Jak stworzyć skuteczny plan działania

Zawartość

Kroki
Część 1 z 4: Zrób plan
Część 2 z 4: Zaplanuj swój czas
Część 3 z 4: Bądź zmotywowany
Część 4 z 4: Określ swoje cele
Porady
Ostrzeżenia

Skuteczny plan działania zawsze zaczyna się od jasnego celu, celu lub zamiaru. Taki plan ma na celu przeniesienie osoby od chwili obecnej bezpośrednio do realizacji postawionego celu. Prawidłowo sporządzony plan działania pozwala rozwiązać niemal każdy problem.

Kroki

Część 1 z 4: Zrób plan

1 Zapisz wszystkie szczegóły. Podczas opracowywania planu działania zacznij spisywać każdy szczegół. Przydatne może być użycie pola rozdzielanego do śledzenia różnych aspektów procesu. Oto kilka przykładów sekcji:
- Pomysły / różne notatki
- Dzienne wykresy
- Wykresy miesięczne
- Gradacja
- Badania
- Kontynuacja
- Uczestnicy / kontakty
2 Nakreśl zadanie. Im bardziej niejasne zadanie, tym mniej skuteczny będzie plan działania. Postaraj się jak najwcześniej zdefiniować pożądany cel (najlepiej przed rozpoczęciem projektu).
- Przykład: Musisz napisać pracę magisterską (duże studium) liczącą około 40 000 słów. Ta praca składa się ze wstępu, przeglądu literatury (z krytyczną analizą innych badań i rozważeniem własnej metodologii), praktycznej demonstracji twoich pomysłów z konkretnymi przykładami i wnioskiem. Termin pracy wynosi 1 rok.
3 Plan musi być konkretny i realistyczny. Jasny cel to dopiero początek: każdy aspekt planu musi być precyzyjny i wykonalny. Na przykład zaplanuj konkretne i osiągalne harmonogramy, kamienie milowe i rezultaty.
- Dokładne i realistyczne punkty planu długoterminowego projektu pomogą zmniejszyć stres związany ze źle zaplanowanym wdrożeniem, przekraczaniem terminów i żmudną pracą w nadgodzinach z wyprzedzeniem.
- Przykład: Musisz napisać około 5000 słów miesięcznie, aby ukończyć rozprawę na czas, a na koniec zostawić jeszcze kilka miesięcy na dopracowanie swoich pomysłów. Z punktu widzenia wykonalności nie powinieneś dążyć do pisania więcej niż 5000 słów każdego miesiąca.
- Jeśli pracujesz jako asystent nauczyciela przez trzy miesiące całego semestru, może się okazać, że nie będziesz miał w tym czasie czasu na napisanie 15 000 słów, w wyniku czego będziesz musiał rozłożyć ten tom na pozostałe miesiące.
4 Etapy pośrednie. Kamienie milowe to znaczące kamienie milowe na drodze do celu. Rozpocznij planowanie etapów od końca (osiągnięcia celu) i cofnij się do teraźniejszości i okoliczności.
- Podział na kamienie milowe może pomóc Tobie (i Twojemu zespołowi) zachować motywację, dzieląc zakres pracy na małe ilości i konkretne cele, dzięki czemu poczucie kompletności zacznie się pojawiać jeszcze przed pełnym wdrożeniem całego planu działania.
- Nie rozdzielaj kroków zbyt długimi lub zbyt krótkimi odstępami czasu. Dlatego dwa tygodnie uważa się za bardzo efektywny okres.
- Przykład: Podczas pracy nad rozprawą staraj się nie wiązać etapów z sekcjami pracy, ponieważ może to zająć miesiące. Zamiast tego utrzymuj małe kamienie milowe przez okres do dwóch tygodni (możesz użyć liczenia słów) i nagradzaj się za dobre wyniki.
