Zawartość

• Do kroku
• Część 1 z 2: Pisanie agendy
• Utwórz plan od podstaw
• Korzystanie z szablonu kalendarza
• Część 2 z 2: Sprawdzone metody korzystania z kalendarza
• Porady

Uporządkowane spotkanie wymaga dobrze napisanego porządku obrad. Nie pozwól, aby Twoje spotkanie stało się tak żmudne i wydajne, jak wydaje się być wiele spotkań. Przestrzegając szczegółowego, ale elastycznego programu, możesz sprawić, by spotkanie było sprawne i skoncentrowane, aby osiągnąć wszystkie cele spotkania w jak najkrótszym czasie. Niezależnie od tego, czy chcesz napisać własny kalendarz, użyć szablonu, czy w pełni wykorzystać kalendarz, który już masz, zobacz Krok 1 poniżej, aby rozpocząć!

Do kroku

Część 1 z 2: Pisanie agendy

Utwórz plan od podstaw

1. Zacznij od nadania tytułu swojemu kalendarzowi. Od najlepszej literatury po najsuchszy arkusz kalkulacyjny - prawie każdy ważny dokument wymaga tytułu, a programy spotkań nie są wyjątkiem. Twój tytuł powinien powiedzieć czytelnikowi dwie rzeczy: po pierwsze, że czyta agendę, a po drugie, temat, którego dotyczy spotkanie. Kiedy już podejmiesz decyzję, umieść tytuł na górze pustego dokumentu. Tytuł nie musi być kwiecisty ani skomplikowany - w kontekście biznesowym zazwyczaj najlepsze są tytuły proste i bezpośrednie.
   • Oprzyj się pokusie używania oddzielnych lub dużych czcionek w tytule. W większości przypadków będziesz chciał użyć prostej, dostojnej czcionki, takiej jak Times New Roman lub Calibri, i nadać tytułowi taki sam rozmiar, jak pozostałe litery w dokumencie (lub tylko trochę większy). Pamiętaj, że Twój tytuł ma na celu poinformowanie czytelników, na co patrzą, a niekoniecznie zabawienie ich lub rozproszenie uwagi.
2. Dodaj "WHO?’, ’prawdziwe?" i "gdy?"dane do nagłówka. Po tytule agendy spotkań zwykle mają nagłówek, który może różnić się szczegółami w zależności od tego, jak formalne jest Twoje miejsce pracy. Ten nagłówek zwykle dotyczy linii pod tytułem. Zwykle w nagłówku znajduje się krótka lista faktycznych informacji o spotkaniu, które nie mają nic wspólnego z omawianym tematem. Dzieje się tak, aby ludzie, którzy nie są obecni, wiedzieli, kiedy i gdzie miało to miejsce oraz kto był obecny. Poniżej znajduje się kilka rzeczy, które możesz dodać; niezależnie od wybranych danych, upewnij się, że wyraźnie zidentyfikowałeś każdą informację (pogrubienie tekstu etykiety działa tutaj dobrze):
   • Data i godzina. Mogą one być grupowane razem lub w osobnych sekcjach.
   • Lokalizacja. Jeśli Twoja firma ma wiele lokalizacji, możesz zapisać adres, ale jeśli jest tylko jedna lokalizacja, możesz nazwać pokój, w którym się spotykasz (np. Pokój spotkań nr 3).
   • Uczestnicy. Nazwy stanowisk są zwykle opcjonalne, ale nie są wymagane.
   • Uczestniczące specjalne osoby. Mogą to być goście specjalni, prelegenci lub liderzy konferencji.
3. Napisz krótkie oświadczenie z celami. Spotkania, które nie mają jasno określonego celu, grożą stratą cennego czasu, ponieważ uczestnicy decydują, o czym rozmawiać. Pomiń linię po nagłówku i użyj pogrubionego lub podkreślonego tekstu, aby oznaczyć sekcję celów tytułem typu „Cel” lub „Cel”, po którym następuje dwukropek lub nowa linia. Następnie w kilku zwięzłych i ostrych zdaniach opisujesz punkty do omówienia na spotkaniu. Postaw sobie za cel napisanie tutaj około 1-4 zdań.
