Zawartość

• Kroki
• Część 1 z 3: Zorganizuj swój raport o wydarzeniu
• Część 2 z 3: Znajdź odpowiedni materiał do swojego raportu
• Część 3 z 3: Ostatnie poprawki do pisania raportu z wydarzenia
• Porady
• Czego potrzebujesz

Być może musisz napisać raport z wydarzenia i określić, jak bardzo się powiodło, i porównać wyniki z celami. Jest to ważne, aby osoby lub firmy goszczące wydarzenie mogły zrozumieć, czy powinny coś zmienić. Istnieją sposoby na zwiększenie skuteczności raportu o wydarzeniu. Jest to ważne, jeśli zamierzasz zorganizować inne wydarzenie!

Kroki

Część 1 z 3: Zorganizuj swój raport o wydarzeniu

1. 1 Określ styl i format prezentacji dla określonej grupy odbiorców. Raporty z wydarzeń można łączyć, zszywać, wysyłać pocztą elektroniczną w formacie PDF, wykonywać za pomocą prezentacji PowerPoint i nie tylko.
   • Pamiętaj, aby ustrukturyzować raport z wydarzenia według sekcji. Powinieneś porównać wyniki wydarzenia z wyznaczonymi przez siebie celami. Podsumuj główne rezultaty wydarzenia.
   • Dostosuj raport z wydarzenia do potrzeb i zainteresowań każdego sponsora i publiczności. Rozważ cele sponsorów. W pewnym stopniu sponsorzy są kluczowymi odbiorcami raportu z wydarzenia. Chcą wiedzieć, czy warto było sponsorować Twoje wydarzenie. Nie zapomnij więc zastanowić się, co chcą wiedzieć i jakie aspekty są dla nich naprawdę ważne.
   • Przygotuj również raport z wydarzenia, aby spełnić specyficzne wymagania wydarzenia i wyjątkowość sponsora. Nie powinieneś pisać standardowego, typowego raportu.Warto wziąć pod uwagę, że na Twój raport zostanie również zwrócona uwaga kierownictwa firmy i menedżerów finansowych.
2. 2 Zorganizuj proces tak, aby podczas całego wydarzenia rejestrować potrzebne informacje. Nie polegaj tylko na swojej pamięci.
   • Zapisanie informacji przed, w trakcie i po wydarzeniu pozwoli Ci stworzyć bardziej szczegółowy, a tym samym bardziej efektywny raport. Pomoże Ci również przedstawić informacje w porządku chronologicznym.
   • Zapewnij ciągłe gromadzenie danych, w razie potrzeby zrekrutuj więcej osób (w tym potencjalnych stażystów) w tym celu. Co najważniejsze, nie musisz czekać do końca wydarzenia, aby stworzyć raport.
3. 3 Zredukuj raport do kluczowych punktów. Problem z niektórymi raportami z wydarzeń polega na tym, że po prostu podają kolejność wydarzeń lub skupiają się na ofertach promocyjnych. Nie rób tego. Zamiast tego wyraźnie i analitycznie podkreśl kluczowe punkty.
   • Wybierz niektóre wydarzenia wydarzenia, aby uzyskać szczegółowy podział. Zastanów się, które trzy wydarzenia poszły najlepiej, a które najbardziej nieoczekiwane.
   • Nie przeciążaj swojego raportu niepotrzebnymi szczegółami, takimi jak menu lunchowe czy szczegółowa prezentacja głównego mówcy. Powinieneś podkreślić to, co naprawdę się liczy.

