Jak zorganizować wydarzenie

Wideo: INSTRUKCJA OBSŁUGI DZIEDZICTWA Jak zorganizować wydarzenie w zrewitalizowanej przestrzeni?

Zawartość

Kroki
Część 1 z 4: Planowanie miesięcy do przodu
Część 2 z 4: Przygotuj się 2 tygodnie wcześniej
Część 3 z 4: Praca 24 godziny przed wydarzeniem
Część 4 z 4: Bieganie w dniu imprezy
Porady
Ostrzeżenia

Organizacja wydarzenia może wydawać się niezwykle trudnym zadaniem. I bez planowania i myślenia z wyprzedzeniem może tak być. Cóż, postaramy się, aby tak się nie stało – od miesięcy przygotowań po sztukę zachowania spokoju w ciągu dnia.

Kroki

Część 1 z 4: Planowanie miesięcy do przodu

1 Określ cel wydarzenia. Pamiętanie o definicji jednego lub dwóch zdań pomoże ci iść we właściwym kierunku. Czy planujesz przeprowadzić prace wyjaśniające w swojej miejscowości? Zachęcić potencjalnych sponsorów do inwestowania? Zorganizować uroczystość dla konkretnej osoby lub grupy osób? Zawęź swoje wyznaczanie celów tak bardzo, jak to możliwe. Cokolwiek robisz (czy to oświecenie, perswazja, świętowanie itp.), Po co Ty to zrób?
- Pomyśl o tym jako o swojej misji. Twoja koncepcja sukcesu. Kiedy dokładnie wiesz, co chcesz zrobić, jest to o wiele łatwiejsze!
2 Wyznacz sobie cele. Co dokładnie chcesz osiągnąć? Nie ile osób spodziewasz się zobaczyć, nie sam fakt, że wydarzenie się odbywa – czego chcesz w rezultacie? Aby przyciągnąć 5 osób do nowej części Twojej organizacji? Zarobić 1000 dolarów? Zmienić swój światopogląd? Interesują Cię ludzie?
- Pomyśl o trzech najważniejszych rzeczach, które chciałbyś zobaczyć jako rezultat tego wydarzenia i skup się na nich, aby stało się rzeczywistością. Być może jeden z celów jest finansowy, jeden publiczny, a drugi osobisty. To zależy od Ciebie!
3 Zbierz wolontariuszy. Niezbędne jest zbudowanie dobrego zespołu o różnych umiejętnościach.Mogą pomóc we wszystkim, od przygotowania harmonogramów i budżetów, po tworzenie zaproszeń i plakatów, powitanie gości i sprzątanie na koniec imprezy. Innymi słowy, pomogą ci ożywić wszystko. A jeśli możesz, zdobądź zaufanych wolontariuszy!
- Upewnij się, że członkowie Twojego zespołu i przełożeni są stale „na bieżąco” z Twoimi planami. Współpracując, znacznie ułatwiasz swoją pracę. Prosząc ich o pomoc, od początku podaj jak najwięcej informacji dotyczących oczekiwań i stopnia ich uczestnictwa.
- Jeśli znajdziesz się w sytuacji, która nie pozwala na poszukiwanie wolontariuszy, zatrudnij zespół! Wszystko zależy od rodzaju imprezy, którą organizujesz. Miejsce może zapewnić Ci taki zespół lub możesz skontaktować się z pośrednikami agencji rekrutacyjnych.
4 Przygotuj budżet. Należy wziąć pod uwagę wszystkie możliwe wydatki, dochody, sponsorów i nieprzewidziane wydatki. Jeśli nie planujesz budżetu, kończysz ze stosem rachunków, pustym portfelem i nie masz pojęcia, co się stało. Bądź realistą od pierwszego dnia, aby uniknąć niespodzianek w ciągu dnia!