5 Podziel duże zadania na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu woluminy. Niektóre zadania lub etapy pracy mogą być trudne.
- Jeśli dezorientuje Cię duże zadanie, podziel je na wygodne, małe podzadania, aby zmniejszyć niepokój i zwiększyć pewność siebie.
- Przykład: Przegląd literatury staje się często najtrudniejszym działem, rodzajem fundamentu pod przyszłą pracę. Aby ukończyć tę sekcję, potrzebna jest duża ilość informacji do przestudiowania i przeanalizowania.
- Podziel zadanie na podzadania: badanie, analiza, prezentacja. Możesz jeszcze bardziej zawęzić podrozdziały i wybrać konkretne artykuły i książki do przeczytania, a także ustalić termin wykonania analizy i pisemnej prezentacji wyników.
6 Korzystaj z list zadań. Zrób listę zadań do wykonania na każdym kroku. Sama lista rzeczy do zrobienia jest nieskuteczna, więc podaj dokładną ilość i czas rzeczywisty.
- Przykład: Podziel przegląd literatury na małe zadania, aby dokładnie wiedzieć, co należy zrobić, i oszacować realistyczne ramy czasowe. Na przykład co jeden lub dwa dni będziesz musiał przeczytać, przeanalizować i opisać jedno źródło.
7 Zdefiniuj ramy czasowe dla wszystkich czynności. W przypadku braku jasnych ram czasowych praca może trwać nieskończenie długo, a niektóre zadania pozostaną niedokończone.
- Kolejność pozycji w planie nie jest krytyczna, czego nie można powiedzieć o ramach czasowych dla każdego aspektu.
- Przykład: Jeśli wiesz, że możesz przeczytać około 2000 słów w ciągu godziny, a artykuł ma 10 000 słów do przeczytania, musisz przeznaczyć na ten artykuł co najmniej pięć godzin.
- Należy również wziąć pod uwagę czas na co najmniej dwie przekąski i krótkie przerwy co 1-2 godziny, gdy się zmęczysz. Ponadto dodaj co najmniej kolejną godzinę do ostatecznego czasu na ewentualne nieplanowane opóźnienia.
8 Utwórz wizualną reprezentację. Po wypełnieniu list działań i ustaleniu ram czasowych przejdź do stworzenia pewnego rodzaju wizualnego wyświetlania planu. Możesz użyć schematu blokowego, wykresu Gantta, tabeli dynamicznej lub innej wygodnej opcji.
- Przechowuj plan wizualny w łatwo dostępnym miejscu - na przykład możesz powiesić go na ścianie biura lub klasy.
9 Wykreśl ukończone zadania. W ten sposób nie tylko poczujesz się usatysfakcjonowany, ale także będziesz mógł upewnić się, że nic nie zostanie przeoczone.
- Takie podejście jest szczególnie przydatne w pracy zespołowej. Współpracując z innymi osobami, możesz utworzyć udostępniony dokument, który będzie dostępny w dowolnym miejscu na świecie.
10 Nie przestawaj. Kiedy już sporządzisz plan, przedstawisz zadania współpracownikom (podczas wspólnej pracy) i określisz kamienie milowe, przejdź do następnego kroku: zabierz się do codziennej pracy, aby osiągnąć swój cel.
11 Możesz przesunąć daty, ale nie możesz zatrzymać się w połowie. Od czasu do czasu pojawiają się nieprzewidziane okoliczności, które uniemożliwiają dotrzymanie terminów, wykonanie zadań i osiągnięcie celów.
- Rozchmurz się. Przejrzyj swój plan, a następnie pracuj dalej i zmierzaj do celu.

