Zawartość

• Kroki
• Część 1 z 2: Format listu biznesowego
• Część 2 z 2: Jak napisać list biznesowy
• Porady

Jeśli masz własną firmę, prawdopodobnie będziesz musiał pisać listy biznesowe do swoich klientów. Cele mogą być różne: powiadamianie o nowych wydarzeniach lub warunkach, reagowanie na skargi klientów w imieniu firmy. Bez względu na powód pisania ważne jest, aby przez cały czas zachować profesjonalny ton i styl biznesowy.

Kroki

Część 1 z 2: Format listu biznesowego

1. 1 Użyj profesjonalnego papieru firmowego. List biznesowy reprezentuje Twoją firmę. W związku z tym pismo powinno mieć odpowiednią formę. Nie zapomnij również użyć logo lub marki swojej firmy.
   • Możesz stworzyć nagłówek listu używając gotowych szablonów kolorów dla Microsoft Word. Użyj prawdziwego logo firmy lub marki.
2. 2 Otwórz edytor tekstu. Wszystkie pisma firmowe muszą być zawsze wpisywane na komputerze.
   • Utwórz nowy dokument i ustaw marginesy na 2,54 centymetra.
   • Użyj kroju szeryfowego, takiego jak Times New Roman, Georgia lub Arial. Tak więc wielkość czcionki powinna wynosić nie więcej niż 12, ale nie mniej niż 10. Rodzaj lub wielkość czcionki nie powinna negatywnie wpływać na czytelność litery.
   • Użyj pojedynczego odstępu między wierszami.
3. 3 Dostosuj kształt bloku. Formularz blokowy jest najczęstszym formatem listów biznesowych. Jest również najłatwiejszy do skonfigurowania i śledzenia. Każdy element jest wyrównany do lewej i oddzielony jedną spacją. List biznesowy powinien zawierać następujące elementy w kolejności od góry strony do dołu:
   • Dzisiejsza data lub data wysłania listu. Nie zapomnij podać daty, ponieważ jest ona wykorzystywana do rozliczenia przez nadawcę i odbiorcę, a także do celów prawnych. Podaj dokładną datę.
   • Adres nadawcy. To jest Twój adres w standardowym formacie. Jeśli Twój adres jest już wymieniony w nagłówku listu, możesz pominąć ten krok.
   • Adres wychodzący. Wpisz imię i nazwisko oraz adres odbiorcy listu. Możesz użyć adresu „Mistrz” lub „Mistrz”. Tak więc, jeśli odbiorcą jest Nina Serova, możesz napisać zarówno „Pani Nina Serova”, jak i „Nina Serova”.
   • Pozdrowienia. Możesz napisać „Droga Pani Serowa” lub „Droga Nina Serowa”. Jeśli nie jesteś pewien, kto przeczyta list, napisz „Szanowni Państwo”. Istnieje również opcja „Do wiadomości wszystkich zainteresowanych”, ale należy ją pozostawić w ostateczności, jeśli adresat jest nieznany.
   • Główna treść listu. Ta część zostanie omówiona bardziej szczegółowo w następnej sekcji.
   • Część końcowa i podpis. Napisz: „Z poważaniem” - lub: „Pozdrawiam”.