- Znajdź sposoby na obniżenie kosztów. Czy możesz zrekrutować wolontariuszy do pracy za darmo? Zastanów się nad tańszymi miejscami (np. czyimś domem?) Pamiętaj: małe, proste wydarzenie, które poszło dobrze, jest zawsze bardziej ekscytujące niż impreza rozrzucona na kawałki, która się nie powiodła.
5 Zdecyduj się na czas i miejsce. To jest główny aspekt, jeśli chodzi o Twoje wydarzenie. O której godzinie i miejscu ludzie powiedzą: „Tak, pojadę tam!”? Musisz wybrać czas, w którym wszyscy są wolni oraz miejsce z dogodną lokalizacją. I coś, na co możesz sobie pozwolić!
- Sprawdź swój kalendarz społeczności i pomyśl o swoich odbiorcach. Jeśli celujesz w grupę matek, które pozostają w domu, najlepszym rozwiązaniem będzie dzień w pobliżu (może z możliwością opieki nad dziećmi?). Jeśli kierujesz do studentów, zrób to w środku tygodnia wieczorem w centrum miasta. Jeśli możesz, rób tam, gdzie są są już.
- Oczywiście niektóre miejsca trzeba zarezerwować. Jak najszybciej skontaktuj się z miejscem, w którym planujesz zorganizować wydarzenie. Może być dużo bardziej zajęty niż ty!
6 Pomyśl o logistyce. Logistyka na wszystko. Jak będzie wyglądało parkowanie? A co z dostępem dla osób niepełnosprawnych? Co możesz zrobić z wymiarami swojej przestrzeni? Jakiego sprzętu potrzebujesz? Jakie dodatkowe elementy (woda mineralna dla wykładowców, tabliczki z nazwiskami, broszury) są potrzebne do doliczenia dodatkowych kosztów? Ile osób musi być zaangażowanych, aby sprawy potoczyły się naprawdę gładko?
- Ważne jest, aby posiedzieć chwilę samemu (i ze swoim zespołem) i rozważyć wszystkie aspekty wydarzenia. Czy są jakieś przeszkody, które można przewidzieć i którym można im zapobiec? Czy są jacyś goście specjalni, których musisz zakwaterować? Jakieś wyjątki do zrobienia?
7 Pomyśl o marketingu i reklamie. W odpowiednim czasie przygotuj projekt plakatu. Powinna zawierać wstępną datę, godzinę, lokalizację, gościa głównego, nazwę wydarzenia oraz temat lub hasło wydarzenia. Ponieważ jest za wcześnie, możesz chcieć się nie spieszyć – ale najlepiej już teraz naszkicować podgląd, aby zobaczyć, jak to wszystko wygląda razem!
- Pomyśl o wszystkich innych sposobach, w jakie możesz o tym wszystkim powiedzieć. Biuletyny e-mailowe? Zwykła poczta? Facebook, Twitter, pozostałe dwa tuziny stron (więcej o tym za chwilę)? Co musisz wziąć przód wydarzenie, aby ludzie tam przyjechali i co należy zrobić na wydarzenie, aby je zatrzymać?
8 Zorganizuj się. Możliwe, że czujesz się teraz jak fretka, której właśnie odcięto głowę. Odetchnij i otwórz arkusz kalkulacyjny w Excelu. Przygotuj wstępny harmonogram wydarzeń dla całego wydarzenia. Utwórz kilka arkuszy kalkulacyjnych, aby uporządkować swoje myśli. To może wydawać się teraz niepotrzebną papierkową robotą, ale po dwóch miesiącach będziesz hojnie dziękował sobie w przeszłości za dalekowzroczność.
- Określ ramy czasowe (z terminami) dla każdego działania przygotowawczego. Zapisz nazwy każdego z nich oraz gdzie i kiedy będziesz ich potrzebować. W ten sposób możesz się zorganizować i zidentyfikować wszystkie przyszłe pytania od innych.

