Zawartość

• Do kroku
• Część 1 z 2: Przyjęcie właściwej postawy
• Część 2 z 2: Odpowiednio deleguj

Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem sklepu, zajmujesz stanowisko kierownicze w dużej firmie, czy też opiekujesz się swoimi dziećmi w domu, aby wydobyć z siebie to, co najlepsze i działać tak wydajnie, jak to możliwe, bardzo ważne jest, abyś mógł podzielić się niektórymi Twoje obowiązki. delegować.Jednak delegowanie zadań może być dość trudne - z jednej strony musisz być stanowczy wobec tego, komu delegujesz swoje obowiązki, z drugiej musisz także pokazać, że mu ufasz. W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na wiele często zadawanych pytań dotyczących delegowania, a my przeprowadzimy Cię krok po kroku przez sam proces delegowania, abyś Ty również mógł nauczyć się delegowania w taktowny i pełen szacunku sposób .

Do kroku

Część 1 z 2: Przyjęcie właściwej postawy

1. Odłóż na chwilę swoje ego. Główną przeszkodą na drodze do delegacji jest myśl, że jeśli chcesz coś zrobić dobrze, lepiej zrób to sam. Nie jesteś jedyną osobą na świecie, która może to zrobić we właściwy sposób. Ty jesteś być może jedyny, który może to zrobić dobrze w tym konkretnym momencie, ale jeśli poświęcisz trochę czasu, aby kogoś wyszkolić, w końcu będzie w stanie zrobić to całkiem dobrze. Może druga osoba może nawet zrobić to szybciej lub lepiej niż ty i jest to nie tylko coś, co musisz zaakceptować, ale także coś, co musisz powitać.
   • Myśl logicznie i realistycznie - czy możesz wykonać tę pracę samodzielnie? Czy będziesz musiał zapracować na śmierć, aby móc połączyć tę pracę z normalnymi obowiązkami? Jeśli tak, lepiej upewnij się, że oddelegujesz część swojej pracy. Nie musisz się tego wstydzić ani czuć, że nie jesteś wystarczająco dobry - tak naprawdę wykonujesz swoją pracę wydajniej, gdy szukasz pomocy, gdy jest potrzebna.
2. Nie czekaj, aż ludzie się zgłoszą. Jeśli masz trudności z delegowaniem zadań, możesz cierpieć na łagodną postać tak zwanego zespołu męczennika - to wszystko może stać się dla Ciebie zbyt trudne i często zastanawiasz się, dlaczego ludzie nawet nie oferują Ci pomocy. Bądź ze sobą szczery - kiedy to robią, czy nie odmawiasz im pomocy, mniej lub bardziej automatycznie lub z uprzejmości, przez większość czasu? Zastanawiasz się, dlaczego nie nacisnęli trochę więcej? Czy czujesz, że gdyby twoje role zostały odwrócone, prawdopodobnie pomógłbyś innym bez wahania? Jeśli odpowiedziałeś „tak” na te pytania, będziesz musiał popracować nad swoją zdolnością do kontrolowania sytuacji. Zajmij się tym sam że również otrzymujesz pomoc, której potrzebujesz - i nie czekaj, aż pomoc przyjdzie do ciebie, ponieważ może ona w ogóle nie nadejść.
   • Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, przez co przechodzi ktoś inny i niewiele można zrobić, aby ich zmienić. Zapomnij na chwilę o frustracji, jaką odczuwasz w stosunku do ludzi, którzy sobie nie pomagają i pamiętaj, że ostatecznie to Ty musisz dać im znać, czego potrzebujesz.
3. Przestań postrzegać prośbę o pomoc jako coś negatywnego. Wiele osób czuje się nieswojo prosząc o pomoc. Możesz czuć się winny lub ciężarem dla innych, albo wstydzić się tego, ponieważ (z jakiegoś powodu) uważasz, że powinieneś być w stanie rozwiązać wszystko samodzielnie.
4. Naucz się ufać innym. Jeśli boisz się delegowania, ponieważ uważasz, że nikt nie może wykonywać pracy tak dobrze, jak Ty, pamiętaj o dwóch rzeczach: Po pierwsze, faktem jest, że przy wystarczającej praktyce prawie każdy może się w czymś dobrze opanować, a po drugie, być może nie jesteś taki dobry. globalny talent, jak myślisz. Kiedy delegujesz pracę, nie tylko zwalniasz czas dla siebie - dajesz również osobie pomagającej Ci szansę przećwiczenia nowych umiejętności lub wykonania nowego rodzaju pracy. Bądź cierpliwy - jeśli dasz mu wystarczająco dużo czasu, Twój asystent prawdopodobnie wykona zleconą przez Ciebie pracę tak dobrze, jak mogłeś. O ile delegowana przez Ciebie praca nie jest bardzo ważna, prawdopodobnie nie będzie problemu, jeśli Twój asystent nauczy się wykonywać ją dobrze z czasem. Jeśli praca jest bardzo ważna, lepiej dobrze się zastanów, zanim ją powierzysz!
   • I nawet jeśli rzeczywiście jesteś najlepszy w pracy, którą planujesz oddelegować, zdaj sobie sprawę, że delegując pracę, możesz robić inne rzeczy ze swoim czasem. Jeśli w swoim biurze najlepiej potrafisz instalować dyski twarde lub wykonywać jakieś monotonne czynności, ale masz do przygotowania ważną prezentację, to nie ma problemu z wykonaniem zadania przez stażystę. Lepiej jest traktować priorytetowo trudne, złożone zadania - nie czuj się winny delegowaniu stosunkowo prostych, monotonnych zadań, gdy masz ważniejsze rzeczy do zrobienia.