Część 2 z 3: Znajdź odpowiedni materiał do swojego raportu

1. 1 Napisz podsumowanie projektu. Sprawozdanie z działalności powinno zawierać podsumowanie projektu, które jest skróconą wersją bardziej szczegółowego pełnego sprawozdania. Potraktuj to CV jako wprowadzenie.
   • Możesz stworzyć dwa raporty - podsumowanie projektu przeznaczone dla osób zainteresowanych wynikami wydarzenia oraz bardziej szczegółowy pełny raport dla tych, którzy chcą zasponsorować lub zorganizować wydarzenie.
   • W podsumowaniu projektu powinieneś skupić się na kluczowych punktach i wynikach. Streszczenie projektu powinno być krótkie – jedna lub dwie strony. Powinna ona podsumowywać kluczowe szczegóły wydarzenia i zawierać krótką interpretację danych.
2. 2 Dołącz materiał ilustracyjny do raportu z wydarzenia. O wiele skuteczniejsze jest zaprezentowanie publiczności wykresu, który odzwierciedla informacje statystyczne, niż zanudzenie publiczności niezliczonymi liczbami i datami.
   • Jeśli wydarzenie dotyczyło nowego produktu, możesz dołączyć jego zdjęcie. Zdjęcia z samego wydarzenia pomogą zilustrować relację z wydarzenia. Postaraj się umieścić reklamy sponsorów w swojej witrynie, aby wesprzeć raport. Znowu nic z tego nie może czekać do końca wydarzenia.
   • Dobrze będzie zamieścić próbki, reprodukcje i inne przykłady na stronie. Podaj liczbę osób, które otrzymały kupony od sponsorów i tak dalej. Oferuj relację z wydarzenia zarówno na miejscu, jak i poza nim w prasie, dla publiczności, dla sponsorów.
3. 3 Dokumentuj wszelkie relacje prasowe lub reklamowe. Powinieneś ocenić, co zostało omówione w prasie, z wyznaczonymi przez siebie celami.
   • Skoncentruj się na reklamach prasowych i artykułach, które zawierają nazwiska sponsorów i reklamy, a także zbieraj liczby i rankingi reklam.
   • Dokumentuj reklamy telewizyjne, ogłoszenia publiczne, oceny i wzmianki w wiadomościach.
   • Nie zapomnij zwrócić uwagi na informacje w radiu, ogłoszenia cenników, wartość reklamy i promocji, raporty z audytów i inne.
4. 4 Pamiętaj, aby w swoim raporcie umieścić wzmiankę o celu wydarzenia. Bardzo ważne jest skorelowanie celów wydarzenia z rezultatem, dlatego nie zapomnij wspomnieć, jaka była misja i cele projektu.
   • Możesz również dołączyć program wydarzenia. Należy również wspomnieć o kluczowych uczestnikach wydarzenia. Nie zapomnij o zwięzłości.
   • Poświęć większość czasu na wymienianie i omawianie kluczowych wyników wydarzenia oraz porównywanie ich z wymienionymi celami.Bądź realistą i unikaj pomijania aspektów, które nie odniosły sukcesu.
5. 5 Uwzględnij informacje o finansowaniu w swoim raporcie z wydarzenia. Ważne jest, aby szczegółowo omówić budżet wydarzenia i ile faktycznie wydano (lub potencjalnie zainwestowano). Koniecznie porównaj potencjalne koszty z rzeczywistymi i pokaż, co poszło dobrze, a co wymaga dalszej pracy.
   • Powinieneś pokryć wszystkie koszty, w tym działania marketingowe i promocyjne, wynagrodzenie pracowników i koszty sponsoringu. Ważne jest opracowanie szczegółowego budżetu. Menedżerowie finansowi i kierownictwo wyższego szczebla będą chcieli zobaczyć fakty potwierdzające wyniki.
   • Uwzględnij obliczenia dochodu netto, takie jak prowizje, sponsoring i próbki. Ale nie zapominaj, że porównujesz zarobki z przewidywanymi zarobkami. W porównaniu z czym? Dobre pytanie.
6. 6 Uwzględnij statystyki istotne dla czytelnika. Nie twórz raportu zawierającego tylko informacje, które sprawiają, że czujesz się dobrze. Należy również wskazać liczbę odwiedzających. Dobrym pomysłem jest dostarczenie mierzalnych danych.
   • Inne istotne statystyki to całkowita sprzedaż i odwiedzający. Tego rodzaju dane zwiększają wiarygodność raportu z wydarzenia. Wprowadź informacje o odwiedzającym. Uwzględnij dane demograficzne, liczby odwiedzin i badania publiczne (takie jak nawyki zakupowe).
   • Podaj liczbę osób, które odpowiedziały na kampanie sponsorskie i darowizny na cele charytatywne. Dokumentuj wpływ ekonomiczny i udział pracowników.
7. 7 Wesprzyj dane elementem jakości. Twój raport powinien zawierać informacje statystyczne, ale potrzebujesz również wkładu innych osób, aby zapewnić wysokiej jakości informacje zwrotne.
   • Zbieraj informacje zwrotne od uczestników i członków zespołu, aby dane o sukcesach i niepowodzeniach zdarzeń nie pochodziły wyłącznie od autora raportu. W ten sposób Twój raport będzie bardziej wiarygodny.
   • Rozważ włączenie niezależnych badań. Ocena relacji prasowych jest jednym z przykładów, gdzie można przeprowadzić niezależne badania.
   • Oceń miejsce i otoczenie. Powinieneś poświęcić trochę czasu na ocenę miejsca i otoczenia z perspektywy innych. Omów, jak dobrze wykorzystano przestrzeń na konferencji, wydarzeniu itp.