Część 2 z 4: Przygotuj się 2 tygodnie wcześniej

1 Upewnij się, że wszystko idzie jak zwykle. Stempluj datę, lokalizację, (główny gość), personel, nazwę wydarzenia i hasło. Czy jest cośCo mogłoby pójść źle? Czy będą sytuacje, które trzeba będzie powtórzyć w ostatniej chwili? Na tym etapie wszystko powinno być już ostatecznie rozstrzygnięte.
2 Spotkaj się ze swoim zespołem. Zatwierdź swój budżet, harmonogram i wszystko inne wraz z członkami zespołu i przełożonymi. Właśnie teraz jest najlepszy czas, aby poznać wszystkie pytania. Czy wszyscy znają swoje obowiązki? Jak odnoszą się do różnych spraw i problemów?
- Spotkaj się ponownie z członkami zespołu i wolontariuszami, aby przeprowadzić burzę mózgów w przypadku ewentualnych problemów. To także idealny czas na stworzenie planu działania.
- Upewnij się, że w zespole nie ma problemów wewnętrznych. Połącz się ze wszystkimi liderami zespołów, a także członkami zespołu i wolontariuszami.
3 Roześlij pracę do różnych osób i pozwól doświadczonej osobie koordynować wszystkie działania. Jeśli wydarzenie jest mega wydarzeniem, niech różne osoby koordynują różne wydarzenia pod kierunkiem jednej osoby. Członkowie zespołu muszą ufać liderowi.
- Dobrym pomysłem jest, aby kilka osób poświęciło swój czas na spotkanie, powitanie gości i wyśmiewanie wydarzenia, gdy ludzie przybędą i rozpocznie się wydarzenie. Zasadniczo są komitetem organizującym wydarzenia, który buduje morale i sprawia, że ludzie czują, że przybyli tu z jakiegoś powodu.
4 Upewnij się, że wszystkie witryny powiązane z wydarzeniem są aktualne. Prawdopodobnie opisujesz to na Facebooku i Twitterze, ale jest też mnóstwo innych stron internetowych, z których możesz skorzystać, które pomogą Ci rozpowszechnić informacje o wydarzeniu. Eventbrite, Evite i Meetup to trzy najbardziej autorytatywne, które przychodzą na myśl. Jeśli jeszcze o nich nie słyszałeś, przeglądaj teraz internet!
- I oczywiście Twoja strona internetowa / blog / strona na Facebooku, jeśli ją posiadasz. Możesz wysyłać przypomnienia, ustawiać obrazy i oglądać odpowiedzi na zaproszenia. Im bardziej jesteś aktywny, tym więcej będzie wiadomo o twoim istnieniu.
5 Zbieraj sponsoring i inne źródła funduszy od delegatów. W nadchodzących tygodniach będzie dużo wydatków i nie musisz ich wszystkich pokrywać z własnej kieszeni! Zbierz przynajmniej część środków na pokrycie kosztów rozpoczęcia działalności – może wynajem lokalu, sprzętu, dostawców? Niektóre z tych osób / firm / produktów mogą wymagać zapłaty jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia.
- Upewnij się, że masz system paragonów, potwierdzeń, faktur i ogólnej dokumentacji. Będziesz musiał wszystko zapisać i odnieść się do tego w przyszłości, dlatego im bardziej uporządkowasz organizację dokumentów od samego początku, tym lepiej. Zwłaszcza jeśli firma, z którą współpracujesz, płaci ci bezczynną paplaniną.
6 Promuj wydarzenie. Przygotuj broszury, publikuj ogłoszenia, informuj media, wysyłaj e-maile, dzwoń, wysyłaj wiadomości do grup w sieciach i odwiedzaj potencjalnych członków i sponsorów.Skąd jeszcze ludzie będą wiedzieć, że przyjdą? Upewnij się, że informacje, które podajesz, są całkowicie kompletne, pozostawiając tylko kilka pytań zamkniętych - w końcu ludzie muszą być trochę zaintrygowani!
