Organizacja imprez - Wskazówki

Wideo: 8 ZASAD ZARZĄDZANIA CZASEM - GDYBYM TO WIEDZIAŁ WCZEŚNEJ #1

Zawartość

Kroki
Rada
Ostrzeżenie

Organizowanie wydarzeń wydaje się bardzo trudnym zadaniem, a sprawy komplikują się jeszcze bardziej, jeśli nie masz planu i nie masz planów z wyprzedzeniem. Staraj się więc tego unikać - przygotowując się z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem i zachowując spokój podczas imprezy.

Kroki

Metoda 1 z 4: Zaplanuj miesiące przed wydarzeniem

Określ cel wydarzenia. Określenie celu Twojej organizacji pomoże utrzymać przebieg wydarzenia. Planujesz wydarzenie mające na celu edukację społeczności? Przekonać potencjalnych sponsorów? Chwalić określoną osobę lub grupę? Jak najbardziej szczegółowo opisz to cel. Bez względu na to, co robisz (edukuj, przekonuj, chwal itp.), czemu czy znowu to robisz
- Potraktuj to jako deklarację misji lub przesłankę sukcesu. Gdy już na pewno wiesz, czego chcesz, będzie to o wiele łatwiejsze!
Wyznaczone cele.Dokładnie Co chcesz osiągnąć Ani liczba osób, które pojawią się na imprezie, nie fakt, że to się wydarzyło - jak chcesz, żeby to wydarzenie wyglądało? 5 nowych członków w Twojej organizacji? Zebrałeś 20 milionów dongów? Zmienić sposób myślenia innych ludzi? Podekscytować wszystkich?
- Pomyśl o 3 wynikach wydarzenia, na których Ci zależy, i skup się na ich urzeczywistnieniu. Możesz zważyć jeden cel finansowy, jeden cel społeczny i jeden osobisty - to zależy od Ciebie!
Zbierz wolontariuszy. Potrzebujesz dobrych i dobrych członków w wielu różnych obszarach komitetu organizacyjnego. Mogą pomóc we wszystkim, od planowania, budżetowania po wysyłanie zaproszeń, projektowanie plakatów, witanie gości i sprzątanie po wydarzeniu. Innymi słowy, pomogą Ci wykonać zadanie. Jeśli to możliwe, znajdź wolontariuszy, którym możesz zaufać!
- Upewnij się, że zarówno organizatorzy, jak i kierownicy wydarzeń pracują zgodnie z harmonogramem określonym w planie. Współpraca między stronami ułatwi Ci pracę. Prosząc kogoś o pomoc, od początku jasno określ swoje oczekiwania wobec niego i zakres jego udziału w wydarzeniu.
- Jeśli nie możesz znaleźć wolontariusza, zatrudnij zespół eventowy! Zależy to całkowicie od rodzaju wydarzenia, które organizujesz. Możesz wynająć miejsce z zespołem wydarzenia lub wynająć od strony trzeciej.
Szacunkowy budżet. Wszystkie wydatki, dochody, dotacje i inne wydatki nadzwyczajne muszą być ujęte w budżecie. Jeśli nie zaplanujesz budżetu, zakończysz wydarzenie grubym rachunkiem i pustym portfelem, nie rozumiejąc, co właśnie wydałeś. Bądź realistą od pierwszego dnia, więc nie będziesz zaskoczony później!
- Znajdź sposoby na utrzymanie niskich kosztów. Czy możesz zatrudniać wolontariuszy do pracy za darmo? Weź pod uwagę lokalizacje, które są tańsze w wynajmie (na przykład czyjś dom)? Pamiętaj, że małe, proste, ale udane spotkanie jest znacznie lepsze niż luksusowa impreza, która kończy się niepowodzeniem.
