Jak pisać newsletter (ze zdjęciem) - Wskazówki

Zawartość

Kroki
Rada

Celem biuletynów jest poinformowanie grupy osób o konkretnym problemie, takim jak wydarzenie, polityka lub zasób, oraz zachęcenie ich do tego. Poniżej znajdują się wskazówki, jak pisać skuteczne i łatwe do odczytania biuletyny.

Kroki

Część 1 z 4: Pisanie tematu biuletynu

Wpisz słowo „POWIADOMIENIE” u góry strony. Biuletyn znajdował się bezpośrednio poza tekstem. Wpisz słowo „UWAGA” około 4 cm od góry strony, pogrubione, wyśrodkowane lub wyrównane do lewej. Możesz także wybrać większy rozmiar czcionki dla tego słowa.
- Podwójne odstępy między wierszami w tytule.
Mianowanie odpowiednio. Biuletyny są formalną formą komunikacji biznesowej, dlatego należy je odpowiednio adresować. Wpisz imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, której będziesz raportować.
- Jeśli wysyłasz list do wszystkich pracowników, możesz napisać: „ODBIORCA: Wszyscy pracownicy”.
Dodaj odbiorców w serii CC. Linia „CC” odnosi się do tych, którzy otrzymają powiadomienie w formie „Dear Co”. To nie jest docelowy obiekt biuletynu. Jest to osoba, która potrzebuje informacji o polisie lub problemie, do którego zwracasz się w liście.
Wpisz swoje imię i nazwisko w wierszu „Nadawca”. Temat listu powinien zawierać imię i nazwisko autora oraz nadawcę listu. Twoje imię i nazwisko oraz stanowisko znajdują się w tej linii.
Dodaj daty. Wpisz pełną datę, w tym dzień, miesiąc i rok. Na przykład napisz: „DATA: 5 stycznia 2015” lub „DATA: 01.05. 2015. ”
Wybierz konkretny akapit na swój temat. Temat powinien informować czytelnika, o czym jest biuletyn. Bądź konkretny i zwięzły.
- Na przykład, zamiast pisać temat jako: „Atrament”, napisz dokładniej jako: „Problem z użyciem atramentu w pakiecie Office”.
Odpowiednio dostosuj format tytułu. Tytuł powinien znajdować się u góry strony, wyrównany do lewej. Słowa „ODBIORCA:”, „NADAWCA:”, „DATA:” i „O STANOWISKU:” wpisz wielką literą.
- Przykładowy tytuł wyglądałby tak:
  Odbiorca: imię i nazwisko oraz tytuł odbiorcy
  NADAWCA: Twoje imię i nazwisko oraz stanowisko
  DATA: data, miesiąc, rok sporządzenia zawiadomienia
  O: (lub ZWIĄZANE Z :) Problem poruszony w newsletterze (jakoś wyróżniony).
- Podczas tworzenia tytułów upewnij się, że elementy zostały umieszczone w dwóch wierszach i wyrównaj tekst.
- Możesz dodać linię pod nagłówkiem, która biegnie przez całą szerokość strony, aby oddzielić nagłówek od treści biuletynu.
Reklama

