Zawartość

• Kroki
• Część 1 z 3: Wybór stylu i języka memorandum
• Część 2 z 3: Przygotowanie do napisania notatki
• Część 3 z 3: Pisanie notatki

Notatka jest akceptowanym na całym świecie sposobem przekazywania informacji w firmie. Notatki serwisowe mogą być również wykorzystywane w korespondencji między dwiema firmami. Notatka powinna być profesjonalna i jasno przekazywać informacje. Nie martw się, jeśli nigdy nie pisałeś notatek – ten artykuł nauczy Cię, jak to zrobić.

Kroki

Część 1 z 3: Wybór stylu i języka memorandum

1. 1 Nie używaj nieformalnego języka. Język notatki powinien być prosty, ale formalny.
   • Nie pisz notatki typu „Cześć! W końcu piątek! Chcę ci opowiedzieć o jednej ważnej sprawie ”.
   • Zamiast tego napisz: „Ta notatka będzie Cię informować o postępach Projektu 319”.
2. 2 W swojej notatce trzymaj się neutralnego tonu – nie bądź zbyt emocjonalny i subiektywny. Postaraj się polegać na faktach i dowodach podczas zgłaszania roszczenia.
   • Na przykład nie powinieneś pisać w ten sposób: „Myślę, że wszyscy będziemy o wiele szczęśliwsi, jeśli przyjedziemy do pracy w piątki, co tylko zechcemy”.
   • Zamiast tego zbadaj, czy wszyscy pracownicy chcą w piątki ubierać się na co dzień i jak to wpływa na etykę korporacyjną.
3. 3 Używaj fraz sygnałowych. Kiedy zamierzasz przedstawić dowody lub zacytować źródło, upewnij się, że używasz odpowiednich zwrotów.
   • Na przykład: „Według naszych danych…” lub „Z przeprowadzonych badań wynika, że…”.
4. 4 Wybierz odpowiednią czcionkę i rozmiar. Notatka powinna być łatwa do odczytania, więc unikaj używania zbyt małego druku; 11 lub 12 to standardowy rozmiar czcionki.
   • Powinieneś także wybrać prosty styl czcionki, taki jak Times New Roman. Nie pisz swojej notatki zabawną lub fantazyjną czcionką, taką jak Comic Sans (wyśmieją się z ciebie, jeśli to zrobisz!).
5. 5 Użyj standardowych pól. Marginesy 2,5 cm to standard dla notatek, chociaż niektóre edytory tekstu mogą zawierać szablony notatek z dużymi marginesami (na przykład 3 cm).
6. 6 Uwagi serwisowe są pisane z pojedynczym odstępem między wierszami. Pozostaw pustą linię między akapitami i sekcjami.
   • Nie wcinaj akapitów.

Część 2 z 3: Przygotowanie do napisania notatki

1. 1 Jeśli potrzebujesz poinformować kilka osób o czymś ważnym (w pracy), wyślij im notatkę. Możesz nawet wysłać go do jednej osoby, jeśli fakt przekazania informacji wymaga udokumentowania.
   • Jednak w niektórych przypadkach lepiej jest po prostu porozmawiać z wybranymi osobami.
   • Ponadto niektóre informacje nie mogą być przekazywane w formie pisemnej.
2. 2 W zależności od przesyłanych informacji treść i format notatki mogą się różnić. Większość notatek zawiera następujące informacje:
   • Nowy pomysł lub rozwiązanie problemu.Na przykład, jeśli wiesz, jak rozwiązać problem z planowaniem kosztów nadgodzin, napisz o tym w notatce i wyślij do szefa.
   • Zamówienia. Na przykład wysłanie notatki to skuteczny sposób na rozłożenie obowiązków na nadchodzącej konferencji organizowanej przez Twój dział.
   • Raport. Możesz również wysłać notatkę, aby poinformować współpracowników o ostatnim wydarzeniu, poinformować ich o nowych informacjach o projekcie lub przesłać raport z wyników badania.
3. 3 Być może pracujesz nad wieloma projektami i chcesz podzielić się nimi w notatce. Nie powinienem tego robić. Notatki serwisowe zawierają informacje dotyczące jednego konkretnego problemu (tematu, projektu itd.).
   • Notatka powinna być krótka, pouczająca i łatwa do odczytania. W ten sposób, skupiając się tylko na jednym temacie, zapewniasz, że informacje zostaną przeczytane i wzięte pod uwagę.
4. 4 Treść i styl notatki zależy od grupy docelowej, więc zastanów się, kto ją przeczyta.
   • Na przykład styl notatki dla twoich współpracowników o planowaniu ważnej daty i styl notatki dla twojego szefa z raportem postępów będą bardzo różne.