   • Na przykład, jeśli chcemy napisać deklarację celów na spotkanie budżetowe, możemy użyć tych: „Cel: Wymień kluczowe cele budżetowe na rok budżetowy 2014-2015 i omów długoterminowe środki oszczędnościowe. Ponadto dyrektor ds. Badań i rozwoju Marcus Feldman przedstawi wyniki niedawnej ankiety dotyczącej konkurencji ”.
   • Jeśli kiedykolwiek pisałeś w kontekście naukowym, potraktuj określenie celów jako podsumowanie spotkania. Zasadniczo mówisz ogólnie o tym, co należy omówić na spotkaniu, bez wchodzenia w szczegóły.
4. Napisz harmonogram głównych punktów spotkania. Harmonogramy pomagają zwalczać tendencję do zbyt długich spotkań biznesowych. Pomiń linię po deklaracji celów, nadaj swojemu harmonogramowi pogrubiony lub podkreślony tytuł i zacznij tworzyć terminy (w celu dopasowania kluczowych punktów dyskusji) w swoim harmonogramie. Aby było łatwe do odczytania, każdemu przedziałowi czasu nadaj osobną linię.
   • Wskaż każdy przedział czasu za pomocą zarówno planowany czas rozpoczęcia i zakończenia, lub ilość czasu, jaką ma zająć każda część. Wybierz jeden lub drugi system i bądź konsekwentny - mieszanie rzeczy wygląda nieprofesjonalnie.
   • Innymi słowy, chcesz oznaczyć każdy okres godziną rozpoczęcia i zakończenia danego tematu rozmowy lub po prostu zapisać, jak długo ma trwać. Na przykład, przykładowa linia może brzmieć „14:00 - 14:05: Wprowadzenie i prezentacja " lub ’5 minut: Przedstaw i obecność ”. Należy jednak unikać przełączania się między tymi dwoma systemami.
5. W harmonogramie zarezerwuj czas dla gości specjalnych. Jeśli goście przychodzą na spotkanie, aby omówić ważne tematy, warto zarezerwować czas na spotkanie dla tych osób. Daj każdemu gościowi własny przedział czasowy, nawet jeśli ma więcej niż jeden temat rozmowy. W ten sposób każdy może dowolnie organizować swoje tematy.
   • Aby uniknąć kłopotliwych problemów z harmonogramem, skontaktuj się z gośćmi z wyprzedzeniem, aby dowiedzieć się, ile czasu każdy z nich będzie potrzebował na temat rozmowy.
6. Na zakończenie spotkania zostaw dodatkowy czas na inne sprawy. W tym czasie ludzie mogą prosić o wyjaśnienia mylących tematów rozmowy, wyrażać własne opinie, proponować tematy na przyszłe spotkania i zgłaszać inne uwagi. Możesz jasno określić tę ankietę, włączając ją jako ostatnią pozycję w swoim harmonogramie, lub możesz ją wywołać samodzielnie po ostatnim punkcie spotkania.
   • Jeśli dojdziesz do końca spotkania i nikt nie będzie miał dodatkowych pytań ani komentarzy, zawsze możesz zakończyć spotkanie wcześniej. Wielu uczestników prawdopodobnie będzie Ci za to wdzięczne!
7. Możesz również przedstawić przegląd tematów rozmowy. Zwykle harmonogram stanowi lwią część programu spotkania - część, na którą ludzie patrzą, aby kierować dyskusją. Jednak, chociaż wkładanie tego dodatkowego wysiłku nie jest konieczne, zapewnienie dodatkowego przeglądu kluczowych punktów może być bardzo pomocne dla rozproszonych uczestników. Konspekt przypomina uczestnikom o ułożeniu pomysłów przedstawionych na spotkaniu i pomaga tym, którzy mają trudności z nadążeniem za każdym wymienionym tematem. Poniżej znajduje się przykład podsumowania, którego prawdopodobnie chcesz użyć:

   • I. Pozycje budżetowe o wysokim priorytecie

     • A. Budżet na podróże pracowników

       B. Stawki dealerów

       • ja. Negocjujesz lepszą ofertę?

