Zawartość

• Do kroku
• Część 1 z 3: Przygotowanie raportu z wyników
• Część 2 z 3: Tworzenie znaczących treści
• Część 3 z 3: Używanie efektywnego języka
• Porady

Czy musisz napisać raport z wyników? Wymaga tego wiele stanowisk i często są to samooceny, w których należy zdać sprawę z tego, co robiłeś przez cały rok. Mogłeś zamiast tego napisać raport ze spotkania. Wiedza o tym, jak poprawnie napisać taki raport, może mieć duży wpływ na to, czy zostaniesz uznany za udany, czy nie.

Do kroku

Część 1 z 3: Przygotowanie raportu z wyników

1. Zacznij od akapitu podsumowującego. Podsumuj przegląd u góry oceny. Poinformuj czytelników o ogólnej wydajności.
   • Być może piszesz raport wyników dla organizacji non-profit. Możesz podsumować sukcesy, takie jak zorganizowanie udanych wydarzeń dla interesariuszy, zdobycie uznania w branży i poszerzenie bazy klientów.
   • Nie musisz zaśmiecać podsumowania szczegółami. Tutaj podsumujesz najważniejsze punkty. Zapewniasz przegląd. Postaraj się, aby raport nie był zbyt długi. Dwie strony to dobra zasada, chyba że pracodawca ma konkretne życzenie. Zapytaj swojego pracodawcę, czy istnieje zalecany format.
2. Podaj szczegóły w celu wsparcia każdego punktu podsumowania. Teraz należy na początku uzasadnić główne punkty podsumowania, a szczegóły w dalszej części raportu.
   • Użyj konturu tekstu. Organizuj różne obszary w osobnych akapitach i używaj podtytułów pod każdym nagłówkiem. Na przykład jeden z twoich akapitów może nosić nazwę „Zorganizowane wydarzenia”.
   • Pod takim nagłówkiem możesz zamieścić (z punktorami lub literami) krótkie podsumowanie każdego wydarzenia, jego celu i tego, jak pomogło w misji grupy. Bądź konkretny tutaj.
3. Użyj profesjonalnego formatu. Nie zbieraj raportu. Chcesz, żeby raport wyglądał na uporządkowany, profesjonalną czcionką i ładnym papierem.
   • Utwórz tytuł i wyśrodkuj go u góry strony. Użyj pogrubionych nagłówków, aby uporządkować informacje.
   • Podaj podstawowe informacje u góry raportu. Przedstaw daty objęte oceną oraz imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, która ją utworzyła.
4. Prowadź dziennik za cały dany okres. Będzie to o wiele łatwiejsze, jeśli będziesz na bieżąco śledzić postępy.
   • Prowadź dziennik lub folder, w którym będziesz śledzić swoje wyniki w okresie próbnym. To znacznie ułatwi Ci życie, gdy przyjdzie czas na napisanie raportu.
   • Niezastosowanie się do tego może skutkować zapomnieniem ważnych osiągnięć, które miały miejsce na początku okresu.

