Zawartość

• Do kroku
• Metoda 1 z 4: Dostosuj swój styl komunikacji
• Metoda 2 z 4: Postępowanie z pracownikami i współpracownikami
• Metoda 3 z 4: Radzenie sobie w sytuacjach naładowanych emocjonalnie
• Metoda 4 z 4: Komunikuj się z dużymi grupami

Aby nauczyć się skutecznie komunikować, musisz dostosowywać to, co mówisz i piszesz, do różnych kontekstów. Oznacza to, że musisz dostosować swój styl komunikacji do odbiorców. W miejscu pracy oznacza to dołożenie wszelkich starań, aby być jasnym, pełnym szacunku i profesjonalnym. Kiedy masz do czynienia z sytuacją naładowaną emocjonalnie, skup się na potwierdzaniu uczuć drugiej osoby, zamiast wyrażać własne zdanie. Komunikując się z dużą grupą ludzi lub wygłaszając prezentację, możesz dostosować się, trzymając się jasnej struktury, podkreślając ważne punkty i wchodząc w interakcję z publicznością, aby zachować ich energię i uwagę.

Do kroku

Metoda 1 z 4: Dostosuj swój styl komunikacji

1. Dostosuj swoje słownictwo do odbiorców. Ważne jest, aby móc wypowiadać się w różnych rejestrach, z których niektóre są formalne, a inne nieformalne. W pracy lub życiu zawodowym prawdopodobnie ważne jest, aby wyglądać na dobrze wykształconego, poinformowanego i wytwornego. Jednak Twoi znajomi mogą być bardziej skłonni oczekiwać, że zobaczą bardziej swobodną stronę Twojej osobowości. Dostosowując swoje słownictwo do sytuacji, możesz lepiej nawiązywać kontakty z innymi ludźmi.
   • Upewnij się, że używasz słów, które inni rozumieją.
   • Na przykład slang i slang mogą być odpowiednie do rozmowy z przyjaciółmi, ale mogą przeszkadzać w karierze, jeśli używasz ich w miejscu pracy. Podobnie duże słowa i profesjonalny język w pracy mogą sprawić, że będziesz wyglądać na bardziej inteligentnego, ale mogą być irytujące i zrażające, jeśli używasz takiego języka w gronie przyjaciół.
2. Odzwierciedlaj język i gesty osoby, z którą rozmawiasz. Odzwierciedlanie postawy drugiej osoby może sprawić, że poczuje się komfortowo. To również sprawia, że ​​jesteś bardziej przekonujący. Możesz kopiować gesty, postawę i / lub dobór słów.
   • Naśladuj tylko kilka ich gestów i wyborów słownych. Zbyt częste robienie tego może zacząć ich denerwować.
   • Odbijaj kogoś tylko wtedy, gdy uzna to za stosowne. Na przykład, jeśli jesteś mężczyzną rozmawiającym z kobietą trzymającą torebkę, nie jest dobrym pomysłem trzymanie ręki obok siebie, tak jakbyś trzymał torebkę.
3. Zmieniaj ton w zależności od sytuacji. Toon może wiele powiedzieć drugiej osobie o sytuacji. Rozmawiając o sprawach biznesowych w miejscu pracy, możesz użyć tonu poważnego, tonu zachęcającego podczas oceny pracownika lub tonu swobodnego podczas spotkań z przyjaciółmi.
   • Dostosowując ton, upewnij się, że komunikacja niewerbalna i werbalna pasują do siebie, co pokaże szczerość. Na przykład mocny, poważny ton zostałby osłabiony, gdybyś się śmiał i był chudy. Poważny ton pasowałby do prostej twarzy i lekkich gestów, podczas gdy ton zachęcający pasowałby do przytaknięć i kilku innych gestów.