       C. Koszty lobbingu

     II. Środki mające na celu poprawę obrotów

     • A. Alternatywne umowy o świadczenie usług

       • ja. Przedstaw opcje klientom

         ii. Otrzymać odpowiedź

       B. Ponowne inwestycje w technologię mobilną

     ...i tak dalej.

8. Sprawdź kalendarz pod kątem błędów przed ich rozdaniem. Ponieważ niektórzy uczestnicy mogą w dużym stopniu polegać na porządku obrad spotkania, bardzo dobrym pomysłem jest sprawdzenie go pod kątem błędów przed przekazaniem. Takie postępowanie jest nie tylko przysługą dla obecnych, ale także pozytywnie wpływa na Twoją dbałość o szczegóły i wartość, jaką masz dla swojego stanowiska.
   • Ponadto pomocne może być sprawdzenie, czy w Twoim dzienniku nie ma błędów czas i ocalę cię Twarz Poświęcanie czasu na wyjaśnianie programu pełnego błędów może zmylić spotkanie i być dla Ciebie kłopotliwe, zwłaszcza gdy obecne są ważne osoby.

Korzystanie z szablonu kalendarza

1. Użyj szablonu dołączonego do edytora tekstu. Wiele programów do edycji tekstu, takich jak Microsoft Office, Pages dla komputerów Mac itd., Ma standardowe szablony dla wszelkiego rodzaju dokumentów osobistych i zawodowych, w tym programów spotkań. Dzięki tym szablonom możesz szybko i łatwo stworzyć profesjonalnie wyglądający dokument. Zazwyczaj tego typu szablony są zorganizowane w logiczne sekcje z estetycznym układem - po prostu wpisz odpowiednie dane w odpowiednich miejscach i gotowe!
   • Chociaż każdy edytor tekstu jest nieco inny, większość z opcją szablonu umożliwia przechodzenie do szablonów z paska menu u góry okna programu.
   • Jeśli Twój edytor tekstu może korzystać z szablonów, ale nie ma odpowiednich szablonów planów spotkań, możesz je pobrać ze strony internetowej twórcy programu. Na przykład szablony dla programu Microsoft Word są dostępne pod adresem office.microsoft.com, a szablony dla aplikacji Pages dla komputerów Mac można znaleźć w sklepie Apple App Store.
2. Możesz również pobrać szablon z zewnętrznego źródła. Jeśli Twój edytor tekstu nie jest domyślnie wyposażony w szablony kalendarzy i nie możesz ich pobrać na oficjalnej stronie, nie martw się - w Internecie dostępnych jest wiele darmowych szablonów. Proste wyszukiwanie w preferowanej wyszukiwarce, na przykład „szablon planu spotkania”, da dziesiątki trafnych wyników. Ponieważ jednak nie wszystkie te wyniki pochodzą z oficjalnych, wiarygodnych źródeł, ważne jest, aby dokonać rozróżnienia przy wyborze szablonów do użycia. Poniżej znajduje się kilka zewnętrznych witryn, które warto odwiedzić:
   • Zapisz szablony programu Word - ta profesjonalna witryna oferuje wiele wysokiej jakości szablonów dla programu Microsoft Word.
   • Szablony programu Word online - Kolejne świetne źródło szablonów programu Word. Jednak ta strona oferuje tylko kilka opcji.
   • iWorkCommunity - dobry szablon kalendarza dla Pages. Jednak ten szablon jest przeznaczony dla starszych wersji Pages (sprzed 2009 r.).
   • App Store zawiera również mnóstwo szablonów dla stron. Niestety nie wszystkie z nich są dostępne za darmo.
3. Wypełnij pola w swoim szablonie. Po znalezieniu odpowiedniego szablonu w edytorze tekstu lub pobraniu takiego, który Ci się podoba, wszystko, co musisz zrobić, to wypełnić szablon niezbędnymi informacjami. Większość szablonów ma wyraźnie zaznaczone obszary do wpisywania nazw, godzin, tematów konwersacji, tytułów sekcji itd. Wypełnij wszystkie odpowiednie pola, aby zakończyć program, a następnie sprawdź swoją pracę pod kątem błędów. Choć szablony kalendarza mogą być przydatne, nie chronią Cię przed błędami ortograficznymi, gramatycznymi i merytorycznymi.
   • Nie zostawiaj żadnych pól pustych. Nie ma nic bardziej amatorskiego niż, powiedzmy, wiersz w harmonogramie, który mówi tylko „Wpisz tutaj”. Jeśli z jakiegoś powodu istnieją części szablonu, których nie chcesz wypełniać, usuń je zamiast pozostawiać puste.
4. Wprowadź drobne zmiany, aby dostosować kalendarz do swoich potrzeb. Szablony planów spotkań mogą być bardzo przydatne, ale nie ma powodu, aby dokładnie trzymać się domyślnego stylu i układu kalendarza. Możesz swobodnie wprowadzać zmiany w treści i stylu szablonu według własnego uznania, aby upewnić się, że kalendarz spełnia standardy, które wyznaczyła dla Ciebie firma i które wyznaczyłeś dla spotkania.
   • Na przykład, jeśli uważasz, że określony szablon wygląda bardzo dobrze, ale jego nagłówek jest tak długi, że rozprasza, możesz usunąć niepotrzebne sekcje nagłówka według własnego uznania, o ile robisz to w taki sposób, że układ dokumentu nie jest zniszczony lub porządek obrad wygląda brzydko.