- Pomyśl o swojej grupie docelowej. Jeśli próbujesz dotrzeć do starszej populacji, nie musisz tracić czasu na wysyłanie na czas wiadomości za pośrednictwem aplikacji mobilnych. Idź do tych miejsc i korzystaj z narzędzi, z których korzystają Twoi odbiorcy. Spraw, aby był jak najbardziej dostępny i jak najbardziej rutynowy.
7 Zbierz wszystko, czego potrzebujesz na wydarzenie. Przedmiotami tymi mogą być medale, gry, pamiątki, nagrody lub dyplomy. Jest wiele drobiazgów i drobiazgów, których niewprawne oko może nie zauważyć, ale znasz każdy zakamarek, zakamarek i wszystko, co je wypełnia. I nie zapomnij o stołach, krzesłach, sprzęcie nagłaśniającym, znakach, obrusach i tych wszystkich dużych przedmiotach!
- To kolejna rzecz, o której powinieneś usiąść i pomyśleć. Nie przestawaj o tym myśleć, dopóki nie znajdziesz 5 rzeczy, o których zapomniałeś - wszystkiego, w tym długopisów, apteczek, baterii, lodu i przedłużaczy. Musisz wiedzieć, że bez względu na to, co się stanie, masz wszystko.
8 Zgodzić się na do wszystkich. Umów się na kręcenie zdjęć i filmów. Zorganizuj transport dla gości. Zorganizuj posiłki dla ekipy sprzątającej. Lista może być długa, ale w przeciwnym razie nigdy nie zorganizujesz swojego wydarzenia!
- Organizuj jedzenie i napoje. Również teraz jest dobry czas na przygotowanie specjalnego zakwaterowania, na przykład dla osób niepełnosprawnych i tak dalej. Sprawdź, czy któryś z uczestników jest wegetarianinem lub ma inne specyficzne potrzeby dietetyczne.
- Zorganizuj krzesła, stoły, dekoracje artystyczne, mikrofony, głośniki, projektory multimedialne, stojaki - wszystko, co trzeba zainstalować na miejscu.
9 Przygotuj stykówkę. Będziesz potrzebować wszystkich numerów, adresów i adresów e-mail członków zespołu, których potrzebujesz. Zrób także podobną listę VIP-ów i wszystkich dostawców towarów i usług. Jeśli ktoś się nie pojawi lub się spóźni, będzie to lista, do której będziesz się odwoływać.
- Powiedzmy, że sprzedawcy żywności nie pojawili się na czas. Co zamierzasz zrobić? Łapiesz swoją podręczną listę klas i dzwonisz do nich. Och, myśleli, że idziesz brać 90 kg duszonej wieprzowiny? Dobra, to nie ma znaczenia. Podajesz listę Stu, a on łapie swoją ciężarówkę i biegnie pod adres podany w gazecie. Kryzys został zażegnany. A teraz wiesz, że albo nigdy więcej nie powinieneś u nich zamawiać, albo wyraźniej wyrażać swoje życzenia!
10 Odwiedź miejsce z członkami zespołu. Rozejrzyj się po nieruchomości i doceń parking, toalety, garderoby, aranżację, różne wejścia i wyjścia. Poszukaj pobliskich miejsc, w których możesz wykonać kserokopię, zadzwonić i zaopatrzyć się w zapasy. Ogólnie zapoznaj się z całym terytorium i powinieneś go znać jak własną kieszeń.
- Porozmawiaj ze swoją osobą kontaktową. Powinni wiedzieć wszystko o obiekcie lepiej niż ktokolwiek inny. Czy są jakieś problemy, o których powinieneś wiedzieć? Jakieś ograniczenia czasowe? Czy drzwi zamykają się o określonej godzinie? Nie daj Boże, czy są zaplanowane jakieś kontrole alarmów przeciwpożarowych?

