Zawartość

• Do kroku
• Część 1 z 3: Planowanie raportu z pracy
• Część 2 z 3: Sporządzenie raportu z pracy
• Część 3 z 3: Zapewnienie skuteczności raportu
• Porady
• Ostrzeżenia

Pisanie raportu z pracy może być imponujące, chociaż może być łatwiejsze niż myślisz. Raporty z pracy są zwykle używane w celu wyjaśnienia postępów projektu pracy lub przedstawienia wniosków i zaleceń dotyczących kwestii związanych z miejscem pracy. Aby łatwo napisać skuteczny raport z pracy, zacznij od rozważenia celu, odbiorców, badań i przesłania. Następnie przygotuj raport, korzystając ze standardowego formatu raportu biznesowego. Na koniec możesz zmodyfikować raport, aby był skuteczny.

Do kroku

Część 1 z 3: Planowanie raportu z pracy

1. Określ cel i przedmiot raportu. Może ktoś poprosił cię o raport. Prawdopodobnie we wniosku zostanie uwzględniony cel lub temat. Jeśli nie masz pewności, jaki jest cel lub temat, zastanów się, co przekazujesz swoim odbiorcom. Możesz również poprosić swojego szefa lub przełożonego o wyjaśnienie.
   • Na przykład celem może być analiza problemu biznesowego, wyjaśnienie wyników projektu, nad którym pracowałeś, lub przedstawienie przełożonemu przeglądu postępów w pracy.
2. Określ ton i język odpowiedni dla grupy docelowej. Zastanów się, co już wiedzą docelowi odbiorcy, a także żargon, który zrozumieją. Pisząc raport z pracy, często możesz użyć bardziej profesjonalnego języka i żargonu niż podczas pisania dla ogółu społeczeństwa.
   • Kto przeczyta raport? Uwzględnij wszystkich ze swoich odbiorców, którzy mogliby rozsądnie wykorzystać raport.
   • Jeśli piszesz dla różnych typów czytelników, dołącz wszystkie niezbędne informacje, aby nawet najmniej poinformowany czytelnik mógł je łatwo zrozumieć. Jednak używaj nagłówków dla każdej sekcji, aby poinformowani czytelnicy mogli pominąć informacje, które są dla nich niepotrzebne. Możesz również dołączyć sekcje dla każdej grupy odbiorców, aby spełnić jej indywidualne potrzeby.
3. Zbierz swoje badania i materiały pomocnicze, jeśli dotyczy. Uwzględnij materiały użyte do wyciągnięcia wniosków lub sformułowania zaleceń. Będziesz się do tego odnosił podczas przygotowywania raportu i być może będziesz musiał zamieścić to w załącznikach do raportu. Oto rodzaje rzeczy, które należy uwzględnić podczas przygotowywania raportu:
   • Szczegóły finansowe
   • Tabele
   • Wykresy
   • Statystyka
   • Ankiety
   • Kwestionariusze
   • Rozmowy z ekspertami, współpracownikami, klientami itp.
4. Wyświetlaj swoje postępy podczas pisania raportu o postępach. Dobry raport z postępów daje szybki przegląd wykonanej pracy, tego, co będziesz robić i czy projekt jest na dobrej drodze. Najlepiej jest myśleć o tym jako o odpowiedzi na pytania, jakie ludzie mają na temat twojego projektu. Oto, co należy zawrzeć w raporcie:
   • Czy zmienił się termin realizacji projektu?
   • Jakie zadania wykonywałeś od ostatniego raportu z postępów?
   • Jakie zadania będziesz robić dalej?
   • Czy jesteś na dobrej drodze, aby zakończyć projekt na czas? Jeśli nie, to dlaczego?
   • Jakie wąskie gardła napotkałeś i jak zamierzasz je rozwiązać?
   • Czy nauczyłeś się czegoś w tym miesiącu?
5. Zrób zarys z informacjami, które należy uwzględnić w raporcie. Zapisz swoje pomysły w konspekcie i użyj go jako pomocy w pisaniu. Robiąc to, opracuj nagłówki swojego raportu, aby pomóc Ci uporządkować to, co masz do powiedzenia. Przegląd nie musi być schludny ani dobrze opracowany, ponieważ jest przeznaczony tylko do własnego użytku.
   • W większości przypadków raport należy rozpocząć od wyjaśnienia wyników i wniosków lub zaleceń. Następnie wyjaśnij, jak doszedłeś do tego punktu i, jeśli dotyczy, swoje uzasadnienie.
   • Jeśli masz zamiar sformułować kontrowersyjny wniosek lub zalecenie, najpierw wyjaśnij proces i uzasadnienie, aby docelowi odbiorcy mogli zrozumieć, dlaczego wpadłeś na ten pomysł.

