Zawartość

• Do kroku
• Metoda 1 z 4: List formalny lub biznesowy
• Metoda 2 z 4: Nieformalny list
• Metoda 3 z 4: Formalna lub biznesowa wiadomość e-mail
• Metoda 4 z 4: nieformalny e-mail
• Porady

Prawidłowe formatowanie listu w dużej mierze zależy od typu listu, który planujesz napisać i do kogo piszesz. Formatowanie, którego możesz użyć, pisząc do znajomego, znacznie różni się od formatowania używanego w listach formalnych. Ponadto format tradycyjnego listu wysyłanego pocztą różni się od e-maila. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o właściwym sposobie pisania następnego listu.

Do kroku

Metoda 1 z 4: List formalny lub biznesowy

1. Podaj swoje imię i nazwisko oraz adres u góry listu. Uwzględnij nazwę ulicy, miasto, województwo i kod pocztowy na lewym marginesie z pojedynczym odstępem.
   • Miasto i kod pocztowy znajdują się w tym samym wierszu, a nazwa ulicy ma własną linię.
   • Jeśli wysyłasz list z profesjonalnym nagłówkiem firmowym, który zawiera już te informacje, pomiń ten krok. Nie duplikuj adresu nadawcy.
2. W przypadku listów w Stanach Zjednoczonych umieść datę bezpośrednio pod adresem. W przypadku listów holenderskich należy podać miejsce i datę pod adresem adresata. Użyj daty napisania listu lub daty jego ukończenia, w zależności od preferencji.
   • Data powinna być umieszczona na lewym marginesie, podobnie jak adres bezpośrednio nad nią.
   • W Stanach Zjednoczonych wpisz datę w kolejności „miesiąc-dzień-rok”. Na przykład: 9 lutego 2013 r. W przypadku holenderskich listów używasz „dzień-miesiąc-rok”. Na przykład: 9 lutego 2013 r.
3. Użyj spacji między datą a następną częścią listu. To starannie oddziela adres od następnej sekcji.
4. W przypadku listów w USA użyj, jeśli ma to zastosowanie, reguły odniesienia. Jeśli piszesz list związany z czymś konkretnym, pomocne może być użycie linii odniesienia zaczynającej się od „Re:”.
   • Umieść linię odniesienia przy lewym marginesie i użyj pojedynczych odstępów między wierszami.
   • Użyj linii odniesienia, gdy odpowiadasz na inny list, ogłoszenie o pracę lub prośbę o informacje.
   • Po linii odniesienia użyj spacji, aby oddzielić ją od następnej części litery.
5. Podaj adres adresata. Uwzględnij imię i nazwisko oraz stanowisko odbiorcy, a także nazwę firmy, nazwę ulicy, miasto i kod pocztowy.
   • Wszystkie te informacje powinny znajdować się przy lewym marginesie i pojedynczym odstępie między wierszami. Imię odbiorcy musi mieć własną linię, a także tytuł odbiorcy, nazwę firmy i nazwę ulicy. Miasto i kod pocztowy znajdują się razem w jednej linii.
   • Jeśli wysyłasz list do innego kraju, podaj nazwę tego kraju drukowanymi literami w osobnym wierszu pod adresem.
   • Jeśli to możliwe, zaadresuj list do określonej osoby i zaadresuj tę osobę, używając odpowiedniego tytułu, takiego jak „Pan” lub „Pani”. Jeśli nie znasz płci odbiorcy, pomiń tytuł.
   • Użyj spacji po całym adresie.
6. Treść listu rozpocznij grzecznym pozdrowieniem. Zwykłe powitanie zaczyna się od „Drogi”, po którym następuje tytuł i nazwisko odbiorcy. Po nazwie następuje przecinek.
   • Powitanie powinno być skierowane na lewy margines.
   • Jeśli nie znasz płci odbiorcy, możesz zwrócić się do tej osoby, podając jej pełne imię i nazwisko lub poprzedzając nazwisko tytułem stanowiska.
   • Użyj spacji po pozdrowieniu.
7. W razie potrzeby użyj tematu. W pismach holenderskich należy podać temat tematu nad pozdrowieniem, a w przypadku listów w USA pod pozdrowieniem.
   • Temat powinien być krótki, ale jasny. Postaraj się, aby to było w jednej linii.
   • W Stanach Zjednoczonych nie jest to powszechne i powinno być rzadko używane. W Holandii występuje częściej.
   • Jeśli użyłeś linii odniesienia, nie używaj tematu.
   • Użyj spacji po dowolnym wierszu tematu.
8. Rozpocznij środkową część od krótkiego wprowadzenia, które wyjaśnia cel twojego listu. Umieść akapity na lewym marginesie, ale nie krępuj się ich wcięcia.
9. Kontynuuj wprowadzenie dłuższą częścią centralnej części. Ta sekcja powinna wyjaśnić więcej na temat celu twojego listu, a także zawierać wniosek podsumowujący wszystko.
   • Napisz zwięzłą część środkową. Użyj pojedynczego odstępu między wierszami dla każdego akapitu, ale pozostaw odstęp między każdym akapitem i po ostatnim akapicie.
10. Zakończ swój list uprzejmym zakończeniem. Przykłady uprzejmego zamknięcia to „Z poważaniem”, „Z poważaniem” lub „Dziękuję”. Nie zapomnij umieścić zamknięcia na lewym marginesie i po przecinku.
    • Użyj dużej litery tylko jako pierwszej litery pierwszego słowa w zamknięciu.
11. Podążaj za zamknięciem z Twoim imieniem. Jednak przed wpisaniem pełnego imienia i nazwiska oraz stanowiska w wierszu poniżej użyj trzech spacji pod zamknięciem.
12. Prosimy o załączenie wszelkich załączników na samym dole listu. Jeśli masz jakieś załączniki, napisz „Załączniki” w wierszu pod wpisanym imieniem i nazwiskiem oraz tytułem i wskaż, ile to załączników.
    • Uwaga: nie jest to konieczne, jeśli nie masz żadnych załączników.
    • Użyj pojedynczych odstępów i umieść część mocującą na lewym marginesie.
13. W stosownych przypadkach dołącz inicjały maszynistki. Jeśli ktoś inny napisał list, a Ty go podyktowałeś, umieść inicjały maszynistki na dole listu w wierszu poniżej załączników.
14. Po wydrukowaniu listu złóż swój podpis. Wpisz swoje imię odręcznie, najlepiej kursywą, między nazwą zamykającą a wpisanym na maszynie. Podpisanie twojego listu odręczne pokazuje adresatowi, że wykorzystałeś swój własny czas, aby wysłać mu ten list, więc jest to ważne.

