Zawartość

• Do kroku
• Część 1 z 3: Określenie najlepszego sposobu planowania
• Część 2 z 3: Sporządź swój harmonogram
• Część 3 z 3: Trzymaj się swojego harmonogramu
• Porady

Jeśli boisz się tego ogromnego stosu rzeczy do zrobienia każdego dnia, planowanie może być świetnym sposobem, aby Ci pomóc. Planowanie pomaga być bardziej produktywnym i robić wszystko wydajniej. Stwórz dzienny harmonogram, w którym zaplanujesz swój czas. Dzięki harmonogramowi będziesz mniej zestresowany i będziesz mógł wyciągnąć z siebie to, co najlepsze. Dobre planowanie obejmuje wykonalną ilość zadań i mnóstwo wolnego czasu. Wypróbuj różne metody, aby znaleźć tę, która najbardziej Ci odpowiada.

Do kroku

Część 1 z 3: Określenie najlepszego sposobu planowania

1. Chwyć notatnik lub otwórz aplikację do planowania na telefonie, tablecie lub komputerze. Pierwszym krokiem w planowaniu jest znalezienie metody, która będzie dla Ciebie odpowiednia i trzymanie się jej.
   • Wypróbuj różne metody przez pierwszy tydzień. Notatnik lub kalendarz papierowy i różne aplikacje. Określ, z czym najbardziej lubisz pracować.
   • Dostępnych jest wiele aplikacji, które mogą pomóc w planowaniu. Niektóre aplikacje to tylko lista rzeczy do zrobienia; inne to narzędzia do pełnego zarządzania produktywnością. Używanie wielu aplikacji jednocześnie może być kuszące. Jednak szybko tracisz orientację. Zamiast tego wybierz jedną aplikację, która najlepiej Ci odpowiada.
   • Niektórzy lubią pracować z piórem i papierem, inni z aplikacją offline, a jeszcze inni z aplikacją, której można używać na wielu urządzeniach. Nie ma znaczenia, który wybierzesz, o ile wybierzesz jeden i się go trzymasz.
2. Zapisz datę. Niezależnie od tego, czy pracujesz na papierze, czy w aplikacji, zacznij od zanotowania daty.
   • Jeśli korzystasz z kalendarza, data już tam jest. Następnie przejdź do właściwego dnia.
   • Zapisanie daty i być może dnia tygodnia pomoże ci skupić się. Codzienny harmonogram dotyczy tu i teraz, a nie tego, co możesz potrzebować robić w przyszłości.
3. Zapisz wszystko, co musisz zrobić. Nie każdy robi to samo w jeden dzień. Ale niezależnie od tego, czy jesteś w pracy, chodzisz do szkoły czy wykonujesz prace domowe, ważne jest, aby zapisać wszystkie zadania na dany dzień. Zapisz wszystkie informacje, które są ważne, aby wykonać zadania na czas.
   • Jeśli masz spotkanie o 10:30, zapisz również, gdzie jest to spotkanie, z kim i jak długo będzie ono trwało. Zapisz też, co przynieść na spotkanie.
   • Dowiedzenie się, jakie informacje warto uwzględnić, może być zagadką. Wykorzystaj pierwszy tydzień jako tydzień testowy. Wypróbuj różne rzeczy i zobacz, co jest dla Ciebie najlepsze.
   • Dodanie informacji ma na celu pomóc Ci być lepiej przygotowanym. Spróbuj podać więcej informacji niż tylko czas. Jeśli uważasz, że zawarłeś zbyt dużo informacji, możesz pominąć niektóre. Ogranicz się do informacji, które sprawiają, że czujesz się przygotowany.
4. Trzymaj się tej metody planowania. Po wybraniu metody trzymaj ją.
   • Jeśli znalazłeś aplikację, która pozwala Ci robić wszystko, co jest potrzebne w Twoim harmonogramie, używaj tylko tej aplikacji i nie używaj drugiej obok niej. O ile Twoja praca nie wymaga stosowania wielu metod, obowiązuje zasada „im mniej, tym lepiej”.
   • Może chcesz zapisać swoje plany na papierze. W pracy można używać kalendarza cyfrowego. Oznacza to, że podczas planowania korzystasz z dwóch równoległych metod. Możesz, ale staraj się je rozdzielać.