Określ czas i miejsce wydarzenia. To jest czynnik najważniejszy wydarzenia. W jakim miejscu i czasie powinno być Twoje wydarzenie, aby ludzie powiedzieli: „Tak, będę tam!”? Chcesz zorganizować wydarzenie w czasie, gdy wszyscy są wolni iw jednym dogodnym miejscu, w którym masz wystarczający czynsz!
- Sprawdź harmonogram społeczności, w której mieszkasz, i zastanów się, kto bierze udział w wydarzeniu. Jeśli kierujesz swoją ofertę do gospodyń domowych, najlepszym rozwiązaniem jest organizowanie wydarzeń dziennych i okolicznych (możesz zapewnić dodatkowe usługi opieki nad dziećmi). W przypadku studenta, imprezę zorganizuj w centrum miasta jeden wieczór w tygodniu. Jeśli to możliwe, powinieneś udać się na ich miejsce montaż.
- Oczywiście będzie wiele miejsc na imprezy, które należy zarezerwować z wyprzedzeniem. Skontaktuj się, aby jak najszybciej wynająć te lokalizacje. Mogą być droższe niż myślisz!
Weź pod uwagę logistykę. Musisz pomyśleć o logistyce pod każdym względem. Jak będzie parking? Zdolność osób niepełnosprawnych do udziału? Co możesz zrobić z przestrzenią eventową? Jakiego sprzętu potrzebujesz? Czy będziesz potrzebować czegoś dodatkowego za opłatą (np. Drinki prelegenta, plakietki, publikacje)? Ile osób potrzeba, aby wydarzenie przebiegło bezproblemowo?
- Bardzo ważne jest, aby przemyśleć i omówić z członkami organizatorów wszystkie aspekty wydarzenia. Czy są jakieś przeszkody, które możesz przewidzieć i uniknąć? Czy goście potrzebują miejsca na nocleg? Jakie wyjątki są wymagane?
Pomyśl o marketingu i reklamie. Przygotowując się do wydarzenia, stwórz szkic plakatu. Plakat powinien zawierać informacje o dacie, godzinie, lokalizacji, głównych gościach, nazwie wydarzenia oraz jego temacie lub sloganie. Ponieważ czas przygotowania jest zbyt wczesny, możesz poświęcić dużo czasu na dokładne przemyślenie tych treści - ale powinieneś przygotować wstępną wersję roboczą, aby zobaczyć, jakie sekcje są razem!
- Pomyśl o innych sposobach promocji wydarzenia. Wysyłać emaile? Poczta pocztowa? Udostępnianie informacji na Facebooku, Twitterze lub szeregu witryn internetowych z wydarzeniami (więcej o nich później)? Czego potrzebujesz przed wydarzenia angażujące ludzi i to, czego potrzebujesz w wydarzenia, aby ich powstrzymać?
Zmień kolejność pracy. Może czujesz się teraz bardzo zdezorientowany. Weź głęboki oddech i otwórz program Excel. Przygotuj projekt harmonogramu działań na wydarzeniu. Skorzystaj z kilku arkuszy kalkulacyjnych programu Excel, aby uporządkować swoje myśli. W tej chwili może się to wydawać niepotrzebną papierkową robotą, ale w ciągu najbliższych dwóch miesięcy będziesz wdzięczny za dbanie o siebie.
- Opracuj harmonogram pracy (z terminami) dla każdego działania. Zapisz wszystkich członków organizatorów, kiedy i gdzie ich potrzebujesz. W ten sposób możesz zaplanować swoją pracę i uniknąć pytań później.
Reklama