Część 2 z 2: Sprawdzone metody korzystania z kalendarza

1. Najpierw wybierz najważniejsze tematy. Planując spotkania, zazwyczaj dobrze jest umieścić najważniejszy temat na początku harmonogramu. Dzięki temu osiągniesz dwie rzeczy. Po pierwsze, pozwala każdemu omówić te ważne tematy, gdy jest na krawędzi i nie jest jeszcze zmęczony na początku spotkania. Po drugie, w przypadku, gdy spotkanie zakończy się przedwcześnie lub niektórzy uczestnicy będą musieli wyjść przed jego zakończeniem, zapewnia to, że ważne tematy zostały już omówione.
   • Spotkania nie zawsze przebiegają zgodnie z planem. Jeśli małe, nieistotne tematy zostaną porzucone pod koniec spotkania, możesz być w stanie rozwiązać je samodzielnie lub zaplanować kolejne spotkanie później. Jeśli jednak nie jesteś w stanie poruszyć głównych tematów rozmowy, na spotkaniu nie udało się osiągnąć części celu, co może być zarówno frustrujące, jak i krępujące. Umieszczanie najważniejszych tematów na szczycie harmonogramu zapobiega przeważnie ten problem.
2. Trzymaj się harmonogramu kalendarza, ale bądź elastyczny. Podczas planowania i prowadzenia spotkania jednym z największych niebezpieczeństw jest to, że trwa dłużej niż planowano. Pracownicy zwykle go mają nie lubić spotkania, które są zbyt długie i słuszne, ponieważ mogą być niesamowicie nudne i zamiast tego uniemożliwiać ludziom wykonywanie prawdziwej pracy. Aby dotrzymać harmonogramu spotkania, obserwuj zegar, a jeśli nadarzy się okazja, grzecznie kontynuuj, mówiąc coś w stylu: „Naprawdę musimy przejść do następnego tematu, jeśli chcemy wydostać się stąd na czas. "
   • Jednak spotkania często nie przebiegają zgodnie z planem, więc powinieneś być przygotowany na zrekompensowanie, jeśli jakakolwiek część spotkania trwa dłużej, niż byś chciał. Bądź elastyczny w omawianiu jak najwięcej w ograniczonym czasie, jaki masz na spotkanie. Na przykład, jeśli część spotkania jest zaległa, możesz przyciąć dyskusję do innych części spotkania lub całkowicie pominąć stosunkowo nieistotne części spotkania, aby upewnić się, że zakończy się na czas.
3. Zacznij pisać swój plan na długo przed spotkaniem. Chociaż kalendarze niekoniecznie są tak ważne, jak inne typy dokumentów biznesowych (takie jak raporty, arkusze kalkulacyjne danych, slajdy prezentacji itp.), Nadal chcesz, aby Twój kalendarz wyglądał profesjonalnie i gładko, zwłaszcza jeśli udostępniasz go współpracownikom podczas spotkanie. spotkanie. Aby upewnić się, że masz wystarczająco dużo czasu na stworzenie dobrej jakości dokumentu, zacznij pisać swój dziennik tak wcześnie, jak to możliwe.
   • Wczesne rozpoczęcie daje również możliwość uzyskania informacji zwrotnej na temat planu spotkania. Udostępnianie wstępnej wersji kalendarza współpracownikom lub przełożonym i proszenie o ich wkład może pomóc w naprawieniu błędów i dodaniu brakujących szczegółów, których wcześniej nie było. Jeśli zaczekasz do ostatniej sekundy, aby napisać kalendarz, możesz nie mieć czasu, aby poprosić o tę opinię.
   • Chociaż możesz uciec z pisaniem planów na codzienne spotkania na dzień przed spotkaniem, przygotowanie do ważnego spotkania może zająć tygodnie.
4. Udostępnij program uczestnikom spotkania. Aby mieć pewność, że wszyscy przychodzą na spotkanie z pełną znajomością omawianego tematu, warto wcześniej udostępnić wszystkim porządek obrad. W zależności od kultury korporacyjnej, w której pracujesz, może to oznaczać wydrukowanie kilku kopii i wręczenie ich osobiście lub po prostu wysłanie kalendarza jako załącznika pocztą elektroniczną. Jakkolwiek dystrybuujesz swój kalendarz, przed wysłaniem upewnij się, że nie zawiera on błędów technicznych.
   • W zależności od wagi spotkania, prawdopodobnie chcesz przedstawić uczestnikom porządek obrad co najmniej godzinę lub dwie przed spotkaniem. W przypadku dużych, ważnych spotkań może być konieczne przesłanie porządku dziennego z wyprzedzeniem lub więcej.
   • Ponieważ ludzie są często zajęci lub zapominający, dobrym pomysłem jest przyniesienie na spotkanie dodatkowych kopii programu na wypadek, gdyby ktoś o nich zapomniał.

