest w części pisemnej, ale w wyciągnięciu wniosków i zebraniu potrzebnych do tego danych. Wymaga wielu umiejętności, w tym zbierania danych i analizy rynku. Co Ty i kierownictwo musicie wiedzieć, aby podjąć świadomą decyzję na dany temat?

4. 

   Uzyskaj odpowiednie dane do raportu. Ważne jest, aby Twoje dane były dobrze zbadane. W przeciwnym razie raport może nie być wiarygodny. Sam zbiór danych zależy od typu raportu, który piszesz. Upewnij się, że wybrane parametry danych są zwięzłe i spójne z punktem raportu.
   • Dane mogą być informacjami wewnętrznymi - co oznacza, że ​​możesz je szybko zebrać. Na przykład możesz uzyskać dane dotyczące sprzedaży z działu sprzedaży za pomocą jednego połączenia. Innymi słowy, możesz szybko pobrać dane i umieścić je w raporcie.
   • Dane zewnętrzne mogą być również przechowywane wewnętrznie. Jeśli określone działy zgromadziły dane analityczne o klientach, zapytaj ich. Nie musisz sam przeprowadzać tego dochodzenia. Chociaż jest to niespójne w różnych typach działalności, często reporter biznesowy nie musi przeprowadzać bezpośredniego dochodzenia.
   • Powiedzmy, że piszesz raport z wyjaśnieniem / propozycją. Następnie musisz zbadać wszystkie korzyści płynące z twoich sugestii i uwzględnić te badania w swoim raporcie.

5. 

   Organizuj i pisz raporty. To, jak wybrać układ i napisać raport, zależy od Twoich celów. Na przykład układ raportu zgodności będzie się różnił od układu raportu wykonalności. Gdy już wiesz, jak powinien być zorganizowany raport, możesz zacząć od treści.
   • Podziel powiązane dane na oddzielne części. Raporty biznesowe nie mogą być zepsute mnóstwem danych i informacji. Organizowanie danych w osobnych częściach jest kluczem do udanego raportu biznesowego. Na przykład możesz oddzielić dane sprzedaży od danych analizy klientów i ustawić dla nich oddzielne nagłówki.
   • Ułóż raport z odpowiednimi nagłówkami, które mogą być szybko ujawnione jako niezależne badanie, ale jednocześnie wspierają podstawowy cel raportu.
   • Ponieważ niektóre sekcje mogą zależeć od analizy lub wkładu innych, często można pracować nad każdą częścią osobno, czekając na wyniki analizy.

6. 

   Wyciągnij wnioski z konkretnymi propozycjami. Wyciągnięty wniosek powinien być jasny i rozsądny, wynikać z dokładnej analizy danych przedstawionych w raporcie. W razie potrzeby jasno zaproponuj najlepszy sposób działania w oparciu o te wnioski.
   • Każdy cel powinien zawierać konkretne i mierzalne działania. Zapisz wszelkie zmiany w opisie stanowiska, harmonogramie lub wydatkach potrzebnych do ukończenia nowego planu. Każde roszczenie powinno przedstawiać nowe, bezpośrednie podejście - takie, które pomogą osiągnąć cel / rozwiązanie przedstawione w raporcie.

7. 

   Napisz podsumowanie projektu. Podsumowanie projektu powinno być pierwszą stroną raportu, ale powinno też być ostatnią rzeczą, którą piszesz. Niniejsze podsumowanie przedstawia wyniki badań i wnioski, a także bardzo krótki przegląd tego, co zostanie zaprezentowane, jeśli czytelnik zdecyduje się kontynuować czytanie pełnego raportu. To jak zwiastun filmu lub abstrakcja artykułu naukowego.
   • Streszczenie dla kierownictwa zostało wymienione powyżej, ponieważ jest to prawie jedyna rzecz, którą przeczyta zapracowany członek zarządu. Przedstaw tutaj wszystko, co ważne, swojemu szefowi, maksymalnie 200-300 słów. Pozostali mogą zostać dokładniej zbadani, jeśli chcą wiedzieć więcej.

8. 

   W razie potrzeby użyj infografiki, aby dane były używane. W niektórych przypadkach pomocne może być przedstawienie danych ilościowych za pomocą wykresu lub wykresu. Używaj kolorów w swojej prezentacji, ponieważ przyciągną one większą uwagę i pomogą rozróżnić informacje. O ile to możliwe, używaj wypunktowań, liczb lub danych w ramkach, aby ułatwić ich odczytanie. W ten sposób oddzielisz dane od reszty raportu i pokażesz, co to znaczy.
   • Ogólnie rzecz biorąc, efekty wizualne są wielkim czynnikiem, dzięki czemu sprawozdawczość biznesowa jest bardziej interesująca, ponieważ sam tekst i liczby mogą być stosunkowo sztywne. Ale nie idź za daleko, używaj tylko wtedy, gdy jest to konieczne i konieczne.
   • Strona pełna tekstu i bez tabel czy rycin może być męcząca. Umieść tam treść w ramce. Pole informacyjne może również skutecznie podsumować Twoją prezentację.

9. 

   Cytuj źródła w razie potrzeby. W zależności od rodzaju prowadzonych badań może zajść potrzeba wyjaśnienia źródła informacji. Celem strony dokumentu lub źródła odniesienia w raporcie biznesowym jest zapewnienie źródła informacji, tak aby inni mogli dowiedzieć się więcej lub znaleźć dane, jeśli sobie tego życzą.
   • Użyj właściwego formatu raportowania cytowań, w zależności od branży.

10. 

    Przeczytaj to jeszcze raz dwukrotnie. Błędy ortograficzne lub gramatyczne mogą sprawić, że czytelnicy poczują, że nie wkładasz wystarczającego wysiłku w przygotowanie raportu i kwestionują wiarygodność wyników badań. Ponadto pamiętaj, aby przedstawić informacje w jasny i zwięzły sposób.
    • Na przykład nie przesadzaj z wymyślnymi słowami ani nie używaj bardzo długich zdań.
    • Unikaj używania slangu.
    • Jeśli zarówno raport, jak i czytelnik są blisko związani z daną branżą, możesz użyć technicznego żargonu lub terminologii. Ale uważaj, nie przesadzaj.
    • Generalnie raporty biznesowe są pisane w formie pasywnej i są jednym z nielicznych przypadków, w których bardziej pasywne jest lepsze.
    • Często można przeoczyć błędy podczas ponownego czytania pracy, ponieważ czujesz się znajomy od momentu, gdy piszesz. Rozważ możliwość zapoznania się z kimś innym w pokoju, który również chce zgłosić sukces. Bądź otwarty na otrzymane opinie. Lepiej jest, gdy błąd jest wskazywany przez współpracowników zamiast przełożonych. Przejrzyj każdy komentarz i ponownie napisz raport.

11. 

    Utwórz spis treści. Sformatuj raporty biznesowe tak formalnie, jak to możliwe, tworząc spis treści w celu łatwego śledzenia i szybkiego czytania. Uwzględnij wszystkie ważne sekcje, zwłaszcza podsumowanie i wnioski dotyczące zarządzania.

12. 

    Zrób okładkę raportu biznesowego. Najlepszym sposobem na sporządzenie dobrego, szczegółowego raportu z dochodzenia jest jego odpowiednie opisanie. Możesz użyć segregatora, mankietów lub dobrego papieru. Najważniejsze jest to, że raport biznesowy powinien przyciągać wzrok, nie męczyć oczu, na tyle, aby wzbudzić zainteresowanie czytelników.
    • Dotyczy to również wszystkich tabel i wykresów zawartych w raporcie.
    Reklama