Metoda 2 z 4: Zaplanuj pracę na 2 tygodnie przed wydarzeniem

Upewnij się, że wszystko jest gotowe. Określ czas, lokalizację, głównych gości, organizatora wydarzenia, nazwę wydarzenia i slogan. Będzie byle co Czy możemy zbłądzić? Czy w ostatniej chwili mogą nastąpić zmiany? W tym momencie wszystko powinno być tak jasne, jak na czarno-białym papierze.
Spotkaj się z członkami organizatorów. Poproś o zatwierdzenie budżetu, harmonogramu itp. od organizatorów i menadżerów wydarzeń. Teraz jest właściwy czas, aby odpowiedzieć na pytania. Każdy zrozumiał już swoje obowiązki? Czy wszystko im odpowiada?
- Po raz kolejny spotkaj się z organizatorami oraz wolontariuszami, aby zastanowić się nad ewentualnymi problemami. To także idealny moment na zaplanowanie działania.
- Upewnij się, że organizatorzy nie mają żadnych problemów wewnętrznych. Bądź w kontakcie ze wszystkimi kierownikami działów, organizatorami oraz wolontariuszami.
Podziel pracę między różne osoby i pozwól osobie z doświadczeniem koordynować wszystkie działania. Jeśli jest to wydarzenie o szczególnie dużej skali, przydziel wiele osób do koordynowania różnych działań pod nadzorem jednej osoby. Ten lider musi mieć zaufanie członków organizatorów.
- Powinieneś wyznaczyć jednego lub dwóch członków, aby spędzili czas na witaniu gości i rozmowie przed wydarzeniem.Zasadniczo jest to recepcjonistka, odpowiedzialna za podnoszenie na duchu wszystkich gości i pokazanie im, że są pod opieką.
Upewnij się, że wszystkie strony internetowe związane z wydarzeniem są aktualne. Prawdopodobnie znasz już Facebooka i Twittera, ale istnieje wiele innych witryn internetowych, których możesz użyć do promocji, takich jak Eventbrite, Evite i Meetup. Jeśli nigdy nie słyszałeś o tych stronach, szukaj teraz! Jeśli Twoje wydarzenie odbywa się za granicą i chcesz sprzedawać bilety online, Ticketbud jest całkiem przydatny.
- I oczywiście zaktualizuj stronę internetową wydarzenia, blog lub stronę na Facebooku, jeśli jest dostępna. Możesz wysyłać przypomnienia o wydarzeniach, publikować zdjęcia i zarządzać odpowiedziami na wydarzenia. Im bardziej jesteś aktywny online, tym bardziej rozpowszechnione staje się wydarzenie. Jeśli organizujesz wydarzenie związane z ogrodnictwem, dekoracją domu lub innymi dziedzinami kreatywnymi, możesz również skorzystać z Pinteresta.
Zbierz sponsorów i inne źródła pieniędzy od gości. Istnieje wiele rodzajów wydatków, które pojawią się w nadchodzących tygodniach i nie chcesz za to płacić sam! Pomyśl trochę o koszty początkowe - czy to wynajem miejsca na wydarzenie, sprzęt czy przyjęcie bankietowe? Być może będziesz musiał zapłacić niektóre z powyższych kwot przed rozpoczęciem przygotowań do wydarzenia.
- Upewnij się, że masz zbudowany system obsługi dokumentów, zaświadczeń, faktur i innych dokumentów. Musisz zachować wszystkie dokumenty do wykorzystania w przyszłości, więc im wcześniej będziesz zorganizowany, tym wygodniejsza będzie przyszłość, zwłaszcza gdy Twój partner pracuje nieprofesjonalnie.
