Zawartość

• Do kroku
• Metoda 1 z 3: Odpowiadaj na wiadomości tekstowe
• Metoda 2 z 3: Porozmawiaj z kimś osobiście
• Metoda 3 z 3: Odpowiedz e-mailem

To, jak komuś odpowiadasz, może wpłynąć na sposób, w jaki on lub ona i inne osoby Cię postrzegają. Na szczęście możesz dowiedzieć się, jak i kiedy zareagować, aby być lepszym. Kiedy rozmawiasz z kimś osobiście, ważne jest, abyś zwracał na nią uwagę i pozwolił jej wyrazić swoje myśli przed udzieleniem świadomej odpowiedzi. W rozmowie tekstowej istnieją niewypowiedziane zasady, których należy przestrzegać, aby skutecznie się komunikować. E-mail jest bardziej formalnym sposobem komunikowania się z profesjonalną etykietą, której należy przestrzegać, aby skutecznie przekazywać informacje i odpowiednio reagować.

Do kroku

Metoda 1 z 3: Odpowiadaj na wiadomości tekstowe

1. Podczas pisania używaj prostego języka. E-maile, listy, a nawet rozmowy twarzą w twarz mogą mieć znacznie bardziej formalną strukturę. Ze względu na krótki, ograniczony charakter wiadomości tekstowych, bardziej swobodny język jest często bardziej odpowiedni i nadaje rozmowie bardziej osobisty charakter.
   • Na przykład możesz użyć „t” zamiast „it”, aby zaoszczędzić miejsce, szybciej wpisać wiadomość i przekazać jej spokojny ton.
   • Zasady interpunkcji są często znacznie łagodniejsze w wiadomościach tekstowych. Na przykład ścisłe przestrzeganie przecinków może sprawić, że rozmowa będzie wyglądać sztucznie i formalnie.
   • Nie zawsze zakładaj, że rozmowa tekstowa może być tak swobodna, ale jeśli druga osoba używa swobodnego języka, możesz odpowiedzieć w ten sam sposób, aby czuła się komfortowo.
2. Zadawaj pytania otwarte, aby podtrzymać rozmowę. Jeśli chcesz kontynuować rozmowę tekstową, zadawanie pytań otwartych może pomóc drugiej osobie powiedzieć więcej i uzyskać jej opinię na temat czegoś. Zadawanie pytań, które wymagają tylko krótkiego „tak” lub „nie”, może przytępić rozmowę.
   • Na przykład, jeśli rozmawiasz z kimś w sprawach biznesowych, możesz zapytać go o coś w rodzaju: „Co myślisz o nowym projekcie?”
   • Jeśli chcesz zrozumieć, co ktoś myśli na dany temat, wyślij SMS-a w stylu: „Zgadzam się, ale jak myślisz, dlaczego tak jest?”
3. Unikaj wysyłania odpowiedzi, które są krótkie lub jednowyrazowe. Teksty powinny być stosunkowo krótkie, ale krótkie lub nagłe odpowiedzi mogą wywołać złość na drugą osobę. Jeśli odpowiadasz na wiadomość od innej osoby, daj jej prawdziwą odpowiedź, składającą się z co najmniej jednego lub dwóch zdań.
   • Czasami odpowiedź „ok” jest całkowicie akceptowalna, jeśli ma to sens w kontekście. Ale unikaj pojedynczego „k” w odpowiedzi, ponieważ może to wydawać się szorstkie i niegrzeczne.

   Wskazówka: Jeśli na ogół udzielasz krótkich odpowiedzi, warto robić to dalej.

   
   