Część 2 z 3: Tworzenie znaczących treści

1. Przypominaj ludziom o swoich celach i oczekiwaniach dotyczących wyników. Musisz przypomnieć ludziom, jakie były cele na początku okresu ewaluacji. Jakie były cele? Jakie są oczekiwania wobec zadania? Jeśli nie wiesz, poproś o to swojego pracodawcę.
   • Następnie wyjaśnij, w jaki sposób zostały one osiągnięte, pokazując rzeczywiste liczby. Chodzi o to, aby porównać swoje działania lub wyniki z oryginalnymi projektami.
   • Na przykład: jeśli zebrałeś więcej pieniędzy niż oczekiwano, będzie to pozytywnie odbierane przez inwestorów lub przełożonych. Jeśli jednak nie podasz benchmarku, trudniej będzie ocenić, czy iw jakim stopniu był to sukces.
2. Dostarcz materiał filmowy. Dołącz kilka wykresów lub wykresów, jeśli uważasz, że pomogą one czytelnikowi ocenić prezentowane dane.
   • Pamiętaj, że niektórzy czytelnicy przejrzą raport tylko dlatego, że prawdopodobnie będą zajęci. Dlatego pomoce wizualne mogą często skuteczniej przekazywać Twój punkt widzenia.
   • Jednak nie bombarduj czytelnika zbyt wieloma wykresami. Wybierz jeden lub dwa wykresy, które podkreślają główne punkty.
3. Skoncentruj się na CAR. Ta technika pomaga udokumentować swoje wyniki. To oznacza wyzwanie, działanie i wyniki. Pomoże Ci to zorganizować swoje występy.
   • Zobacz wyzwanie zadania. Następnie opisz działania podjęte w celu rozwiązania problemu, a następnie udokumentuj wyniki. Na przykład, powiedzmy, że jesteś menedżerem w restauracji. Możesz napisać: Wyzwanie - kolejki zrobiły się zbyt długie w porze obiadowej, zwiększając skargi klientów o 10 procent. Działanie - kelnerka została wysłana godzinę wcześniej, aby zwiększyć liczbę pracowników w godzinach szczytu. Wynik - Reklamacje klientów dotyczące długiego czasu oczekiwania zmniejszyły się do dwóch, co stanowi spadek o 80 procent.
   • Najważniejsze jest, aby być konkretnym. Ogólne osiągnięcia, takie jak „Jestem graczem zespołowym”, nie mają większego sensu, ponieważ każdy może powiedzieć takie rzeczy. Kluczem jest powiązanie wyników z podstawowymi zagadnieniami i wykazanie sukcesu poprzez dane i specyfikacje.
4. Wskaż swoją metodologię. Jeśli Twój program obejmował jakąś formę zbierania danych, dobrym pomysłem jest krótkie wyjaśnienie zastosowanej metodologii.
   • Poinformuj czytelników o przyczynie wybranej metody badawczej. Wyjaśnij korzyści i wyniki ankiety. Dlaczego była to wiarygodna metoda? Na przykład użyj scenariusza restauracji, aby wyjaśnić, dlaczego stosowanie skarg jako metodologii ma sens.
   • Wyjaśnij, co oznaczają dane badawcze i co starałeś się osiągnąć dzięki badaniu.
5. Skoncentruj się na sobie występ. Aby dopracować osiągnięcia, które chcesz zaprezentować, zastanów się, z czego jesteś najbardziej dumny w tym okresie. Może to był twój uspokajający wpływ na zaniepokojonych gości. Może chodziło o szkolenie innych. Nie rzucaj zbyt wielu szczegółów przed czytelników.
   • Inną metodą, której możesz użyć, jest metoda STAR. Ta metoda składa się z krótkiego opisu sytuacji i zadania, działań podjętych w celu ich osiągnięcia oraz osiągniętych wyników. Podobnie jak w przypadku metody CAR, celem jest tutaj powiązanie problemów z wynikami i wyjaśnienie, w jaki sposób je osiągnąłeś.
   • Skoncentruj się na takich kwestiach, jak trudność, wyjątkowość, pierwszy raz, wysoka widoczność, dotrzymywanie terminów, innowacje oraz zakres i wpływ Twojej pracy.
   • Przykładem tego jest wyjaśnienie, że kiedy zaczynałeś jako kierownik oddziału, roczna rotacja pracowników wynosiła 35%. Wdrożyłeś ankietę satysfakcji pracowników, założyłeś opiekę mentorską i rozpocząłeś cotygodniowe spotkanie pracowników. W rezultacie rotacja pracowników spadła do 15 procent. Jak pokazuje ten przykład, wydajność nie musi być przesadnie dosłowna, o ile zawiera prawidłowe linki.
6. Wyjaśnij swoją wartość. Nie tylko powiedz, jakie są Twoje wyniki, ale także wyjaśnij, dlaczego te wyniki są wartościowe dla organizacji.
   • Na przykład załóżmy, że zacząłeś organizować spotkania pracowników. I wtedy? Jaką wartość ma to dla organizacji? Pomyśl o tym dokładnie. Jeśli nie ma konkretnej wartości, być może będziesz musiał podkreślić coś innego.
   • Jeśli zebrania pracowników pomogły podnieść morale pracowników, o czym świadczy spadek liczby zwolnień lekarskich (co pozwoliło zaoszczędzić pieniądze pracodawcy), to udowodniłeś swoją wartość.
7. Sprawdź raport przed przesłaniem. Przegapisz cel raportu ukończenia, jeśli przekażesz coś niespójnego, co jest nieprofesjonalne.
   • Sprawdź raport pod kątem błędów gramatycznych, interpunkcyjnych i ortograficznych. Zostaw raport na noc i przeczytaj go ponownie następnego dnia rano. Nie pisz raportu w ostatniej chwili.
   • Wydrukuj wersję papierową i sprawdź, czy nie zawiera błędów podczas korekty. Czasami oczy człowieka są tak przywiązane do ekranu komputera, że ​​oczywiste błędy nie są już zauważane.