Część 2 z 4: Zaplanuj swój czas

1 Wybierz dobrego planistę. Skorzystaj z aplikacji lub notatnika, który pozwoli Ci wygodnie zaplanować każdą godzinę swojego czasu. Harmonogram jest skuteczny tylko wtedy, gdy umożliwia wygodne wprowadzanie i odczytywanie rekordów.
- Badania wykazały, że fizyczne pisanie zadań (długopisem na papierze) zwiększa prawdopodobieństwo wykonania zadań, dlatego lepiej planować pracę w tradycyjnym zeszycie.
2 Nie używaj list rzeczy do zrobienia. Masz więc długą listę rzeczy do zrobienia, ale kiedy to zrobisz? Lista rzeczy do zrobienia nie jest tak wydajna jak harmonogram zadań. W harmonogramie każdemu zadaniu zostanie przypisany termin.
- Wyraźne bloki czasowe (strony wielu pamiętników podzielone są na bloki godzinowe w najbardziej dosłownym tego słowa znaczeniu) nie pozwolą Ci się wahać, ponieważ po upływie czasu musisz przejść do kolejnego zaplanowanego zadania.
3 Naucz się identyfikować bloki czasowe. Takie podejście pozwoli Ci jasno zrozumieć, ile czasu można przeznaczyć na każdą sprawę. Zacznij od zadań priorytetowych i przejdź do mniej ważnych zadań.
- Zaplanuj cały tydzień z wyprzedzeniem. Dzięki szczegółowemu planowi na najbliższe dni będziesz mógł maksymalnie wykorzystać swój dostępny czas.
- Wielu ekspertów zaleca przynajmniej ogólne wyobrażenie o planach na cały miesiąc.
- Niektórzy radzą zacząć pod koniec dnia i pracować wstecz. Jeśli Twój dzień pracy trwa do 17:00, zaplanuj od teraz do początku dnia (na przykład do 7:00).
4 Zarezerwuj czas na przerwy i zajęcia rekreacyjne. Badacze przekonują, że poprzez uwzględnienie w swoich planach czasu wolnego człowiek może czerpać większą satysfakcję z życia. Udowodniono również, że zbyt długa praca (powyżej 50 godzin tygodniowo) obniża wydajność pracy.
- Brak snu może mieć katastrofalny wpływ na produktywność. Dorosły potrzebuje co najmniej 7 godzin snu każdej nocy, a dla nastolatków liczba ta wzrasta do 8,5 godziny.
- Naukowcy zachęcają do planowania „strategicznej regeneracji” (ćwiczenia, drzemki, medytacja, rozgrzewka) przez cały dzień, aby zwiększyć produktywność i poprawić ogólny stan zdrowia.
5 Poświęć trochę czasu na opracowanie planu na tydzień. Niektórzy eksperci zalecają sporządzenie planu z tygodniowym wyprzedzeniem. Określ, jak najlepiej wykorzystać każdy dzień, aby osiągnąć swoje cele.
- Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę wszystkie bieżące zadania i zobowiązania. Jeśli harmonogram okaże się zbyt napięty, możesz wykreślić z niego kilka nieistotnych punktów.
- Nie poświęcaj interakcji społecznych. Znajdź czas z bliskimi przyjaciółmi i rodziną. Zawsze zapewnią Ci wsparcie, którego potrzebujesz.
6 Stwórz codzienną rutynę. Na przykładzie pracy magisterskiej typowy dzień może wyglądać tak:
- 7:00: pobudka
- 7:15: Ćwicz
- 8:30: Prysznic i ubierz się
- 9:15: Przygotuj śniadanie i zjedz
- 10:00: Praca doktorska - prace pisemne (plus 15 minut przerwy)
- 12:15: Obiad
- 13:15: Praca z e-mailem
- 14:00: Badanie i analiza lektury (w tym 20-30 minutowe przerwy/przekąski)
- 17:00: Zakończenie pracy, sprawdzanie listów, plan spraw na jutro
- 17:45: Wyczyść na stole, idź do sklepu
- 19:00: Przygotuj obiad i zjedz
- 21:00: Odpoczynek (gra na gitarze)
- 22:00: Rozłóż się, czytaj w łóżku (30 minut), idź spać
7 Nie musisz planować wszystkich swoich dni w ten sam sposób. Możesz poświęcić na pracę 1-2 dni w tygodniu. Czasami pomocne jest robienie przerw, aby wrócić do pracy ze świeżymi myślami.
- Przykład: Możesz pisać pracę dyplomową i analizować źródła w poniedziałki, środy i piątki, a w czwartki uczyć się gry na instrumencie.
8 Nieprzewidziane problemy. Zarezerwuj dodatkowy czas w każdym bloku na mniej produktywne godziny pracy lub nieprzewidziane problemy. Na początku zaleca się, abyś przeznaczył dwa razy więcej czasu, niż uważasz, że jest to konieczne na każde zadanie.
- W tym procesie zaczniesz pracować wydajniej lub będziesz mógł dokładniej określić wymagany czas, co pozwoli Ci dostosować pierwotny harmonogram, ale zawsze zostaw przynajmniej małą lukę.
9 Bądź elastyczny i wyrozumiały. Gdy zaczniesz, przygotuj się na dostosowywanie harmonogramu w biegu. Jest to część procesu uczenia się, dlatego najlepiej jest planować bloki czasu ołówkiem, a nie długopisem.
- Możesz także spędzić kilka tygodni na śledzeniu wszystkich rzeczy, które robiłeś w ciągu dnia w swoim dzienniku. Dzięki temu nauczysz się poprawnie szacować ramy czasowe każdego zadania i efektywnie wykorzystywać czas.
10 Wyłącz internet. Zdecyduj, kiedy sprawdzić pocztę i media społecznościowe. Bądź surowy, ponieważ łatwo jest zmarnować godziny na przewijanie wiadomości.
- Możesz też wyłączyć telefon (przynajmniej na czas, kiedy musisz się skupić).
11 Rób mniej. Wynika to z ograniczenia czasowego w Internecie. Zidentyfikuj i skup się na najważniejszych zadaniach na dany dzień, które pomogą Ci osiągnąć cel. Nie należy marnować energii na mniej ważne sprawy, które tylko zabierają czas: korespondencja, bezmyślna praca z dokumentami.
- Jeden z ekspertów zaleca, aby nie sprawdzać poczty e-mail przynajmniej przez kilka pierwszych godzin dnia. Skoncentrujesz się więc na ważnych sprawach i nie będziesz rozpraszać się obcymi chwilami z listów.
- Jeśli masz dużo drobiazgów do zrobienia (na przykład e-maile, papierkowa robota, sprzątanie), lepiej pogrupować je w jeden blok czasowy, zamiast rozkładać je na cały dzień, zmniejszając w ten sposób koncentrację na ważnych zadaniach.