Część 3 z 4: Praca 24 godziny przed wydarzeniem

1 Zachować spokój. Udało ci się to osiągnąć. Niezwykle ważne jest, aby trzymać głowę w górze i nie martwić się o wynik. Przygotowywałeś się od miesięcy! Wszystko będzie dobrze. Im bardziej zrównoważony jesteś, tym spokojniejszy będzie twój zespół i spokojniejsze wydarzenie. Poza tym to wszystko niedługo się skończy!
- Na serio. Masz to. Przewidziałeś wszystkie niezbędne rzeczy, pomyślałeś o wszystkich możliwych problemach - jeśli coś pójdzie nie tak, wiesz jak sobie z tym poradzić. I nie zapomnij: nikt nie będzie cię winić.Skandaliczny gość, złe jedzenie - ludzie rozumieją, że nie wszystko jest w twoich rękach. Więc zrelaksuj się. Wszystko będzie dobrze.
2 Razem ze swoim zespołem dokonaj ostatecznej kontroli każdego przedmiotu. Upewnij się, że przekazujesz wszystkim informacje o tym, jak i kiedy dotrzeć na miejsce. Ostatnią rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest to, aby cały Twój zespół zadzwonił do Ciebie o tej samej porze w dniu imprezy i zastanawiał się, gdzie do cholery są tylne drzwi.
- Nawet jeśli nikt nie podchodzi i nie zadaje pytań, postaraj się ocenić jego zachowanie. Czy wszyscy wiedzą, co robić? Czy ludzie dogadują się ze sobą? Jeśli nie, porozmawiaj z nimi i zobacz, co możesz zrobić, aby rozwiązać problemy. Być może ktoś bardziej nadaje się do pracy w innym dziale lub z innymi ludźmi.
3 Sprawdź wszystkie zaproszenia i odpowiedzi. Utwórz arkusz kalkulacyjny z listą zaproszonych i policz ich liczbę. W przypadku większości wydarzeń liczba osób, które potwierdziły nie reprezentuje liczbę osób, które faktycznie przybyły. Może się okazać, że 50 osób potwierdziło, że przyjadą, ale w końcu będzie ich 5. lub 500. Więc chociaż powinieneś znać tę liczbę, bądź przygotowany na radzenie sobie również z każdym zasięgiem!
- Przypomnij gościom VIP o wydarzeniu, gdy będziesz uczestniczyć w innych. Będziesz zaskoczony, jak wiele osób powie: „O tak! To jutro, prawda? Za pomocą prostego połączenia telefonicznego lub SMS-a możesz tego uniknąć.
4 Idź do placówki i sprawdź, czy wszystko jest gotowe. Czy sala jest czysta i dostępna? Czy zainstalowany jest cały sprzęt elektroniczny i czy wygląda na sprawny? Czy możesz w razie potrzeby dostarczyć sprzęt? Czy personel jest wystarczająco przeszkolony?
- Sprawdź, czy jest wystarczająco dużo osób, aby służyć jako personel konserwacyjny. Oczywiście zawsze lepiej mieć więcej niż potrzebujesz. Możesz potrzebować kogoś, kto ucieknie z zadaniem awaryjnym lub zajmie się gościem lub problemem, którego nie przewidziałeś. Albo wiesz, przynieś ci kawę.
5 Przygotuj zestawy dla uczestników. Ten zestaw może zawierać butelkę wody, batonik, papier listowy, długopis, broszurę i wszelkie potrzebne informacje. Dobrym pomysłem jest również dołączenie drobnych pamiątek. To miły akcent, który naprawdę przekona ludzi, że jest to dobrze przemyślana, zorganizowana impreza. I sprawi, że poczują się docenieni!
- Można to zrobić dla gości, zespołu lub obu! Kto nie lubi zabierać ze sobą batonika odżywczego i długopisu?
6 Zrób suwak. To jest lista wszystkich potrzebnych informacji, posortowanych według czasu i/lub pokoju. Przygotuj plan minutowy na ważne wydarzenia. Jego format zależy od Ciebie. Po prostu postaraj się ograniczyć informacje do minimum, aby ułatwić czytanie.
- Jeśli jesteś naprawdę ekskluzywny i bardzo sumienny, pomocne może być robienie różnych typy suwaki. Prezenterzy będą potrzebować listy pozostałych prezenterów oraz informacji o tym, gdzie się znajdują i o której godzinie. Twój zespół będzie potrzebował listy sprzętu, programu czasowego i protokołu czyszczenia. Jeśli masz czas, może to być pomocne.
7 Zrób listę kontrolną rzeczy, które chcesz zabrać ze sobą na miejsce. Jak strasznie by było, gdybyś już tam był, wszystko jest na swoim miejscu, wszystko tam i zdajesz sobie sprawę, że brakuje tylko 12 000 kubków, o których zapomniałeś w domu? Niefortunna sytuacja. Po prostu to schrzaniłeś. Zrób więc sobie listę kontrolną, sprawdź dwa razy i weź ze sobą wszystko, czego potrzebujesz!
- Jeśli to wszystko w kilkunastu różnych lokalizacjach, przypisz osoby do poszczególnych odpowiedzialności. W ten sposób w wielki dzień nie spędzisz 8 godzin biegając i zbierając wszystko i martwiąc się. Rozprowadzając pracę, uwalniasz ręce… lub jak to mówią.