Część 3 z 3: Używanie efektywnego języka

1. Negatywne rzeczy wyrażaj w pozytywny sposób. Jeśli jest coś, w czym nie spełniłeś oczekiwań, lepiej tego nie unikać. Nie rób tego w centrum raportu, ale skoncentruj się na nim.
   • Traktuj obszary, w których nie radziłeś sobie tak dobrze, pozytywnym językiem. Na przykład skup się na konkretnych krokach, które podejmujesz, aby rozwiązać problem, zamiast skupiać się na winie lub przeprosinach.
   • Nie obwiniaj innych w raporcie o wynikach. Skoncentruj się na tym, co zrobiłeś. Bądź pozytywny. Skoncentruj się na rzeczach, które Ty lub Twoja grupa zrobiliście dobrze. Określ obszary, które możesz podkreślić.
2. Używaj liczb i statystyk. Jeśli potrafisz być bardzo konkretny, twoje odpowiedzi będą bardziej wiarygodne. Tam, gdzie to możliwe, uzasadnij to, co mówisz, czymś wymiernym.
   • Ogólne superlatywy, takie jak „doskonały” czy „niezawodny”, nie mają większego sensu. Powiedzenie komuś, że miałeś „wspaniały rok”, to coś, co każdy może powiedzieć.
   • Zapamiętaj to zdanie: nie mów, pokaż to. Zamiast mówić ludziom, że miałeś wspaniały rok, pokaż im swoje osiągnięcia poprzez szczegółowe informacje i dane. Zamiast mówić, że jesteś dobry w relacjach z klientami, przytocz wyniki ankiet satysfakcji klientów, otrzymane listy i spadek liczby skarg klientów.
   • Dane dotyczące użytkowania. Powiedzenie, że zarządzałeś dużą liczbą pracowników, nie znaczy wiele, jeśli nie jest jasne, jak duża była ta liczba. Użyj liczb, aby wyrazić wielkość budżetu i nakreślić rozmiar zadań.
3. Zawsze mów prawdę. Nie przesadzaj. Nie kłam. Jeśli zostaniesz złapany na kłamstwie, możesz mieć duże kłopoty.
   • Innym problemem związanym z kłamstwem, nawet przez oczywiste zaniedbanie, jest to, że w końcu stracisz pewność siebie i nie będziesz w stanie się poprawić.
   • Raczej przedstaw uczciwą ocenę okresu ewaluacji, z uwzględnieniem zarówno słabych, jak i pozytywnych punktów. Zajmij się słabymi stronami. Po prostu znajdź na to pozytywny sposób.
4. Daj innym uznanie, na jakie zasługują. Wiele kursów pisania biznesowego i technicznego nie zaleca używania zaimka „I”. W niektórych przypadkach możesz to zrobić w raporcie wydajności.
   • Możesz na przykład powiedzieć: „Zatrudniłem 100 osób”. Nie zapomnij jednak o innych osobach, które przyczyniły się do sukcesu. Skonsultuj się z zespołem (jeśli dotyczy).
   • Otrzymujesz dodatkowe punkty, jeśli nie wyglądasz na aroganckiego. Zmień strukturę zdania, tak aby nie zaczynało się od słowa „ja”.

Porady

• Nigdy nie rób złych notatek w raporcie o wynikach. Prawie zawsze opłaca się pozostać pozytywnym.
• Używaj profesjonalnego, formalnego języka.