Część 2 z 4: Pisanie treści biuletynu

Zastanów się, kim jest odbiorca. Aby każdy mógł czytać biuletyn i odpowiadać na nie, ważne jest, aby dopasować brzmienie, długość i powagę przesłania do tego, kto je przeczyta. Aby to zadziałało, musisz dobrze wiedzieć, kto otrzymuje wiadomość.
- Pomyśl o preferencjach i obawach swoich czytelników.
- Spróbuj przewidzieć pytania, które może zadać czytelnik. Pomyśl o treści biuletynu, na przykład o przykładach, dowodach lub innych informacjach, aby ich przekonać.
- Sprawdź, czy czytelnicy akceptują Twoją wzmiankę o nieodpowiednich informacjach lub uczuciach.
Pomiń rytualne pozdrowienia. Biuletyn nie zaczynał się od powitania w stylu „Szanowny Panie Edwards”. Zamiast tego przejdź od razu do zagadnienia, które ma być omówione w wiadomości od początku.
Wspomnij o problemie w pierwszym akapicie. Napisz, dlaczego chcesz, aby czytelnik podjął działanie. To trochę jak wprowadzenie do eseju, czyli wprowadzenie problemu i przyczyny problemu.Możesz również pomyśleć o wprowadzeniu jako podsumowaniu całej treści biuletynu.
- Zwykle wprowadzenie zajmuje około jednego akapitu.
Na przykład możesz napisać: „Od 1 lipca 2015 roku firma XYZ wdroży nową polisę w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Pracownicy otrzymają ubezpieczenie zdrowotne i minimalne wynagrodzenie w wysokości 6 mln miesięcznie ”.
Podaj informacje o omawianych kwestiach. Czytelnik może potrzebować ogólnych informacji o problemie, którym się zajmujesz. Podaj trochę informacji, ale są krótkie i po prostu określ, co jest potrzebne.
- W razie potrzeby kontynuuj biuletyn, podając powód, dla którego polityka została wdrożona. Możesz na przykład napisać: „Samorząd zagłosował za nałożeniem na wszystkich pracowników w okolicy minimalnego wynagrodzenia w wysokości 6 mln VND miesięcznie”.
Poprzyj argumenty w dyskusji. Podsumuj czynności do wykonania. Dowody i argumenty dotyczące proponowanego rozwiązania. Zacznij od najważniejszych informacji, a następnie omów konkretne lub wspierające fakty. Pokaż swoim czytelnikom, że robienie tego, co sugerujesz, jest korzystne lub że niekorzystne jest to, aby tego nie robić.
- Zapraszam do dodawania grafik, list lub wykresów, szczególnie w przypadku dłuższych wiadomości. Upewnij się tylko, że te informacje są naprawdę istotne i przekonujące.
- W przypadku dłuższych wiadomości rozważ napisanie krótszego nagłówka, aby każda sekcja była jasna. Na przykład, zamiast pisać „Zasady”, napisz „Nowe zasady dotyczące pracowników sezonowych”. Każdy nagłówek powinien być konkretny i zwięzły, aby czytelnik wyraźnie widział podstawy biuletynu.
Zaproponuj działanie, które czytelnik musi podjąć. Biuletyn to wezwanie do działania w konkretnej sprawie, niezależnie od tego, czy jest to ogłoszenie o nowym produkcie od firmy, nowa polityka raportowania wydatków, czy też prezentacja tego, jak firma nad tym pracuje. Przedmiot. Przypomnij sobie czynność, jaką czytelnik musi wykonać w końcówce lub zdaniu.
- Na przykład możesz napisać: „Wszyscy pracownicy muszą korzystać z nowego systemu księgowego od 1 czerwca 2015 r.”.
- Możesz dodać kilka dowodów na poparcie swoich sugestii.
Zakończ list pozytywnym i zachęcającym podsumowaniem. W ostatnim akapicie biuletynu należy powtórzyć kolejne kroki w celu rozwiązania problemu. Obejmuje to przypomnienie solidarności organizacyjnej.
- Możesz napisać: „Chętnie omówię to z tobą później i będę dalej omawiał twoje decyzje”.
- Możesz zakończyć, mówiąc: „Jesteśmy podekscytowani rozszerzeniem tej kategorii. Wierzymy, że pomoże to rozwinąć się biznesowi, a firma będzie działać w bardziej zrównoważony sposób ”.
- Ten akapit ma zwykle około 1-2 zdań.
Reklama

Część 3 z 4: Pełny biuletyn

Sformatuj prawidłowo biuletyny. Użyj standardowego formatu, aby wiadomości były czytelne. Użyj czcionki Times New Roman lub Arial o rozmiarze 12. Lewy, prawy i dolny margines mają 2,5 cm.
- Wyrównaj akapity. Podziel akapity, podwójne odstępy i marginesy lub nie.
Przejrzyj biuletyn. Przejrzyj i edytuj wiadomość, aby była jasna, zwięzła, przekonująca i wolna od literówek. Sprawdź spójność sformułowania. Rodzaje słów akademickich lub zawodowych.
- Sprawdź pisownię, gramatykę i błędy w treści. Zwróć szczególną uwagę na nazwiska, daty lub liczby.
- Sprawdź, czy wiadomość jest za długa i wytnij zbędne treści.
Podpisy. Biuletyn nie ma linii podpisu. Powinieneś jednak umieścić nagłówek i obok swojego nazwiska. To potwierdza, że potwierdziłeś newsletter.
Użyj papieru firmowego. Możesz utworzyć specjalny papier firmowy przeznaczony specjalnie do biuletynów lub użyć zwykłych biznesowych nagłówków.
- Jeśli przygotowujesz dokumenty elektroniczne (na przykład do wysyłania pocztą elektroniczną), musisz utworzyć oddzielny nagłówek w programie Word zawierający logo Twojej firmy i podstawowe informacje kontaktowe. Użyj tego tytułu jako szablonu wysyłanych biuletynów.
Wybierz sposób wysyłania poczty. Wybierz najlepszy sposób wysyłania biuletynów. Możesz go wydrukować i rozdać wszystkim. Możesz też wysłać e-mailem.
- Jeśli wyślesz wiadomość e-mailem, możesz sformatować kod HTML wiadomości e-mail. Jeśli nie, możesz zapisać wiadomość jako plik PDF i załączyć ją jako e-mail.
Reklama