4. Użyj interpunkcji i emotikonów, aby przekazać ton. Bezosobowy charakter wiadomości tekstowych pozwala ludziom interpretować ton lub emocje za pomocą skrótów. Możesz jasno wyrazić swoje znaczenie, włączając znaki interpunkcyjne i emotikony, jeśli Twoja wiadomość wydaje się niejednoznaczna.
   • Na przykład możesz odpowiedzieć „Rozumiem, dziękuję. :) ”, aby wiadomość nie wywoływała u Ciebie złości ani szorstkości.
   • Czasami kropka na końcu słowa lub frazy może wydawać się sfrustrowana. Na przykład powiedzenie „Nie, to nieprawda” może brzmieć znacznie spokojniej niż powiedzenie „Nie”. Tak nie jest ”.
5. Przeczytaj wiadomość ponownie przed wysłaniem. Zanim klikniesz wyślij, poświęć chwilę na przejrzenie wiadomości. Sprawdź, czy nie ma literówek i upewnij się, że przekazujesz informacje poprawnie i używasz właściwego tonu.
   • Po wysłaniu wiadomości nie możesz jej cofnąć! Dlatego lepiej wcześniej sprawdzić swój SMS.
6. Nie wysyłaj wielu wiadomości pod rząd. Wielokrotne powiadomienia i seria wiadomości tekstowych mogą denerwować i frustrować odbiorcę. Zamiast wysyłać wiele krótkich wiadomości, wyślij komentarz zawierający wszystko, co chcesz powiedzieć.
   • Możesz dodać kolejną wiadomość, jeśli zapomniałeś o czymś wspomnieć lub chcesz coś wyjaśnić.
   • Jeśli ktoś nie odpowiada na dwie kolejne wiadomości, może nie chcieć rozmawiać z Tobą lub z dala od telefonu. Tak czy inaczej, daj innym czas i przestrzeń na odpowiedź.
7. Poproś o telefon, jeśli rozmowa stanie się zbyt skomplikowana, aby wysłać wiadomość tekstową. Wiadomości tekstowe mają być krótkie i na temat. Jeśli wiadomość tekstowa jest zbyt ograniczona, aby odpowiednio wyrazić swoje myśli, poproś osobę, aby do Ciebie zadzwoniła, abyś mógł szczegółowo omówić sprawę lub w pełni ją omówić.
   • Spróbuj napisać coś w rodzaju: „Łatwiej byłoby to wyjaśnić przez telefon. Zadzwoń, jeśli masz czas, dziękuję! ”

Metoda 2 z 3: Porozmawiaj z kimś osobiście

1. Słuchaj uważnie, gdy ktoś do ciebie mówi. Kiedy ktoś do ciebie mówi, nawiąż z nim kontakt wzrokowy i zwróć uwagę na to, co ci mówi. To pokazuje, że słuchasz i rozumiesz, co druga osoba próbuje powiedzieć.
   • Skoncentruj swoją uwagę całkowicie na rozmówcy, tak aby czuł się komfortowo.
   • Wychyl się do przodu lub poproś osobę, aby kontynuowała rozmowę w cichszym miejscu, jeśli masz problemy z usłyszeniem tego, co się mówi.
2. Zwróć uwagę na sygnały niewerbalne. Język ciała może powiedzieć tyle samo, co słowa. Kiedy ktoś do ciebie mówi, zwracaj uwagę na mowę ciała, aby lepiej zrozumieć, jak zareagować.
   • Na przykład, jeśli ktoś ciągle się rozgląda lub chwieje nogami, może być zdenerwowany lub przestraszony. Możesz wtedy zapytać, czy dana osoba jest w porządku, zamiast odpowiadać na to, co mówi.
   • Posłuchaj także, jak coś się mówi. Jeśli ktoś mówi głośno lub agresywnie, może zareagować gniewnie lub agresywnie na rozmowę. Aby sytuacja nie uległa dalszej eskalacji, może być konieczne przyjęcie innego podejścia podczas reagowania.
3. Unikaj planowania swojej odpowiedzi, gdy ktoś mówi. Jeśli jesteś tak podekscytowany lub chętny do odpowiedzi, zanim ktoś skończy mówić, to zauważy i może się złościć lub zirytować. Poczekaj, aż druga osoba skończy mówić i usłyszysz wszystko, co ta osoba chciała powiedzieć, zanim zaczniesz planować swoją odpowiedź.
   • Bardzo niegrzeczne jest przerywanie komuś własnymi myślami podczas rozmowy.

   Wskazówka: Kiedy ktoś mówi, zanotuj w pamięci główne punkty, na które zamierzasz odpowiedzieć, ale zwróć uwagę na resztę jego historii, abyś mógł wymyślić mądrą lub płynną odpowiedź.