Promocja wydarzenia. Przygotuj publikacje, publikuj reklamy, publikuj w prasie, wysyłaj zaproszenia, rozmowy telefoniczne, grupy kontaktów e-mailowych, spotykaj się z potencjalnymi uczestnikami lub darczyńcami. Jak ludzie będą wiedzieć i uczestniczyć w Twoim wydarzeniu? Upewnij się, że podane przez Ciebie informacje są kompletne, z wyjątkiem kilku wątpliwych czynników - ciekawość gościa też musi zostać pobudzona!
- Pomyśl o swojej grupie docelowej. Jeśli chcesz zaprosić starszych, nie będziesz tracić czasu na wysyłanie wiadomości przez oprogramowanie Snapchat. Udaj się do miejsc, do których się udają, lub skorzystaj z narzędzi używanych przez odbiorców.
Zbierz potrzebne przedmioty na wydarzenie. Te przedmioty mogą obejmować medal, grę, pamiątkę, nagrodę lub certyfikat. Jest wiele drobnych i trywialnych rzeczy, na które niedoświadczeni ludzie nie mogą zwrócić uwagi, ale musisz znać wszystkie najmniejsze czynniki. Nie zapomnij o meblach, sprzęcie dźwiękowym, stołach, obrusach i innych dużych, ważnych przedmiotach!
- To kolejna rzecz, nad którą musisz się zastanowić. Nie przestawaj, dopóki nie znajdziesz 5 przedmiotów, których zapomniałeś przygotować - wszystko od długopisów i apteczek po baterie, kostki lodu i przedłużacze. Będziesz chciał być gotowy na każdą sytuację.
Sortować wszystko. Umów się na nagrywanie wideo. Zorganizuj transport dla gości. Przygotuj jedzenie dla zespołu sprzątającego. Lista może ciągnąć się w nieskończoność, ale bez sortowania nie będziesz w stanie zorganizować wydarzenia!
- Przygotuj jedzenie i picie. Jest to również dobry moment na zorganizowanie specjalnych miejsc noclegowych, np. Dla osób niepełnosprawnych. Sprawdź, czy jacyś goście są wegetarianami lub mają inne szczególne potrzeby kulinarne. Wiele witryn internetowych oferujących bilety na wydarzenia będzie miało sekcję „samodzielnego zadawania pytań”, która pomoże Ci ocenić specjalne życzenia gości.
- Przygotuj biurka i krzesła, tła, mikrofony, głośniki, komputery, projektory, podium - wszystko, co jest wymagane na miejscu wydarzenia.
Przygotuj swoją listę kontaktów. Musisz mieć numery telefonów, adresy i adresy e-mail organizatorów. Zrób podobną listę z VIPami (szczególnie ważnymi gośćmi) i dostawcami towarów lub usług. Jeśli ktoś się nie pojawia lub się spóźnia, możesz skorzystać z tej listy.
- Powiedzmy, że zespół bankietowy się spóźnia. Co zrobisz Uzyskaj ich listę kontaktów od razu i zadzwoń do nich. Och, myślą, że to zrobisz do miejsca, aby go zdobyć 90 funtów rozdrobnionej wieprzowiny? Cokolwiek. Dajesz listę panu A, on bierze ciężarówkę i idzie pod wskazany na papierze adres odbioru mięsa. Uniknąłeś katastrofy. Teraz wiesz, że nie powinieneś zatrudniać tego zespołu serwisowego ani dawać jaśniejszych wskazówek!
Udaj się na miejsce wydarzenia z organizatorami. Obserwuj i oceniaj parking, toalety, pokoje i drzwi. Poszukaj miejsc w pobliżu, w których możesz zrobić kserokopie, dzwonić i kupować niezbędne rzeczy. Ogólnie rzecz biorąc, trzymaj miejsce wydarzenia w dłoni.
- Porozmawiaj z osobą, z którą się kontaktowałeś, aby wynająć miejsce. Powinni lepiej niż ktokolwiek inny rozumieć to miejsce. Czy jest jakiś problem, o którym powinieneś wiedzieć? Ograniczony czas? Czy drzwi są zamykane w określonych godzinach? Miejmy nadzieję, że tak się nie stanie - ale powinieneś także dowiedzieć się o harmonogramach kontroli alarmów przeciwpożarowych.
Reklama

