Zawartość

• Do kroku
• Część 1 z 3: Tworzenie ostrości
• Część 2 z 3: Ustalanie skutecznych strategii pracy
• Część 3 z 3: Zmiana stylu życia
• Porady

W dzisiejszym świecie radzenie sobie z obciążeniem pracą jest naprawdę bardzo trudne. Każdy, kto miał pracę na pełny etat, wie, że przeciętny dzień pracy nie zawsze jest wystarczająco długi, aby wykonać wszystko, co trzeba.Jednak produktywność można znacznie poprawić, kultywując nawyki, które zwiększają wydajność. Wydajny pracownik maksymalnie wykorzystuje każdą minutę dnia, koncentrując się w pierwszej kolejności na najważniejszych zadaniach. Bardziej wydajna praca nie tylko zwiększy produktywność i zdobędzie punkty u szefa, ale także sprawi, że poczujesz się, jakbyś coś osiągnął, zadowolony, że miałeś pełny i produktywny dzień pracy.

Do kroku

Część 1 z 3: Tworzenie ostrości

1. Zapewnij czyste, zorganizowane miejsce pracy. Wydajność w pracy może być czasami tak prosta, jak sprzątanie bałaganu w miejscu pracy. Nieuporządkowane miejsce pracy to miejsce, które może utrudniać produktywność. Jeśli ciągle starasz się znaleźć określone narzędzia lub dokumenty w stosie bałaganu, poważnie marnujesz swój czas pracy. Trzymaj pod ręką tylko przedmioty, których używasz na co dzień - wszystko inne powinno być przechowywane w miejscu, w którym nie będzie „przeszkadzać”, ale także „szybko” znaleźć.
   • Jeśli pracujesz w biurze, zaaranżuj przestrzeń biurową i biurko tak, aby szybko i łatwo znaleźć to, czego potrzebujesz do pracy. Jeśli nie pracujesz w biurze, nadal obowiązują te same zasady. Na przykład, jeśli pracujesz w sklepie rowerowym, utrzymuj swoje narzędzia w czystości i porządku, aby móc je znaleźć od razu, gdy zajdzie taka potrzeba. Prawie każde środowisko pracy zyskuje na utrzymaniu czystości i porządku.
   • Pracownicy biurowi i inne osoby zajmujące się dużą liczbą dokumentów muszą stworzyć logiczny i zorganizowany system plików. Miej pod ręką często używane dokumenty. Przechowuj inne dokumenty w kolejności alfabetycznej lub innej logicznej kolejności.
2. Śledź swoje miejsce pracy. Upewnij się, że zawsze masz narzędzia i zasoby niezbędne do wykonywania swojej pracy. W biurze oznacza to takie rzeczy, jak dziurkacze, narzędzia do usuwania zszywek, kalkulatory itp. Poza biurem narzędzia są bardzo różne, ale podstawowe zasady są takie same - upewnij się, że masz wszystko, czego potrzebujesz do pracy. Naukowcy pracujący ze złożonymi aplikacjami graficznymi, a także inżynierowie pracujący z kluczami korzystają z narzędzi, które są gotowe do użycia.
   • Upewnij się, że Twoje narzędzia są dobrze utrzymane. Jedno podstawowe narzędzie, które przestaje działać, może poważnie zakłócić przepływ pracy, zwłaszcza jeśli nie możesz się bez niego obejść! Oszczędź czas na dłuższą metę, regularnie czyszcząc i konserwując narzędzia.
