Zawartość

• Do kroku
• Część 1 z 3: Importowanie programu Excel do programu Access (przygotowanie)
• Część 2 z 3: Importowanie programu Excel do programu Access
• Część 3 z 3: Używanie kreatora do zakończenia importu
• Ostrzeżenia

Access to menedżer relacyjnych baz danych, który umożliwia importowanie co najmniej jednej bazy danych programu Excel, aby można było porównać typowe pola. Ponieważ pojedynczy plik programu Access może zawierać wiele arkuszy kalkulacyjnych programu Excel, program jest również doskonałym sposobem na gromadzenie lub analizowanie dużych ilości informacji. Najpierw jednak musisz zaimportować arkusz programu Excel do programu Access.

Do kroku

Część 1 z 3: Importowanie programu Excel do programu Access (przygotowanie)

1. Otwórz oba programy na swoim komputerze. Musisz kupić i pobrać pakiet Microsoft Office zarówno z programem Excel, jak i Access. Możesz to zrobić online z witryny internetowej firmy Microsoft.
   • Po pobraniu programów kliknij „Start” w systemie Windows i wybierz „Wszystkie programy”.
   • Kliknij „Microsoft Office”, a następnie wybierz „Dostęp” (lub „Excel”) z menu rozwijanego. Być może masz już arkusz kalkulacyjny Excel, który ktoś Ci wysłał lub który pobrałeś gdzie indziej. Możesz go otworzyć za pomocą pakietu Office na swoim komputerze.
2. Wyczyść arkusz programu Excel przed zaimportowaniem go do programu Access. Będzie to łatwiejsze, jeśli wykonasz kilka prostych kroków przed zaimportowaniem arkusza programu Excel do programu Access. Chodzi o to, że dane są spójne między zaimportowanymi arkuszami.
   • Warto upewnić się, że pierwszy wiersz arkusza programu Excel zawiera nagłówki kolumn (lub nazwy pól) oraz że są one bardzo jasne i łatwe do zrozumienia. Na przykład, w przypadku kolumny nazwisk osób, możesz nazwać nagłówek kolumny / nazwę pola jako „Nazwisko”. Powinien być jasny i dokładny, ponieważ ułatwi to porównywanie nagłówków kolumn w dwóch arkuszach programu Excel.
   • W programie Access możesz połączyć odpowiednie pola między dwoma lub więcej arkuszami. Załóżmy, że masz arkusz Excela z informacjami o wynagrodzeniach. Zawiera imiona i nazwiska, adresy i pensje. Załóżmy na przykład, że chcesz porównać ten arkusz z programu Access z drugim arkuszem programu Excel zawierającym informacje o wkładach finansowych w kampanię. Drugi arkusz zawiera nazwiska, adresy i darowizny osób. W programie Access można porównać ze sobą różne nagłówki kolumn. Możesz łączyć nagłówki nazw, aby zobaczyć, gdzie w obu bazach danych znajdują się osoby o tej samej nazwie.
   • Sprawdź arkusze programu Excel, aby upewnić się, że każdy typ danych jest traktowany tak samo, i wyczyść je przed zaimportowaniem do programu Access. Muszą być, jak nazywa to Access, „relacyjne”. Na przykład, jeśli hipotetyczny arkusz kalkulacyjny wynagrodzeń zawiera imię, nazwisko i inicjał drugiego imienia w jednej kolumnie, ale drugi arkusz zawiera tylko imię i nazwisko w oddzielnych kolumnach, program Access zarejestruje to jako brak dopasowania. Nagłówki / pola kolumn muszą być takie same.
3. Podziel informacje w kolumnie w programie Excel. Aby rozwiązać ten problem, możesz podzielić dane w kolumnie w programie Excel, aby nie były oznaczone jako „brak dopasowania” w programie Access.
   • Na przykład możesz podzielić imię na jego własną kolumnę, inicjał środka w swojej własnej kolumnie, a nazwisko we własnej kolumnie. Jeśli zostanie to zrobione w ten sam sposób w drugim arkuszu, wówczas łącze między na przykład imieniem i nazwiskiem w programie Access powinno wygenerować dopasowanie, gdy nazwy są takie same.
   • Aby podzielić kolumnę w programie Excel, zaznacz kolumnę danych, które chcesz podzielić. Kliknij „Dane” w głównym menu programu Excel. Kliknij „Tekst do kolumn”. Ogólnie rzecz biorąc, wybierasz opcję „Rozwiedziony”. Kliknij Dalej.
4. Kontynuuj dzielenie scalonych kolumn za pomocą kreatora. Teraz możesz zakończyć proces dzielenia scalonych danych w jednej kolumnie na wiele kolumn.
   • Wybierz sposób „rozdzielania” danych w kolumnie. Oznacza to, że każda informacja w kolumnie jest czymś oddzielona. Najczęstsze opcje to spacja, przecinek lub średnik. Informacje są często oddzielone tylko spacją. Jak w poniższym przykładzie: Imię „John A. Doe” jest wyświetlane w jednej kolumnie. Imię John jest oddzielone od środkowej litery A spacją. Nazwisko Doe jest oddzielone od środkowego pierwszego A spacją. Wybierz więc swoją przestrzeń jako separatory w kreatorze.
   • Kliknij Dalej. Kliknij Zakończ. Program dzieli Johna, A. i Doe na trzy kolumny. Następnie możesz nadać nowym kolumnom nowe nazwy nagłówków, aby wskazać, jakie dane zawierają (nazwisko, imię itp.). Przed wykonaniem tej czynności warto utworzyć kilka pustych kolumn po prawej stronie danych, które dzielisz, ponieważ spowoduje to umieszczenie danych w nowych pustych kolumnach (zamiast kolumn, które już zawierają dane).

