Zawartość

• Kroki
• Metoda 1 z 1: Przygotuj się na spotkanie
• Porady
• Ostrzeżenia

Aby spotkanie zakończyło się sukcesem, bardzo ważne jest dokładne przygotowanie się do niego.Spotkania odgrywają dużą rolę w większości branż zawodowych. Wykonaj poniższe czynności, aby kolejne spotkanie zakończyło się sukcesem.

Kroki

Metoda 1 z 1: Przygotuj się na spotkanie

1. 1 Umiejętność przygotowania się do spotkania jest bardzo ważna dla wszystkich pracowników, a zwłaszcza dla każdego kierownika lub przełożonego. Równie ważna jest wiedza, kiedy nie mieć spotkania.
2. 2 Zdecyduj, jaki rodzaj spotkania będziesz prowadzić:
   • Informacyjne
   • Twórczy
   • Podjąć decyzję
   • Motywacyjne
3. 3 Przypisz role i przypisz członków. Role mogą być następujące:
   • Kieruj się
   • Asystent/organizator
   • Sekretarz (prowadzenie ewidencji)
   • Timekeeper (śledzi czas)
   • Uczestnicy
4. 4 Przygotuj powiadomienia zawierające datę, godzinę, program i lokalizację spotkania. Wysyłaj powiadomienia z wyprzedzeniem do wszystkich uczestników.
5. 5 Poświęć trochę czasu na omówienie poprzedniego spotkania (jeśli takie się odbyło). W ten sposób uczestnicy mogą wyjaśnić niezrozumiałe punkty lub wyrazić sprzeciw.
6. 6 Rozłóż niezbędne rzeczy w miejscach. Umów się wcześniej na stoły i krzesła. Daj każdej osobie długopis i papier. Umieść karafkę z wodą na środku słowa i ułóż szklanki.
7. 7 Zadzwoń do wszystkich na zamówienie. W tym momencie przewodniczący wzywa wszystkich do zaprzestania rozmów i ogłasza rozpoczęcie spotkania. Zdefiniuj cele. Agenda to lista tematów związanych z tematem oraz czas przeznaczony na każdy z nich. Na przykład: 1. Oceń spełnienie poprzednich celów (15 minut), 2. Omów kolejne cele w kolejności (20 minut), 3. Wybierz 5 celów głównych (10 minut).
8. 8 Przed spotkaniem przekaż specjalną księgę lub po prostu kartkę papieru w kółku, aby obecni zapisali swoje nazwiska. Nazwy te zostaną zaplanowane co minutę.
9. 9 Poproś sekretarkę o zapisanie najważniejszych punktów spotkania, aby móc je później omówić.
10. 10 Na koniec spotkania zapytaj, czy ktoś ma pytania na inne tematy. Ustal datę kolejnego spotkania i ogłoś koniec.

Porady

• Przewodniczący jest często wybierany na Walnym Zgromadzeniu. Przewodniczący zarządza spotkaniem, utrzymuje porządek i pilnuje, aby wszyscy trzymali się porządku obrad.
• Jeśli przewodniczący nie został wybrany, znajdź kogoś, kto będzie chciał pełnić tę rolę.
• Nawet jeśli spotkanie jest nieformalne, nadal powinieneś wysłać ludziom wcześniejsze powiadomienie o dacie i godzinie. Na przykład możesz wysyłać e-maile do wszystkich.
• To samo dotyczy sekretarza, który robi notatki.
• Instrukcje te dotyczą również spotkań formalnych.
  • Program porządkuje spotkanie i zapobiega zbyt długiemu omawianiu jednego tematu.
• Bardzo ważne jest śledzenie czasu, aby w przyszłości nie było sporów.

Ostrzeżenia

• Przewodniczący musi być szanowaną i uczciwą osobą, aby kompetentnie poprowadzić spotkanie.