Część 2 z 2: Jak napisać list biznesowy

1. 1 Zdefiniuj grupę docelową. Ton listu powinien zawsze pozostać profesjonalny niezależnie od odbiorców, ale dobór słów i środków językowych zależy od adresata listu. Jeśli pismo jest skierowane do działu HR innej firmy, należy użyć bardziej formalnego języka. Zwracając się do konkretnego klienta, możesz użyć nieformalnego i prostego języka.
   • Pomoże Ci również uniknąć nieporozumień. Nie używaj terminów niezrozumiałych dla czytelnika. Na przykład klienci mogą nie znać skrótów używanych dla programu kosmicznego w Twojej firmie, więc nie używaj ich w swoim liście.
   • Najważniejszą zasadą pisania biznesowego jest to, aby tekst był jasny, zwięzły i uprzejmy.
2. 2 W pierwszym wierszu określ cel listu. Rozważ cel listu. Chcesz podać nowy adres biura? Przypomnij klientowi o zadłużeniu? Odpowiedzieć na skargę? Pamiętaj o tym, kiedy musisz napisać pierwsze zdanie listu. Nie używaj niejasnych sformułowań i przejdź od razu do sedna.
   • Napisz w pierwszej osobie, jeśli wyrażasz swoją opinię jako właściciel firmy. Napisz w drugiej osobie, jeśli zwracasz się w imieniu firmy lub organizacji.
   • Użyj jednoznacznego stwierdzenia, takiego jak: „Informujemy” - lub: „Niniejszym pragniemy wiedzieć, co następuje”. Napisz w pierwszej osobie, jeśli zwracasz się jako właściciel firmy, np.: „Chcę się z tobą skontaktować”, - lub: „Ostatnio się dowiedziałem…, więc chciałbym…”.
   • Na przykład Ty (właściciel firmy) chcesz poinformować Ninę Serovą o miesięcznym zadłużeniu. Rozpocznij swój list tak: „Chciałbym Cię poinformować, że od marca 2015 r. na Twoim koncie jest zadłużenie”.
   • Jeśli jesteś pracownikiem firmy i odpowiadasz na skargę klienta dotyczącą programu kosmicznego Twojej firmy, zacznij tak: „Otrzymaliśmy Twoje uwagi dotyczące naszego programu kolonizacji Marsa”.
   • Czasami trzeba powiedzieć czytelnikowi, że wygrał konkurs lub dostał miejsce w instytucji edukacyjnej. Zacznij od tego: "Cieszę się, że mogę poinformować...", - lub: "Cieszę się, że mogę poinformować...".
   • Jeśli chcesz zgłosić złe wieści, zacznij od tego wyrażenia: „Z przykrością informujemy Cię…”, - lub: „Po dokładnym rozważeniu zdecydowano…”.
3. 3 Używaj ważnego głosu. W mowie urzędowej często używa się głosu biernego, ale może on sprawić, że tekst listu będzie monotonny lub niezrozumiały. Prawidłowy głos umożliwia przekazanie informacji zdecydowanym tonem.
   • Przykład strony biernej: „Jakie kroki można podjąć?” W tym przypadku podmiot „kroki” nie jest wykonawcą akcji, ale sam doświadcza akcji.
   • Przykład prawidłowego głosu: „Jakie kroki możemy podjąć?” W tej wersji używany jest głos aktywny, który pozwala jasno i wyraźnie przekazać ideę.
   • Czasami pasywny głos pozwala przekazać wiadomość i nie zwracać zbytniej uwagi na błąd lub nieestetyczny fakt. Używaj go tylko w tym przypadku. Zwykle preferowany jest poprawny głos.
4. 4 Link do poprzednich wydarzeń lub komunikacji z czytelnikiem. Być może wcześniej informowałeś Ninę Serovą o zadłużeniu. Czytelnik mógł wyrazić swoje niezadowolenie z twojego programu kosmicznego na ostatniej konferencji. Jeśli już się komunikowałeś, przypomnij o tym fakcie. Czytelnik będzie mógł przypomnieć sobie ważne szczegóły, a Twój list będzie o wiele ważniejszy i pilniejszy.
   • Używaj zwrotów takich jak: „Zgodnie z poprzednim listem z…”, „Dziękujemy za terminową płatność w zeszłym miesiącu” lub: „Byliśmy zachwyceni słysząc Twoje konstruktywne uwagi na konferencji w maju”.
5. 5 Złóż wniosek lub zaoferuj pomoc. Nadaj pozytywny ton grzeczną prośbą lub zaproponuj współpracę w formie pomocy.
   • Załóżmy, że jesteś właścicielem firmy i chcesz przekonać klienta do spłaty długu. Użyj wyrażenia: „Byłbym wdzięczny za pomoc i natychmiastową zapłatę”.
   • Jeśli piszesz w imieniu firmy, użyj wyrażenia: „Chcielibyśmy umówić się na osobiste spotkanie z naszym menedżerem HR”.
   • Zaproponuj również odpowiedź na wszystkie możliwe pytania i rozwianie wątpliwości czytelnika. Przykład: „Chętnie odpowiemy na Twoje pytania lub wyjaśnimy wszelkie wątpliwości dotyczące płatności”, - lub: „Czy chcesz dowiedzieć się więcej o naszym programie?”
6. 6 Uzupełnij list. Użyj wezwania do działania ze strony swojej lub klienta. Może to być wezwanie do spłaty zadłużenia w określonym terminie lub propozycja umówienia spotkania z klientem.
   • Napisz propozycję z nadzieją komunikacji w przyszłości: „Nie możemy się doczekać spotkania z Tobą na spotkaniu budżetowym w przyszłym tygodniu” - lub: „Chętnie omówimy z Tobą wszystkie te aspekty bardziej szczegółowo, kiedy spotkamy się w naszym biurze ”.
   • Wskaż, czy do pisma dołączone są dokumenty. Dodaj frazę typu: „Wysyłamy Ci fakturę za ostatni miesiąc” - lub: „Do listu dołączona jest kopia programu kosmicznego”.
   • Użyj frazy zamykającej na końcu. Najlepiej, aby klienci napisali: „Z poważaniem”, - lub: „Pozdrawiam”.
   • Używaj sformułowania „Pozdrawiam” w oficjalnych listach do nieznajomych.
   • Napisz: „Wszystkiego najlepszego”, jeśli znasz osobę lub współpracujesz z nią.
7. 7 Popraw błędy. Poprawne formatowanie i sformułowanie nie będzie odgrywać żadnej roli, jeśli w liście są błędy gramatyczne!
   • Spróbuj znaleźć wszystkie przypadki strony biernej i dokonaj odpowiednich korekt.
   • Zwróć uwagę na długie i mylące zdania. W liście biznesowym obowiązuje zasada „Lepiej mniej, tym lepiej”, więc długie zdania należy odrzucić.

Porady

• Wydrukuj list na papierze A4 bez podszewki. W przypadku korespondencji złóż list trzy razy i umieść go w standardowej kopercie.