Zawartość

• Kroki
• Metoda 1 z 2: Jak napisać plan zarządzania zmianą organizacyjną
• Metoda 2 z 2: Jak śledzić zmiany w dowolnym projekcie
• Zalecenia

Istnieją dwa rodzaje planów zarządzania zmianą. Jeden z nich uwzględnia wpływ zmiany na organizację i ma na celu wsparcie okresu przejściowego. Inny rodzaj planu pozwala śledzić postępy pojedynczego projektu, wychwytywać odchylenia czy zmiany w przebiegu i skali projektu. Celem obu planów jest jasne i jasne określenie, co dokładnie należy zrobić.

Kroki

Metoda 1 z 2: Jak napisać plan zarządzania zmianą organizacyjną

1. 1 Podaj przyczyny zmiany. Wymień czynniki, które wpłynęły na decyzję o wdrożeniu zmiany, takie jak niska produktywność, nowa technologia czy zmiana misji organizacji.
   • Jednym z podejść jest opisanie obecnej sytuacji w organizacji i do jakiego stanu doprowadzi w przyszłości zarysowany plan.
2. 2 Określ rodzaj i skalę zmian. Krótko opisz charakter oczekiwanych zmian w ramach projektu. Określ dokładnie, na co zmiana wpłynie: obowiązki zawodowe, procesy, polityka i/lub strukturę organizacyjną. Wymień działy, zespoły, systemy i inne komponenty organizacji, na które będą miały wpływ nadchodzące zmiany.
3. 3 Wskaż, który interesariusz wspiera ten projekt. Wymień wszystkich interesariuszy, na których wdrożenie tego planu wpłynie, takich jak kierownictwo wyższego szczebla, kierownik projektu, sponsor projektu, użytkownicy końcowi i/lub pracownicy firmy. Dla każdej kategorii wskaż, czy ci interesariusze wspierają projekt zmiany.
   • Spróbuj odzwierciedlić te informacje w tabeli, aby uzyskać większą jasność i jasność. Na przykład metryki takie jak świadomość, wsparcie i wpływ mogą być traktowane jako przydatny szablon i oceniane jako wysokie/średnie/niskie dla każdej grupy interesariuszy.
   • Jeśli to możliwe, przeprowadzaj wywiady twarzą w twarz, aby budować wsparcie interesariuszy.
4. 4 Stwórz zespół zarządzający zmianą. Zespół ten jest odpowiedzialny za przekazywanie informacji wszystkim interesariuszom, słuchanie ich obaw i zapewnianie, że zmiany są wdrażane tak płynnie, jak to możliwe. Wybierz osoby, które cieszą się zaufaniem i szacunkiem organizacji oraz posiadają dobre umiejętności komunikacyjne.
   • Dotyczy to również wyższego szczebla kierowniczego. Podkreśl uwagę liderów, że będą musieli nie tylko uzgodnić plan, ale także aktywnie promować zmiany.
5. 5 Opracuj koncepcyjne podejście do zarządzania organizacją. Pełne wsparcie influencerów w organizacji ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego wdrożenia zmiany. Pozwól każdemu liderowi wypowiedzieć się na temat zmian i zachęć wszystkich do odgrywania aktywnej roli w doprowadzeniu do pomyślnej zmiany.
6. 6 Przygotuj plan dla każdej grupy interesariuszy. Oceń ryzyko i obawy każdej grupy interesariuszy, w tym tych wspierających zmiany. Podziel zadania pomiędzy członków zespołu zarządzającego zmianą, aby przepracować te kwestie.
7. 7 Przygotuj plan komunikacji. Komunikacja jest najważniejszym elementem zarządzania zmianą. Komunikuj się tak często, jak to możliwe ze wszystkimi zaangażowanymi w proces zmian. Nieustannie podkreślaj przyczyny zmiany i korzyści, jakie przyniesie.
   • Zainteresowane strony powinny mieć możliwość komunikowania się osobiście, aby zapewnić dwustronną komunikację. Niezbędne są spotkania twarzą w twarz.
   • Źródłem informacji powinien być sponsor wyższego szczebla, przełożony liniowy każdego pracownika oraz każdy dodatkowy przedstawiciel firmy, któremu ufają interesariusze. Wszystkie informacje powinny być prowadzone w sposób ujednolicony.
8. 8 Opór toru. Zmiany są zawsze przyjmowane z wrogością. Dzieje się to na poziomie indywidualnym, więc porozmawiaj osobiście z interesariuszami, aby zidentyfikować podstawową przyczynę oporu. Śledź skargi i zażalenia, aby zespół zarządzający zmianami mógł terminowo rozwiązywać problemy. Do najczęstszych problemów tego rodzaju należą:
   • Brak motywacji do zmiany lub brak poczucia pilności.
   • Brak zrozumienia całościowego obrazu lub powodów, dla których potrzebne są zmiany.
   • Brak wkładu w proces.
   • Niepewność co do przyszłości, przyszłych obowiązków lub wymagań dotyczących przyszłych obowiązków.
   • Niespełnienie przez kierownictwo oczekiwań dotyczących wdrożenia zmian lub komunikacji.
9. 9 Usuń przeszkody. Odpowiedzią na większość skarg powinny być dodatkowe informacje lub zmiany w strategii komunikacji dotyczące konkretnych kwestii. W innych przypadkach mogą być wymagane dodatkowe kroki, które należy uwzględnić w planie lub pozostawić do wdrożenia zespołowi zarządzającemu zmianą w razie potrzeby. Zastanów się, które z poniższych informacji mogą mieć znaczenie dla Twojej organizacji:
   • W przypadku zmian w zakresie obowiązków lub procesów pracy konieczne jest skoncentrowanie się na szkoleniu personelu.
   • Jeśli spodziewasz się spadku morale zespołu lub zbyt stresującego przejścia do nowego środowiska, rozładuj atmosferę imprezą firmową lub nagrodą dla pracowników.
   • Jeśli interesariusze nie mają motywacji do zmian, opracuj system motywacyjny.
   • Jeśli interesariusze czują się przesadnie, zorganizuj spotkanie, aby uzyskać ich opinię i odpowiednio dostosuj swój plan.

