Zawartość

• Kroki
• Rada

Masz problem z bankiem, firmą ubezpieczeniową, agencją państwową, pracodawcą lub szkołą? Czy musisz wysłać do nich list z przekonaniem do zrobienia czegoś lub przekonaniem do pomocy w rozwiązaniu problemu, ale nie wiesz, od czego zacząć? Poniższy artykuł zawiera wskazówki, jak napisać skuteczny przekonujący list.

Kroki

Część 1 z 4: Przygotuj

1. 

   Nowe pomysły. Zanim zaczniesz pisać list, zastanów się, co chcesz przekazać za pośrednictwem listu, dlaczego piszesz ten list, a także zastanów się, jakie zastrzeżenia może zaoferować odbiorca po tobie. przeczytaj list. Myślenie najpierw o pomyśle pomoże ci jasno zdefiniować główną treść listu, a także zrozumieć temat, do którego skierowany jest list.
   • Otwieranie listu wzorem zdań: chcę przekonać „czytelnika” o „celu”. Zastąp frazę „czytelnik” osobą, do której wysyłasz list, a „cel” tym, do czego próbujesz przekonać.
   • Po wykonaniu powyższego kroku zadaj sobie pytanie: Dlaczego? Podkreśl powody, dla których chcesz, aby czytelnik zgodził się z Twoimi życzeniami.
   • Gdy już wymienisz powody, uporządkuj je według ważności. Umieść wszystkie ważne powody w jednej kolumnie oraz powody, które są mniej ważne niż w innej kolumnie. Ten krok pomaga podsumować informacje, aby podkreślić ważne i istotne informacje.

2. 

   
   
   Poznaj swój cel. Upewnij się, że dokładnie wiesz, jakie są Twoje cele. Jakie rzeczy musisz osiągnąć i czego oczekujesz od swoich czytelników.
   • Jednocześnie zastanów się nad rozwiązaniami problemów, o których myślisz.

3. 

   
   
   Zapoznaj się z literą docelową. Analiza i zrozumienie tematu pomoże Ci ukształtować kompozycję listu. Jeśli to możliwe, ustal, czy Twoi czytelnicy prawdopodobnie zgodzą się z Tobą, czy nie, czy też będą po neutralnej stronie.Ten krok pomoże Ci dowiedzieć się, na czym skupić się bardziej.
   • Spróbuj zidentyfikować prawdziwą tożsamość osoby, do której wysyłasz list. Kim oni są i co sprawia, że ​​uważasz, że naprawdę powinni ci pomóc? Czy Twój list zostanie po prostu zignorowany, czy zostanie potraktowany? Czy odbiorca jest na wysokim stanowisku, czy taki, który ma funkcję rozwiązania tego problemu? W zależności od stanowiska odbiorcy będzie różne sformułowania.
   • Spróbuj dowiedzieć się, jakie są opinie czytelnika i sposoby myślenia na omawiany temat. Czy między tobą a twoimi czytelnikami mogą pojawić się sprzeczne opinie? Jak możesz przedstawić takie poglądy w sposób formalny?
   • Dowiedz się, jakie zainteresowania Twój czytelnik może mieć w Twoim temacie. Czy mają zdolność radzenia sobie? Czy ten temat ma na nich bezpośredni wpływ? Ile czasu muszą poświęcić na ich przeglądanie?
   • Pomyśl o rodzajach dowodów, które powinieneś przedstawić w swoim eseju, aby przekonać czytelnika.

4. 

   
   
   Zbadaj temat. Wysoce przekonujący język powinien zawierać dowody rzeczowe i powiązane informacje. Upewnij się, że patrzysz z innej perspektywy. Nie studiuj problemu z własnego punktu widzenia, ale wspomnij o przeciwstawnych poglądach i ich faktach.
   • Skorzystaj z faktów, logicznych argumentów, statystyk i odpowiednich dowodów na poparcie swojego roszczenia.
   • Zamiast tylko upierać się, że pozycja przeciwnej strony jest niewłaściwa, wyjaśnij, dlaczego Twoje stanowisko jest prawidłowe i zasługuje na uwzględnienie.
   Reklama

Część 2 z 4: Formatowanie listu

1. 