Część 4 z 4: Bieganie w dniu imprezy

1 Przyjedź wcześniej z członkami zespołu i wolontariuszami. Sprawdź, czy wszystko jest na swoim miejscu i czy cały sprzęt elektroniczny jest sprawny. Masz palące pytanie? Jeśli masz czas, weź szklankę, daj zachęcające słowo na pożegnanie i rozejdź się! Zrobiłeś to. Tak dobrze się przygotowałeś.
- Upewnij się, że organizatorzy mają kolorowe plakietki lub inny charakterystyczny znak, aby uczestnicy mogli w razie potrzeby zwrócić się do nich o pomoc. Czasami sam mundur khaki to za mało.
2 Zainstaluj wszystko. Wewnątrz oraz na zewnątrz. Potrzebujesz balonów na swojej skrzynce pocztowej? Czy w rogu jest plakat? A na drzwiach i na korytarzu? Jeśli goście muszą wędrować po prawdziwym labiryncie, to im więcej znaków, tym lepiej.
- Szczególnie pomocny będzie baner powitalny i inne informacje przed budynkiem. Chcesz, żeby ludzie widzieli z ulicy, że właśnie tam powinni być. Żadnych pytań na ten temat!
- Zrób stolik recepcyjny i rejestracyjny. Kiedy goście przechodzą przez drzwi, muszą dokładnie wiedzieć, co muszą zrobić. W przeciwnym razie będą chodzić niepewnie i czuć się nieswojo. A pamiętasz tę komisję rekrutacyjną, o której rozmawialiśmy? Niech ktoś stanie przy drzwiach, aby powitać gości i odpowiedzieć na ich pytania.
- Włącz muzykę! Zgaśnie wszelkie niezręczności, które w przeciwnym razie mogłyby być w powietrzu.
3 Upewnij się, że ludzie, którzy są ważni, wiedzą, co się dzieje. Jeśli prezenter się spóźnia, trzeba czekać na czas. Jeśli posiłek trwa dłużej niż obliczono, należy poinformować ich o zmianach harmonogramu. Bardzo rzadko zdarza się, aby wydarzenia przebiegały dokładnie zgodnie z planem - więc jeśli zboczysz z kursu, upewnij się, że linie komunikacyjne są otwarte.
4 Robić zdjęcia! Będziesz chciał zapamiętać coś dla siebie. Ludzie będą pod wrażeniem, gdy zobaczą kogoś chodzącego z aparatem. Zwróć uwagę na banery sponsora, Twoje banery, wejście, stół recepcyjny itp. Może przyda Ci się w przyszłym roku!
- Jeśli to możliwe, niech zatroszczy się o to przyjaciel lub profesjonalny fotograf. Bez tego masz wystarczająco dużo zmartwień. Będziesz musiał spotykać się i pić z gośćmi, więc niech ktoś inny zajmie się materiałem fotograficznym.
5 Rozdaj materiały informacyjne. Prawdopodobnie zasadziłeś coś w głowach swoich gości i chcesz, aby wyszli, myśląc o tym, zastanawiając się nad czymś lub czekając na jakąś akcję. Przygotuj więc broszury lub cokolwiek innego, co mogą zabrać ze sobą do użytku osobistego. po Wydarzenia.
- Częścią tego może być forum komentarzy. Zaproponuj im sposób, w jaki mogliby podążać dalej i powiedz im, co myślą, jakie kroki usprawniające można podjąć i co chcieliby zobaczyć następnym razem. I oczywiście, jak mogli uczestniczyć!
6 Posprzątaj pokój! Sprawdź licznik elektryczny, usuń rozstępy, stoły i tak dalej. Musisz opuścić miejsce tak, jak było pierwotnie - zwłaszcza jeśli zapłaciłeś za to i chcesz kiedyś wrócić. Mogą pobierać opłaty, których można uniknąć w innych przypadkach. Podziel pracę tak, aby przebiegła jak najszybciej bezboleśnie.
- Sprawdź, czy nie pozostało nic wartościowego, a jeśli tak, utwórz zgubioną i znalezioną tabelę.
- Jeśli coś uszkodziłeś, poinformuj o tym swoją osobę kontaktową. Lepiej być szczerym i bezpośrednim.
- Zadbaj o śmieci najlepiej, jak potrafisz. Resztą zajmie się serwis techniczny.
7 Zajmij się wszystkimi obowiązkami po imprezie. W zależności od wydarzenia mogą się one wahać od absolutnie niczego do długiej listy podziękowań i rachunków. Oto kilka pomysłów na początek:
- Podziękuj wszystkim członkom zespołu, zwłaszcza sponsorom i wolontariuszom. Bez nich byś tego nie zrobił!
- Zamknij i zapłać wszystkie rachunki. Należy to zrobić jak najszybciej.Im mniej niedokończonych spraw, tym lepiej.
- Zorganizuj przyjęcie z podziękowaniami dla wszystkich, którzy pomogli. Chcesz, aby członkowie Twojego zespołu czuli się docenieni, a sponsorzy poczuli, że przyczynili się do dobrej sprawy.
- Rozdaj pamiątki lub inne publikacje odpowiednim osobom.
- Dostarcz rachunki do sponsorów i innych osób.
- Umieść zdjęcia na swojej stronie wydarzenia.
8 Zorganizuj następujący przegląd kontemplacji, abyś następnym razem mógł zrobić lepiej. Po tym wszystkim, co zostało powiedziane i zrobione, co zrobiłbyś inaczej? Co zadziałało, a co nie? Czy odważyłbyś się kiedyś ponownie zorganizować podobną imprezę? Czego się nauczyłeś?
- Jeśli otrzymasz jakieś uwagi, przejrzyj je. A jeśli nie dostaniesz ich od gości, zapytaj swój zespół! Co oni myślą? Czy w ogóle dobrze się bawili? To był darmowy bar i długopis, prawda?