3. Sporządź jasny harmonogram. Jeśli jesteś przyzwyczajony do latania w każdym miejscu, każdy wysiłek związany z zaplanowaniem dnia prawdopodobnie zwiększy Twoją wydajność. Aby utrzymać naprawdę efektywny harmonogram, będziesz musiał ograniczyć się do „jednego” kompleksowego programu (ewentualnie uzupełniony o jeden kalendarz w biurze lub boksie dla celów długoterminowych). Nie komplikuj niepotrzebnie swojej pracy, trzymając więcej niż jeden harmonogram lub przechowując ogromną kolekcję notatek, które nieuchronnie stracisz. Chcesz mieć możliwość spojrzenia na „jedno” konkretne miejsce, aby zobaczyć, co robić.
   • Organizuj każdy dzień, tworząc listę „rzeczy do zrobienia”. Zacznij od najwyższych priorytetów dnia, aby mieć pewność, że zostaną wykonane. Mniej ważne rzeczy umieść na końcu listy. Zacznij od góry na początku dnia. Jeśli nie możesz wypełnić listy, spróbuj zrobić resztę następnego dnia.
   • Ustal harmonogram i ramy czasowe dla swoich najważniejszych projektów i bądź realistyczny co do ilości czasu, jaki one zajmą. Nie chcesz narażać się na porażkę - lepiej poprosić o więcej czasu na początku projektu niż tuż przed terminem.
4. Wyeliminuj rozproszenie. Różne środowiska pracy rozpraszają uwagę w różny sposób - niektóre prace wymagają bardzo rozmownego współpracownika, który po prostu nie chce odejść. Inni mogą być przytłaczająco ciche, rozpraszając cię nawet najcichszymi dźwiękami. Rób, co możesz, aby skupić się na swojej pracy. Jeśli twoja praca pozwala ci bezpiecznie słuchać muzyki, zabierz ze sobą odtwarzacz MP3. Możesz nawet przyklejać notatki w miejscu pracy, aby wyraźnie pokazać współpracownikom, że nie chcesz, aby Ci przeszkadzano. Może się to wydawać niegrzeczne, ale takie nie jest - to rozsądny i skuteczny sposób na to, aby ludzie zostawili Cię w spokoju podczas pracy. Pamiętaj, że podczas przerw i posiłków możesz towarzyszyć do woli. „Bardzo” częstą rozrywką jest spędzanie czasu w rekreacyjnych witrynach internetowych. Jedno z badań wykazało, że około dwie trzecie pracowników marnuje co najmniej trochę czasu „każdego dnia” na stronach internetowych niezwiązanych z ich pracą. Na szczęście w większości przeglądarek dostępne są bezpłatne narzędzia zwiększające produktywność, które mogą pomóc w rozwiązaniu problemu z blokadą strony internetowe. Wyszukaj w dostępnych rozszerzeniach przeglądarki „blokowanie witryn” lub „pomoc w zwiększaniu produktywności”. Uzyskasz przynajmniej bezpłatne i skuteczne wyniki. # * Innym dobrym sposobem na uniknięcie rozpraszania się jest pilnowanie połączeń (aby uniknąć niepotrzebnych rozmów telefonicznych) i zminimalizowanie przerw w spotkaniach.
5. Rób przerwy w sprawach osobistych. O dziwo, przerwy mogą w rzeczywistości „zwiększyć” wydajność Twojego miejsca pracy, zamiast być przeszkodą. Po pierwsze, przerwa zapewnia bardzo potrzebny odpoczynek. Bez tego możesz stać się przemęczony, spowolnić lub zwolnić. Po drugie, odpoczynek daje Ci szansę „poradzenia sobie” z tym, co cię rozprasza. Wykorzystuj przerwy na robienie wszystkiego, co lubisz w swojej pracy. Czy marzysz o członku rodziny, który chce do ciebie zadzwonić, kiedy naprawdę musisz pracować? Zadzwoń do nich podczas przerwy i wyeliminuj to, co rozprasza!