Metoda 3 z 4: Przygotuj na 24 godziny przed wydarzeniem

Zachowaj spokój. Możesz to zrobić. Szczególnie ważne jest zachowanie spokoju i unikanie dezorientacji lub niepokoju. Przygotowujesz się od miesięcy! Wszystko będzie dobrze. Im spokojniejszy jesteś, tym spokojniejsi będą twoi koledzy z drużyny, tym płynniejsze będzie wydarzenie. Poza tym wszystko wkrótce się skończy!
- Poważnie, możesz to zrobić. Zrobiłeś wszystko, co mogłeś, myśląc o wszystkich możliwych problemach - jeśli coś pójdzie nie tak, wiesz, jak rozwiązać problem. I pamiętaj: nikt nie może cię winić. Hałaśliwy gość, jedzenie nie jest dobre - ludzie zrozumieją, że nie możesz wszystkiego kontrolować. Zrelaksować się. Wszystko będzie z tobą w porządku.
Ostatnie sprawdzenie u członków organizatorów. Upewnij się, że rozmawiałeś ze wszystkimi o sposobach dotarcia na miejsce wydarzenia i kiedy przyjechać. To, czego nie chcesz najbardziej, to gdy wszyscy organizatorzy dzwonią do Ciebie w dniu wydarzenia, ponieważ nie wiesz, gdzie jest tylne wejście.
- Nawet jeśli nikt nic nie powie ani nie zada Ci pytania, postaraj się ocenić postawy innych. Czy wszyscy są zadowoleni ze swojej pracy? Czy dogadują się ze sobą? Jeśli nie, porozmawiaj ze wszystkimi i spróbuj usunąć węzeł. Może ktoś będzie pasował do innego działu lub będzie pracował z innymi.
Sprawdź wszystkie zaproszenia i odpowiedzi. Wypisz gości w arkuszu kalkulacyjnym Excel i zlicz liczbę osób. W przypadku większości wydarzeń będzie określona liczba potwierdzonych uczestników nie są pokazuje liczbę osób faktycznie uczestniczących w wydarzeniu. Możesz mieć 50 walidatorów, ale ostatecznie jest ich tylko 5 lub uczestniczy do 500 osób. Chociaż powinieneś znać liczbę walidatorów, bądź przygotowany na sytuację, gdy jest zbyt mało lub zbyt wielu uczestników!
- Przypomnij gościom VIP o wydarzeniu. Będziesz zaskoczony liczbą ludzi, którzy powiedzą: „Och, prawda. Jutro, prawda?” Możesz tego uniknąć za pomocą prostego połączenia lub SMS-a.
Udaj się na miejsce wydarzenia i sprawdź, czy wszyscy są gotowi. Czy pokój jest schludny i gotowy? Czy urządzenia elektroniczne są zainstalowane i działają? Czy w razie potrzeby można wstępnie zainstalować dowolne urządzenie? Czy personel jest w pełni przygotowany do wydarzenia?
- Sprawdź, czy wydarzenie ma wystarczającą liczbę zwolenników. Oczywiście najlepiej jest, jeśli masz więcej zwolenników niż potrzebujesz. Być może będziesz musiał poprosić kogoś o nagły wypadek, potrzebować kogoś, kto zwróci uwagę na gościa lub rozwiąże problem, którego nie możesz przewidzieć. Albo wiesz, możesz potrzebować kogoś, kto nalej ci więcej kawy.
Przygotuj zestawy dla uczestników wydarzenia. Ten zestaw może zawierać butelkę wody, batonik, karteczkę samoprzylepną, długopis, broszurę i wszelkie inne potrzebne informacje. Dobry pomysł, jeśli chcesz dodać małe pamiątki.To wielka atrakcja pokazująca, że wydarzenie było dobrze zorganizowane, a jednocześnie sprawia, że goście czują się docenieni.
- Ten zestaw może być dla gości lub organizatorów lub obu! Kto nie lubi batonika muesli i długopisu?
Zaplanuj informacje o wydarzeniach (arkusz roboczy lub arkusz przebiegu). Oto lista wszystkich niezbędnych informacji podzielonych według czasu i / lub działu. W ciągu kilku minut przygotuj program zadań zawierający ważne zadania. Wybór wzoru arkusza do biegania zależy wyłącznie od Ciebie. Po prostu spróbuj ograniczyć informacje do minimum, aby ułatwić czytanie.
- Jeśli naprawdę jesteś trudny, zbuduj te gatunki przydatny może być inny arkusz do biegania. Prelegenci chętniej będą chcieli poznać listę innych gości, którzy będą gdzie i kiedy. Organizatorzy będą chcieli zestawienia sprzętu, harmonogramów i planów sprzątania. Kiedy będziesz miał wystarczająco dużo czasu na przygotowanie bieżnika, okaże się to bardzo pomocne.
Sporządź listę rzeczy do zabrania na miejsce wydarzenia. Jak źle będzie, gdy dotrzesz na imprezę, wszystko gotowe, wszyscy czy jesteście tam wszyscy i zdajecie sobie sprawę, że zapomnieliście o 12 000 filiżanek w domu? To jest złe. Zrujnowałeś to wszystko. Zrób więc listę, sprawdź ją jeszcze raz i przynieś wszystkie składniki do przygotowania!
- Jeśli przedmioty są rozrzucone w różnych miejscach, przydziel każdej osobie określone zadanie. Robiąc to, nie musisz spędzać 8 godzin na bieganiu i zbieraniu tych przedmiotów w panice. "Jedno drzewo nie daje młodego, trzy drzewa skupiają się razem, więc góra jest wysoka" - mówili starożytni ludzie.
Reklama

