Zawartość

• Do kroku
• Część 1 z 3: Identyfikacja siebie
• Część 2 z 3: Wyraź swoją opinię
• Część 3 z 3: Podsumowanie
• Porady
• Ostrzeżenia

Jeśli często musisz dzwonić do klientów w sprawie pracy, istnieje duża szansa, że ​​często będziesz musiał opuścić pocztę głosową. Ale co dokładnie powiedzieć po sygnale? Zapamiętywanie wszystkich istotnych informacji do przekazania może być stresujące, co może uniemożliwić wypowiedzenie ważnych szczegółów. Korzystając z systemu poczty głosowej, nigdy więcej nie będziesz musiał nagrywać zdezorientowanych i improwizowanych wiadomości głosowych. Szybko przeglądając listę kontrolną w swojej głowie, możesz upewnić się, że podałeś wszystkie niezbędne informacje i masz większą szansę na oddzwonienie.

Do kroku

Część 1 z 3: Identyfikacja siebie

1. Użyj prawidłowej intonacji. Po rozpoczęciu nagrywania wiadomości powinieneś mówić wyraźnie i zrozumiale. Nie próbuj mamrotać ani mówić zbyt szybko. Postaraj się brzmieć zainteresowanym i radosnym, aby przyciągnąć uwagę słuchacza. Chociaż odbiornik nie może Cię zobaczyć, Twoja ogólna intonacja zostanie odebrana przez telefon, więc upewnij się, że nadajesz właściwą.
   • Wyraź wszystko, co mówisz. Słaby odbiór może zniekształcić Twój głos i spowodować wypadnięcie. Nawet normalny głos może brzmieć jak szmer w telefonie.
   • Twój głos powinien być dostosowany do rodzaju wykonywanego połączenia. Na przykład dobrze jest mówić radośnie, gdy zostawiasz pocztę głosową, aby pogratulować siostrzeńcowi ukończenia szkoły średniej. Jeśli jednak chcesz złożyć kondolencje przyjacielowi pogrążonemu w żałobie, musisz upewnić się, że twój głos jest uroczysty i pełen szacunku.
2. Proszę podać swoje imię i nazwisko. Pierwszą rzeczą do zrobienia jest podanie swojego imienia i nazwiska. W ten sposób osoba, do której dzwonisz, od razu będzie wiedziała, z kim ma do czynienia. W większości sytuacji wystarczy proste „to jest (Twoje imię)”. Jeśli jeszcze kogoś nie spotkałeś, możesz wybrać opcję „mam na imię (Twoje pełne imię i nazwisko)”. Znajomi i krewni rozpoznają Cię bez konieczności identyfikacji. Jeśli jest to rozmowa biznesowa, druga osoba ma natychmiastowe imię, które można skojarzyć z głosem i wiadomością, być może umożliwiając bardziej spersonalizowaną formę komunikacji.
   • Ten krok wydaje się oczywisty, ale dzwoniący często o nim zapominają.
   • Jeśli masz określone stanowisko lub opis siebie, który może być przydatny dla odbiorcy podczas dalszych działań, umieść go po swoim imieniu i nazwisku. Na przykład „Nazywam się Dr. Versluis, radiolog w Szpitalu Uniwersyteckim w Amsterdamie ”lub„ To jest Ariane Janssens, matka Chloe, która jest w klasie z twoją córką ”.
3. Zostaw swój numer telefonu. Podaj swój numer telefonu zaraz po podaniu swojego imienia i nazwiska. Większość dzwoniących czeka do końca poczty głosowej, aby podać swoje dane kontaktowe, ale jeśli odbiorca nie może ich poprawnie zapisać za pierwszym razem, są zobowiązani do ponownego odsłuchania całej wiadomości. Pamiętaj, aby mówić powoli i artykułować wszystko, przekazując swój numer telefonu, aby był zrozumiały.
   • Prostym sposobem umieszczenia swojego numeru telefonu na początku wiadomości jest powiedzenie czegoś w rodzaju „To jest (Twoje imię), mój numer to (Twój numer telefonu)” lub „Moje imię to (imię) i zadzwonię (numer ) ”.
   • Pomimo faktu, że funkcje identyfikacji dzwoniącego są wszechobecne, zawsze zaleca się pozostawienie swojego numeru telefonu na wypadek, gdyby osoba dzwoniąca nie zapisała Twojego numeru lub na wypadek, gdybyś poprosił o oddzwonienie na inny numer.
4. Zapewnij punkt połączenia. Podczas odsłuchiwania biznesowych wiadomości głosowych lub wiadomości od nieznanych nadawców ludzie szybko stają się podejrzliwi lub tracą zainteresowanie, jeśli nie wiedzą, kim jesteś i dlaczego dzwonisz. Zapewnij ich, wspominając o wspólnym znajomym lub referencji, która podała Ci swój numer. To znowu zapewnia, że ​​rozmowa telefoniczna jest bardziej profesjonalna. Poczta głosowa będzie brzmiała mniej inwazyjnie i będzie większe prawdopodobieństwo, że oddzwonimy.
   • Spróbuj zamieścić krótkie wprowadzenie, które wzbudzi zainteresowanie słuchacza, na przykład „Mam twój numer od Patryka, który powiedział mi, że rozważasz sprzedaż swojej łodzi”.
   • Nawet jeśli nie wykonujesz połączenia biznesowego, znalezienie punktu kontaktowego jest ważne, aby uspokoić odbiorcę. „To jest Bob, twój sąsiad naprzeciwko ciebie” jest bardziej osobiste niż „To jest Bob Vermeersch”.