   
   
4. Poczekaj, aż druga osoba skończy mówić, zanim cokolwiek powiesz. Jeśli z kimś rozmawiasz, poproś go, aby skończył swoją historię, zanim odpowie. W ten sposób masz wszystkie fakty i informacje, które dana osoba chciała przekazać, abyś mógł udzielić świadomej i przemyślanej odpowiedzi.
   • Czasami ludzie dodają dodatkowe informacje, gdy skończą z myślą. Na przykład mogą powiedzieć coś w stylu: „Och, czekaj, zapomniałem coś powiedzieć”. Następnie pozwól im dokończyć to, co chcieli powiedzieć.
5. Pomyśl o swojej odpowiedzi, aby móc śmiało ją przekazać. Zanim odpowiesz, poświęć chwilę na przemyślenie wszystkich otrzymanych informacji. Jeśli udzielisz odpowiedzi, która nie jest dobrze przemyślana, może to pokazać osobie, że tak naprawdę nie słuchasz tego, co powiedziała.
   • Poświęcenie chwili na refleksję nad swoją odpowiedzią pozwoli ci również udzielić inteligentnej odpowiedzi.
6. Zadawaj pytania, jeśli potrzebujesz wyjaśnień lub dodatkowych informacji. Jeśli nie całkiem słyszałeś lub nie rozumiałeś tego, co ktoś powiedział, staraj się nie odpowiadać częściową lub błędną interpretacją. Zamiast tego zapytaj, co powiedziała lub miała na myśli druga osoba, abyś mógł udzielić prawdziwej odpowiedzi.
   • Jeśli nie jesteś pewien, co ktoś zamierza lub jeśli chcesz pozwolić mu wyjaśnić, co naprawdę ma na myśli, zanim odpowiesz, zadaj otwarte pytanie, takie jak: „Co przez to rozumiesz?”.
   • Nigdy nie jest źle prosić kogoś o powtórzenie, jeśli nie w pełni zrozumiałeś, co zostało powiedziane.
7. Mów bezpośrednio i wyraźnie, kiedy odpowiadasz. Po przemyśleniu tego, co zostało do Ciebie powiedziane i przemyśleniu, jak chcesz odpowiedzieć, mów jasno i pewnie. Nie używaj niejasnego lub sprzecznego języka, aby brzmieć mądrzej lub mądrzej. Ludzie cenią szczerość, więc udziel im szczerej odpowiedzi, która pokaże, że jesteś zainteresowany i że rozumiesz daną osobę.
   • Upewnij się, że zwracają uwagę, abyś nie musiał się powtarzać.
   • Zwróć uwagę, czy ktoś inny chce coś powiedzieć i daj mu na to przestrzeń.
   • Niech osoba odpowie również na to, co powiedziałeś. Nie odchodź ani nie kończ rozmowy zaraz po tym, jak będziesz miał okazję się wypowiedzieć.
8. Miej świadomość, że ktoś się z tobą nie zgadza. Nawet jeśli zastanawiałeś się nad tym, co chciałeś powiedzieć, zawsze istnieje możliwość, że ktoś się z tobą nie zgodzi. W porządku! Po prostu bądź przygotowany na to, że ktoś zakwestionuje lub zdyskredytuje Twoje słowa.
   • Zachowaj spokój i nie trać panowania nad sobą, gdy ktoś próbuje cię sprowokować.
   • Niech ktoś wyrazi swoje przekonania i opinie. Nie próbuj nikogo zmuszać do zaakceptowania Twojej opinii.