Porady

Różne stanowiska organizacyjne są podobne do różnych obowiązków zawodowych. Rozliczenia i budżetowanie są jak finanse, komunikowanie się z delegatami i zapraszanie ich do udziału jest jak marketing, zarządzanie zespołem jest jak zarządzanie personelem w przedsiębiorstwie, transport jest jak logistyk, wydarzenie jest jak działalność produkcyjna, dobre relacje z mediami są jak PR... .
Lista dokumentów (i tak dalej) do przygotowania
- Budżet
- Harmonogram wydarzenia (harmonogram każdego programu w wydarzeniu)
- Zaproszenie
- Lista zaproszonych
- Plan działania
- Ramy czasowe (harmonogram ukończenia prac)
- Materiały z konferencji prasowej
- Przemówienie
- Lista uczestników
- Notatki porównawcze (wraz z wystąpieniami prelegentów)
- Porządek obrad
- Harmonogram na minutę
- Lista kontaktów (numery komórkowe organizatorów)
- Lista rzeczy do wniesienia
- Lista kontrolna prac do wykonania
- Relacja z wydarzenia (dla mediów i innych)
Określ, które zadania powinny zostać zlecone na zewnątrz, a które powinny być wykonywane przez członków zespołu. Outsourcing zależy od budżetu, czasu, jakości, wagi pracy i tak dalej.
Uśmiechaj się dużo. Bądź uprzejmy dla wszystkich, zarówno w zespole, jak i poza nim.
Przed wydarzeniem wyznacz osobę/komisję, która będzie odpowiedzialna za:
- Sponsorzy
- Współtwórcy lokalni
- Gość główny, prelegenci,
- Tworzenie projektu, druk, kolekcjonowanie artykułów i ocena wszystkiego
- Nagrody, pamiątki, upominki, banery, certyfikaty
- Transport, dostawca żywności, wynajem lokalu, dekoracje, dekoracje, parking
- Media, PR, marketing
Czynniki do rozważenia przy wyborze miejsca i kosztach negocjacji
- Pojemność sali (liczba delegatów - z wyłączeniem delegatów pływających)
- Catering (jeśli jest dostępny)
- Ramy czasowe (kiedy wydarzenie się rozpoczyna i może się zakończyć)
- Opcje oświetlenia (w przypadku imprez nocnych)
- Czy są klimatyzatory?
- Zapewnienie wymaganego sprzętu (mikrofony, głośniki itp.)
- Meble asesor (stoły, krzesła, obrusy)
- Czy dozwolona jest muzyka, rozrywka (w przypadku nieformalnych wydarzeń)
- Zasilanie awaryjne
- Dostępność - to lokalizacja w centrum miasta (czy uczestnicy będą mogli się tam dostać bez przeszkód)
- Specjalne pomieszczenia dla organizatorów, do przebierania się i tak dalej.
- całkowity koszt
Gdy ktoś oferuje pomoc (w tym pieniądze), odpowiedz natychmiast i szczerze dziękuję.
