Zawartość

• Kroki
• Metoda 1 z 2: Sortuj alfabetycznie
• Metoda 2 z 2: Indeksowanie dokumentów
• Porady
• Ostrzeżenia

Porządkowanie drukowanych dokumentów – zarówno do pracy, jak i do celów osobistych – można wykonać bez większego wysiłku, sortując je alfabetycznie. Taka organizacja dokumentów pozwoli Tobie i każdej innej osobie szybko znaleźć potrzebne informacje, a także zapewni ochronę dokumentów. Jednak nie wszystko jest takie proste i istnieje kilka subtelności w sortowaniu dokumentów alfabetycznie, o których teraz opowiem.

Kroki

Metoda 1 z 2: Sortuj alfabetycznie

1. 1 Uporządkuj dokumenty alfabetycznie na podstawie ich tytułów. Użyj do tego tak zwanego indeksu alfabetycznego.
2. 2 Umieść dokumenty w jednym lub drugim folderze listowym, w zależności od tego, od której litery się zaczynają. Sortowanie dokumentów zaczynających się na tę samą literę powinno opierać się na drugiej literze nazwiska. Jeśli druga litera jest taka sama, to trzecia. Albo czwarty. Albo piąty. Od tego algorytmu nie ma tu i nie może być, ale wynagrodzi Ci to stokrotnie - to sortowanie wymaże wszystkie białe plamy w dokumentacji.
3. 3 Opisz, jak posortowałeś dokumenty. Chcesz, aby każdy, kto ma dostęp do zamówionych przez Ciebie dokumentów, wiedział, jak są one ułożone.
4. 4 Umieść dokumenty w szufladzie lub tam, gdzie powinny być przechowywane w porządku. Dodając coś nowego do dokumentów, nie zapomnij o alfabecie!

Metoda 2 z 2: Indeksowanie dokumentów

1. 1 Używaj etykiet z literami alfabetu. Indeksowanie (inaczej podpisywanie) dokumentów to podstawa organizacji dokumentów. To na tym etapie dokumenty zostaną przeniesione do odpowiednich działów i działów Twojego katalogu. Właściwie nazwy sekcji służą do opisu ich zawartości, a wtedy nazwa sekcji staje się również nazwą dokumentu. Ułóż sekcje alfabetycznie, korzystając z poniższych wskazówek.
2. 2 Nazwy własne można indeksować w następującej kolejności: nazwisko, potem imię, potem imię patronimiczne lub drugie. Interpunkcję można zignorować.
   • Jeśli używane są prefiksy, połącz prefiks z częścią nazwy, którą poprzedza i umieść go na pierwszym miejscu. Nie jest wymagana interpunkcja.
   • Łączniki można zignorować, a części nazwy przed i po myślniku należy umieścić na pierwszym miejscu.
   • Skróty i słowa jednoliterowe są indeksowane bez zmian. Inicjały podzielone są na osobne części.
   • Pozycje i przyrostki nominalne są wymienione na końcu, przy czym pozycja jest wskazana jako pierwsza, a następnie przyrostek.
3. 3 Dokumenty związane z organizacjami można sortować według nazw tych przedsiębiorstw. W takim przypadku każde słowo nazwy organizacji jest uważane za osobny element. Rachunkowość jest w tej samej kolejności, w jakiej słowa są przedstawione w tytule.
   • Skróty i słowa jednoliterowe są indeksowane bez zmian. W takim przypadku litery powinny być oddzielone spacjami i traktowane jako oddzielne elementy od siebie.
   • Znaki interpunkcyjne w tym przypadku są pomijane, słowa przed i po znakach interpunkcyjnych są wskazane w pierwszym elemencie.
   • Liczby i liczby są zapisywane w formacie literowym i indeksowane tak, jak gdyby były pierwotnie słowami. Znaki interpunkcyjne są ponownie pomijane. Dokumenty, których nazwa zaczyna się od cyfr rzymskich, znajdują się wcześniej niż podobne, których nazwa zaczyna się od cyfr arabskich, a liczby są wskazane od najmniejszej do największej. Dopiero wtedy możesz umieszczać dokumenty zaczynające się od słów.
   • Wszystkie znaki pisane są słowami, w pierwszym elemencie należy podać wszystkie liczby bezpośrednio związane ze znakiem.
4. 4 Nazwy organizacji rządowych są indeksowane w pierwszej kolejności z krajem i regionem jurysdykcji danej organizacji. W kolejnym elemencie wskazano nazwę organizacji, a słowa „zarząd”, „biuro”, „przedstawiciel” i podobne na samym końcu.
5. 5 W przypadku, gdy nazwy są takie same, użyj adresu do katalogowania dokumentów. Użyj następującej kolejności: nazwa> region> miasto> nazwa ulicy> numer domu.

Porady

• Zawsze odkładaj dokumenty tam, skąd je zabrałeś.
• Podczas indeksowania ważne jest przede wszystkim przestrzeganie standardowych zasad, a dopiero później – korporacyjnych.
• Opracuj system wskazujący, kiedy i przez kogo otrzymano dokument.

Ostrzeżenia

• Im więcej osób będzie miało dostęp do katalogu dokumentów, tym więcej będzie bałaganu.