Metoda 4 z 4: Kontroluj datę zdarzenia

Przybądź na miejsce wydarzenia wcześnie z organizatorami i wolontariuszami. Upewnij się, że wszyscy są obecni, a elektronika działa prawidłowo. Masz pytania na ostatnią chwilę? Jeśli jest czas, pijmy napoje bezalkoholowe, dzielmy się, zachęcajmy i odpoczywajmy! Możesz to zrobić. Jesteś gotowy.
- Upewnij się, że organizator nosi specjalną plakietkę lub ma przy sobie rozpoznawalne przedmioty, aby uczestnicy wydarzenia mogli poprosić o pomoc w razie potrzeby. Czasami garnitury khaki nie wystarczą.
Wewnątrz różne rzeczy i na zewnątrz. Potrzebujesz balonów na skrzynce pocztowej? Plakaty w rogu pokoju? A co z drzwiami i wzdłuż korytarza? Jeśli Twoi goście muszą przejść przez chaotyczny labirynt, aby dotrzeć na miejsce wydarzenia, powinieneś umieścić wiele znaków, które Cię poprowadzą.
- Szczególnie pomocne będą banery powitalne i inne tablice informacyjne przed budynkiem. Chcesz, aby ludzie mogli rozpoznać miejsce wydarzenia bezpośrednio z ulicy. Nie ma się co dziwić!
- Na imprezie jest recepcja i zarejestrowani goście. Kiedy goście wchodzą przez drzwi, powinni dokładnie zobaczyć, co mają zrobić. W przeciwnym razie będą się kręcić w stanie niepewności i dyskomfortu. Pamiętasz wspomnianą wcześniej sekcję recepcyjną? Wyznacz kogoś, kto stanie przy drzwiach, aby powitać i odpowiedzieć na wszystkie pytania gościa.
- Pływająca muzyka! Muzyka usunie nieśmiałą atmosferę na imprezie.
Upewnij się, że uczestnicy wydarzenia wiedzą, co się dzieje. Jeśli mówca się spóźni, będziesz musiał opublikować zawiadomienie o opóźnieniu wydarzenia. Jeśli posiłek trwa dłużej niż oczekiwano, goście na imprezie powinni być świadomi wszelkich zmian w harmonogramie. Bardzo rzadko zdarza się, aby wydarzenia przebiegały zgodnie z planem - więc jeśli harmonogramy nie są ściśle przestrzegane, upewnij się, że strony nadal rozmawiają.
Robić zdjęcie! Możesz to zanotować. Jednocześnie ludzie będą podekscytowani, widząc, jak ktoś trzyma aparat, aby uchwycić momenty wydarzenia. Zrób zdjęcie baneru sponsora, baneru, bramki powitalnej, recepcji itp. Możesz również wykorzystać te zdjęcia przez następny rok!
- Jeśli to możliwe, niech zrobi to znajomy lub profesjonalny fotograf. Masz dość pracy! Musisz rozmawiać i jeść z gośćmi, więc ktoś inny powinien zająć się sesją zdjęciową.
Składanie dokumentów po wydarzeniu. Musiałeś umieścić jakiś pomysł w percepcji gości i chcesz, aby opuścili wydarzenie z określonymi przemyśleniami, refleksją lub determinacją do działania. Dlatego przygotuj broszurę lub dowolny przedmiot, który mogą ze sobą zabrać po zdarzenie.