Część 3 z 3: Pisanie notatki

1. 1 Zatytułuj notatkę. Jest to powszechna praktyka w korespondencji biznesowej do dokumentów tytułowych.
   • Na przykład u góry strony wpisz „Memo” lub „Memo”.
   • Możesz umieścić tytuł na środku lub nacisnąć go po lewej stronie. Najlepiej przejrzeć otrzymane wcześniej notatki i skopiować ich format.
2. 2 Napisz tytuł swojej notatki. Powinien zawierać następujące informacje:
   • DO: Wpisz imiona i tytuły osób, do których wysyłasz notatkę.
   • OT: napisz swoje imię i tytuł.
   • DATA: Wpisz dokładną datę, w tym rok.
   • TEMAT: Podaj krótki, ale dokładny opis tego, o czym będzie notatka.
   • Zwróć uwagę, że zamiast „Temat” możesz wpisać „Ref.”
3. 3 Na liście odbiorców notatki pamiętaj, aby uwzględnić wszystkie osoby, do których zamierzasz ją wysłać. Ogranicz odbiorców notatki do osób, których dotyczą zawarte w niej informacje.
   • Nie wysyłaj notatek do wszystkich w swoim dziale lub firmie, jeśli problem w nim dotyczy tylko kilku osób.
   • Jeśli od razu wyślesz notatki do wszystkich pracowników firmy, to będą oni bombardowani notatkami i albo nie przeczytają ich uważnie, albo nie przeczytają wcale.
4. 4 Na liście odbiorców notatki podaj pełne imiona i nazwiska oraz tytuły. Nawet jeśli masz krótką nogę z szefem, lepiej trzymać się formalnego tonu w korespondencji biznesowej. Na przykład możesz nazywać go „Władimirem”, gdy idziesz do jego biura, ale w swojej notatce nazywaj go „Pan Dmitriew” lub „Władimir Nikołajewicz”.
   • Pamiętaj o tym, wymieniając odbiorców notatki – podaj pełne imię i nazwisko oraz tytuł.
5. 5 Jeśli wysyłasz wiadomość do kogoś z innej firmy, bardzo ważne jest ustalenie prawidłowej formy kontaktu. Poświęć trochę czasu na znalezienie informacji o tej osobie; najprawdopodobniej można to zrobić na stronie internetowej jego firmy.
   • Na przykład, jeśli dana osoba ma doktorat, należy go dołączyć.
   • Pamiętaj też, aby znaleźć stanowisko, które ta osoba zajmuje i uwzględnić je w swojej notatce.
6. 6 Pomyśl o temacie swojej notatki. Powinien być zwięzły i prosty.
   • Na przykład „Nowi klienci” to dość niejasny temat i jeśli ktoś będzie chciał znaleźć Twoją notatkę w ciągu kilku dni lub tygodni, to będzie mu trudno to zrobić.
   • Najlepszy temat to: „Raport ekspansji klientów”.
7. 7 Z reguły pozdrowienia nie są zapisywane w notatkach służbowych. Ale jeśli chcesz, możesz zacząć tekst notatki od „Drogi Panie Dmitriev” lub „Szanowni koledzy”.
   • Notatka powinna być krótka i pouczająca, aby można było pominąć powitanie.
8. 8 Napisz wstępną część notatki. W nim jasno określ cel napisania i wysłania notatki.
   • Na przykład „Piszę do…”. Część wprowadzająca noty powinna zawierać krótki przegląd prezentowanych w niej informacji.
9. 9 Część wprowadzająca powinna być krótka. Nie ma potrzeby podawania w nim szczegółów i innych szczegółów.
   • Zrób część wprowadzającą z kilku krótkich zdań (krótki akapit).
10. 10 Zdecyduj o stylu prezentacji głównych informacji. Powinien być zawarty w 2-4 akapitach. Styl prezentacji będzie zależał od samych informacji.
    • Na przykład możesz prezentować informacje w kolejności ważności lub według procesów, na które podzielony jest Twój projekt.