Część 3 z 3: Ostatnie poprawki do pisania raportu z wydarzenia

1. 1 Przygotuj raport na czas. Postaraj się sporządzić i opublikować raport natychmiast po wydarzeniu. Nie zapomnij zaznaczyć tego wydarzenia w swoim kalendarzu. Niektórzy uważają, że raport powinien zostać opublikowany w ciągu miesiąca po wydarzeniu, ale inni twierdzą, że lepiej zrobić to w ciągu kilku dni.
   • Ilekroć jest termin, powinieneś złożyć raport na czas. Być może piszesz raport dla jakiejś agencji, którą zamówił klient. Zwróć uwagę na wszystkie wymagania.
   • Liczy się to, że Twoi odbiorcy będą oczekiwać głębokiego i aktualnego raportu. Poświęć więc trochę czasu, aby zrobić to dobrze, ale nie opóźniaj procesu.
2. 2 Popraw swój raport. Upewnij się, że raport o wydarzeniu jest dobrze napisany i nie zawiera błędów ortograficznych ani interpunkcyjnych.
   • Upewnij się, że Twój raport jest wystarczająco głęboki. Zwróć uwagę na dobrą praktyczną zasadę – „pokaż, nie mów”. Oznacza to, że dobrym pomysłem jest podanie konkretnych przykładów wspierających bardziej ogólne punkty przedstawione w raporcie.
   • Nie zapomnij o swoich odbiorcach i upewnij się, że to, co piszesz, brzmi formalnie i profesjonalnie. Raport o zdarzeniu nie jest rutynowym dokumentem; jest to ważny dokument pozwalający określić, czy dana czynność była warta wydanych na nią środków, dlatego raport powinien brzmieć przekonująco.

Porady

• Zrób więcej zdjęć, niż myślisz, że będzie to konieczne.Pisząc raport, docenisz przydatność tej porady.
• Zbierając opinie od gospodarzy i osób, które zaplanowały wydarzenie, nie należy robić tego od razu. Pozostaną na miejscu nawet po zakończeniu imprezy, należy najpierw zapytać ludzi z tłumu; będą pierwszymi, którzy opuszczą wydarzenie. Nie przeszkadzaj też prezenterowi, jeśli jest zajęty czymś innym, później go znajdziesz i możesz zapytać o wszystko.
• Zbierając informacje zwrotne, prowadź rozmowę i naturalnie zadawaj pytania, wtedy Twój rozmówca szczerze opowie, co myśli o wydarzeniu.
• Zbierz więcej recenzji, niż myślisz, że potrzebujesz. Będziesz z tego zadowolony później.
• Dobre zdjęcia pokazują, co działo się na imprezie, a także reakcje ludzi.
• Postaraj się sfotografować cały obraz, w tym osoby i prezentera na jednym zdjęciu, aby przekazać czytelnikowi, jak duże było wydarzenie.

Czego potrzebujesz

• Aparat cyfrowy
• Zeszyt