- Możesz rozważyć sondowanie dotyczące niedawnego wydarzenia w tej sekcji. Zapewnij im środki, aby mogli wypowiedzieć się, co poprawić i czego chcą podczas następnej imprezy. I oczywiście, jak mogą się zaangażować!
Oczyść miejsca wydarzeń! Sprawdź swój licznik mocy, usuń banery, wyczyść meble i nie tylko. Będziesz chciał, aby witryna wróciła do pierwotnego stanu - zwłaszcza gdy płacisz czynsz i chcesz wrócić. Możesz również uniknąć dodatkowych opłat nałożonych przez dostawcę miejsca. Podziel pracę równomiernie, aby proces czyszczenia przebiegał możliwie szybko i delikatnie.
- Sprawdź ponownie, aby upewnić się, że żadne cenne przedmioty nie zostały pozostawione. Jeśli tak, przygotuj formularz reklamacji utraconego przedmiotu.
- Jeśli coś uszkodzisz, powiadom osobę, z którą się kontaktowałeś, w celu wynajęcia lokalu. Szczerość i szczerość to zawsze najlepsza postawa.
- Usuń jak najwięcej śmieci. Po tym wszystkim zajmie się konserwacja.
Zajmij się wszystkimi misjami po wydarzeniu. W zależności od rodzaju wydarzenia, które organizujesz, możesz nie mieć nic do roboty po wydarzeniu lub pojawi się długa lista osób, którym należy podziękować, a także oczekujące pokwitowania. Oto kilka pomysłów na początek:
- Dziękuję wszystkim członkom komitetu organizacyjnego, szczególnie sponsorom i wolontariuszom. Bez nich nie możesz zorganizować imprezy!
- Uzupełnij i załatw sprawy finansowe. Należy to zrobić jak najszybciej, im mniej wad, tym lepiej.
- Zorganizuj przyjęcie z wdzięcznością dla tych, którzy ci pomogli. Chcesz, aby Twoi koledzy z drużyny byli wdzięczni, a jednocześnie chcesz, aby Twoi sponsorzy zobaczyli, że wprowadzili zmianę i słuszną sprawę.
- Rozprowadzaj pamiątki lub inne publikacje zainteresowanym stronom.
- Przesyłaj faktury do sponsorów i innych osób.
- Opublikuj zdjęcia na stronie internetowej wydarzenia.
Zorganizuj spotkanie, aby uczyć się na własnych doświadczeniach i następnym razem zrobić lepiej. Gdy wszystko się skończy, co chciałbyś zrobić inaczej? Co działa, a co nie? Czy chciałbyś zorganizować takie wydarzenie? Czego się nauczyłeś?
- Jeśli otrzymasz odpowiedź od wszystkich, przeczytaj je wszystkie. Nawet jeśli nie otrzymasz odpowiedzi od gości, zapytaj organizatorów wydarzenia! Jak oni myślą? Czy podobał im się ten czas? Prawdopodobnie tylko dlatego, że batonik i długopis były za darmo, prawda?
Reklama