Część 2 z 2: Odpowiednio deleguj

1. Potocz piłkę. Pierwszy krok jest najtrudniejszy, ale jednocześnie najważniejszy. Musisz zaryzykować i poprosić kogoś o pomoc (lub, jeśli jesteś przełożonym, powiedzieć komuś, że on lub ona musieć Nie czuj się z tego powodu winny - o ile jesteś grzeczny, miły i elegancki, nie ma nic niegrzecznego w poproszeniu (lub poleceniu) kogoś, kto ci pomoże. Staraj się być miły i wyrozumiały, jednocześnie nie tracąc z oczu powagi swojej prośby.
   • Jeśli nie wiesz, jak konkretnie poprosić kogoś o wykonanie części pracy za Ciebie, postaraj się, aby było to krótkie i słodkie. Na przykład powiedz coś w rodzaju: „Hej, czy mógłbym porozmawiać z tobą przez minutę? Zastanawiałem się, czy mógłbyś mi pomóc zainstalować ten duży stos dysków twardych, który właśnie dostaliśmy. Nie mogę, ponieważ jestem poza biuro dzisiaj.. Czy możesz mi pomóc? ” Nie naciskaj na pomocnika, po prostu upewnij się, że wie, że jego pomoc jest potrzebna.
   • Poproś o pomoc, a (prawdopodobnie) też ją otrzymasz. Nie bój się delegować, ponieważ uważasz, że zostaniesz uznany za niegrzecznego lub rozkazującego. Spójrz na to w ten sposób: Jak się czujesz, gdy inni proszą Cię o zrobienie czegoś dla nich? Czy czujesz się urażony lub potraktowany niesprawiedliwie? A może (normalnie) jesteś zbyt szczęśliwy, mogąc pomóc? Prawdopodobnie to drugie!
2. Nie odbieraj odmowy osobiście. Czasami ludzie po prostu nie mogą ci pomóc, nawet jeśli chcą - szkoda, ale prawda. Może to mieć różne przyczyny - najczęściej jest to sytuacja, w której osoba, do której prosisz o pomoc, jest już bardzo zajęta swoją pracą. Nie bierz tego zbyt osobiście - tylko dlatego, że ktoś nie może (lub nie chce) Ci pomóc w tym momencie, nie oznacza, że ​​Cię nienawidzi. W większości przypadków oznacza to po prostu, że druga osoba jest albo zajęta, albo zbyt leniwa - nic dodać nic ująć.
   • Jeśli Twoja prośba o pomoc zostanie odrzucona, rozważ swoje opcje - zwykle możesz grzecznie, ale ponownie szybko powiedzieć, że naprawdę potrzebujesz pomocy tej osoby (a to zwykle działa szczególnie dobrze, jeśli jesteś przełożonym lub kimś innym, kto ma autorytet), możesz poprosić kogoś w przeciwnym razie możesz wykonać tę pracę samodzielnie. Jeśli naprawdę potrzebujesz pomocy, nie bój się wypróbować opcji pierwszej i / lub dwóch!
3. Wyznacz ostateczny cel, a nie procedurę. To jest klucz do uniknięcia przekształcenia się w koszmar tak zwanego mikromanagera. Ustal jasne wytyczne dotyczące oczekiwanego wyniku i pokaż innym, jak to zrobić, ale powiedz, że mogą to zrobić na swój sposób, o ile jest to zrobione dobrze i na czas.
   • Jest to również sprytne, ponieważ oszczędza nie tylko czas, ale także nerwy. To, czego chcesz, to wykorzystać swój czas na zrobienie czegoś ważniejszego, zamiast martwić się o postępy swojego asystenta przez cały czas.
4. Przygotuj się na szkolenie swojego asystenta. W prawie wszystkich przypadkach będziesz musiał poświęcić trochę czasu, aby nauczyć osobę, która ma ci pomóc, jak wykonać zlecone jej zadanie, nawet jeśli jest to stosunkowo prosta praca. Pamiętaj, że procesy, które wydają Ci się dość proste i proste, mogą nie być takie proste dla kogoś, kto nigdy z nimi nie miał do czynienia. Bądź gotowy nie tylko wyjaśnić swojemu asystentowi krok po kroku pracę, którą mu zleciłeś, ale także cierpliwie odpowiadać na wszelkie pytania, które prawdopodobnie zechce ci zadać.
   • Potraktuj czas spędzony na szkoleniu asystenta jako mądrą, długoterminową inwestycję. Poświęcając trochę swojego czasu i pomagając tej osobie w nauce prawidłowego wykonywania zadania, zaoszczędzisz w przyszłości czas, który w innym przypadku mógłbyś poświęcić na poprawianie jej błędów.
