Zawartość

• Kroki
• Część 1 z 2: Uprzejmie anuluj wizytę
• Część 2 z 2: Przełóż spotkanie =
• Porady

Niezależnie od tego, czy jest to nieoczekiwane opóźnienie, problemy z podróżą, czy zamieszanie w harmonogramie, anulowanie planów może czasami być nieuniknione. Jakkolwiek przerażające może być dla Ciebie przekazanie wiadomości osobie, której brakuje, najlepiej być uczciwym i uprzejmym i ostrzec ją tak szybko, jak to możliwe, a następnie – miejmy nadzieję – okaże zrozumienie. Ponadto przełóż spotkanie na inny dzień lub najbliższą przyszłość i zaproponuj spotkanie bliżej miejsca, w którym dana osoba się znajduje, aby sprawić mu mniej niedogodności.

Kroki

Część 1 z 2: Uprzejmie anuluj wizytę

1. 1 Jak najszybciej skontaktuj się z osobą, z którą masz umówione spotkanie. Im dłużej zwlekasz, tym więcej niedogodności spowodujesz. Udzielając tej osobie wczesnego ostrzeżenia, pokażesz, że szanujesz zarówno siebie, jak i jej czas.
2. 2 Zadzwoń, aby odwołać wizytę osobiście, jeśli zgłosisz to w ostatniej chwili. Jeśli zgłosisz mniej niż dzień wypowiedzenia, skontaktuj się bezpośrednio z osobą, z którą masz umówione spotkanie. W takiej sytuacji e-mail, sms lub powiadomienie za pośrednictwem innego pracownika o rezygnacji będzie wyglądało niegrzecznie.
3. 3 Proszę szczerze przeprosić. Nawet jeśli poinformujesz o tym z wyprzedzeniem, wyraź ubolewanie z powodu anulowania. Być może ta osoba porzuciła inne plany, aby się z tobą spotkać, a może spowodowałeś jej niedogodności.
   • Wystarczy krótkie, proste przeprosiny, na przykład: „Bardzo mi przykro, że tym razem nie udało się z tobą spotkać”.
   • Nie używaj niejasnego języka i nie mów, że „możesz” nie być w stanie przyjść na spotkanie. Lepiej mówić bezpośrednio i szczerze.
4. 4 Krótko wyjaśnij przyczynę anulowania. Jeśli masz ważny powód, taki jak problemy z podróżą lub choroba, po prostu daj nam znać, dlaczego musiałeś odwołać wizytę. Jeśli powód nie jest tak ważny, na przykład po prostu zapomniałeś o spotkaniu lub przypadkowo włożyłeś dwie rzeczy jednocześnie, podaj ogólne wyjaśnienie, na przykład: „Zdarzyło się coś, z czego nie mogę się wydostać”.
   • Nie ma potrzeby wchodzić w szczegóły, dlaczego odwołujesz wizytę, nawet jeśli jesteś szczery. Przy zbyt wielu szczegółach osoba może odnieść wrażenie, że ją zmyślasz.
   • Nigdy nie mów „zdarzyło się coś ważniejszego” ani nic takiego.
   • Nie szukaj wymówek. Istnieje duże ryzyko, że dana osoba ujawni twoje kłamstwa, co może pogorszyć sytuację.
5. 5 Niech osoba wie, że cenisz jej czas. Pamiętaj, aby podkreślić, że jesteś mu wdzięczna za umówienie się z tobą i że jest ci przykro, że musiałeś ją odwołać. Wyjaśnij, że zdajesz sobie sprawę, że jego czas nie jest nieograniczony.
   • Jest to szczególnie ważne, jeśli osoba umówiła się z Tobą na przysługę, jako profesjonalista z dużym doświadczeniem w interesującej Cię dziedzinie.

Część 2 z 2: Przełóż spotkanie =

1. 1 Zaproponuj zmianę terminu spotkania po anulowaniu. To nie tylko oszczędzi Ci późniejszych kłopotów z organizacją, ale także pokaże, że nadal jesteś zainteresowany tym spotkaniem. Dzwoniąc lub wysyłając e-mail, aby odwołać wizytę, wspomnij na końcu, że chciałbyś przełożyć ją na dogodny dla danej osoby termin.
2. 2 Wymień kilka razy, kiedy możesz się spotkać. Postaraj się dostosować do harmonogramu drugiej osoby, ale daj jej kilka opcji do wyboru. Zaznacz 3-4 wolne miejsca w swoim harmonogramie i zapytaj, czy będzie to wygodne dla danej osoby na spotkanie w tym czasie.
   • Na przykład możesz powiedzieć: „Jestem wolny w piątek po 14:00, w każdy poniedziałek lub wtorek między 13:00 a 15:00. Czy któraś z tych opcji działa dla Ciebie, czy wygodniej jest spotkać się w innym czasie? ”
3. 3 Zaproponuj spotkanie gdzieś bliżej tej osoby. Aby zrekompensować odwołanie pierwszego spotkania, dobrze byłoby, aby przełożone spotkanie było dla niego wygodniejsze. Zaproponuj spotkanie w jego biurze lub gdzieś w pobliżu, gdzie już będzie o tej porze.
   • Możesz również zaproponować kontakt przez Skype lub Viber, jeśli osoba, z którą próbujesz przełożyć spotkanie, jest bardzo zajęta lub jest daleko.
4. 4 Wybierz czas, który Ci odpowiada. Po odwołaniu pierwszego spotkania, drugie odwołanie może spowodować jeszcze więcej irytacji i niedogodności. Może również zrujnować twój związek z tą osobą. Przyjrzyj się uważnie swojemu harmonogramowi i upewnij się, że czas, na który się zgadzasz, jest dla Ciebie odpowiedni i że w tym okresie prawdopodobieństwo wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności jest minimalne.
   • Na przykład, jeśli nie masz nic zaplanowanego na grudzień, ale wiesz, że bliżej wakacji z reguły wiele rzeczy jest dodawanych, lepiej nie odkładać spotkania na ten czas.
5. 5 Zapisz czas, w którym chcesz się spotkać. Gdy zdecydujesz, jak długo przełożyć spotkanie, dodaj je do swojego terminarza lub harmonogramu. Możesz także napisać notatkę z przypomnieniem i umieścić ją w widocznym miejscu.
6. 6 Kiedy się spotkasz, podziękuj tej osobie za cierpliwość. Rozpocznij spotkanie od podziękowania osobie (lub osobom) za przelew. Nie ma potrzeby, aby ponownie przepraszać, jednak wyrażenie wdzięczności za to, że znalazł się na twojej pozycji, pokaże, że cenisz jego czas.

Porady

• Postaraj się nie odwoływać spotkań, ponieważ może to źle odbić się na Tobie i zaszkodzić Twoim kontaktom biznesowym i osobistym.
• Jeśli spotykasz się z kimś, za kogo płacisz (na przykład z psychologiem), sprawdź, czy ma on zasady anulowania.