Część 3 z 4: Bądź zmotywowany

1 Pozytywne nastawienie. Pozytywne nastawienie jest niezwykle ważne dla osiągnięcia celów. Musisz wierzyć w siebie i ludzi wokół ciebie. Odpieraj negatywne myśli pozytywnymi afirmacjami.
- Oprócz własnego nastroju powinieneś otaczać się pozytywnymi ludźmi. Badania wykazały, że z biegiem czasu przyswajamy nawyki tych, z którymi spędzamy najwięcej czasu, dlatego mądrze wybieraj swoje otoczenie.
2 Nagrody. Nagroda jest szczególnie ważna po ukończeniu każdego etapu. Wymyśl namacalne nagrody dla siebie. Możesz sobie pozwolić na lunch w ulubionej restauracji w nagrodę za dwutygodniowy etap lub masaż za dwumiesięczną pracę.
- Jeden ekspert oferuje przelanie pewnej kwoty pieniędzy znajomemu i poproszenie go o zwrot jej tylko wtedy, gdy praca zostanie zakończona w określonym czasie. Jeśli ci się nie uda, przyjaciel zatrzymuje pieniądze dla siebie.
3 Uzyskać wsparcie. Zawsze ważne jest, aby mieć wsparcie przyjaciół i rodziny, a także spotykać ludzi, którzy mają podobne cele. Dzięki temu możesz dorównać innym.
4 Śledź swoje postępy. Badania wykazały, że udane posuwanie się naprzód jest najlepszą motywacją. Aby śledzić postępy, wystarczy skreślić ukończone zadania w swoim harmonogramie.
5 Idź do łóżka i wstań wcześnie. Badanie codziennej rutyny ludzi odnoszących sukcesy i produktywnych powie ci prawdę – większość z nich zaczyna dzień wcześnie. Zazwyczaj mają też poranną rutynę, która często motywuje ich do dalszych osiągnięć.
- Spróbuj rozpocząć dzień od ćwiczeń (lekka rozgrzewka i joga lub trening na siłowni), zdrowego śniadania i półgodzinnego pamiętnika.
6 Rób przerwy. Robienie przerw jest niezbędne, aby zachować motywację. Jeśli zawsze pracujesz, nagromadzisz zmęczenie. Robienie przerw pomaga uniknąć przepracowania i optymalizuje godziny pracy.
- Przykład: Wstań od komputera, odłóż telefon i usiądź cicho w ciszy. Jeśli przychodzą ci do głowy myśli, zapisz je w swoim dzienniku. W przeciwnym razie po prostu ciesz się chwilą relaksu.
- Przykład: Rozpocznij medytację.Przełącz telefon w tryb cichy, wyłącz wszystkie powiadomienia i ustaw minutnik na 30 minut lub inny poprawny czas. Następnie spróbuj po prostu siedzieć spokojnie i oczyścić swój umysł. Wszystkie myśli, które przychodzą do głowy, można skategoryzować i uwolnić. Na przykład, jeśli myślisz o pracy, powiedz sobie „Pracuj” i puść myśl.
7 Wyobrażać sobie. Poświęć kilka minut na przemyślenie swojego celu i wyobraź sobie, jak będziesz się czuł po jego osiągnięciu. Ułatwia to radzenie sobie z pojawiającymi się trudnościami.
8 Zrozum, że to nie będzie łatwe. Wszystko, co jest drogie człowiekowi, rzadko daje się bez trudu. Droga do celu zwykle nie kończy się bez wielu problemów i trudnych decyzji. Zaakceptuj ten fakt.
- Wielu doświadczonych profesjonalistów, którzy doradzają życie w teraźniejszości, zaleca przyjęcie swoich niepowodzeń jako świadomego wyboru. Nie musisz być zły ani zdenerwowany. Zaakceptuj je, naucz się lekcji i wróć do pracy, biorąc pod uwagę zmienione okoliczności.