Część 2 z 3: Importowanie programu Excel do programu Access

1. Otwórz program Access na swoim komputerze. Przejdź do menu Start, wybierz Microsoft Office i kliknij Microsoft Access. Musisz otworzyć nową, pustą bazę danych programu Access, aby zaimportować do niej arkusz programu Excel.
   • Wybierz opcję „Opróżnij bazę danych komputerów stacjonarnych”, aby utworzyć nową bazę danych w programie Access.
   • Zmień nazwę, jeśli chcesz. Kliknij „Utwórz”.
2. Zaimportuj arkusz programu Excel do programu Access. Następnym krokiem jest pobranie arkusza programu Excel (lub kilku) w bazie danych programu Access.
   • Kliknij „Dane zewnętrzne” na pasku narzędzi w menedżerze baz danych Access. Wybierz „Excel”. W niektórych wersjach programu Access tę funkcję można znaleźć, klikając „Plik” w menu głównym i „Pobierz dane zewnętrzne”.
   • Gdy wyświetli się "Nazwa pliku", kliknij "Przeglądaj". Umożliwi to znalezienie arkusza programu Excel na komputerze.
   • Pozostaw zaznaczone pole wyboru „Importuj dane źródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazie danych”. Jest to domyślnie zaznaczone.
   • Gdy znajdziesz arkusz programu Excel, który chcesz zaimportować na komputerze, kliknij go. Kliknij „OK”. Zostanie otwarty Kreator importu programu Excel to Access.

Część 3 z 3: Używanie kreatora do zakończenia importu

1. Postępuj zgodnie z instrukcjami kreatora w programie Access. Aby zakończyć importowanie arkusza, musisz wykonać kroki w kreatorze.
   • Wybierz arkusz w skoroszycie programu Excel, który chcesz zaimportować. Czasami jest to łatwe, ponieważ arkusz programu Excel to tylko jeden arkusz. Czasami jednak ludzie tworzą wiele arkuszy w jednym arkuszu programu Excel, który można wyświetlić, klikając karty u dołu arkusza. Jeśli tak, należy wskazać kreatorowi programu Access, który arkusz kalkulacyjny wybrać. Kliknij Dalej.
   • Na następnej stronie znajduje się pole z pytaniem, czy pierwszy wiersz w arkuszu programu Excel ma nagłówki kolumn. Jest to wiersz w arkuszu, który identyfikuje dane w każdej kolumnie (takie jak nazwisko, adres, wynagrodzenie itp.). Dobrze jest najpierw wyczyścić arkusz programu Excel, aby upewnić się, że pierwszy wiersz nagłówków kolumn ma wyraźne nagłówki kolumn. Następnie zaznacz „Tak”, że pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn. To jest najprostsze podejście. Kliknij Dalej.
   • Jeśli pierwszy wiersz nie zawiera nagłówków kolumn, następne okno zapyta, czy chcesz zmienić nazwy pól w programie Access (są to nagłówki kolumn). Jeśli nie nadałeś wcześniej każdemu polu jasnej i łatwej do zidentyfikowania nazwy przed importem (zalecane), możesz to zrobić tutaj.
2. Zakończ import. Pozostało jeszcze tylko kilka kroków związanych z importowaniem. Następne okno kreatora zapyta, czy chcesz określić klucz podstawowy.
   • Nie musisz tego robić, ale jest to możliwe. Klucz podstawowy oznacza, że ​​program Access przypisuje każdemu wierszowi danych unikalny numer. Może to być przydatne później podczas sortowania danych. Kliknij Dalej.
   • Ostatni ekran kreatora ma miejsce na domyślną nazwę. Możesz zmienić nazwę arkusza Excela, który chcesz zaimportować (po zakończeniu importowania stanie się on „tabelą” w programie Access po lewej stronie strony).
   • Kliknij „Importuj”. Kliknij „Zamknij”. Stół zobaczysz po lewej stronie ekranu. Jest teraz importowany do programu Access.
   • Jeśli chcesz utworzyć łącze do więcej niż jednej bazy danych, powtórz ten proces z innym lub wieloma arkuszami programu Excel. Teraz możesz porównać dane w arkuszach w programie Access.

Ostrzeżenia

• Jeśli plik programu Excel pochodzi z wersji pakietu Office innej niż Access, możesz zauważyć problemy z płynnym importowaniem plików.
• Nie można tego wystarczająco podkreślić: będziesz musiał wyczyścić arkusz programu Excel przed zaimportowaniem go. To częściowo oznacza analizę danych, które masz pod kątem problemów.
• Zawsze zachowuj kopię swoich oryginalnych arkuszy kalkulacyjnych, więc jeśli się pomylisz, możesz powtórzyć ten proces.
• Do programu Access nie można zaimportować więcej niż 255 pól.