Zawartość

• Kroki
• Porady
• Ostrzeżenia

Dane kontaktowe są po prostu niezastąpione we współpracy biznesowej i komunikacji biznesowej. Gdy otrzymasz wizytówkę z danymi kontaktowymi, postaraj się, aby znalazła się w miejscu, w którym możesz ją łatwo znaleźć, gdy tylko zajdzie taka potrzeba. Nie ma znaczenia, czy prowadzisz własną firmę, czy po prostu dużo poruszasz się w kręgach biznesowych, uporządkowanie otrzymywanych wizytówek może pomóc Ci znacznie szybciej znaleźć odpowiednie osoby, co z kolei może zapewnić wyższą sprzedaż i więcej pieniędzy w twoich kieszeniach. Oto kilka pomysłów na to, jak te same wizytówki mogą być przechowywane w zorganizowany sposób.

Kroki

1. 1 Rzuć okiem na wizytówkę zaraz po jej otrzymaniu. Uważne przeczytanie wizytówki i zaraz po jej otrzymaniu to świetny sposób na zapamiętanie imienia właściciela wraz z jego twarzą. Formularz wniosku i stopień są również zwykle napisane na wizytówce, więc oto kolejna wskazówka, która powie Ci, kto to jest i czym się zajmuje.
2. 2 Miej miejsce na umieszczenie wizytówek po ich otrzymaniu. Jeśli zabierasz ze sobą na spotkania torbę lub notes, to przeznacz w nich miejsce, w którym możesz umieścić otrzymane wizytówki. Gdziekolwiek zdecydujesz się je umieścić, w żadnym wypadku nie wkładaj ich do kartek ani nie wkładaj do kieszeni - tam na pewno zostaną zgubione lub umyte z twoimi rzeczami.
3. 3 Przechowuj informacje kontaktowe innych osób na swoim komputerze. Wracając z biznesowego lunchu, targów czy spotkania, od razu odłóż wszystkie otrzymane wizytówki w bezpieczne miejsce. Szuflada biurka lub inne miejsce, do którego inni ludzie zwykle nie zaglądają, są idealne. Jak tylko będziesz miał czas, wyjmij wszystkie wizytówki zebrane w szufladzie biurka i wprowadź wszystkie dane kontaktowe z nich w Outlooku, Excelu, Accessie lub nawet w Wordzie.
4. 4 Utwórz kolumnę „Notatki” w każdym pliku dedykowaną jednej wizytówce. Uzupełnij wszelkie informacje, których nie ma na samej wizytówce: co ta osoba robi, jakie informacje lub obiecują współpracę, którą ci nakreślił, kiedy się spotkałeś itp.
5. 5 Utwórz klasyfikację kontaktów biznesowych. Podziel je na doskonałe, mniej lub bardziej potencjalne i takie, których prawie nigdy nie potrzebujesz. W tym celu możesz skorzystać z numeracji, gdzie 1 oznacza wartościowe kontakty, 2 - możliwe, a 3 - te, z którymi raczej nie będziesz miał do czynienia. Możesz również użyć kodowania kolorami: odpowiednio zielony dla wartościowych kontaktów biznesowych, żółty dla potencjalnych kontaktów i czerwony dla beznadziejnych. Wybierz wygodną i zapadającą w pamięć opcję, która pozwoli Ci lepiej zapamiętać dane kontaktowe Twoich partnerów.
6. 6 Uporządkuj informacje kontaktowe swoich partnerów, aby móc je później łatwo znaleźć. Może być ułożona alfabetycznie według pierwszej litery nazwiska osoby lub według pierwszej litery nazwy firmy; na pierwszą literę miasta, w którym spotkałeś tę osobę (jeśli często podróżujesz); lub branża, w której dana osoba pracuje. W ten sposób możesz po prostu wprowadzić informacje o pożądanej osobie, którą pamiętasz, w pasku wyszukiwania, a komputer wyświetli listę kontaktów spełniających określone parametry wyszukiwania.
   • Wiele specjalnych programów komputerowych, których celem jest stworzenie bazy danych Twoich kontaktów, może je posortować w dowolny sposób i ułatwić ich odnalezienie, jeśli nagle przypomnisz sobie tylko kilka słów kluczowych do wyszukania. Korzystając z jednego z tych programów zaoszczędzisz sporo czasu na ręcznym sortowaniu wizytówek z danymi.
7. 7 Przechowuj wizytówki w stary, dobry sposób. Umieść je w teczce adresowej lub wizytówce dostępnej w sklepach z artykułami biurowymi.
   • Ten staromodny sposób przechowywania informacji kontaktowych, nawet jeśli jest to tylko stos wizytówek, przewiązany elastyczną opaską, jest dobrą polisą ubezpieczeniową dla elektronicznego przechowywania danych na komputerze.
   • Będziesz musiał zdecydować, jak wolisz sortować swoje wizytówki: według nazwy, nazwy firmy itp.
8. 8 Jak tylko otrzymasz od kogoś wizytówkę, natychmiast (najpóźniej w ciągu kilku dni) zapisz na jej odwrocie miejsce, w którym spotkałeś tę osobę. Więc na pewno tego nie zapomnisz. Lepiej też krótko zapisać na odwrocie to, o czym rozmawiałeś, aby później, gdy będziesz musiał skontaktować się z tą osobą, możesz przypomnieć jej, gdzie się spotkałeś, zapytać, jak się miewają dzieci, lub przypomnieć sobie wszystko, o czym rozmawiałeś na pierwszym spotkaniu.
9. 9 Gotowy.

Porady

• Jeśli otrzymujesz dużo wizytówek, rozważ zakup oprogramowania, które pozwoli Ci je sortować i przechowywać. Istnieją skanery wizytówek, a także programy, które potrafią czytać, rozpoznawać i wybierać potrzebne informacje z papierowej wizytówki. Mogą zaoszczędzić ogromną ilość pracy przy ręcznym wpisywaniu tych informacji do komputera.
• Jeśli chcesz wiedzieć więcej o swoich partnerach biznesowych niż tylko ich nazwiska i numery telefonów, poszukaj oprogramowania, które umożliwi przechowywanie i zarządzanie dużymi ilościami informacji o klientach lub partnerach.
• Zacznij działać szybko, jeśli obiecałeś coś swoim nowym znajomym lub jeśli ktoś jest zainteresowany tobą i twoją sprawą.
• Nie pozwól, aby gromadzą się surowe wizytówki. Posortuj je i wprowadź dane do komputera przynajmniej raz w tygodniu, zanim całkowicie zapomnisz, kogo spotkałeś i dlaczego.

Ostrzeżenia

• Jeśli przechowujesz wszystkie dane kontaktowe klientów lub partnerów na swoim komputerze, pamiętaj o regularnym tworzeniu kopii zapasowych na wypadek awarii komputera lub dysku twardego. Jeśli to możliwe, zrób kopię zapasową swoich informacji automatycznie.