Część 2 z 3: Wyraź swoją opinię

1. Pomyśl wcześniej, co powiesz. Przed opuszczeniem poczty głosowej upewnij się, że dokładnie wiesz, co powiesz. Nie powinno to stanowić problemu, jeśli dzwonisz z jakiegoś szczególnego powodu, ale usłyszenie sygnału dźwiękowego po drugiej stronie i uświadomienie sobie, że ktoś Ci odpowiada, może sprawić, że stracisz orientację, co powiedzieć. Podziel informacje na osobne punkty i omów je wszystkie, zanim się rozłączysz.
   • W przypadku bardzo pilnych lub ważnych wiadomości głosowych rozważ wcześniejsze napisanie przybliżonej wersji skryptu.
   • Jeśli często gubisz połączenie, w kilku słowach skup się na podaniu swojego imienia i nazwiska, numeru, na który chcesz oddzwonić oraz powodu, dla którego dzwonisz.
   • Wyobraź sobie, że wysyłasz wiadomość głosową, aby nawiązać do wczorajszego romantycznego wieczoru. Mentalne szkicowanie wiadomości przed nagraniem może mieć duży wpływ na wyglądanie na chłodnego, spokojnego i skupionego lub jąkającego się i nerwowego.
2. Niech wiadomość będzie zwięzła. Ogranicz wiadomości głosowe do 20-30 sekund. Nie ma wielu sytuacji, w których poczta głosowa musiałaby być dłuższa. Nie powinieneś zanudzać odbiorcy bardzo długim wstępem czy historią. Zachowaj zwięzłość. Nawiasem mówiąc, krótka wiadomość może wzbudzić większą ciekawość i skłonić kogoś do powrotu, podczas gdy inaczej mogłoby nie być.
   • Z drugiej strony, wiadomość głosowa, która jest zbyt krótka, może sprawić, że odbiorca poczuje się nieważny, co pozwoli mu usunąć ją bez odsłuchiwania. Jest to szczególnie ważne, gdy dzwonisz z numeru prywatnego.
   • Celem pozostawienia poczty głosowej jest skłonienie kogoś do oddzwonienia. Nie jest intencją podania wszystkich informacji, bo taki był cel rozmowy telefonicznej.
3. Zacznij od najważniejszych informacji. Idź prosto i jasno określ powód, dla którego dzwonisz. Jeśli sprawdzasz tylko, na przykład, kiedy masz propozycję zakupu czegoś lub jeśli śledzisz transakcję lub chcesz potwierdzić spotkanie, musisz to wyjaśnić odbiorcy. Twój słuchacz szybko straci zainteresowanie, jeśli na początku nie powiesz mu, dlaczego się z nim kontaktujesz.
   • Nie masz dużo czasu, aby przedstawić swój punkt widzenia. Jeśli nie jesteś bezpośredni, Twój słuchacz usunie wiadomość, zanim usłyszy kluczowe informacje.
   • Lepiej dostać od razu złe wieści, takie jak „Tatuś jest w szpitalu”. Resztę wiadomości wykorzystaj jako pocieszenie i wyjaśnienia. W każdym razie jest to lepsze niż omijanie tematu i pozwalanie słuchaczowi na zmartwienia.
4. Bądź osobisty i szczery. Oprzyj się pokusie wykorzystania spreparowanego, powszechnie brzmiącego „głosu telefonu”. Po prostu bądź miły, bądź sobą i mów naturalnie. Ludzie wiedzą, kiedy próbują coś sprzedać w określony sposób i są bardziej skłonni dać ci szansę, jeśli uważają, że zwracasz się do nich jak równych sobie.
   • Kiedy brzmisz, jakbyś czytał scenariusz, Twój słuchacz poczuje się, jakbyś wykonywał kolejny telefon, ponieważ musisz.