Metoda 2 z 4: Postępowanie z pracownikami i współpracownikami

1. Zaplanuj bezpośrednie spotkania dotyczące nowych lub skomplikowanych tematów. Zdecyduj się na kontakt osobisty, nawet jeśli masz ochotę poruszyć temat w e-mailu lub biuletynie. W ten sposób dajesz ludziom możliwość zadawania pytań i udzielania wyjaśnień w razie potrzeby.
   • Na przykład, możesz pomyśleć, że możesz wyjaśnić nowe zasady dotyczące przerw pracowników przez e-mail lub wieszając zasady w stołówce.
   • Jeśli jednak organizujesz spotkanie ze swoimi pracownikami, możesz mieć pewność, że wszyscy rozumieją zasady i mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności.
2. Porozmawiaj prywatnie z podwładnymi. Nigdy nie pociągaj współpracownika do odpowiedzialności przed innymi pracownikami, ponieważ może to wywołać urazę. E-maile mogą zostać błędnie zinterpretowane, więc lepiej nie chcieć również rozwiązywać problemów pracowników w ten sposób. Zamiast tego zaplanuj prywatne spotkanie, aby porozmawiać.
   • Używaj słów, które rozmówca zrozumie.
   • Rozpocznij rozmowę słowami: „Frank, chciałem z tobą porozmawiać o niektórych rzeczach, które ostatnio zauważyłem w twojej pracy i jak możemy coś z tym zrobić”. Tworzy to mocny, ale zorientowany na przyszłość ton, zamiast przesadnie krytycznego tonu.
   • Następnie napisz podsumowanie każdego spotkania i wyślij je e-mailem do wszystkich zaangażowanych osób. Dzięki temu komunikacja jest jeszcze wyraźniejsza.
3. Profesjonalnie korzystaj z mediów społecznościowych. Nie wysyłaj osobistych skarg ani poufnych informacji o pracy za pośrednictwem mediów społecznościowych. Krótko mówiąc, dbaj o profesjonalizm swojej firmy. Jeśli zazwyczaj używasz mediów społecznościowych tylko do łączenia się ze znajomymi, może to oznaczać zmianę zarówno tonu, jak i treści twoich postów.
   • Posty w mediach społecznościowych powinny być pozytywne i zwięzłe: „Hej Groningen, przyjdź do Totaalsport już dziś, aby otrzymać 20% zniżki na cały sprzęt!”
   • Podczas komunikowania się ze współpracownikami, pracownikami lub klientami za pośrednictwem mediów społecznościowych, trzymaj się z dala od ataków osobistych, upustów, skarg i nieodpowiednich zdjęć.
   • Wiedz, że wszystko, co publikujesz w Internecie, może zobaczyć każdy.
   • Wiele osób lubi mieć oddzielne konto w mediach społecznościowych - jedno do użytku osobistego, a drugie do użytku biznesowego.
4. Zastanawiam się, co chcesz przekazać, jeśli nie komunikujesz się osobiście. Przeczytaj wiadomość e-mail lub tekst, zanim naciśniesz „wyślij”. Jeśli chcesz z kimś porozmawiać lub skorzystać z telefonu, przed rozpoczęciem rozmowy zrób kilka notatek na temat tego, co chcesz powiedzieć. Komunikacja poprzez tekst może być trudna do zinterpretowania, ponieważ nie masz wskazówek kontekstowych, takich jak ton i mimika. Upewnij się, że wszystko jest jasne:
   • Jeśli piszesz w miejscu pracy, umieść główny punkt wiadomości e-mail w temacie lub, jeśli jest w wiadomości tekstowej, u góry. Odbiorca doceni, że oszczędzasz czas będąc bezpośrednim.
   • Ostrożnie korzystaj z tematu wiadomości e-mail. Unikaj niejasnych lub oczywistych tematów, takich jak „Ogłoszenie o pracy”. Zamiast tego użyj konkretnych tytułów, takich jak „Spotkanie z Berendem Wijmanem 16 listopada!”
   • Podczas rozmowy telefonicznej używaj wyraźnych wskazówek werbalnych, takich jak „Natasza, powodem, dla którego dzwonię, jest rozmowa o malejącej sprzedaży” i „André, chcę się upewnić, że rozumiem. Czy możesz powtórzyć to hasło ponownie?
5. Jeśli jesteś introwertykiem, zarezerwuj czas na krótkie rozmowy. Staraj się również mówić nieformalnie, aby ludzie, którzy z tobą rozmawiali, czuli się komfortowo i komfortowo niezależnie od kontekstu. Nawet jeśli jesteś introwertykiem i rozmowa nie przychodzi naturalnie, łatwo jest znaleźć sposób na prowadzenie neutralnych rozmów z ludźmi.
   • Trzymaj się neutralnych, niekontrowersyjnych tematów. Na przykład możesz porozmawiać o popularnych programach telewizyjnych, jedzeniu lub takim, z którego zawsze możesz skorzystać: o pogodzie.
     • Na przykład powiedz „Hej, co myślisz o ostatnim odcinku Game of Thrones?
   • Jeśli zajmujesz stanowisko kierownicze lub kierownicze, rozmowy lub codzienne sprawy sprawią, że Twoi pracownicy poczują, że zbliżasz się do ich poziomu i że jesteś przystępny. Rozmawianie o sprawach z kierownikiem lub szefem pomaga nawiązać więź, ułatwiając późniejsze rozmowy o bardziej złożonych lub poważnych sprawach.