Część 2 z 3: Ustalanie skutecznych strategii pracy

1. Podziel swoje obowiązki na łatwe do zarządzania części. Duże projekty mogą onieśmielać - kiedy są wystarczająco duże, łatwo je odłożyć, marnując czas na drobne prace, dopóki nie będziesz zmuszony zająć się całym projektem tuż przed terminem. Jako wydajny pracownik musisz najpierw wykonać ważną pracę, nawet jeśli oznacza to wykonanie niewielkiej części dużego zadania. Nie wydaje się, że warto wykonać małą część dużego zadania, ponieważ w ogóle jest to wykonanie małego zadania, ale jest to sprytne wykorzystanie twojego czasu. Wykonasz najważniejsze zadania długoterminowe szybciej, jeśli codziennie nad nimi popracujesz.
   • Na przykład, jeśli chcesz wygłosić dużą prezentację w ciągu miesiąca, ustal cel tworzenia przeglądu „dzisiaj”. Nie jest to strasznie czasochłonne, więc nie odwraca uwagi od Twojej innej pracy, ale jest to ważny pierwszy krok, który sprawia, że ​​reszta procesu jest szybsza i łatwiejsza.
2. Zmniejsz obciążenie pracą, delegując pracę. Jeśli nie znajdujesz się na samym dole drabiny w firmie, możesz mieć możliwość podzielenia w większości powtarzalnych zadań między jednego lub więcej podwładnych, aby zaoszczędzić czas. Nie dawaj swoim podwładnym projektów, które tylko Ty umiesz satysfakcjonująco zrealizować. Zamiast tego zlecasz im czasochłonne, monotonne zadania, które uniemożliwiają Ci wykorzystanie swoich talentów do ważniejszej pracy. Jeśli zamierzasz oddelegować pracę, nie zapomnij podać swojemu asystentowi terminu i wróć do niego. Bądź „zawsze” uprzejmy wobec swoich podwładnych, gdy ci pomagają - jeśli poczują, że ich doceniasz, będą chcieli dla Ciebie ciężko pracować nad przyszłymi projektami.
   • Jeśli jesteś stażystą, początkującym pracownikiem lub kimś innym o niskim statusie w firmie, nadal możesz spróbować rozdzielić szczególnie monotonną pracę wśród pracowników, którzy funkcjonują na tym samym poziomie co Ty (za ich zgodą, a także za zgodą) oczywiście od przełożonego). Jeśli korzystałeś z pomocy kolegi, bądź tam również dla swojego kolegi!
   • Jeśli masz dobre relacje ze swoim szefem, możesz nawet zapytać, czy może zlecić część pracy innym za Ciebie!
3. Utrzymuj spotkania tak zwarte, jak to możliwe. Jest powód, dla którego wszyscy nienawidzą spotkań - według badania z 2012 roku prawie połowa respondentów uważa spotkania za największe źródło straconego czasu w pracy - nawet większe niż czas spędzany na prywatnych i rekreacyjnych witrynach internetowych. Spotkania mogą mieć kluczowe znaczenie dla omawiania celów i tworzenia wizji na przyszłość. Ale jeśli pozostawi się je bez opieki, wiele spotkań zbyt często grzęźnie w nadętych wydarzeniach, marnując godziny (lub w skrajnych przypadkach nawet dni) bez decydowania o czymkolwiek ważnym. Oto kilka wskazówek, dzięki którym spotkania będą maksymalnie efektywne:
   • Utwórz plan każdego spotkania, aby jak najlepiej wykorzystać przydzielony czas. Określ, ile czasu można na to poświęcić na każdy temat. Trzymaj się swojego planu dnia najlepiej, jak potrafisz - jeśli pojawią się inne tematy, zaproponuj omówienie ich później w rozmowie jeden na jeden.
   • Zaproś jak najmniej osób na spotkanie. Ograniczając liczbę osób uczestniczących w spotkaniach do absolutnego minimum, zmniejszasz prawdopodobieństwo, że rozmowa będzie odbiegać od podanych tematów. Zatrzymuje również każdego, kto niekoniecznie musi być przy biurku w pracy.
   • Ogranicz pokazy slajdów do minimum. Toczy się wiele dyskusji na temat przydatności prezentacji slajdów (PowerPoint itp.) Oraz tego, czy pomagają lub utrudniają zwiększenie efektywności spotkania. Jest jasne: jeśli używasz slajdów / slajdów w swojej prezentacji, staraj się, aby były jak najbardziej zwięzłe i zawierające informacje. Użyj slajdów, aby wyświetlić obrazy i dane, których nie można przekazać za pomocą mowy, ale „nie”, aby wyświetlić całą zawartość prezentacji.
   • Wreszcie, jako nadrzędna zasada, wiesz, o czym chcesz zdecydować przed otwarciem spotkania i jak najszybciej podejmij taką decyzję.
4. Nip biurowy dramat w zarodku. Miejsca pracy mogą być strasznie stresującymi miejscami. Kiedy zaostrzy się temperatura, natychmiast i bezpośrednio zwróć się do źródła. Może to oznaczać, że ty, osoba, z którą się kłócisz, lub oboje musicie złożyć szczere przeprosiny. Zrób to jak najszybciej. Jeśli pozwolisz, aby kilka argumentów zmieniło się w urazę, na dłuższą metę ucierpi na tym Twoja wydajność, ponieważ tracisz czas na unikanie tego współpracownika. Co ważniejsze, poczujesz się nieszczęśliwy - nie pozwól, aby problemy w miejscu pracy zrujnowały Twoją efektywność i nastrój!
   • Nie bój się wezwać mediatora / mediatora. Firmy wiedzą, że kłótnie i zranione uczucia są szkodliwe dla przepływu pracy, dlatego często zatrudniają osoby specjalnie przeszkolone do rozwiązywania sporów. Skontaktuj się z działem HR w miejscu pracy, jeśli doświadczasz frustracji, smutku lub strachu z powodu kogoś innego w miejscu pracy.
   • Kiedy wszystko zostało już powiedziane i załatwione, nie musisz zaprzyjaźniać się z tym kolegą - wystarczy, że umiesz z nim pracować. Bądź uprzejmy i taktowny w miejscu pracy, nawet w stosunku do osób, których nie lubisz.