Część 4 z 4: Korzystanie z szablonu biuletynu

Znajdź dostępne szablony listów. Zastanów się, czy zamiast pisać chcesz użyć przykładowych liter. Jeśli tak, pierwszym krokiem jest znalezienie dobrych szablonów wiadomości online. Microsoft Word ma również szablony listów. Szablony często używają tego samego podstawowego formatu, ale różnych czcionek, rozmiarów czcionek i układu.
- Pobierz odpowiedni szablon do swoich potrzeb.
- Pamiętaj, aby przeczytać warunki użytkowania przed użyciem dowolnego szablonu online.
Otwórz szablon wiadomości, który został pobrany na Twój komputer. Po naciśnięciu klawisza pobierania szablon listu jest automatycznie pobierany na komputer lub można wykonać kilka kroków przed rozpoczęciem pobierania. Szablon listu jest pobierany jako plik zip, należy go rozpakować i otworzyć w programie Microsoft Word.
- Zaleca się korzystanie z najnowszej wersji programu Microsoft Word, aby uniknąć nieprzewidzianych problemów z oprogramowaniem i że szablon wiadomości może nie działać zgodnie z założeniami. Jeśli masz wcześniejszą wersję programu Microsoft Word, zaktualizuj oprogramowanie przed pobraniem szablonów listów.
Utwórz nagłówek (nagłówek). Pamiętaj, że treść przykładowej wiadomości może ulec zmianie. Możesz dowolnie dostosowywać fragmenty przykładowej wiadomości. Na przykład możesz dodać logo i symbole praw autorskich w nagłówku szablonów listów. Kliknij nagłówek i wprowadź informacje o swojej firmie.
Wypełnij sekcje w nagłówku formularza listu. Pamiętaj o wypełnieniu pól „DO” i „OD”, a także „DW” i „TEMAT”. Wypełniając te pola uważaj, aby ich nie pominąć, zostawiając puste, często popełniają błędy podczas pisania.
Wpisz treść wiadomości. Napisz wprowadzenie, powód, dyskusję i podsumowanie w treści biuletynu. Jeśli chcesz, możesz użyć punktorów lub utworzyć listy, aby uporządkować informacje.
- Zachowaj format szablonu listu. Zapewnia to wyrównanie akapitów z odpowiednimi marginesami i rozmiarem czcionki.
- W razie potrzeby możesz nawet dostosować biuletyn do korzystania z tabeli. Czasami jest to dobry pomysł, zwłaszcza jeśli używanie list wypunktowanych lub podobnych sprawia, że wiadomości są niejasne lub trudne do odczytania.
- Pamiętaj, aby usunąć dowolny tekst z szablonu. Jednocześnie dokładnie sprawdź swoją pocztę przed jej wysłaniem.
Pamiętaj, aby sprawdzić stopkę. Stopka to pusty obszar u dołu strony, na którym można znaleźć dodatkowe informacje. Do tej witryny możesz dodać firmowe lub osobiste informacje kontaktowe. Poświęcenie czasu na sprawdzenie dokładności informacji jest bardzo ważne. Ostatnią rzeczą, której nie chcesz, jest sytuacja, gdy wiadomość jest idealnie napisana, ale zawiera nieprawidłowe dane kontaktowe lub brakuje informacji.
Dostosuj wygląd wiadomości. Jedną z najbardziej atrakcyjnych cech przykładowych wiadomości jest możliwość zmiany koloru tekstu. Pomaga to pokazać pewną osobowość i sprawia, że tekst bardziej się wyróżnia. Możesz także wybrać kolor odpowiedni do sytuacji, aby Twój biuletyn wyglądał znakomicie, a nie tylko profesjonalnie.
Zapisuj biuletyny jako spójny tekst. Pamiętaj, aby zapisać kopię. Będziesz mieć kopię zapasową dokumentów elektronicznych, aby ułatwić wymianę informacji.
Zapisz szablon do późniejszego wykorzystania. Zawsze, gdy chcesz użyć przykładowej wiadomości z tematem zmian, wystarczy dostosować elementy tak, aby pasowały do określonego tematu wiadomości. Pozwoli to zaoszczędzić czas, pomoże Ci stworzyć ujednolicony, profesjonalny biuletyn, który przyciągnie uwagę wszystkich, dzięki czemu zostanie natychmiast przeczytany. Reklama