Część 4 z 4: Określ swoje cele

1 Zapisz swoje pragnienia. Do tego celu nadaje się dziennik lub dokument tekstowy. Jeśli nie jesteś jeszcze pewien, co dokładnie chcesz zrobić, ta praktyka powinna pomóc.
- Regularne wpisy do pamiętnika to świetny sposób, aby spojrzeć na siebie z dystansu i udokumentować swoje uczucia. Wiele osób twierdzi, że rejestrowanie własnych myśli pomaga im zrozumieć uczucia i pragnienia.
2 Przestudiuj pytanie. Jeśli masz pomysł, spróbuj zbadać ten temat. Zbadaj swoje cele, aby znaleźć najkrótszą drogę do osiągnięcia swoich celów.
- Fora takie jak Reddit obejmują i omawiają różne tematy. Tutaj możesz porozmawiać z osobami związanymi z interesującą Cię branżą i chętnymi do dzielenia się informacjami.
- Przykład: Pracując nad swoją rozprawą, myślisz o tym, do czego to wszystko może doprowadzić. Przeczytaj o tym, co robią ludzie z dyplomem, którego szukasz. Może to skłonić Cię do publikacji lub innych możliwości rozwoju kariery w przyszłości.
3 Poznaj dostępne opcje i wybierz tę, która najbardziej Ci odpowiada. Po przestudiowaniu zagadnienia stanie się jasne, dokąd może prowadzić każda wybrana ścieżka. To pozwoli Ci wybrać najlepszą opcję realizacji własnego celu.
4 Rozważ czynniki zewnętrzne związane z pracą. Obejmuje to wszystko, co przeszkadza w osiągnięciu celu. W przypadku rozprawy można wymienić zmęczenie psychiczne, brak źródeł, czy nieprzewidziane zadania w pracy.
5 Bądź elastyczny. Cele mogą ulec zmianie w trakcie procesu wdrażania. Staraj się z góry przewidzieć pole manewru. Innymi słowy, nie poddawaj się, gdy robi się ciężko. Utrata zainteresowania i utrata nadziei to zupełnie inne rzeczy!

Porady

Wszystkie opisane metody pomagające w planowaniu i wyznaczaniu celów mają również zastosowanie do bardziej globalnych i długoterminowych intencji (na przykład wybór kariery).
Jeśli myśl o planowaniu czasu jest nudna, pomyśl o tym inaczej: Wybiegające w przyszłość plany na dni, tygodnie, a nawet miesiące eliminują potrzebę codziennego podejmowania decyzji o kolejnym kroku. To uwalnia czas na kreatywność i koncentrację na ważnych sprawach.