Zawartość

• Kroki
• Porady
• Ostrzeżenia

W biznesie istnieją dwa główne obszary, które musi prowadzić księgowy – należności i zobowiązania. To są dwa kierunki, których nazwy mówią same za siebie. Jeśli pierwszy odpowiada za otrzymywanie środków ze sprzedaży towarów i usług, to drugi odpowiada za płacenie za towary i usługi niezbędne do prowadzenia działalności. Z tego artykułu dowiesz się, jak śledzić należności, zakładając, że klient już otrzymał towar lub usługę, a faktura również została wysłana do zapłaty.

Kroki

1. 1 Utwórz osobne konto dla każdego klienta w swoim systemie księgowym. Możesz używać programu Excel (Microsoft Excel) do przechowywania małych rekordów. Jeśli jednak masz dużą liczbę transakcji, lepiej użyć specjalnych programów księgowych, takich jak 1C, QuickBooks.
   • Musisz posiadać informacje o firmie: imię i nazwisko, osobę kontaktową, adres, numer telefonu i faks.
   • Wprowadź informacje do systemu elektronicznego poprzez nadanie im numeru rachunku lub kodu identyfikacyjnego.
   • Sprzedając towary lub usługi temu klientowi, wprowadź informacje na jego fakturze.
   • Prowadź ewidencję w formie elektronicznej i przechowuj kopie papierowe, jeśli wymagają tego zasady rachunkowości.
2. 2 Utwórz w programie księgowym do księgowania miesięcznego raport osób z zadłużeniem przekraczającym 30 dni. Upewnij się, że Twoje faktury są profesjonalnie przygotowane i zawierają logo i nazwę Twojej firmy, a także adres oraz numery telefonu i faksu.
   • Korzystaj z należności tylko dla tych klientów, którzy są Ci winni. Wyślij tym klientom listę transakcji. Dokument ten musi również wskazywać datę zakupu, należną kwotę, koszty związane z dostawą i usługami dodatkowymi.
   • Każda faktura do zapłaty musi wskazywać karę nałożoną w przypadku opóźnienia w płatności. Takie warunki należy negocjować z klientem.
   • Faktury zapłacone po uzgodnionym terminie płatności również powinny być uwzględnione w raporcie. Zrób listę zawierającą datę zakupu i datę opóźnienia płatności (na przykład 30, 60, 90 i 120 dni lub więcej).
3. 3 Wprowadź informacje o płatności, gdy środki są otrzymywane od klienta, zamykając jego dług wobec Twojej firmy.
4. 4 Skontaktuj się z agencją windykacyjną, jeśli masz długoterminowy dług przeterminowany. W ten sposób zmniejszysz złe długi i zwiększysz swoje aktywa w obiegu.

Porady

• Wiele programów księgowych posiada formularze do generowania wymaganych raportów. Jednak formularze można znaleźć również w Internecie. SampleWords.com udostępnia różne formularze w języku angielskim, które można pobrać bezpłatnie.

Ostrzeżenia

• W Twoim interesie jest przechowywanie skanów zamówień, dokumentów wysyłkowych, a także innych dokumentów w osobnych folderach elektronicznych, jeśli nie uważasz za konieczne ich przechowywanie w formie papierowej. Lepiej mieć dużo dokumentów niż za mało, jeśli musisz udowodnić dług klienta.