Metoda 2 z 2: Jak śledzić zmiany w dowolnym projekcie

1. 1 Zdefiniuj role w zarządzaniu zmianą. Wymień wszystkie role, które są wymagane w tym projekcie. Opisz obowiązki i umiejętności wymagane dla każdej roli. Uwzględnij przynajmniej kierownika projektu, który musi codziennie wdrażać zmiany, oraz sponsora projektu, który musi śledzić ogólne postępy i podejmować decyzje dotyczące zarządzania zmianą na poziomie zarządzania.
   • W przypadku większych projektów w dużej organizacji trzeba będzie podzielić rolę zarządzania projektami między kilka osób o różnym pochodzeniu.
2. 2 Użyj panelu sterowania zmianą. Projekty w oprogramowaniu zazwyczaj mają pulpit nawigacyjny kontroli zmian, do którego mają dostęp członkowie każdej grupy interesariuszy. Takie oprogramowanie pozwala na automatyczne uzgadnianie wniosków o zmianę, eliminując tę ​​odpowiedzialność kierownika projektu, a także informowanie interesariuszy o decyzjach. Takie podejście sprawdza się dobrze w projektach z dużą liczbą interesariuszy, a także w tych projektach, które wymagają regularnej weryfikacji zakresu i celów projektu.
3. 3 Opracuj proces wdrażania wniosków o zmianę. Zastanów się, w jaki sposób pomysł przekłada się na rzeczywistość, gdy ktoś z zespołu identyfikuje kolejny potrzebny krok. Opisz ten proces i wcześniej skoordynuj go z całym zespołem. Oto przykład:
   • Członek zespołu wypełnia formularz wniosku o zmianę i przekazuje to żądanie kierownikowi projektu.
   • Kierownik projektu rejestruje ten wniosek na ogólnej liście wniosków i odnotowuje status wniosku, gdy podjęta zostanie decyzja o wdrożeniu pomysłu lub jego rezygnacji.
   • Kierownik stawia zadanie członkowi zespołu sporządzenia bardziej szczegółowego planu, uwzględniającego wymagane zasoby.
   • Kierownik projektu przesyła plan do zatwierdzenia sponsorowi projektu.
   • Zmiana jest wdrażana. Zainteresowane strony są regularnie informowane o aktualnej sytuacji.
4. 4 Utwórz formularz wniosku o zmianę. Każdy wniosek o zmianę musi być zarejestrowany na ogólnej liście wniosków i zawierać:
   • datę wniosku o zmianę;
   • Zmień numer wniosku nadany przez kierownika projektu
   • nazwa i opis;
   • imię i nazwisko wnioskodawcy, adres e-mail i numer telefonu;
   • priorytet (wysoki, średni, niski). Natychmiastowe plany zarządzania zmianami wymagają jasnego harmonogramu;
   • numer produktu i wersji (dla projektów rozwoju oprogramowania).
5. 5 Zapisz dodatkowe informacje w dzienniku żądań. Dziennik wniosków powinien również odzwierciedlać aktualną decyzję i środki wykonawcze. Oprócz informacji podanych w formularzu zgłoszeniowym, w tym miejscu powinny znaleźć się również następujące dane:
   • znak na wynikach zatwierdzenia (zatwierdzonego lub anulowanego);
   • podpis osoby, która zatwierdziła wniosek;
   • termin wdrożenia zmiany;
   • data zakończenia projektu zmiany.
6. 6 Śledź główne zmiany. Oprócz codziennego śledzenia statusu projektu, pomocne będzie śledzenie wszystkich najważniejszych decyzji dotyczących danego projektu. Takie zapisy ułatwiają śledzenie długoterminowych projektów lub projektów, w trakcie których zachodzą zmiany przywództwa. Informacje te są również wykorzystywane do informowania klientów i wyższej kadry kierowniczej. W przypadku jakichkolwiek zmian w harmonogramie, zakresie lub wymaganiach projektu, priorytetów lub strategii należy zwrócić uwagę na następujące informacje:
   • Kto podjął decyzję.
   • Kiedy zapadła decyzja.
   • Krótki opis powodów decyzji i procesu realizacji. Dołącz wszystkie dokumenty związane z tym procesem.

Zalecenia

• Buduj zaufanie i zaangażowanie zarówno wśród swoich pracowników, jak i klientów. Zmiany sprawiają, że ludzie czują się nieswojo. Demonstrowanie ludziom, że jesteś zaangażowany w działanie w ich najlepszym interesie, może pomóc Ci uzyskać ich wsparcie.