Zawartość

• Kroki
• Metoda 1 z 9: Opracuj program
• Metoda 2 z 9: Wyślij zaproszenia
• Metoda 3 z 9: Przygotuj miejsce spotkania
• Metoda 4 z 9: Zapewnij niezbędne narzędzia na spotkanie
• Metoda 5 z 9: Przygotuj kwestionariusz lub kwestionariusz
• Metoda 6 z 9: Wyślij przypomnienie o spotkaniu
• Metoda 7 z 9: Rozpocznij spotkanie zgodnie z harmonogramem
• Metoda 8 z 9: Trzymaj się tematu spotkania
• Metoda 9 z 9: Odpowiedz na jak najwięcej pytań

Z tych wskazówek skorzysta każdy, kto pośredniczy lub organizuje spotkanie. Do obowiązków organizatora należy zapraszanie uczestników i dostarczanie im wszystkiego, czego potrzebują do jak najefektywniejszej pracy.Gospodarz odpowiada również za sam przebieg spotkania. Powinien zapewnić maksymalną koncentrację na temacie spotkania, nie dopuszczając do osobistego kontaktu uczestników i omawiania zasad spotkania. Materiał ten ułatwi organizację i prowadzenie spotkania tak, aby było sukcesem.

Kroki

Metoda 1 z 9: Opracuj program

1. 1 Określ czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania oraz terminy dyskusji nad każdym zagadnieniem. Uczestnicy spotkania potraktują to jako grzeczność z Twojej strony.
2. 2 Zapytaj osoby w Twojej organizacji lub osobę zwołującą spotkanie, jakie tematy powinny znaleźć się w agendzie, a także poproś o krótki opis każdego zagadnienia.

Metoda 2 z 9: Wyślij zaproszenia

1. 1 Najlepszym sposobem na wysłanie zaproszeń jest e-mail, zwłaszcza jeśli Twoi pracownicy mają program, który łączy funkcje poczty e-mail z kalendarzem i przypomnieniami.
2. 2 Określ termin rezerwacji miejsc. Pozwoli ci to przygotować wymaganą ilość surowców, aby nie przerywać spotkania na przygotowanie brakujących materiałów.

Metoda 3 z 9: Przygotuj miejsce spotkania

1. 1 Aby spotkanie przebiegło sprawnie, trzeba odpowiednio przygotować salę. Wynajmując przestrzeń często wykorzystywaną do spotkań (na przykład w pokoju hotelowym lub dedykowanej obsłudze) możesz liczyć na to, że lokalny personel będzie znał i znał niuanse przygotowania przestrzeni.
   • Umiejscowienie wykładu - krzesła ustawione są w taki sposób, aby w centrum uwagi znajdował się wykładowca. Takie umieszczenie jest szczególnie skuteczne, jeśli głównym celem jest przekazanie pewnych informacji.
   • Układ teatralny – z przodu sali zainstalowane jest prezydium (stół, przy którym siedzą mówcy i eksperci). Układ krzeseł pozostałych uczestników przypomina salę wykładową.
   • Układ szkolny — Stoły są ustawione przed rzędami krzeseł, aby umożliwić uczestnikom spotkania robienie notatek podczas przemawiania. Koncentruje się na mówcy.
   • Okrągły stół. Wybierz ten układ, jeśli uczestnicy mają działać jako oddzielne zespoły i stymulować wymianę pomysłów między grupami lub poszczególnymi uczestnikami.
   • Ustaw stół w kształcie litery U. Jest to styl sali konferencyjnej, który pozwala uczestnikom widzieć się nawzajem i wchodzić w interakcje w razie potrzeby.
   • Jeśli planujesz spotkanie otwarte, które wiąże się z komunikacją z publicznością, ustaw krzesła w kręgu z mówcą pośrodku.

Metoda 4 z 9: Zapewnij niezbędne narzędzia na spotkanie

1. 1 Kompletne przygotowanie do spotkania obejmuje zestaw długopisów, notesów, pomocy roboczych, materiałów informacyjnych i wszystkiego, czego możesz potrzebować podczas spotkania.
2. 2 Zarezerwuj miejsce na pytania. Może to być plakat lub tablica, na której uczestnicy mogą zapisać swoje pytania lub przymocować je za pomocą samoprzylepnych naklejek papierowych. Uczestnicy spotkania będą wiedzieć, że w określonym czasie otrzymają odpowiedź na swoje pytania, a spotkanie przebiegnie sprawniej.
3. 3 Przygotuj napoje i przekąski dla uczestników długiego spotkania. Na krótkie spotkania wystarczy postawić na każdym stole butelki z wodą i miskę słodyczy.

Metoda 5 z 9: Przygotuj kwestionariusz lub kwestionariusz

1. 1 Uczestnicy spotkania mogą ocenić jego jakość zaraz po spotkaniu lub wypełnić ankietę i wysłać ją e-mailem w ciągu 1-2 dni.
2. 2 Arkusze ewaluacyjne i ankiety pozwalają określić, jak spotkanie zostało odebrane przez jego uczestników.

Metoda 6 z 9: Wyślij przypomnienie o spotkaniu

1. 1 Przypomnienia wysyłane są ostatniego dnia rejestracji uczestników lub 1-2 dni wcześniej.
2. 2 Poproś o zgłoszenie, jeśli ktoś zmienił plany i jest zmuszony do wycofania się z udziału.

Metoda 7 z 9: Rozpocznij spotkanie zgodnie z harmonogramem

1. 1 Osoby spóźnione na spotkanie są w stanie „nadrobić zaległości”, ale zmuszanie innych do czekania jest uważane za niegrzeczne.
2. 2 Na początku spotkania ogłaszaj ogłoszenia organizacyjne, w tym godziny przerw i obiadów, lokalizacje toalet oraz miejsce i sposób zadawania pytań uczestnikom spotkania.

Metoda 8 z 9: Trzymaj się tematu spotkania

1. 1 Organizator spotkania powinien wskazać uczestnikom temat spotkania. Umożliwienie wychodzenia na powiązane tematy grozi zakłóceniem harmonogramu pracy.
2. 2 Trzymaj się wyznaczonych przerw i przerw na lunch.

Metoda 9 z 9: Odpowiedz na jak najwięcej pytań

1. 1 Zbieraj pytania od uczestników spotkania. Daj wystarczająco dużo czasu na odpowiedzi, aby zadowolić zainteresowanie jak największej liczby osób.
2. 2 Po spotkaniu pozostań w zasięgu ręki, aby mogli podejść do Ciebie uczestnicy spotkania, którzy wstydzą się przemawiać przed innymi osobami lub ci, którzy mają konkretne problemy wymagające dyskusji twarzą w twarz.
3. 3 Przypomnij uczestnikom spotkania, aby wypełnili kwestionariusz lub listę kontrolną i podziękuj im za udział w spotkaniu.