11. 11 Notatka serwisowa musi być podzielona na sekcje (paragrafy), aby czytelnicy mogli łatwo przyswoić informacje; ponadto sekcje pomogą im zidentyfikować ważne punkty w notatce.
12. 12 Tytuł każdej sekcji; tytuł akapitu powinien wyraźnie wskazywać zawarte w nim informacje.
    • Na przykład możesz podzielić nadchodzącą notatkę o przeniesieniu biura na następujące sekcje: Nowa lokalizacja biura, Instrukcje dotyczące pakowania sprzętu i dokumentów oraz Harmonogram relokacji.
13. 13 Pierwsze zdanie każdej sekcji powinno informować czytelników, o czym jest ten akapit.
    • Poszczególne akapity lub sekcje notatki powinny koncentrować się na konkretnym punkcie rozważanego tematu.
14. 14 Aby wyróżnić ważne punkty, utwórz listę lub listę. Pomoże to czytelnikom skupić się na kluczowych punktach oraz szybciej czytać i przyswajać informacje.
15. 15 Notatka nie powinna przekraczać 1-2 stron.
    • Jest to standardowy rozmiar notatki z pojedynczym odstępem między wierszami i pustą linią między akapitami.
16. 16 Rozważ dołączenie akapitu podsumowującego przedstawione informacje. W większości przypadków nie jest to konieczne, zwłaszcza jeśli napisałeś krótką notatkę.
    • Ale jeśli prezentowane informacje są bardzo złożone lub jeśli rozmiar notatki jest większy niż standardowy, lepiej dołączyć mały akapit podsumowujący prezentowane informacje (a mianowicie kluczowe punkty).
17. 17 Pamiętaj, aby dołączyć akapit zamykający, nawet jeśli uważasz, że go nie potrzebujesz. Rozważ następujące:
    • Jakie są cele notatki? Zachęcić czytelników do zrobienia czegoś? Czy pracownicy muszą zgłaszać się na czas? Jeśli tak, wyraźnie zaznacz to w ostatnim akapicie.
    • Jeśli nie są wymagane żadne dalsze działania, napisz następujący wniosek: „Chętnie omówię ten temat” lub „Jeśli masz pytania lub uwagi na ten temat, chętnie na nie odpowiem”.
18. 18 Jeśli chcesz, umieść swoje imię i nazwisko lub podpis na końcu notatki (ale nie jest to wymagane). Jeśli tak jest, spójrz na notatki, które otrzymałeś od innych pracowników.
    • Jeśli podpiszą notatki (na przykład „Z poważaniem, Iwanow AA), zrób to samo.
    • Jeśli nie chcesz podpisywać notatki, możesz umieścić swoje inicjały na końcu dokumentu.
19. 19 Przypomnij o wszelkich załącznikach, jeśli do notatki dołączone są tabele, wykresy lub raporty. Aby to zrobić, na końcu dokumentu napisz np. „Dodatek: Tabela 1”.
    • Załączniki muszą być wymienione w głównym tekście notatki.
    • Na przykład, jeśli piszesz o zbliżającej się przeprowadzce do nowego biura, możesz napisać coś w stylu: „Zamierzamy zakończyć przeprowadzkę do końca kwartału. Szczegółowy harmonogram przeprowadzek znajduje się w załączonej tabeli 1.”
20. 20 Pamiętaj, aby to sprawdzić przed przesłaniem notatki. Upewnij się, że zdania są poprawne gramatycznie, że w notatce nie ma błędów ortograficznych ani składniowych, a informacje są znaczące.
    • Nie wysyłaj notatki po jej pierwszym sprawdzeniu (chyba, że ​​jest to pilna notatka). Odłóż dokument na bok i sprawdź go ponownie za godzinę. Być może znajdziesz nowe błędy i nieścisłości, które wcześniej przeoczyłeś.
    • Jeśli notatka zawiera informacje poufne, zapoznaj się z polityką prywatności swojej firmy i poznaj nazwisko osoby, która zapozna się z notatką i opiniuje jej zgodność z ustalonymi zasadami.