Rada

Lista dokumentów do przygotowania:
- Wstępny budżet
- Harmonogram wydarzeń (czas każdego programu w wydarzeniu)
- Zaproszenie
- Lista gości
- Plan działania
- Harmonogram prac (harmonogram realizacji)
- Dokumentacja do komunikatów prasowych
- Przemówienie
- Lista uczestników
- Przemówienia stron (załącz CV prelegenta)
- Program pracy
- Harmonogram podzielony jest na minuty
- Lista sieci kontaktów (numer telefonu organizatora)
- Lista rzeczy do zabrania
- Lista zadań do wykonania
- Relacje z wydarzeń (do prasy i innych)
Przed wydarzeniem wyznacz osoby / działy, które będą odpowiedzialne za następujące obszary:
- Darczyńcy
- Uczestnicy
- Ważny gość, prelegent
- Projektuj, drukuj, zbieraj artykuły i oceniaj te produkty
- Nagrody, pamiątki, upominki, banery, certyfikaty
- Pojazdy, catering, aranżacja miejsc imprez, dekoracje, tła, parking
- Media, PR (relacje zewnętrzne), Marketing
Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze lokalizacji i negocjowaniu cen:
- Pojemność witryny (liczba uczestników, z wyjątkiem tych, którzy oficjalnie nie uczestniczyli)
- Dostępność żywności (w przypadku, gdy posiłki są dostępne w tym miejscu)
- Czas (czas rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia)
- Oświetlenie (w przypadku, gdy impreza odbywa się w nocy)
- Jest klimatyzacja, czy nie
- Zapewniony jest wymagany sprzęt (mikrofon, głośniki itp.)
- Meble (meble, ręczniki stołowe itp.)
- Czy na miejscu mogą odbywać się imprezy muzyczne i rozrywkowe (z mniej formalnymi pokazami)
- Generator
- Łatwy dostęp do obiektu - niezależnie od tego, czy obiekt znajduje się w centrum miasta (czy delegaci mogą w nim uczestniczyć bez żadnych trudności)
- Specjalne pomieszczenie dla organizatorów, szatnie itp.
- całkowity koszt
W dniu wydarzenia wyznacz osobę / dział, który będzie odpowiedzialny za:
- Ogólna koordynacja
- Ubikacja
- jedzenie
- Pracuje w terenie
- Gospodarz (MC)
- Komputery, projektory
- Fotograf
- Recepcjonista
- Kontrola tłumu i PR z tłumem
- Strefa parkowania
- Ochraniać
- Dystrybucja dokumentów i materiałów (upominki i certyfikaty dla określonych osób, a także wszystkich uczestników wydarzenia)
Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu daty wydarzenia:
- Czy główny gość i inni goście VIP będą dostępni w ciągu dnia
- Który dzień jest najlepszy dla Twojej grupy docelowej?
Przez cały czas nie możesz przekazywać swojej pracy i obowiązków innej osobie.
Praca jest odpowiedzialna.
Na czas. Jeśli się spóźnisz, w pełni i natychmiast zgłoś pracę osobie, którą chcesz zgłosić.
Kiedy pojawiają się problemy, nie obwiniaj innych, nie myśl za dużo i powoduj więcej stresu, znajdź sposoby rozwiązania problemu.
Upewnij się, że masz przygotowany plan ewakuacji na wypadek sytuacji awaryjnych. Jeśli wydarzenie jest na dużą skalę, upewnij się, że dyżurują policja i lekarze.

Ostrzeżenie

Nie panikuj ani nie stresuj się. Spokojna postawa zapewni lepsze rezultaty.
Przygotuj się na każdą sytuację. Czasami rzeczy wymkną się spod Twojej kontroli. Jeśli jesteś członkiem organizatorów, nie złość się, gdy ktoś na ciebie wrzeszczy, ta osoba może być po prostu spięta. Jeśli jesteś koordynatorem, nie stresuj się ani nie panikuj. Proszę spokojnie wszystko. Spróbuj zastanowić się nad możliwymi sytuacjami i tym, co byś zrobił w takich sytuacjach.