Część 3 z 3: Zmiana stylu życia

1. Upewnij się, że jesteś dobrze wypoczęty. Zmęczenie nigdy nie poprawiło jakości pracy człowieka. Zmęczenie może spowolnić twoją produkcję, przytępić twoją wydajność, a jeśli masz tendencję do zasypiania, może powodować poważne zakłopotanie podczas ważnych spotkań. Ponadto poważny brak snu jest powiązany z różnymi problemami zdrowotnymi. Nie zasypiaj przy biurku, nie zasypiaj i nie spóźniaj się do pracy - staraj się spać co najmniej 7-8 godzin każdej nocy, aby funkcjonować jak najlepiej.
   • Zmęczenie w miejscu pracy może być w najlepszym przypadku lekkim rozproszeniem. W najgorszym przypadku może to prowadzić do bardzo niebezpiecznych sytuacji. Jeśli masz pracę, w której zagrożone jest życie innych ludzi (na przykład kontroler ruchu lotniczego lub kierowca ciężarówki), koniecznie musisz się wyspać.
2. Ćwicz dużo. Nauka wykazała, że ​​dobry reżim ćwiczeń poprawia nastrój i produktywność. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku siedzących prac biurowych. Jeśli spędzasz większość czasu w pracy siedząc przed komputerem, upewnij się, że każdego dnia poświęcasz trochę czasu na ruszanie się - nie tylko łatwiej będzie siedzieć nieruchomo przez długi czas w pracy, ale także sprawi, że szczęśliwszy, ostrzejszy i bardziej zmotywowany.
   • Rozpoczynając od rutynowych ćwiczeń, spróbuj połączyć umiarkowane cardio z treningiem siłowym.
3. Bądź pozytywny. Jeśli próbujesz poprawić swoją wydajność pracy, kuszące może być zbyt poważne traktowanie swojej pracy. Często nie jest to dobry pomysł - możesz w krótkim czasie poprawić swoją wydajność, ale jeśli nigdy nie pozwolisz sobie na zabawę w pracy, wypalenie staje się łatwe, co prowadzi do zmęczenia, stresu i braku energii, brak motywacji. Staraj się zachować pogodę ducha - jeśli czujesz się dobrze w pracy, będziesz bardziej zmotywowany i ambitny. Rób małe rzeczy, aby poprawić swój nastrój, które nie przeszkadzają Ci w produktywności - słuchaj muzyki przez słuchawki, od czasu do czasu rozciągaj się lub zabierz laptopa do pokoju wypoczynkowego, aby uzyskać więcej ciszy i spokoju.
   • Wykorzystaj maksymalnie przerwy na posiłki - ciesz się możliwością dobrego jedzenia i rozmawiania z kolegami, z którymi się dogadujesz.
   • Nie pij za dużo kawy. Kawa może być świetnym uzupełnieniem w te dni, kiedy czujesz się wypalony, ale jeśli będziesz ją pił każdego dnia, staniesz się od niej zależny i nie będziesz z niej więcej korzystać.
4. Zmotywuj się. Efektywna praca jest łatwiejsza, gdy jest dobry powód do pracy. Jeśli od czasu do czasu masz trudności z pójściem naprzód, pomyśl przede wszystkim o powodach, które doprowadziły cię do podjęcia pracy - o celach życiowych, marzeniach i wizji siebie. Spróbuj pomyśleć o swojej pracy jako o środku do osiągnięcia celu - gdzie „celem” jest Twoja idealna wizja Twojego życia. Jeśli lubisz swoją pracę, spróbuj pomyśleć o tym, jak się czujesz - czy czujesz się spełniony i jakbyś coś osiągnął po całym dniu pracy?
   • Pomyśl o dobrych rzeczach, które przynosi ci twoja praca. Może byłeś w stanie kupić ten dom lub samochód za pieniądze zarobione na pracy, a może twoją pracą jest upewnienie się, że twoje dzieci niczego nie chcą. Weź również pod uwagę inne „korzyści” związane z pracą - na przykład opiekę medyczną i / lub dentystyczną dla swojej rodziny.
   • Pomyśl o konsekwencjach „nie” działania. Z czego będziesz musiał zrezygnować, jeśli stracisz źródło dochodu? Jak wpłynie to na Twoją rodzinę lub inne bliskie Ci osoby?
5. Nagradzaj siebie. Jeśli udało Ci się zwiększyć wydajność pracy, świętuj - zasługujesz na to. Pozbycie się złych nawyków i kultywowanie dobrych nie jest łatwe, więc nagradzaj się za swoją ciężką pracę. Wypij drinka po pracy w piątek, spotkaj się z przyjaciółmi na wieczorne wyjście lub po prostu połóż się w łóżku z książką - cokolwiek uszczęśliwia cię po długim tygodniu pracy, rób to. Nagradzanie siebie zwiększa poczucie spełnienia, które jest ważną częścią utrzymania wysokiej motywacji.
   • Twoja nagroda nie musi być duża ani imponująca, a już na pewno nie jest to coś nieodpowiedzialnego finansowo. Najlepsze są skromne i umiarkowane nagrody. Zachowaj ten nowy zegarek na bardziej wyjątkową okazję.

Porady

Zaimplementuj system odroczonych nagród, w którym najpierw wykonujesz najmniej przyjemne projekty, zamiast odkładać je na ostatnią chwilę. W ten sposób nie spędzasz całego dnia na strachu przed projektem i próbach uniknięcia go. Wykonując najpierw irytujący projekt, będziesz bardziej zadowolony i możesz przyjemnie zakończyć dzień bardziej zabawnymi lub mniej stresującymi projektami.