Metoda 3 z 4: Radzenie sobie w sytuacjach naładowanych emocjonalnie

1. Używaj wyrażeń „ja” zamiast „ty”. Przeformułuj to, co chcesz powiedzieć, tak, aby przekazać, jak się czujesz lub myślisz, zamiast skupiać się na tym, co zrobił ktoś inny. Dzięki temu druga osoba będzie mniej podatna na atak. Na przykład:
   • W pracy możesz powiedzieć coś w stylu: „Pamiętam, że uczyłem się tego jako nowy pracownik” zamiast „Nie rozumiesz, jak to działa”.
   • Podobnie lepiej nie mówić przyjacielowi czegoś w stylu: „Zbyt łatwo się denerwujesz. Zamiast tego powiedz coś w stylu: „Czuję, że jest to coś, na czym naprawdę Ci zależy”.
2. Szukaj więzi z tym, kto jest zdenerwowany. Nawet jeśli ktoś cię denerwuje lub gdy próbujesz mediować między dwiema stronami, powinieneś zrobić wszystko, co w twojej mocy, aby znaleźć wspólną płaszczyznę w sytuacjach emocjonalnych. Kiedy sytuacja jest naładowana emocjonalnie, wykuwanie więzi pomaga chronić ludzi przed poczuciem ataku. Może to również uniemożliwić komuś obronę.
   • Kładź nacisk na partnerstwo w sposobie wyrażania rzeczy.Na przykład użyj zdań takich jak „Możemy to zrobić” lub „Jesteśmy w tym razem”.
3. Okazuj drugiej osobie empatię, zamiast krytykować ją. Czasami, gdy ludzie są zdenerwowani, muszą zabrać głos i potrzebują kogoś, kto po prostu ich wysłucha. Pokaż, że traktujesz ich obawy poważnie i jesteś gotów spróbować zrozumieć, co się dzieje. Oznacza to dostosowanie sposobu komunikacji, aby bardziej skupić się na reagowaniu na to, co mówi druga osoba.
   • Powiedz na przykład „Całkowicie rozumiem, dlaczego jesteś zdenerwowany” lub „Miałeś rację, to byłoby irytujące dla każdego”.
   • Unikaj komentarzy typu „Nie musisz się tym naprawdę denerwować” lub „Nie rozumiem, dlaczego ci to przeszkadza”, nawet jeśli tak myślisz.
4. Staraj się okazywać szacunek. Rozbrajanie emocjonalnie naładowanej sytuacji wymaga uznania wkładu i wartości innych ludzi, aby nie czuli się bezsilni lub nierozpoznani. Wyjaśnij, co druga osoba zrobiła dobrze lub jakie prawa i uprawnienia ma druga osoba, na przykład:
   • Naprawdę ciężko nad tym pracowałeś, prawda?
   • Myślę, że radzisz sobie z tym z dużą cierpliwością.