Porady

• Jeśli ktoś nie może uczestniczyć w spotkaniu, rozważ utworzenie sekcji „Ogłoszona nieobecność” u góry porządku obrad lub zostaw na to miejsce i po prostu ogłoś to podczas spotkania.
• Doskonałe źródło informacji dla jednego produktywny spotkanie wykorzystuje „DARV”: cele, program, role i obowiązki. Przede wszystkim twoje spotkanie powinno mieć taki cel mieć. Jeśli organizujesz spotkanie tylko w celu przekazania informacji, nie trać czasu ludzi na spotkanie. Wyślij im newsletter. Cel powinien mieć aktywny komponent i, jeśli to możliwe, produkt do wyświetlenia: „Ustal kwartalne cele zespołu”. Porządek obrad to lista tematów, którymi będziesz się zajmować, aby osiągnąć ten cel, z ograniczeniem czasowym, abyś był na dobrej drodze. Na przykład: „1. Sprawdź stan celów z ostatniego kwartału (15 minut), 2. Wszelkie inne sugestie biznesowe dotyczące celów (20 minut), 3. Wybierz 5 najlepszych celów (10 minut) itp.” W przypadku ról i obowiązków określasz, kto prowadzi spotkanie, kto robi notatki i kto przypisuje elementy akcji wynikające ze spotkania.
• Jeśli Twoja firma ma specjalny formularz dla kalendarzy, użyj tego formularza jako szablonu. W niektórych miejscach konieczne jest trzymanie się formuły.
• W zależności od tego, co wolą Twoi koledzy, przydatne może być wyznaczenie terminu, w którym ludzie mogą zgłaszać pomysły na agendę. Podaj datę i godzinę zamknięcia i trzymaj się jej. Zrób miejsce na dodatki tam, gdzie ulepszają kalendarz lub gdy wydarzenia zastępują oryginalny kalendarz.