Część 2 z 3: Sporządzenie raportu z pracy

1. Użyj strony tytułowej lub strony tytułowej. Strona tytułowa powinna zawierać nazwę raportu, a następnie - w osobnym wierszu - datę jego przesłania. W trzecim wierszu podajesz nazwiska wszystkich autorów. Następnie wpisz nazwę swojej organizacji w czwartym wierszu.
   • W niektórych przypadkach możesz również dołączyć list motywacyjny wyjaśniający, dlaczego napisałeś raport, co się z nim wiąże i co Twoim zdaniem należy zrobić dalej. Jest to bardziej powszechne w przypadku raportów, których przygotowanie zajęło dużo czasu lub wymagają dodatkowego wyjaśnienia, zanim czytelnik obejrzy sam raport.
   • W raporcie postępu podajesz swoje imię i nazwisko, nazwę projektu, datę i okres raportowania na stronie tytułowej. Umieść każdy element w osobnym wierszu. Możesz oznaczyć każdy wiersz etykietą „nazwa”, „nazwa projektu”, „data” i „okres raportowania” lub po prostu podać informacje.
   • Zapytaj swojego szefa, czy są jakieś konkretne zalecenia dotyczące formatowania raportu z pracy. On lub ona jest najlepszym źródłem do przygotowania raportu.
2. Podaj podsumowanie najważniejszych informacji. Uwzględnij swoje wnioski, uzasadnienia i zalecenia. Pozwala to zrozumieć główne punkty raportu bez konieczności czytania raportu w całości. Nie musisz pisać szczegółowych wyjaśnień, ale czytelnik powinien być w stanie zrozumieć, o czym jest raport. Podsumowanie powinno zawierać od jednej do pięciu stron.
   • Nie musisz podsumowywać całego raportu. Skoncentruj się tylko na głównych ideach w raporcie, takich jak główne zalecenia lub wnioski, które przedstawiasz.
   • Jeśli piszesz raport postępu, możesz pominąć tę sekcję.
3. Dołącz spis treści z zawartością raportu. Wskaż nagłówki sekcji w spisie treści i numery stron, na których zaczyna się ta sekcja. Pozwala to czytelnikom na łatwe poruszanie się po raporcie w celu znalezienia niezbędnych informacji.
   • Użyj tytułów i nagłówków dla każdej sekcji, aby raport był czytelny.
   • Pisząc raport z postępów, zazwyczaj nie musisz dołączać spisu treści, chyba że szef tego woli. Jednak dodaj tytuły i nagłówki dla każdej sekcji, aby ułatwić nawigację po raporcie.
4. Napisz wprowadzenie aby przedstawić przegląd raportu. Powiedz czytelnikowi, dlaczego napisałeś ten raport z pracy. Podsumuj kontekst otaczający raport i wyjaśnij swój cel. Podaj pytania, na które odpowiesz, lub problem, który rozwiążesz. Wskaż termin raportu i plan działania wraz z jego treścią.
   • Wprowadzenie nie musi być długie. Bądź bezpośredni i konkretny, aby czytelnik zrozumiał kontekst i cel bez długich wyjaśnień.
   • Napisz dwa do czterech akapitów na wprowadzenie.
   • W sprawozdaniu z postępu prac wprowadzenie może zawierać nie więcej niż jeden lub dwa akapity. Powinien zawierać podsumowanie projektu i tego, co chcesz osiągnąć. Możesz również wskazać, co już wykonałeś i co będziesz robić dalej.
5. Wyjaśnij wyniki lub wnioski, które przedstawiasz. Przedstaw podstawowe informacje o badaniach lub ocenach przeprowadzonych w związku z tym projektem. Następnie omów i zinterpretuj swoje obserwacje oraz ich związek z przedmiotem raportu.
   • W większości przypadków ta sekcja zawiera akapit wprowadzający i listę wniosków, do których doszedłeś.
   • Oto jak wygląda jeden wniosek: „1. Nasza populacja się starzeje, co prowadzi do większych zagrożeń dla zdrowia naszych klientów ”.
