Zawartość

• Kroki

Dokładność ewidencji zapasów wpływa na różne aspekty działalności przedsiębiorstwa. Dział zakupów opiera się na danych inwentaryzacyjnych, aby inicjować regularne zakupy materiałów. Działy produkcji i planowania potrzebują dokładnych danych o zapasach, aby zaplanować proces produkcyjny. Niedokładne dane o zapasach mogą prowadzić do niedoborów niektórych materiałów, co spowoduje opóźnienia w dostawie produktów do klientów i może potencjalnie prowadzić do zakłóceń w działalności. Firmy mogą poprawić dokładność swoich baz danych o zapasach, opracowując określone procedury księgowe i monitorując zgodność pracowników.

Kroki

1. 1 Opracuj procedury postępowania z materiałami w organizacji. Powinny zawierać szczegółowy opis kroków, które muszą wykonać pracownicy, gdy materiały docierają do przedsiębiorstwa i są zwalniane do produkcji.
   • Procedury powinny również opisywać działania pracowników w przypadku wykrycia uszkodzonych zapasów, wad i braków.
2. 2 Przeszkolić personel do pracy zgodnie z procedurami. Pracownicy firmy muszą dokładnie znać wszystkie procedury.
   • Każdy pracownik musi zrozumieć znaczenie dokładnej kontroli zapasów i jej wpływu na firmę jako całość.
   • Dla poszczególnych grup personelu można zorganizować osobne sesje szkoleniowe, skupiające się konkretnie na ich obszarze pracy. Na przykład personel produkcyjny będzie miał własne procedury postępowania z materiałami, które różnią się od tych w dziale zakupów.
3. 3 Monitoruj wydajność pracowników i przeprowadzaj audyty. Procedury inwentaryzacyjne mają wartość tylko wtedy, gdy są przestrzegane przez pracowników. Upewnij się, że pracownicy przestrzegają ustalonych procedur.
   • Audyt pierwotnych zapisów i faktur może zweryfikować, czy pracownicy przestrzegają procedur zarządzania zapasami.
4. 4 Ustanów cykl pośrednich kontroli zapasów. Ich częstotliwość zależeć będzie od rotacji lub wartości poszczególnych grup akcji.
   • Aby opracować harmonogram inwentaryzacji, zapasy można podzielić na grupy o różnej częstotliwości przeliczania. Na przykład firma może zdecydować się na inwentaryzację dostępności części o dużej rotacji co miesiąc, ale inwentaryzację części o niskim obrocie dwa razy w roku.
   • Firma musi szkolić pracowników w zakresie prowadzenia ciągłego inwentaryzacji zapasów. W takim przypadku księgowi inwentaryzacji będą dobrze zaznajomieni z listą inwentaryzacji, wykonywanymi z nimi operacjami i działaniami w przypadku braków.
   • Ciągłe księgowanie zapasów oznacza również identyfikację przyczyn niedoborów w momencie ich wykrycia. Może to rzucić światło na istniejące problemy w procedurach księgowania zapasów.
5. 5 Opracuj procedurę postępowania w przypadku niedoborów. W niektórych organizacjach fakt odpisania braków musi być poświadczony przez kierownictwo. W przypadku stwierdzenia niedoboru księgowy ds. zapasów musi dostosować dane księgowe do rzeczywistej dostępności zapasów.
6. 6 Zaplanuj całkowite roczne inwentaryzacje. Roczne inwentaryzacje można przeprowadzać 1-2 razy w roku w celu przeliczenia wszystkich stanów i dostosowania danych księgowych do stanu faktycznego.
   • Rozbieżności pomiędzy rzeczywistą ilością zapasów a danymi księgowymi stwierdzone podczas inwentaryzacji pozwalają również na ocenę efektywności organizacji ewidencji zapasów oraz samych procedur księgowych.