Zawartość

• Do kroku
• Porady

Pisanie listów jest sztuką samą w sobie, która może decydować o tym, czy Twoje słowa zostaną potraktowane poważnie, czy zignorowane. Niezależnie od tego, czy piszesz list motywacyjny, list do przyjaciela, czy po prostu e-mail do kolegi, zawsze powinien zaczynać się od dobrze napisanego wprowadzenia, które przyciąga uwagę czytelnika i zmusza do dalszej lektury.Nauczenie się, jak podejść do odbiorcy, jak napisać przyciągającą uwagę linię otwierającą i jak napisać ciekawe wprowadzenie, pomoże Ci napisać list, który warto przeczytać.

Do kroku

1. Dowiedz się dokładnie, do kogo należy wysłać list. Osobiste powitanie przyciągnie uwagę osoby znacznie szybciej niż powitanie ogólne. Ponadto pokazuje, że jesteś w stanie znaleźć kluczowe podstawowe informacje, takie jak imię i nazwisko osoby, do której piszesz.
   • Jeśli piszesz list motywacyjny lub inny rodzaj listu biznesowego, poświęć kilka minut, aby poznać imię i nazwisko odbiorcy. Zwykle po drobnych poszukiwaniach można znaleźć nazwisko kierownika ds. Zasobów ludzkich, koordynatora ds. Zasobów ludzkich lub kierownika, z którym odbędzie się rozmowa kwalifikacyjna. Jeśli nie możesz znaleźć informacji w Internecie, uprzejmy telefon może często wyjaśnić, do kogo należy zaadresować list.
   • Generalnie najlepiej jest unikać pozdrowienia typu „Szanowny Panie / Szanowna Pani”. Takie pozdrowienie wcale nie jest osobiste, więc czytelnik nie będzie pod wrażeniem, co oznacza, że ​​Twój list może nie zostać zapamiętany, jeśli w ogóle zostanie przeczytany.
     • Na przykład wyobraź sobie, że to ty zatrudniasz ludzi i otrzymujesz dwa listy - jeden z pozdrowieniem „Szanowny Panie / Pani”, a drugi z Twoim imieniem i nazwiskiem. Jakiego kandydata oczekujesz, który lepiej wykona swoją pracę i dlatego warto go zatrudnić?
2. Jeśli nie możesz znaleźć dokładnego imienia i nazwiska osoby, do której piszesz, nie denerwuj się! Czasami informacje te są celowo ukrywane. W takich przypadkach „Szanowny Panie / Szanowna Pani” jest dopuszczalne.
   • Na przykład, jeśli wysyłasz list polecający lub formalny list do osoby w firmie, której nazwy nie znasz, możesz użyć ogólnego powitania, takiego jak „Do kogo to może dotyczyć”.
3. Rozpocznij swój list od prawidłowego zwrotu grzecznościowego. Jeśli wiesz, do kogo piszesz, brzmi to po prostu „Drogi * imię osoby *”. Z kilkoma wyjątkami zawsze zwracamy się do konkretnej osoby.
   • Jeśli piszesz do kogoś ważnego, takiego jak urzędnik państwowy, profesor lub osoba religijna, użyj specjalnej formy adresu dla tego stanowiska.
     • Na przykład, jeśli piszesz do Autoryzowanego Rabina, Twoje pozdrowienie powinno brzmieć „Drogi Rabinie * Nazwisko *” lub „Drogi Rabinie”; jeśli piszesz do Prezydenta Stanów Zjednoczonych, Twoje pozdrowienie brzmi: „Szanowny Panie Prezydencie”.
     • Większość tytułów biznesowych nie wymaga specjalnej formy adresu; „Drogi Dyrektorze Naczelnym Bill Gates” to przykład raczej kiepskiej i szczudłowej formy wypowiedzi. Prawnicy i prawnicy są ważnymi wyjątkami.
4. Dokładnie sprawdź pisownię imienia i nazwiska odbiorcy. Błędnie napisane imię jest bardzo obraźliwe, a przede wszystkim bardzo niechlujne.
   • Nie tylko uważaj na obco brzmiące nazwiska i tytuły stanowisk, ale także zapoznaj się z tymi, które możesz łatwo przeliterować, jeśli jesteś zaniedbany. Nawet jeśli nie znasz różnicy między, powiedzmy, Johnem Smythe'em i Johnem Smithem, obie rodziny prawdopodobnie poważnie potraktują taki błąd.
   • Uważaj na używanie tytułów stanowisk jako formy adresu. Używanie niewłaściwego stanowiska można uznać za bardzo obraźliwe. Na przykład podobnie brzmiące stanowisko, takie jak „Zastępca kierownika regionalnego” i „Zastępca kierownika regionalnego”, może być mylące.
5. Zacznij od przyciągającej uwagę linii otwierającej. Pierwsza linia listu zwraca uwagę i nadaje ton pozostałej części listu. Porównaj pisanie listu o wędkowaniu i pomyśl o przynęcie w pierwszym zdaniu. Chcesz zachęcić czytelnika, aby następnie przyłapał go na tej otwierającej linijce.
   • Kiedy piszesz list motywacyjny, chcesz, aby Twój list wyróżniał się spośród wszystkich niezliczonych innych listów motywacyjnych, z którymi konkurujesz. Na przykład, podkreślając swoje najbardziej wyjątkowe i interesujące osiągnięcia na początku listu, upewnisz się, że na pewno zostaniesz zauważony i, miejmy nadzieję, przekonałeś czytelnika, aby chciał dowiedzieć się o Tobie więcej.
   • Unikaj używania oklepanych lub niezręcznych zwrotów w listach biznesowych. Częścią sztuki pisania listów jest używanie odpowiednich słów. Pamiętaj, że odbiorca prawdopodobnie przeczytał już wiele listów takich jak Twoja. Spróbuj się wyróżnić!
   • Unikaj wyrażeń, takich jak „Cześć. Nazywam się… ”,„ Piszę ten list, ponieważ… ”lub„ Myślałem o napisaniu… ”. Są to powszechne, ale niepotrzebne - Twoje imię jest już wymienione w liście, powód, dla którego piszesz, powinien być jasny i nikt nie czyta w Twoich myślach - czytają to, co piszesz.
6. Udowodnij sobie w pierwszym akapicie. Pierwszy akapit jest kontynuacją twojej niezwykłej linii otwierającej. Czasami wystarczy jedno zdanie, aby ukończyć pierwszy akapit.
   • Spróbuj wzbudzić zainteresowanie w pierwszym akapicie. Twój pierwszy akapit jest próbną wersją pozostałej części Twojego listu - jeśli czytelnikowi nie podoba się Twój pierwszy akapit, może nie czytać reszty listu. Zacznij z mocą! Na przykład, jeśli piszesz list motywacyjny i chcesz wymienić swoje osiągnięcia w pracy, nie zaczynaj od najmniej ważnych osiągnięć - czytelnik mógł przestać czytać przed przeczytaniem najważniejszych osiągnięć!
   • W listach biznesowych i listach motywacyjnych w pierwszym akapicie bardzo jasno określ, co możesz zrobić dla swojego odbiorcy i dlaczego piszesz.
     • Kiedy napiszesz pierwsze zdanie, takie jak „Jestem bardzo doświadczonym sprzedawcą w sklepie komputerowym i dużo wiem o komputerach”, czytelnikowi wyda się ono pozbawione sensu, które go nie interesuje. Artykuł w stylu „Dzięki swojemu wieloletniemu doświadczeniu mogę przyczynić się do sukcesu Twojego sklepu komputerowego. Mogę wykorzystać swoją wiedzę, aby udzielić indywidualnej porady każdemu klientowi „jest już znacznie bardziej konkretna i brzmi jak coś, czego czytelnik potrzebuje, a co go fascynuje i czyta dalej.
7. Nawiąż połączenie w pierwszym akapicie. Jest to szczególnie ważne w przypadku listów biznesowych, w przypadku których czytelnik ma ograniczony czas, więc Twój list może nawet nie zostać przeczytany. Twój pierwszy akapit powinien określać, kim jesteś i cel Twojego listu. W razie potrzeby możesz wspomnieć o poprzedniej rozmowie lub kontakcie, aby odświeżyć pamięć czytelnika, aby było jasne, kim jesteś ponownie. Możesz określić, kto Cię skierował. Oczywiście musisz jasno powiedzieć, jaki jesteś wspaniały, ale uważaj, aby nie zostać odebranym jako chełpliwość.
   • Na przykład stwierdzenie typu „Piszę w odpowiedzi na naszą rozmowę z 20 czerwca dotyczącą umowy za mostem” bardzo szczegółowo określa temat listu. Takie stwierdzenia są bardzo pomocne dla czytelników - zawierają szczegóły poprzedniego kontaktu i uprzejmie pamiętaj, o czym był kontakt, dzięki czemu Twój list będzie kontynuacją poprzedniej rozmowy, a nie nagłą i prawdopodobnie nieistotną przerwą.
   • Do rzeczy. Nikt nie chce czytać zbyt rozwlekłych tekstów - i po co utrudniać czytanie listu do kogoś, od kogo czegoś potrzebujesz?
   • Postaraj się, aby pierwszy akapit był zwięzły i łatwy do odczytania, a także interesujący. Jeśli brzmi to trudne, cóż… teraz już wiesz, dlaczego pisanie listów jest sztuką samą w sobie!