Metoda 3 z 3: Odpowiedz e-mailem

1. Odpowiedz na wiadomość e-mail w ciągu 48 godzin. Z grzeczności i profesjonalizmu ważne jest, aby odpowiadać na wiadomość e-mail w odpowiednim czasie. Nie musisz odpowiadać natychmiast, ale w ciągu dwóch dni.
   • Nawet jeśli e-mail nie miał z Tobą nic wspólnego lub został wysłany nieprawidłowo, najlepiej odpowiedzieć nadawcy (z wyłączeniem zakresu), aby wiedział, że nie jesteś właściwą osobą.
2. Użyj profesjonalnego powitania w odpowiedzi e-mail. E-maile są często bardziej formalne niż wiadomość tekstowa czy rozmowa telefoniczna. Rozpocznij e-mail od „Witaj” lub „Cześć” przed nazwiskiem osoby, aby poprawnie otworzyć e-mail.
   • Jeśli osoba, której odpowiadasz, woli szczególne powitanie lub prosi o wezwanie po imieniu, zrób to. Na przykład, jeśli dana osoba woli, abyś użył skróconej wersji jej imienia lub nazwiska, na przykład „Rob” zamiast „Robert”, zrób to.
3. Oszczędnie używaj wykrzykników. Twoja odpowiedź na e-mail musi być poprawna pod względem gramatyki, ortografii i interpunkcji. Jednak nadużywanie wykrzyknika może sprawić, że będziesz wydawać się nieszczery lub nadmiernie entuzjastyczny. Unikaj używania go, chyba że jest to właściwe.
   • Wykrzyknik to świetny sposób na pogratulowanie lub przekazanie entuzjazmu, ale jeśli użyjesz ich zbyt często, stracą efekt.
4. Unikaj dziwnych czcionek w e-mailach. Wybierz czcionkę klasyczną, aby Twoja wiadomość e-mail wyglądała profesjonalnie. Nie używaj wielokolorowych czcionek ani czcionek takich jak Comic Sans podczas wysyłania wiadomości e-mail.
   • Klasycznym wyborem jest użycie 10 lub 12-punktowej czcionki Arial lub Times New Roman.
5. Zwróć uwagę, do kogo jeszcze wysyłasz wiadomość e-mail jako CC (kopia). Często przydatne może być jednoczesne skopiowanie wiadomości e-mail do innych osób, aby można było włączyć je do dyskusji. Niepotrzebne CC przekazane przełożonemu lub współpracownikowi może naprawdę zdenerwować lub złościć osobę, której początkowo odpowiadasz.
   • Jeśli konieczne jest dołączenie kogoś innego do łańcucha e-maili, możesz skorzystać z opcji „ukryta kopia” lub „UDW”, aby odbiorcy nie wiedzieli, kto jeszcze otrzymał wiadomość e-mail.
6. Zdecyduj, komu chcesz odpowiedzieć w e-mailu grupowym. Jeśli poprawna odpowiedź to odpowiedzieć wszystkim w wiadomości grupowej, podczas wysyłania odpowiedzi wybierz „Odpowiedz wszystkim”. Ale jeśli chcesz zapytać osobę lub wyjaśnić jej konkretny temat lub problem, natychmiast jej odpowiedz.
   • Jeśli w łańcuchu e-maili znajduje się duża grupa osób, ale musisz odpowiedzieć tylko kilku, po prostu wybierz te osoby, którym chcesz odpowiedzieć.
7. Nie wysyłaj wiadomości e-mail tylko w celu podziękowania, chyba że jest to konieczne. Krótkie e-maile, które nie przyczyniają się do rozmowy, nie są konieczne. O ile nadawca nie poprosi Cię o potwierdzenie, że otrzymałeś i zrozumiałeś wiadomość e-mail, wysłanie wiadomości e-mail z podziękowaniem jest niepotrzebne i żmudne.

   Wskazówka: Jeśli nadawca wyśle ​​Ci potwierdzenie przeczytania, potwierdź otrzymanie wiadomości e-mail, klikając opcję wysłania mu potwierdzenia odbioru.

   
   
8. Sprawdź swoją wiadomość e-mail i sprawdź wiadomość e-mail odbiorcy przed wysłaniem. Błąd ortograficzny lub gramatyczny może sprawić, że Twój e-mail będzie wyglądał nieprofesjonalnie. Poświęć chwilę na przeczytanie swojej odpowiedzi, zanim klikniesz Prześlij. Sprawdź poprawną pisownię i gramatykę oraz upewnij się, że wysyłasz wiadomość do właściwej osoby.
   • Nie polegaj na ślepo na module sprawdzania pisowni, aby wszystko poprawić!
   • Przeczytaj wiadomość e-mail na głos przed wysłaniem, aby usłyszeć, jak brzmi.
   • Programy pocztowe często automatycznie wprowadzają adresy e-mail podczas wpisywania w pasku adresu odbiorcy, co może prowadzić do przypadkowego wysłania wiadomości e-mail do niewłaściwej osoby.