Metoda 2 z 4: Nieformalny list

1. Proszę podać datę. Podaj datę napisania lub uzupełnienia listu w prawym górnym rogu listu.
   • W Stanach Zjednoczonych wpisz datę w kolejności „miesiąc-dzień-rok”. W przypadku liter holenderskich używasz „dzień-miesiąc-rok”. Wyrejestrowanie miesiąca jest zwykle ustawieniem domyślnym, ale można też zapisać całą datę w liczbach.
   • Data powinna znajdować się na lewym marginesie.
2. Napisz przyjacielskie pozdrowienie. Powitanie „Drogi” jest nadal najpopularniejsze, ale w zależności od Twoich relacji z adresatem możesz wpisać imię adresata bez formalności.
   • Powitanie musi być umieszczone na lewym marginesie i zakończone przecinkiem.
   • Pisząc do znajomego lub rówieśnika, zazwyczaj możesz napisać tylko jego imię. Na przykład: „Drogi Johnie”.
   • W przypadku jeszcze bardziej nieformalnych listów możesz zastąpić „Drogi” nieformalnym powitaniem, takim jak „Cześć”, „Cześć” i „Hej”.
   • Jeśli piszesz do osoby starszej lub kogoś, komu chcesz okazać szacunek, dołącz tytuł i nazwisko. Na przykład: „Szanowna Pani de Wit”.
   • Użyj spacji między zwrotem grzecznościowym a treścią listu.
3. Dołącz wprowadzenie, środkową część i zakończenie do swojego listu. Wprowadzenie i zakończenie powinny być tylko krótkim akapitem, ale środkowa część jest zwykle znacznie dłuższa.
   • Umieść treść litery na lewym marginesie, ale wcinaj pierwszy wiersz każdego akapitu.
   • Cały tekst musi mieć odstępy między wierszami. Zwykle nie pomijasz linii między akapitami nieformalnego listu, ale możesz to zrobić, jeśli poprawi to czytelność twojego listu.
   • Użyj spacji po ostatnim zdaniu tekstu podstawowego, aby oddzielić je od zamknięcia.
4. Zamknij odpowiednim zamknięciem. „Z poważaniem” jest nadal dość powszechnym zakończeniem, nawet w przypadku zwykłych listów. Jeśli jednak list jest bardzo nieformalny, możesz użyć mniej konwencjonalnego zamknięcia. Spróbuj na przykład „Do następnego razu!” Lub „Porozmawiamy później!”, Pisząc do bliskiego przyjaciela.
   • Po zakończeniu zamykaj przecinek, ale nie używaj po nim wpisanej wersji swojego imienia.
   • Zamknięcie musi pasować do powitania.
5. Wpisz swoje imię. Umieść swoje imię i nazwisko bezpośrednio pod zamknięciem. Zwykle twoje imię jest pisane kursywą, zamiast je wpisywać.
   • Jeśli zwykle dzwonisz do odbiorcy po imieniu, możesz wpisać swoje imię i tak to zostawić. Jeśli odbiorca może nie być w stanie stwierdzić, kim jesteś, używając samego imienia, pamiętaj, aby podać również swoje nazwisko.