Część 2 z 3: Sporządź swój harmonogram

1. Ustal poziomy priorytetów. Nie każdemu zadaniu spieszy się w takim samym pośpiechu. Ponadto istnieją duże i małe zadania. Opracuj swój własny system do tego; rób to, co jest dla Ciebie najbardziej sensowne.
   • Jeśli lubisz planować wszystko od momentu wstania do chwili, gdy wrócisz do łóżka, pomocne może być ustawienie harmonogramu dnia w porządku chronologicznym. Jeśli korzystasz z aplikacji kalendarza, utwórz osobny kalendarz dla swojego codziennego harmonogramu. Możesz używać tego „codziennego kalendarza rutynowego”, dopóki nie będziesz potrzebować innego kalendarza do określonego zadania.
   • Często nie planujesz wszystkiego, co musisz zrobić, na przykład wstać i zrobić śniadanie. Jeśli wolisz planować tylko te zadania, które nie powracają codziennie, wygodniejsze może być zapisywanie zadań od największych do najmniejszych, a nie w porządku chronologicznym.
   • Każdy sposób planowania jest dobry, o ile Ci odpowiada i możesz trzymać się harmonogramu. W przypadku niektórych zadań ważne jest, aby wykonywać je w określonym czasie. Na przykład spotkanie, ale także zakupy, które trzeba zrobić przed zamknięciem. Możesz zaplanować inne zadania według ich ważności. Na przykład, jeśli masz spotkanie o 11:30, możesz zaplanować jedno lub dwa zadania, które są ważne do wykonania tego dnia. Po południu możesz wtedy wykonywać mniej ważne zadania. Do tego czasu, kiedy twoje spotkanie się kończy, zrobiłeś już najważniejsze rzeczy.
2. Najpierw zapisz ważne zadania. Postaraj się zbudować swój harmonogram wokół najważniejszych zadań. W ramach własnego systemu dobrze jest upewnić się, że masz czas na ważne zadania, zanim zaplanujesz te mniej ważne.
   • Nawet jeśli sporządzasz swój dzienny harmonogram w porządku chronologicznym, ważne jest, aby wiedzieć, które zadania musisz koniecznie wykonać tego dnia, a które w razie potrzeby można odłożyć. Najpierw zaplanuj ważne i główne zadania, a następnie zobacz, ile mniejszych lub mniejszych zadań możesz również zaplanować.
   • Rozpoczynanie od największych i najważniejszych zadań da Ci dobre wyobrażenie o tym, jak bardzo jesteś zajęty tego dnia. W ten sposób unikniesz planowania zbyt wielu zadań. Twoim celem jest wykonanie wszystkich zaplanowanych zadań; więc nie planuj tak wielu, że nie możesz już przez to przejść.
3. Zapisz godzinę rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania. Niezależnie od tego, czy robisz to w aplikacji, w kalendarzu czy w notatniku, zapisanie czasu rozpoczęcia i zakończenia da Ci lepszy wgląd w to, czy nadal postępujesz zgodnie z harmonogramem.
   • Rozpoczynanie każdego zadania na czas sprawi, że będziesz mniej rozpraszany.
   • Ustawienie czasu na irytujące czynności (takie jak sprzątanie) zapobiega zwlekaniu. Zaplanuj czas rozpoczęcia żmudnych prac i rób je o tej porze, zamiast "jednorazowo" zmywać dzisiaj naczynia, które są nadal dostępne o 23:00 ...
   • Rejestrowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia daje dobre wyobrażenie o tym, jak wygląda Twój dzień. Będziesz miał wtedy dobre wrażenie, gdzie jesteś w danym momencie i czy musisz dostosować swoje planowanie.