   • Kiedy piszesz raport z postępów, nie masz żadnych wyników ani wniosków do przedstawienia. Zamiast tego wypisz swoje osiągnięcia lub ukończone zadania w sekcji po wprowadzeniu. W tej sekcji możesz również napisać krótki akapit składający się z 2 do 4 zdań. Jednak lista jest zwykle wystarczająca. Możesz wymienić: „200 euro zebrane na opłacenie namiotu festiwalowego”, „Zakontraktowany z partią plan zarządzania planowaniem festiwalu” oraz „przebadanie 1500 mieszkańców w celu zebrania opinii publicznej”.
6. Podaj zalecenia na przyszłość. Twoje zalecenia powinny wyjaśniać, co stanie się w przyszłości. Wyjaśnij, co dadzą rozwiązania i jak odnoszą się do twoich wniosków. Po napisaniu wyjaśnienia podaj swoje zalecenia w postaci punktów akcji na ponumerowanej liście. Wypisz swoje rekomendacje od najważniejszych do najmniej ważnych.
   • Na przykład możesz napisać: „1. Należy przeszkolić wszystkich pracowników w zakresie wykonywania resuscytacji ”.
   • Jeśli piszesz raport postępu, zamiast tego określ zadania lub cele, które chcesz osiągnąć w następnym okresie pracy. Na przykład możesz wyświetlić listę „Znajdź dostawców na festiwal”, „Zatwierdź projekty festiwalowe” i „Zamów plakaty promocyjne”.
7. Omów proces i rozumowanie, które doprowadziło do twoich wniosków. Wyjaśnij, w jaki sposób rozwiązałeś temat, problem lub problem. Przejrzyj swoje obserwacje, a następnie wyjaśnij, w jaki sposób prowadzą one do twoich zaleceń. Podziel dyskusję na różne sekcje z nagłówkami, które mówią czytelnikowi, co jest w tej sekcji.
   • Obejmuje to dłuższą dyskusję na temat badań i ocen.
   • Ta sekcja powinna być najdłuższa w rekordzie.
   • Jeśli piszesz raport postępu, możesz pominąć tę sekcję. Zamiast tego dołącz sekcję dotyczącą przeszkód, które napotkałeś podczas pracy nad projektem i sposobu, w jaki je pokonałeś. Można napisać: „Wielu mieszkańców nie zwróciło ankiety, ponieważ nie była to przesyłka pocztowa. W przyszłości będziemy uwzględniać przedpłaconą pocztę w naszych ankietach lub umożliwić mieszkańcom wypełnianie ankiet w formie cyfrowej ”.
8. Wymień wszystkie odniesienia, które wykorzystałeś podczas przygotowywania raportu. Odnośniki mogą obejmować artykuły z czasopism, artykuły informacyjne, wywiady, ankiety, kwestionariusze, statystyki i inne powiązane informacje. Cytuj te odniesienia na końcu raportu i oznacz stronę jako „Referencje”.
   • O ile nie określono inaczej, w raportach biznesowych należy stosować format APA.
   • Możesz pominąć tę sekcję, jeśli przygotowujesz raport postępu.
9. Załącz załączniki do materiałów, takich jak ankiety, kwestionariusze lub e-maile. Nie każdy raport z pracy wymaga załączników. Możesz je jednak dołączyć, jeśli chcesz przekazać czytelnikom materiał, do którego się odniosłeś, lub jeśli chcesz podać dodatkowe informacje, które pomogą im lepiej zrozumieć temat lub Twoje obserwacje. Oznacz każdy załącznik oddzielną literą.
   • Na przykład: „Dodatek A”, „Dodatek B” i „Dodatek C.”
   • Jeśli piszesz raport postępu, nie musisz uwzględniać tej sekcji.
10. Zamknij krótkie podsumowanie wraz z podsumowaniem swoich obserwacji lub postępów. Być może nie będziesz musiał wyciągać wniosków, ale napisanie ich może być miłym podsumowaniem twoich wysiłków. Podsumuj swoje wnioski w trzech do czterech zdań podsumowujących informacje przedstawione w raporcie.
    • Można by napisać: „Projekt planowania festiwalu sztuki przebiega zgodnie z planem i zostanie ukończony zgodnie z harmonogramem. Zakończyliśmy 90% naszych działań związanych z planowaniem wstępnym i obecnie koncentrujemy się na zakupie niezbędnego sprzętu. Projekt nie ma żadnych wyjątkowych przeszkód, ale będziemy stopniowo usuwać wszelkie przyszłe przeszkody ”.