Porady

• Pomiń pozdrowienie („Dear So and So”) w przypadku rutynowej i nieformalnej korespondencji. Przykłady obejmują listy wysyłane w ramach firmy lub osobiste wiadomości e-mail, notatki i formalne sprawozdania.
  • List różni się od memorandum, ogłoszenia lub listu otwartego, ponieważ jest adresowany do jednej osoby. Na przykład, jeśli piszesz prośbę skierowaną do wielu różnych osób, które chcesz, aby zrobili, lub ogłoszenie, że coś się wydarzyło lub ma się wydarzyć, rozważ zmianę formatu wiadomości.
• Jeśli wysyłasz ważny list, zrób kopię. Z jakiegokolwiek powodu chcesz mieć kopię dla siebie, gdy tylko Twój list zostanie wysłany, zniknie, więc warto zrobić kopię.
• Nieformalność ma dwie strony - może poprawić lub zrujnować Twój list. Nieformalny ton może sprawić, że Twój list się wyróżni i pomoże Ci przekazać punkt widzenia, ale może też zostać odebrany jako nieprofesjonalny i niepoważny. Zależy to tylko od odbiorcy. Jeśli nie znasz swojego odbiorcy, wiedz, że nieformalność może być ryzykowna.
• Jest to bardzo przydatne, jeśli możesz wyrazić ważne rzeczy w kilku słowach, szczególnie w kontekście biznesowym. Dla kandydatów umiejętność dobrej i zwięzłej komunikacji w liście motywacyjnym jest pierwszym testem. W przypadku tych listów poświęć więcej czasu, aby upewnić się, że w pełni opanowałeś podstawy, takie jak prawidłowe powitanie.