4. Zostaw trochę luzu. Kuszące jest planowanie całego dnia, aby zrobić jak najwięcej. Możesz to zrobić, jeśli masz dużo terminów, ale lepiej jest wprowadzić pewną elastyczność w swoim planowaniu.
   • Często można łatwo zaplanować osiem godzin z codziennymi zadaniami. Jednak zawsze zdarzają się nieoczekiwane rzeczy. Dzwoni kolega, matka lub znajomy, szef przychodzi z pilną pracą lub skończyła Ci się kawa i musisz biec do supermarketu. Zaplanuj od 5 do 10 minut między zadaniami, aby nieoczekiwane zdarzenie nie zakłóciło natychmiast całego harmonogramu.
   • Nawet jeśli nie dzieje się coś nieplanowanego, miło jest mieć czas między dwoma zadaniami. Możesz wtedy poświęcić trochę czasu dla siebie i spokojnie rozpocząć następne zadanie.
   • Budowanie elastyczności oznacza również, że ustawiasz wcześniejszy czas zakończenia zadania niż ostateczny czas zakończenia. Na przykład, jeśli chcesz ukończyć daną notatkę o godzinie 17:00 w piątki, zaplanuj skończenie jej do czwartku. W ten sposób nie musisz się stresować, jeśli skończy się Twój harmonogram.
5. Wybierz odpowiednią równowagę między zadaniami a czasem wolnym. Zaplanuj godzinę zakończenia każdego dnia. Na przykład, że naczynia są gotowe o 19:00 i masz cały wieczór dla siebie. Lub jeśli korzystasz głównie z codziennego harmonogramu pracy, że wykonałeś całą pracę na ten dzień do 18:00 i możesz wrócić do domu. Na początku może być trudno oszacować, ile czasu potrzebujesz na określone zadania, ale po kilku tygodniach okaże się, że możesz bardzo realistycznie planować i być gotowym we właściwym czasie.
   • Skorzystaj z tej wiedzy, aby zaplanować dzień z określoną godziną zakończenia. Twoim celem jest wykonanie wszystkich zaplanowanych zadań tego dnia. Ale to nie znaczy, że musisz iść dalej za wszelką cenę i poświęcić swój wolny czas. Oczywiście może się zdarzyć, że będziesz musiał pracować w godzinach nadliczbowych w pracy lub że nadal zmywasz naczynia o godzinie 20:00, ale staraj się ograniczyć takie dni do minimum. Zaplanuj czas, który Ci odpowiada i ciesz się wolnym czasem.
   • Trzymaj się zamierzonego czasu zakończenia.Jeśli planujesz myć zęby o 22:00 i leżeć w łóżku o 10:15, trzymaj się tego. Jeśli planujesz zakończyć pracę o 17:30, bądź gotowy i do tego czasu wracaj do domu.
   • Znajdź czas na zabawne rzeczy. Lunch z kolegami, napij się herbaty na słońcu lub poczytaj w mediach społecznościowych. Znajdź równowagę między obowiązkowymi rzeczami a zabawnymi rzeczami, które Ci odpowiadają.
6. Zaplanuj zabawne zajęcia. Możesz łatwiej trzymać się swojego codziennego harmonogramu, jeśli dodasz również zabawne zadania. Może to być również nagroda: jeśli wykonałeś trzy żmudne zadania, możesz zjeść sorbet.
   • Jeśli masz dzień pracy, który jest pełen prezentacji, spotkań i terminów, łatwiej będzie Ci przez to przejść, jeśli masz coś, na co czekasz wieczorem.
   • Jeśli wychodzisz na kolację z przyjacielem, idziesz na randkę lub oglądasz nowy sezon swojego ulubionego programu, umieść to w swoim harmonogramie, aby mieć nad czym pracować.
   • Podczas planowania weź pod uwagę relaksujące zajęcia. Na przykład zaplanuj godzinę wieczorem na ulubiony serial telewizyjny.