Część 3 z 3: Zapewnienie skuteczności raportu

1. Używaj wyraźnych nagłówków, aby ułatwić odbiorcom poruszanie się po raporcie. Twórz nagłówki, które są bezpośrednie i przechodzą od razu do sedna. Czytelnik musi dokładnie wiedzieć, co zawiera raport.
   • Nagłówki mogą zawierać wprowadzenie, wykonane zadania, cele na następny kwartał, przeszkody i rozwiązania oraz wnioski.
   • Dopasuj nagłówki do informacji w raporcie.
   • W raporcie z postępów czytelnikami będą prawdopodobnie Twój przełożony, zespół lub klienci.
2. Użyj prostego i bezpośredniego języka, aby przekazać swoje pomysły. Raport z pracy nie musi zawierać trudnych słów i kreatywnych zdań. Musisz tylko przekazać czytelnikowi swój punkt widzenia. Przedstaw swoje pomysły w najprostszych możliwych słowach i na temat.
   • Można napisać: „Przychody wzrosły o 50% w czwartym kwartale” zamiast „Przychody wzrosły o 50%, aby wygenerować świetne przychody w czwartym kwartale”.
3. Napisz krótko, aby raport był jak najkrótszy. Nadmiarowe pisanie marnuje zarówno Twój czas, jak i czas czytelników. Nie bądź powierzchowny i przejdź od razu do rzeczy.
   • Należy pamiętać, że niektóre raporty z pracy mogą być dość długie, ponieważ mogą zawierać wiele informacji. Jednak twoje pismo zawsze powinno być zwięzłe.
   • W porządku można napisać: `` Sprzedaż wzrosła w ostatnim kwartale po tym, jak siły sprzedaży zastosowały zimne połączenia '', zamiast: `` Widzieliśmy wykładniczy wzrost przychodów w ostatnim kwartale, ponieważ nasi utalentowani i oddani sprzedawcy byli potencjalnymi klientami. dzwoni, aby poprosić ich o zakup większej ilości produktów ”.
4. Wyraź swoje pomysły obiektywnym i nieemocjonalnym językiem. Trzymaj się faktów i pozwól czytelnikowi wyciągnąć własne wnioski na podstawie obiektywnego spojrzenia na temat. Chociaż możesz formułować zalecenia dotyczące problemu, nie próbuj wywoływać emocji czytelników, aby ich przekonać. Pozwól czytelnikowi sformułować własne pomysły i osądy na podstawie obiektywnego spojrzenia na fakty.
   • Zamiast pisać: „Niezaangażowani pracownicy mają niskie morale, co sprawia, że ​​biuro jest bezduszną maszyną”, można napisać: „Pracownicy, których oceny produktywności wypadły niżej niż inni, czują się niezaangażowani”.
5. Unikaj używania slangu oraz słowa „ja” w większości raportów. Może być właściwe użycie wyrażenia „ja” w raporcie postępu, gdy piszesz o projekcie, nad którym pracujesz sam. Jeśli nie, nie używaj słowa „ja” ani innego slangu w swoim raporcie z pracy. Jednak można użyć wyrażenia „ty”, kierując zdanie do zamierzonego czytelnika.
   • Zachowaj profesjonalny język przez cały raport.
6. Przejrzyj raport, aby upewnić się, że nie zawiera błędów. Błędy gramatyczne i ortograficzne podważają profesjonalizm twojego raportu z pracy. Istotne jest, aby przejrzeć raport, aby upewnić się, że nie użyłeś literówek, niewłaściwego sformułowania lub niewłaściwie użytych słów. Najlepiej sprawdzić raport co najmniej dwa razy.
   • Jeśli to możliwe, poproś kogoś innego o sprawdzenie raportu, ponieważ trudno jest wykryć własne błędy.
   • Jeśli pozwala na to czas, należy odłożyć raport na co najmniej 24 godziny przed jego sprawdzeniem.

Porady

• Po napisaniu pierwszego raportu z pracy możesz użyć go jako szablonu do przyszłych raportów.
• Prawdopodobnie masz już szablon raportów z pracy w swoim miejscu pracy. Skontaktuj się ze swoim przełożonym, aby sprawdzić, czy możesz użyć szablonu do swojego raportu.
• Jeśli to możliwe, oprzyj format raportu na istniejącym raporcie z pracy Twojej firmy lub organizacji. Sprawdź akta w swoim biurze lub poproś kolegę lub przełożonego o kopię istniejącego raportu.

Ostrzeżenia

• Jeśli korzystasz z istniejącego raportu jako przykładu, nie kopiuj zawartego w nim sformułowania. Jest to plagiat i może prowadzić do konsekwencji zawodowych.