   Użyj formatu blokowego. Listy biznesowe mają unikalny format. Czytając list napisany w prawidłowym formacie, czytelnik nie będzie rozpraszany w ten czy inny sposób. I odwrotnie, jeśli nie ułożysz go poprawnie, list pozostawi złe wrażenie w oczach czytelników i mogą go odrzucić.
   • Zacznij od podziałów wierszy i oddzielnych akapitów.
   • Wyrównaj każdy akapit. Innymi słowy, nie wciskaj akapitu jak w przypadku pisania prozy lub eseju.
   • Jedna linia między akapitami.
   • Użyj standardowej czcionki, zwykle Times New Roman lub Arial, o rozmiarze czcionki 12.

2. 

   Adres jest umieszczony osobno na początku listu. Zacznij od wpisania swojego adresu w lewym górnym rogu litery. Nie podawaj swojego imienia i nazwiska, a jedynie adres ulicy, miasta, prowincji (użyj wyrażenia „stan” w przypadku krajów, w których znajdują się stany, takie jak USA…) i numer kierunkowy. Możesz również wpisać swój numer telefonu i adres e-mail w oddzielnych wierszach poniżej. Jeśli mieszkasz w Wielkiej Brytanii, adres powinien znajdować się po prawej stronie. Potem jedna linia dalej.
   • Wpisz datę. Miesiące zapisuje się literą, po której następuje odpowiednio data i rok. Uwaga: ta metoda jest używana w krajach anglojęzycznych. W Wietnamie przy użyciu kolejności „Dzień… miesiąc… rok…”). Jedna linia.
   • 4 czerwca 2013
   • Wpisz imię i nazwisko oraz adres odbiorcy. Spróbuj określić tożsamość odbiorcy. Jedna linia.

3. 

   Otwórz list z pozdrowieniami. „Drogi” z imieniem odbiorcy to powszechnie przyjęta forma wprowadzenia. Upewnij się, że imię i nazwisko adresata zostało wpisane poprawnie, tak aby nazwa w powitaniu odpowiadała imieniu odbiorcy w nagłówku wiadomości.
   • W odniesieniu do nazwiska należy używać tytułów, takich jak Pan (Pan), Pani (Pani), Profesor (Dr) w połączeniu z imieniem odbiorcy. Jeśli nie jesteś pewien, jak nazwać kobietę, użyj „Pani (Pani)”
   • Zawsze używaj dwukropka po tytule.
   • Pozostaw linię między powitaniem a pierwszym akapitem
   • Szanowny Profesorze Brown,

4. 

   
   
   Zamknij list podsumowaniem. Przed napisaniem końcowego zdania pomyśl o tonie listu. „Dziękuję” to jeden z podstawowych typów zdań zamykających, natomiast zdania typu „Pozdrawiam” są bardziej przyjazne. Zastanów się, czy Twój list pasuje do pełnego szacunku czy przyjaznego zakończenia. Bez względu na to, jaki rodzaj wniosku wybierzesz, musisz przestrzegać zasady, że pierwsze słowo powinno być pisane wielką literą, a następne małe. Po zdaniu końcowym następuje przecinek.
   • Wybierz „Pozdrawiam, (Z poważaniem)” jako formalny format poczty. „Z poważaniem”, „Pozdrawiam”, „Dziękuję, (Dziękuję)” lub „Z poważaniem (Z poważaniem)” to formularze zamykające. standard dla biznesowej poczty e-mail. „Pozdrawiam”, „Pozdrawiam”, „Pozdrawiam” lub „Miłego dnia” to wyrażenia intymne. i mniej odległy dotyk.
   • Zanim wpiszesz swoje imię, zrób cztery wiersze na podpis.
   • Dziękuję Ci,
   Reklama

Część 3 z 4: Pisanie listów

1. 

   
   
   Krótkie i zwięzłe. Przekonujące listy powinny być krótkie i uprzejme. Przedsiębiorcy rzadko czytają list, który jest dłuższy niż jedna strona lub list z irytującym tonem. Nie wędruj, rozprzestrzeniaj się. Staraj się używać jasnych, spójnych zdań. Unikaj nie na temat i podawaj niepotrzebne, marginalne lub nadmierne informacje.
   • Unikaj używania zbyt rozwlekłych zdań. Trzeba używać bardzo przekonujących zdań wyjaśniających. Zdania powinny być krótkie, łatwe do zrozumienia i czytelne.
   • Nie pisz zbyt długich akapitów. Nie umieszczaj zbyt wielu informacji w każdym akapicie, ponieważ spowoduje to przygnębienie czytelnika podczas czytania listu, nie odchodź od tematu ani nie staraj się, aby sprawa była bardziej zagmatwana. Trzymaj się informacji, które są ściśle powiązane w każdym akapicie i przejdź do kolejnego, gdy zaczniesz opracowywać nowy pomysł.