Część 3 z 3: Trzymaj się swojego harmonogramu

1. Twórz swój dzienny harmonogram każdego dnia o tej samej porze. Jeśli będziesz układać swój plan dnia o tej samej porze każdego dnia, stanie się to rutyną. Po kilku tygodniach robisz to automatycznie, a sporządzenie harmonogramu to bułka z masłem.
   • Resztę dnia możesz zaplanować rano przy pierwszej filiżance kawy lub wieczorem jako ostatnie zadanie dnia. Cokolwiek działa dla Ciebie.
   • Tworzenie harmonogramu jest tak samo częścią twojej rutyny, jak przestrzeganie harmonogramu. Więc także planowanie harmonogramu.
2. Skoncentruj się na jednym zadaniu na raz i wykonuj najpierw duże zadania. Wykonuj zadania pojedynczo, w kolejności, w jakiej je zaplanowałeś. Jeśli nie będziesz trzymać się swojego harmonogramu, to też nie zadziała.
   • W ciągu dnia stajesz się mniej produktywny. Dlatego upewnij się, że wykonujesz najważniejsze zadania, gdy wciąż masz wystarczająco dużo energii. Wykonuj zadania wymagające mniejszego myślenia w ciągu dnia, takie jak archiwizacja poczty lub sortowanie dokumentów.
   • Jeśli próbujesz robić kilka rzeczy w tym samym czasie lub rozpraszają Cię czynności, których nie ma w Twoim harmonogramie, bardzo trudno jest trzymać się harmonogramu. Skoncentruj się na zadaniu, które zaplanowałeś na ten moment. Im szybciej wykonasz zaplanowane zadania, tym szybciej będziesz mógł zacząć robić fajne rzeczy.
   • Oczywiście są chwile, kiedy nie możesz trzymać się swojego harmonogramu. Nadchodzi pilna praca lub e-mail od szefa, na który należy natychmiast odpowiedzieć. Na szczęście masz wbudowaną swobodę w swoim kalendarzu, dzięki czemu masz czas na pilne dodatkowe zadania. Jeśli nie jest to pilne, zaplanuj obsługę dodatkowego zadania na później.
3. Sprawdź, które zadania wykonałeś. Odznaczanie zadań daje dobre samopoczucie; pokazujesz, co osiągnąłeś. Pomoże Ci to trzymać się harmonogramu.
   • Zaraz po wykonaniu zadania zaznacz je. Jeśli masz harmonogram na papierze, możesz skreślić zadanie. W aplikacji często istnieje możliwość oznaczenia zadania jako „zakończonego”. Kiedy widzisz, co odhaczyłeś pod koniec dnia, daje to poczucie satysfakcji.
   • Odznaczanie ukończonych zadań pomaga również łatwo zobaczyć, co już zrobiłeś, a co jeszcze musisz zrobić. Pokazuje dobrze, czy nadal postępujesz zgodnie z harmonogramem.
   • Jeśli nie możesz wykonać wszystkich zadań, nie musi to stanowić problemu. Możesz przenieść mniej pilne zadania na następny dzień. Gdy tylko zdobędziesz większe doświadczenie w tworzeniu harmonogramu dnia, przekonasz się, że możesz lepiej oszacować, ile czasu zajmuje zadanie i ile czasu musisz przeznaczyć na nieoczekiwane rzeczy.
4. Daj sobie trochę wolnego czasu. Upewnij się, że w planowaniu masz czas dla siebie. Jeśli jesteś zajęty nie tylko obowiązkowymi rzeczami, ale także rozrywkami, łatwiej jest trzymać się swojego harmonogramu. Stwórz realistyczny harmonogram i weź pod uwagę wystarczającą liczbę przerw.
   • Jeśli na początku dnia widzisz harmonogram, który jest wypełniony obowiązkowymi zadaniami i nie ma miejsca na zabawne rzeczy, nie jest to motywujące. Spróbuj rozłożyć mniej przyjemne rzeczy na różne dni, aby każdego dnia mieć czas na zabawę.
   • Po tygodniu oceń swój harmonogram. Czy Twój harmonogram jest realistyczny? Czy jest wiele zadań, których nie byłeś w stanie wykonać lub czy zostało Ci więcej czasu, niż się spodziewałeś? Skorzystaj z tego podczas planowania nadchodzącego tygodnia. W ten sposób twoje planowanie staje się lepsze.
   • Zostaw wystarczająco dużo czasu na zabawne rzeczy i jednocześnie dokonaj realistycznego planowania. Niezależnie od tego, czy chodzisz do szkoły, czy pracujesz osiem godzin dziennie, pamiętaj, że nie możesz być produktywny przez cały dzień. Nawet w ośmiogodzinny dzień pracy od czasu do czasu musisz iść do toalety, napić się kawy dla kolegów lub po prostu od czasu do czasu gapić się przez okno. Pamiętaj więc, że nie będziesz w 100% produktywny przez te pełne osiem godzin.
   • Spróbuj najpierw wykonać zadania, które uważasz za najbardziej irytujące. Zauważysz, że możesz wtedy wykonywać inne zadania z większą energią.
   • Jeśli wiesz, że po obiedzie masz kryzys, nie planuj zadań, które wymagają dużo energii zaraz po obiedzie.
5. Miej planowanie pod ręką. Czy to notatnik, kalendarz czy aplikacja, miej ze sobą swój harmonogram, aby zawsze sprawdzić, co zaplanowałeś i odhaczyć wykonane zadania.
   • Łatwiej jest trzymać się harmonogramu, jeśli regularnie go sprawdzasz.
   • Jeśli ktoś poprosi Cię o zrobienie czegoś, możesz od razu sprawdzić swój harmonogram, aby zobaczyć, czy (i kiedy) masz na to czas.
   • Nie bój się zmieniać swojego harmonogramu. Zwłaszcza jeśli wykonałeś już najważniejsze zadania tego dnia, możesz łatwo dostosować swój harmonogram na resztę dnia, a nawet przenieść zadania na następny. Twój harmonogram nie jest prostą kurtką i nie ma problemu z odkładaniem zadań, które nie są pilne. Upewnij się, że nie przekazujesz wszystkiego dalej, aby później wpaść w kłopoty.

Porady

• Daj sobie wystarczająco dużo czasu na wykonanie każdego zadania.
• Miej planowanie pod ręką.
• Zaznacz ukończone zadania.
• Planuj duże zadania na początku dnia.
• Daj sobie trochę wolnego czasu.
• Przygotuj swój harmonogram na następny dzień za każdym razem o tej samej porze.
• Oceń swój tydzień i dostosuj harmonogram na następny tydzień, aby ułatwić jego przestrzeganie.
• Nie poświęcaj snu na naukę. Jeśli następnego dnia zaczniesz zmęczony, trudniej będzie Ci dotrzymać harmonogramu. Zachowaj równowagę między czasem wolnym a pracą.