Metoda 4 z 4: Komunikuj się z dużymi grupami

1. Dostosuj prezentację do odbiorców. Ważne jest, aby znać swoich odbiorców, aby móc dostosować przekaz do odbiorców. Musisz wiedzieć, kto jest na widowni, trochę zrozumieć ich pochodzenie i dlaczego przychodzą na twoją prezentację. Im więcej masz informacji, tym lepiej możesz zaprojektować swoją prezentację.
   • Na przykład, jeśli prowadzisz prezentację dla grupy kierowników znajdującej się nad tobą w hierarchii korporacyjnej, twój język powinien być profesjonalny i dopracowany oraz lekceważyć żarty i żargon. Możesz jednak używać żartów, żargonu i prostego języka podczas rozmowy z grupą podwładnych, ponieważ może to pomóc złagodzić napięcie w pokoju.
   • Zwróć uwagę na pochodzenie ludzi na widowni, aby upewnić się, że nie używasz języka lub przykładów, które są obraźliwe.
2. Zaplanuj, co chcesz powiedzieć. Aby jasno komunikować się z dużą grupą, potrzebujesz planu dotyczącego tego, co chcesz powiedzieć, w przeciwieństwie do nieformalnej rozmowy z kilkoma osobami. W przeciwnym razie ryzykujesz utratę uwagi odbiorców. Zaplanuj co następuje:
   • Główne punkty, które chcesz podkreślić. Na przykład, jeśli przedstawiasz nową strategię sprzedaży swojej firmy w trzech punktach, zaplanuj mówienie trochę głośniej, kiedy po raz pierwszy wspomnisz każdy punkt.
   • Chwile, w których możesz chcieć zwolnić (na przykład wprowadzanie nowych lub skomplikowanych informacji).
   • Naturalne miejsca w prezentacji, w których można się zatrzymać, na przykład po wprowadzeniu każdego punktu trzypunktowej strategii sprzedaży. Daje to uczestnikom czas na wpuszczenie informacji.
3. Wskaż główne punkty swojej prezentacji. Użyj fraz kluczowych, aby nakreślić główne punkty rozmowy. Śledzenie prezentacji ustnych może być trudne, ale te „drogowskazy” pomagają słuchaczom nadążyć za tekstem. Dobre zwroty do podkreślenia to:
   • „Kontynuuj ...” (aby wprowadzić nowy punkt).
   • „Jak powiedziałem wcześniej…” (aby przypomnieć publiczności o twoim głównym punkcie).
   • „Podsumowując…” (aby dać im znać, że zbliża się koniec Twojego tekstu).
   • Powiedz ludziom, kiedy będziesz odpowiadać na pytania. Możesz powiedzieć: „Zachowaj swoje pytania do zakończenia prezentacji, wtedy odpowiem na nie.
4. Twórz pomoce wizualne, aby podkreślić najważniejsze punkty. Przygotuj prosty pokaz slajdów. Użyj pokazu slajdów jako sposobu na podkreślenie ważnych punktów, a nie wyjaśnianie ich szczegółowo. W przeciwnym razie Twoi odbiorcy będą oglądać slajdy, zamiast zwracać uwagę na to, co mówisz.
   • Używaj tylko niewielkiej ilości tekstu lub obrazów na slajd. Na przykład, jeśli nakreślasz trzy cele dla swojej organizacji na nadchodzący rok, utwórz slajd z napisem „Cel 1: Zwiększenie członkostwa o 10%”.
   • To wystarczająca ilość informacji, aby przypomnieć odbiorcom, o czym chcesz się zwrócić, ale nie na tyle, aby odwracać ich uwagę.
5. Wejdź w interakcję z publicznością. Uwzględnij przerwy w prezentacji, zadawaj pytania i zachęcaj ludzi do zadawania pytań, jeśli potrzebują wyjaśnień na temat którejkolwiek z prezentacji. Możesz także zwracać się do publiczności bezpośrednio, po imieniu lub patrząc im w oczy. Pomaga to uczynić prezentację bardziej angażującą, angażującą publiczność i zwiększającą ilość informacji, które mogą uzyskać z rozmowy.