2. 

   
   
   Podaj główną myśl w pierwszych dwóch zdaniach. Zacznij od lekkiego i prostego zdania otwierającego. W pierwszych dwóch zdaniach przedstaw swoje życzenia (czyli główną ideę).
   • Pierwszy akapit powinien składać się tylko z dwóch do czterech zdań.

3. 

   W drugim akapicie należy podkreślić cel listu. W tym akapicie nakreśl swoje myśli, wymagania lub cele. Zamiast podawać konkretne powody, informacje lub treść, w pełni wyjaśnij swoje stanowisko, swoje punkty, zainteresowania lub prośby oraz wyjaśnij wagę problemu. jak wpływowy jest na Ciebie, który zmusza Cię do działania.
   • Pamiętaj, aby ułożyć treść w rozsądny, uprzejmy sposób z realistycznymi zdaniami. Unikaj nadmiernie emocjonalnego języka, nie używaj wymuszonych słów, nie używaj niegrzecznych zdań z czytelnikami (czytelnikami mogą być osoby lub organizacje), a także nie okazuje chamstwa wobec strony przeciwnej.

4. 

   W następnych akapitach przedstaw punkty wspierające. Kilka następnych akapitów uzasadni Twój punkt widzenia, podając towarzyszące informacje i dodatkowe szczegóły. Pamiętaj, aby podać logiczne, rzeczowe, rozsądne, praktyczne i prawne szczegóły. Nie tylko wyrażaj opinie, które są emocjonalne, przekonania lub po prostu osobiste pragnienia. Nie zmuszaj czytelnika do przeczytania długiej historii; punkty należy przedstawiać szybko i dokładnie. Oto kilka małych taktyk, które pomogą Ci to osiągnąć:
   • Cytuj aktualne statystyki i wydarzenia, aby zaangażować czytelników. Upewnij się, że przedstawione statystyki i fakty pochodzą z wiarygodnych, legalnych źródeł oraz że statystyki i fakty są przez Ciebie uczciwie stosowane w ich oryginalnym kontekście. .
   • Cytuj ekspertów badawczych, aby pokazać, że mają oni podobne zdanie na Twój temat w tej kwestii i sprzeciwiają się poglądom strony przeciwnej. Eksperci ci muszą zajmować godne zaufania stanowisko w dziedzinie, w której prowadzą badania, i być w stanie wyrazić swoją opinię w danej sprawie.
   • Podaj powody, dla których Twoja prośba powinna zostać zatwierdzona. Metoda przekonywania polegająca na wyjaśnianiu komuś, dlaczego uważasz, że należy coś zrobić, aby mógł skuteczniej zmienić zdanie, niż po prostu poprosić go o zrobienie czegoś. . Wyjaśnij obecną sytuację i dlaczego należy ją zmienić.
   • Podaj swoje dane, specyfikacje i zrozumienie problemu. Wspomnij o wcześniejszych próbach rozwiązania problemów lub braku jakichkolwiek działań.
   • Do dowodów związanych z omawianą kwestią należy dołączyć przykład. Przedstaw dowody, które sprawią, że czytelnik dostrzeże wagę problemu.
   • Pamiętaj, aby ograniczyć to, o czym musisz wspomnieć w swoim akapicie. Proszę w prosty sposób przedstawić swoją sprawę i sytuację. Niezbyt szczegółowe, ale też konieczne jest podanie wystarczającej ilości kluczowych treści. Wybierz tylko najbardziej odpowiednie statystyki, ekspertów i referencje.

5. 