Część 3 z 3: Podsumowanie

1. Zadaj konkretne pytanie lub prośbę o coś. Podczas wypełniania wiadomości należy wyraźnie określić, dlaczego chcesz, aby odbiorca oddzwonił. Zadaj konkretne pytanie lub poproś o coś, co skłoni ich do odebrania telefonu. Jeśli po wysłuchaniu poczty głosowej czują się zdezorientowani lub nie są pewni, czego dokładnie chcesz, oznacza to, że poczta głosowa nie trafiła w cel.
   • Spróbuj sformułować takie wyrażenia, jak „Daj mi znać, jeśli podoba Ci się przepis, który Ci wysłałem” lub „Chciałbym poznać Twoje zdanie na temat tej propozycji”.
   • Ludzie są bardziej zmotywowani do kontaktu, gdy masz konkretną prośbę, zamiast po prostu mówić „oddzwoń”.
2. Zwykle podaj swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Uzupełnij wiadomość, ponownie podając swoje imię i nazwisko oraz informacje kontaktowe. Powtórz piosenkę dwa razy, aby słuchacz mógł ją poprawnie zapisać i nie zrozumiał źle numeru. Pamiętaj, aby podać wszelkie szczegóły, które mogą być pomocne dla twojego słuchacza, aby oddzwonić, takie jak kiedy jesteś dostępny i niedostępny oraz najlepsza pora dnia, aby zadzwonić.
   • Wymienianie swojego numeru telefonu więcej niż dwa razy pod koniec rozmowy jest przesadą i może nawet zostać zinterpretowane jako niegrzeczne.
   • Jeśli jest to codzienna wiadomość do przyjaciela lub członka rodziny, nie przejmuj się tym krokiem.
3. Unikaj długiego zakończenia. Kiedy nadejdzie czas, aby się rozłączyć, nie rozciągaj wiadomości niepotrzebnie. O ile nie jest to osobisty telefon z ukochaną osobą, nie ma potrzeby życzyć komuś kolejnego miłego dnia. Uwaga odbiorcy zniknie w miarę kontynuowania wiadomości, więc staraj się nie tracić uwagi na końcu. Podziękuj im za poświęcony czas i zostaw im kolejny krok komunikacji.
   • Uprzejmie uzupełnij coś w rodzaju „Czekam na wiadomość od Ciebie” jest cieplejsze i dlatego skuteczniejsze niż ogólne, komercyjne zwroty, takie jak „Życzę miłego dnia”.
   • Nie możesz podsumować ani podsumować swojego posta na końcu. Jeśli odbiorca musi ponownie usłyszeć określony szczegół, może później odtworzyć wiadomość.

Porady

• Pomyśl przez chwilę o otrzymanych wiadomościach głosowych, które sprawiły, że pomyślałeś „czego ta osoba ode mnie chce?”. Zostaw wiadomość głosową, którą chciałbyś otrzymać.
• Jeśli jest to istotne dla odbiorcy, oprócz numeru telefonu możesz również podać swój adres e-mail lub inną metodę kontaktu.
• Nie zapomnij podać daty, jeśli udostępniasz informacje wrażliwe na czas.
• Uśmiechnij się! Można to poczuć nawet przez telefon.
• Jeśli dzwonisz w delikatnym temacie, powinieneś ograniczyć informacje, które podajesz w poczcie głosowej, na wypadek gdyby zostały usłyszane przez inne osoby.
• W sytuacji awaryjnej lub klęski żywiołowej możesz użyć wychodzącej wiadomości poczty głosowej, aby powiadomić innych, że wszystko w porządku.

Ostrzeżenia

• Jeśli próbujesz skłonić kogoś do oddzwonienia, nie rozmawiaj o poprzednich nieudanych połączeniach. Może się to wydawać denerwujące, przez co słuchacz będzie mniej komfortowo rozmawiając z tobą.
• W sytuacjach biznesowych należy zawsze zostawić wiadomość głosową, jeśli osoba, do której dzwonisz, nie odbiera. Widzenie wielu nieodebranych połączeń bez wiadomości głosowych podważa znaczenie Twojej firmy.