Zawartość

• Kroki
• Rada
• Czego potrzebujesz

Porządkowanie plików biurowych nie jest prostym zadaniem, zwłaszcza jeśli chodzi o porządkowanie dużej ilości plików i dokumentów. Możesz jednak pokonać to wyzwanie, planując z wyprzedzeniem i decydując się na system archiwizacji. Pomaga to uporządkować profil biznesowy i zapewnia szybsze znajdowanie ważnych dokumentów. Możesz zapoznać się z poniższym artykułem o tym, jak zorganizować dokumentację biurową, aby rozpocząć zadanie.

Kroki

Część 1 z 3: Umów się na odpowiedni czas

1. 

   Zarezerwuj sobie określoną ilość czasu na uporządkowanie aplikacji, aby uniknąć rozpraszania się w środku. Zanim zaczniesz, przygotuj karton i naklejki, aby utworzyć nowy profil. Reklama

Część 2 z 3: Porządkowanie dokumentów i zapisów

1. 

   
   
   Podziel stosy dokumentów i plików na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu fragmenty.
   • Obsługuj stosy pojedynczo i usuwaj lub niszcz niepotrzebne papiery, aby zmniejszyć ilość i ograniczyć nadmiarowość.
   • Pozostałe dokumenty i pliki podziel na dwie osobne części, jedną na pliki, które mają zostać przetworzone w najbliższych miesiącach, a drugą na pliki archiwalne, które nie wymagają pilnego przetwarzania.

2. 

   
   
   Organizuj foldery alfabetycznie, jeśli masz profil klienta. Na przykład, jeśli każdy segregator był nazwiskiem osoby lub firmy, możesz posortować rekordy według nazwiska tej osoby. W takim przypadku powinieneś oznaczyć każdą kartę profilu zawierającą pełne imię i nazwisko klienta.Uporządkuj okładki alfabetycznie, a następnie oznacz szufladę na dokumenty, aby zobaczyć, która szuflada ma nazwę zaczynającą się od określonej litery.

3. 

   
   
   Sortuj według kategorii, jeśli rekordy dotyczą wielu części firmy. Niektóre rekordy odnoszą się do faktur, gwarancji lub umów i trzeba je podzielić na różne kategorie. Oznaczyć każdy zapis odpowiednio i umieścić w nim wszystkie istotne dokumenty. Może być konieczne utworzenie dodatkowego profilu, więc użyj wiszącej osłony, aby oznaczyć każdą kategorię, a okładka jako drugorzędna.
   • Utwórz portfolio pilnych dokumentów, aby szybko znaleźć ważne dokumenty.
   • Umieść pliki tymczasowe z przodu, a pliki archiwalne z tyłu szuflady, aby mieć łatwy dostęp do plików, które wymagają przetworzenia.
   Reklama

Część 3 z 3: Sortuj rekordy według miesięcy

1. 

   Oprócz korzystania z metod opisanych powyżej możesz uporządkować segregator według miesiąca (i roku). Jeśli nie masz czasu, aby rozwiązać ten problem od razu, możesz umieścić swoje dokumenty w swoim miesięcznym rejestrze w celu przetworzenia daty. Ten krok pomaga również szybciej określić, gdzie przechowywać dokumenty.
   • Rejestr miesięczny nadaje się również do przechowywania dokumentów innego typu.

2. 

   Pod koniec roku sprawdź artykuły pozostałe w miesięcznym rekordzie i możesz dowiedzieć się o nowym szablonie, a także o nowej grupie rekordów (nazwie kategorii) w systemie. Utwórz profile dla tych dokumentów w nowym roku.

3. 

   Przytnij pozostałe papiery o miesiąc. Zachowaj dane w grupie „Mieszane” (rok-). Reklama

Rada

• Po uporządkowaniu swojej dokumentacji musisz zachować porządek w biurze. Napraw system przechowywania dokumentacji i odłóż dokumenty na miejsce.
• Wyrzuć, poddaj recyklingowi lub zniszcz niepotrzebne dokumenty, aby uniknąć ingerencji w nowy system prowadzenia dokumentacji.

Czego potrzebujesz

• Szafy na dokumenty
• Wisząca okładka
• Twarda okładka
• Naklejki
• Markery