   Odrzuć opinię przeciwnej strony. Kluczem do skutecznego przekonania kogoś jest podważenie przeciwnych opinii. Jeśli chcesz przewidzieć kontrowersyjne argumenty lub pytania czytelników, możesz wspomnieć o nich w liście. Znajdź wspólną płaszczyznę z przeciwną stroną lub wymyśl przekonujące opinie, aby potwierdzić swoją opinię.
   • Upewnij się, że otwarcie przyznajesz się do swoich różnic zdań i drugiej strony. Próba ich ukrycia tylko osłabi twój argument. Zamiast tego podkreśl wartości, doświadczenia i problemy, które masz wspólne ze stroną przeciwną.
   • Unikaj krytycznego języka. Umieszczenie zbyt wielu emocji w słowach zmniejsza rzetelność twoich argumentów. List zawierający zbyt wiele negatywnych opinii i osądów może utrudnić czytelnikom wyrażenie zgody na Twoje opinie.

6. 

   Zamknij list, powtarzając swoją prośbę. Powtórz swoją prośbę lub opinię na końcu wiadomości. W tym akapicie możesz zasugerować rozwiązanie lub podjąć działania w celu rozwiązania problemu. Wspomnij w liście, że skontaktujesz się z Tobą przez telefon, e-mail lub samokontrolę.
   • Zakończenie utrwalonym zdaniem pomoże przekonać czytelnika, by pochylił się ku tobie lub przynajmniej pomoże mu jaśniej zobaczyć problem z twojego punktu widzenia.
   • Przynieś własne rozwiązania lub metody. Zgódź się na kompromis lub obie strony cofną się o krok. Pokaż czytelnikowi, co zrobiłeś i co przygotowujesz, aby rozwiązać sytuację.
   Reklama

Część 4 z 4: Ostatnie kroki

1. 

   Sprawdź błędy. Błędy ortograficzne i słabe struktury gramatyczne to pierwsze, co sprawia czytelnikom złe wrażenie. Tylko wtedy, gdy artykuł nie zawiera błędów, czytelnik może skupić się na treści i idei, którą artykuł chce przekazać. Przeczytaj list kilka razy, zanim naciśniesz przycisk wysyłania. Przeczytaj list na głos, aby usłyszeć, czy wszystko idzie dobrze.
   • W razie potrzeby poproś kogoś o sprawdzenie błędów pisowni w Twoim liście (lub skorzystaj z oprogramowania do sprawdzania pisowni).

2. 

   Podpisz swoim prawdziwym podpisem. Podpisz list bezpośrednio, jeśli wysyłasz go zamiast e-maila. Pomaga to spersonalizować list i zweryfikować, czy list został napisany przez Ciebie.

3. 

   Kopiuj inne ważne osoby. Jeśli inne osoby w firmie lub innej organizacji potrzebują przeczytać Twój list, wyślij im kopię. Oznacza to wydrukowanie równoważnej liczby osób do wysłania, rzeczywiste podpisanie kopii i wysłanie.

4. 

   Nadawcy powinni zachować kopię. Zawsze rób notatki z informacjami o tym, kiedy zostało wysłane oraz o adresacie. Zanotuj, co musisz zrobić dalej, aby rozwiązać problem, aż problem zostanie rozwiązany. Reklama

Rada

• Powinien pisać w formie formalnej. Odbiorca listu nie ufa Ci, jeśli użyjesz swobodnego lub nieformalnego języka konwersacyjnego.Używanie języka formalnego pomaga też uczynić list bardziej uprzejmym niż użycie bezsensownego slangu!
• Używaj delikatnego języka. Ludzie zwykle pomagają tym, którzy są dla nich mili.
• Nie na temat. Uważaj, aby nie dodawać dodatkowych informacji, które nie są związane z tematem, o którym mówisz. Zamiast tego trzymaj się odpowiednich treści i nie komplikuj sprawy. Użyj prawdziwych faktów, aby się wyróżnić.
• Użyj tylko punktorów w środkowym akapicie, jeśli niektóre kroki, czynności lub sugestie muszą być wyraźnie pokazane.
• Używaj standardowego angielskiego do pisania liter (dla krajów anglojęzycznych). To nie jest tekst ani media społecznościowe; To jest list formalny. Skróty, slang i emotikony mogą przekazać Twoją wiadomość.
• Dostosuj punkty zainteresowania zgodnie z percepcją firm lub agentów. Organizacja non-profit i duża korporacja mogą myśleć inaczej.
• Nie traktuj swoich czytelników, jakby byli ci coś winni i proszą o coś od ciebie. Zamiast tego przekonaj ich przyjaznym i profesjonalnym językiem.