Metoda 3 z 4: Formalna lub biznesowa wiadomość e-mail

1. Zacznij od krótkiego, ale jasnego opisu celu Twojej wiadomości e-mail. Ten opis powinien znajdować się w temacie wiadomości e-mail, a nie w samej wiadomości e-mail.
   • Jeśli adresat oczekuje twojego e-maila, ten opis może po prostu odnosić się do tematu. Jeśli wiadomość e-mail jest nieoczekiwana, opis może być nieco trudniejszy. Celem jest poinformowanie czytelnika, czego może się spodziewać po otwarciu Twojej wiadomości e-mail. Oznacza to, że musisz zmotywować czytelnika do jego otwarcia.
2. Rozpocznij wiadomość e-mail od formalnego powitania. Zwykle zaczyna się od „Drogi”, po którym następuje formalny tytuł osoby lub firmy, do której piszesz.
   • Jeśli to możliwe, zaadresuj wiadomość e-mail do określonego odbiorcy. Unikaj wysyłania wiadomości e-mail do nieadresowanych odbiorców. Używaj „L.S.” tylko w ostateczności.
   • Ściśle mówiąc, najbardziej odpowiednim znakiem interpunkcyjnym do użycia po powitaniu jest nadal dwukropek. To powiedziawszy, większość ludzi używa dziś przecinka po powitaniu oficjalnego e-maila.
   • Jeśli nie masz pewności, czy adresat ma być zwracany jako „Pani” czy „Pan”, wpisz zamiast tego jego pełne imię i nazwisko.
   • Po formalnym powitaniu spacją.
3. Napisz treść listu i postaraj się, aby była krótka, ale zawierała informacje. Jak w przypadku wszystkich listów, tekst główny powinien zawierać wprowadzenie, treść i zakończenie. Postaraj się, aby wszystko, łącznie z głównym elementem, było jak najkrótsze i jak najbardziej bezpośrednie.
   • Umieść tekst główny na lewym marginesie.
   • Nie wciskaj tekstu.
   • W tekście podstawowym stosuj pojedyncze odstępy między wierszami, ale między każdym akapitem i po ostatnim akapicie użyj odstępu.
4. Użyj uprzejmego zakończenia. Po treści listu napisz „Z poważaniem” lub inne podobne uprzejme zakończenie, po którym następuje przecinek.
   • Nie zapomnij umieścić zamknięcia na lewym marginesie i użyj tylko dużej litery jako pierwszej litery pierwszego słowa.
   • Inne potencjalne formalne zamknięcia to „Dziękuję”, „Z poważaniem” i „Najlepsze życzenia”.
5. Podaj swoje imię i nazwisko bezpośrednio pod zamknięciem. W przeciwieństwie do listu papierowego nie można ręcznie złożyć podpisu w wiadomości e-mail.
   • Umieść swoje imię na lewym marginesie.
6. Umieść swoje dane kontaktowe na dole. Pomiń linię po nazwisku i podaj swój adres, numer telefonu, adres e-mail oraz stronę internetową lub blog, jeśli dotyczy.
   • Wszystkie te informacje umieść na lewym marginesie i użyj pojedynczych odstępów. Nadaj każdej nowej informacji osobną linię.

Metoda 4 z 4: nieformalny e-mail

1. Zacznij od krótkiego, ale jasnego opisu tematu wiadomości e-mail w temacie. Dzięki temu odbiorca może szybko zobaczyć temat przed otwarciem wiadomości e-mail i daje im wystarczająco dużo informacji, aby wiedzieć, czego się spodziewać.
2. Zacznij od uprzejmego powitania lub pozdrowienia w treści e-maila. Możesz użyć dowolnego uprzejmego powitania, na przykład „Drogi”. Postępuj zgodnie z imieniem odbiorcy.
   • Umieść pozdrowienie na lewym marginesie.
   • Jeśli piszesz do bliskiego przyjaciela, możesz całkowicie zignorować powitanie i po prostu wpisać jego imię, a następnie przecinek.
   • Użyj spacji między powitaniem a treścią wiadomości e-mail.
3. Napisz treść wiadomości e-mail. Podobnie jak inne listy, treść wiadomości e-mail powinna zawierać wprowadzenie, treść i zakończenie. Jeśli jednak piszesz wiadomość e-mail do bliskiego przyjaciela, tego typu formatowanie nie jest konieczne.
4. Zamknij wiadomość e-mail powitaniem zamykającym. Zamykając wiadomość e-mail do znajomego, zamknięcie nie musi być formalne, ale powinno wskazywać, że kończy się Twoja wiadomość e-mail.
   • Jeśli piszesz do bardzo bliskiego przyjaciela, czasami możesz zamknąć wiadomość e-mail tylko swoim imieniem i możesz zignorować całe powitanie końcowe.

Porady

• Zwróć uwagę, że istnieje kilka różnic między listami formalnymi w Stanach Zjednoczonych i w Wielkiej Brytanii (lub innych krajach). W Wielkiej Brytanii adres zwrotny i data znajdują się na prawym marginesie, a temat pośrodku. Ponadto data jest zapisywana jako „dzień-miesiąc-rok”, a po pozdrowieniu następuje przecinek zamiast dwukropka.
• Jeśli nie podoba Ci się pokazane tutaj formatowanie bloków, możesz również użyć niestandardowych bloków lub półbloków. Ten układ zasadniczo zawiera te same informacje, ale jest po prostu inaczej zorganizowany.