Planowanie jest niezbędne. Plan „co robić” (ważne rzeczy) jest realizowany na spotkaniach zespołu. Trzymaj się tego.
W dniu wydarzenia wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za:
- Ogólna koordynacja
- Przebieralnia
- Żywność
- Co dzieje się na scenie
- Prowadzący
- komputer, projektor multimedialny,
- Fotograf
- Przyjmowanie gości
- Zarządzanie masą i PR
- Strefa parkowania
- Bezpieczeństwo
- Dystrybucja różnych rzeczy (prezenty, certyfikaty wybranym osobom, a także uczestnikom)
Czynniki do rozważenia przy ustalaniu daty
- Czy główny gość i inni VIP są dostępni w określonym dniu (dniach)
- Co działa najlepiej dla Twoich odbiorców
Ale planowanie w mniejszych grupach na temat „jak to zrobić”, „jak powinno być” i tak dalej, jest równie ważne.
Jeśli coś pożyczysz, bądź odpowiedzialny i zwróć to w obiecanym terminie.
Przejmij inicjatywę, przespaceruj się i poszukaj niedoskonałości, które możesz naprawić, uzupełnij je.
Rób notatki na temat wszystkich ważnych szczegółów.
Nigdy nie przenoś przydzielonych Ci obowiązków i odpowiedzialności na inną osobę.
Bardzo ważna jest prawidłowa realizacja, plan osiągnięcia sukcesu, do ostatniego...
Nie zostawiaj wyznaczonego obszaru / lady tam, gdzie powinieneś.
Dobrowolnie poinformuj osobę, która zleciła Ci zadanie, czy zostało pomyślnie wykonane, czy nie. Ale w określonym czasie.
Bądź w dobrym nastroju, zwłaszcza gdy jesteś w pobliżu ludzi.
Bądź odpowiedzialny za swoją pracę.
Bądź punktualny we wszystkim, co robisz. Jeśli się spóźnisz, poinformuj na czas osobę, której się zgłaszasz.
Nie krytykuj nikogo, chyba że masz sugestię lub rozwiązanie.
Działaj powoli, ale pewnie. Nie spiesz się podczas komunikacji. Po prostu marnujesz swój czas.
Zawsze zachowuj swój moralny charakter i pozytywne nastawienie do wszystkich. Proszę nikogo nie błagać.
Jeśli pojawi się problem, nie obwiniaj innych - i nie kładź wszystkiego na głowę, tworząc napięcie, ale spróbuj go rozwiązać.
Nie powtarzaj żadnych błędów.

Ostrzeżenia

Bądź przygotowany na każdą sytuację. Czasami sprawy wymykają się spod kontroli. Jeśli jesteś członkiem zespołu, nie denerwuj się, gdy ktoś na ciebie krzyczy (może być spięty). Jeśli jesteś facylitatorem, nigdy nie poddawaj się napięciu ani panice. Działaj z zimną krwią. Spróbuj dowiedzieć się, co się stało i co możesz zrobić, gdy to się stało.
Nie panikuj / nie przemęczaj się. Zimny umysł da najlepsze rezultaty we właściwym czasie.