5. Określ, jakie narzędzia są potrzebne do wykonania zadania. Możesz mieć do dyspozycji pewne narzędzia, które są niezbędne do wykonania zadania, a osoba, której zlecasz zadanie, nie ma do nich dostępu. Do wykonania zadania mogą być potrzebne takie rzeczy, jak dane chronione hasłem, specjalistyczne urządzenia i niektóre inne narzędzia, więc upewnij się, że Twój asystent może użyć wszystkiego, czego potrzebuje, aby pomyślnie wykonać zadanie.
6. Zrozum, że Twój pomocnik nie może zrobić więcej niż jednej rzeczy naraz. Podczas gdy asystent ci pomaga, ta osoba nie jest zajęta swoimi zwykłymi obowiązkami. Pamiętaj, podobnie jak Ty, Twój asystent prawdopodobnie ma napięty harmonogram. Zadaj sobie następujące pytanie: Jakiego rodzaju pracy będzie brakowało mu do wykonywania Twojej pracy? Kiedy delegujesz komuś zadanie, upewnij się, że znasz odpowiedź na to pytanie.
7. Bądź cierpliwy. Tak czy inaczej, ktokolwiek zostanie oddelegowany, będzie popełniał błędy podczas nauki wykonywania nowego zadania. Jest to część procesu uczenia się, więc uwzględnij ją w swoim planowaniu. Nie deleguj zadania, zakładając, że Twój asystent wykona pracę doskonale, chyba że ma już widoczną wiedzę i doświadczenie w danej dziedzinie. Jeśli wynik projektu nie jest taki, jaki chciałeś, ponieważ twój partner nie był w stanie wykonać zupełnie nowego zadania, które idealnie mu powierzyłeś, to jest to Twoja wina, a nie jego. Upewnij się, że osoba, która Ci pomaga, może na Tobie polegać, aby powierzona praca stała się dla niej ciekawym doświadczeniem edukacyjnym, a nie czymś, czego należy się obawiać.
   • Jeśli kogoś w czymś szkolisz, to inwestujesz. Na początku spowolni cię, ale na dłuższą metę zwiększy wydajność skokowo, ponieważ podszedłeś do całości z pozytywnym i realistycznym nastawieniem.
8. Przygotuj się na przewidywalne problemy. Skonfiguruj plany tworzenia kopii zapasowych i bądź gotowy do pomocy, jeśli coś pójdzie nie tak. Dowiedz się, co się stanie, jeśli przegapisz ważny moment lub termin. Przeszkody i nieoczekiwane wyzwania pojawiają się nieustannie, niezależnie od tego, czy jesteś w pracy, czy w domu - czasami nawet technologia zawodzi. Upewnij się, że Twój asystent może ufać, że jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego, zrozumiesz i pomożesz mu dotrzymać tego terminu - nie zrzucaj całej winy na swojego asystenta przy pierwszym problemie.
   • Co więcej, jest to sprytne w samolubny sposób - jeśli Twój asystent boi się, że zostanie o coś oskarżony, poświęci znacznie więcej czasu na ochronę własnej reputacji niż na wykonanie tej pracy.
9. Przyjmij pomoc swojego asystenta, kiedy na to zasługuje. Delegowanie zadań komuś innemu jest konieczne, jeśli musisz brać na siebie coraz większą odpowiedzialność. Ale jeśli delegujesz zadanie, pozwól swojemu asystentowi ciężko pracować nad nim, przyniesie to efekt przeciwny do zamierzonego, a potem weź wszystko za siebie. Rozpoznaj i chwal wysiłki, które inni podjęli w Twoim imieniu.
   • Nigdy nie zapomnij podać nazwiska swojego asystenta za każdym razem, gdy otrzymasz komplement za zadanie, w którym otrzymałeś pomoc.
10. Mówić: "Dziękuję Ci." Kiedy ktoś coś dla ciebie robi, ważne jest, aby mu podziękować, zdać sobie sprawę z wagi jego pomocy i dać znać osobie, która ci pomogła, że ​​jest doceniana. Jeśli tego nie zrobisz, będziesz wyglądać na niewdzięcznego, nawet jeśli tak nie jest. Pamiętaj, że ludzie nie potrafią czytać w twoich myślach. Szansa, że ​​ktoś znowu Ci pomoże, jest znacznie większa, jeśli czuje się doceniony.
    • Bądź miły. Z prostym dowodem uznania, który pochodzi prosto z twojego serca, na przykład: „Nie zrobiłbym tego bez ciebie!”. możesz wiele osiągnąć. Jeśli praca, którą wykonała dla ciebie druga osoba, była bardzo nieporęczna lub ważna, możesz nawet rozważyć zaproponowanie jej obiadu lub drinka albo kupienie jej kartki z podziękowaniami lub małego prezentu.