Zawartość

• Do kroku
• Część 1 z 4: Mapowanie i przygotowanie odprawy
• Część 2 z 4: Opis sprawy
• Część 3 z 4: Wyciąganie wniosków i zaleceń
• Część 4 z 4: Sprawdzenie odprawy
• Porady

Odprawa przedstawia określony temat i jego tło, zwykle dla urzędnika państwowego lub innego decydenta. Ci decydenci muszą codziennie dokonywać trudnych wyborów na wiele różnych tematów i nie mają czasu na szczegółowe badanie każdego problemu. Odprawa pomaga zwrócić uwagę danej osoby na pojedynczy problem i określa ważne szczegóły, o których powinna wiedzieć. Następnie odprawa proponuje rozwiązania i sugestie ulepszeń. Umiejętność napisania briefingu to przydatna umiejętność dla studentów, biznesmenów, polityków i aktywistów. Przekonująca odprawa jest zwięzła, dobrze zorganizowana i obejmuje najważniejsze i najistotniejsze fakty oraz rozwiązania.

Do kroku

Część 1 z 4: Mapowanie i przygotowanie odprawy

1. Określ zakres odprawy. Zakres obejmuje zarówno głębokość, jak i długość odprawy. W jakim szczególe zamierzasz omówić ten temat? Ile różnych tematów omówisz? Zależy to od tego, ile informacji możesz znaleźć i ile informacji musisz podać, aby uzasadnić swoje roszczenia.
   • Określenie zakresu odprawy jest ważne, ponieważ pozwala czytelnikowi dokładnie wiedzieć, jakie informacje są omawiane, a jakie nie.
2. Poznaj swoją publiczność. Zanim zaczniesz pisać odprawę, ważne jest, aby wiedzieć, kto ją przeczyta. To kontroluje wybory, których dokonasz w dokumencie. Zanim zaczniesz, zastanów się nad następującymi pytaniami, a jeśli nie znasz jeszcze odpowiedzi, spróbuj dowiedzieć się następujących:
   • Kto przeczyta ten dokument? Urzędnicy państwowi? Liderzy biznesu? Dziennikarze? Połączenie tych elementów?
   • Ile czytelnik już wie o tym problemie? Czy oni w ogóle coś o tym wiedzą? Co musieć czytelnicy wiedzą?
   • Jaki autorytet ma czytelnik w tej sprawie? Jakie zmiany może wprowadzić?
3. Zaplanuj główne punkty. Zanim zaczniesz pisać odprawę, powinieneś nakreślić (w umyśle lub w zarysie) główne punkty, na które chcesz zwrócić uwagę.
   • Ponieważ odprawa zwykle nie przekracza jednej lub dwóch stron, powinna być zwięzła. Decydenci są bardzo zajęci, a twój problem nie jest jedyny, na jakim się znajdują. Nie ma miejsca na niepotrzebne informacje lub rozwlekłe wyjaśnienia. Zdecyduj z wyprzedzeniem o głównych punktach, które pomogą Ci przygotować zwięzłą odprawę.
4. Rozważ użycie szablonu. Chociaż format briefingu nie musi być zbyt skomplikowany, możesz zaoszczędzić czas, pobierając jeden z wielu bezpłatnych szablonów online do tworzenia dokumentów informacyjnych w programie MS Word.
   • Szablon może pomóc w uporządkowaniu myśli i szybszym przygotowaniu odprawy.
5. Podaj imię i nazwisko, datę i temat. Jeśli nie korzystasz z szablonu, musisz zacząć od wpisania nazwiska, daty i tematu.
   • Nazwisko odpowiada osobie, do której kierowana jest odprawa.
   • Data odpowiada dacie złożenia odprawy.
   • W temacie należy w kilku słowach opisać główny temat spotkania, np. `` Rozpowszechnienie bullyingu w szkole w regionie Utrechtu ''. Dzięki temu czytelnik może wiedzieć, nawet bez zaglądania do dokumentu, problem polega na tym, że zostanie to potraktowane.
6. Rozważ dołączenie podsumowania. Niektóre briefingi zawierają podsumowanie na początku odprawy, podsumowujące cały tekst w kilku punktach. Zdecyduj, czy chcesz to zrobić, a jeśli tak, zarezerwuj miejsce na tę sekcję.
   • Dla bardzo zapracowanego czytelnika podsumowanie przedstawia główne punkty z wyprzedzeniem, ułatwiając przejrzenie pozostałej części dokumentu.
   • Dobrze przygotowana odprawa jest często na tyle zwięzła, że ​​ta sekcja jest zbędna. Jeśli jednak istnieją kwestie wymagające natychmiastowego działania, może to być sposób na podkreślenie pilności odprawy poprzez wyraźne wskazanie ram czasowych w podsumowaniu.
   • Podsumowanie nie powinno przekraczać trzech do czterech punktów.

Część 2 z 4: Opis sprawy

1. Skonstruuj wprowadzenie podsumowujące sprawę. W kolejnej części odprawy należy szczegółowo opisać kwestię lub problem. Zacznij od krótkiego wprowadzenia, zwykle określanego jako „problem” lub „cel”, opisującego w jednym lub dwóch zdaniach główny problem, na którym skupia się odprawa i / lub dlaczego stworzyłeś tę odprawę.
   • Na przykład możesz napisać coś w rodzaju: „Nastąpił wzrost liczby przypadków brutalnego nękania w szkołach w regionie Utrechtu”. Obecne zasady dyscyplinarne mogą być niewystarczające, aby rozwiązać ten problem ”.
2. Przedstaw przegląd najważniejszych faktów / kontekstów. Następna sekcja, „Rozważania” lub „Tło”, powinna zawierać szczegółowe informacje o stanie problemu lub zagadnienia, koncentrując się na ostatnim rozwoju i / lub aktualnym stanie rzeczy.
   • Ta sekcja powinna zawierać informacje niezbędne czytelnikowi do podjęcia decyzji w tej sprawie. Informacje, które nie są do tego potrzebne, jakkolwiek mogą być interesujące, można pominąć.
   • Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zrób rozeznanie przed napisaniem tej sekcji. Informacje w tej sekcji powinny być jak najbardziej dokładne, szczegółowe i aktualne.
   • Jeśli to konieczne, przetłumacz informacje dla swoich odbiorców, aby ta sekcja była jasna i prosta. Unikaj żargonu, języka technicznego lub informacji, które nie są bezpośrednio interesujące dla opinii publicznej.
   • W stosownych przypadkach korzystaj ze statystyk i danych, ale wyjaśniaj rzeczy w sposób, który Twoi odbiorcy będą mogli szybko i łatwo zrozumieć.
3. Zostaw swoją opinię. Twoja opinia na temat tej sytuacji i / lub tego, co należy z nią zrobić, nie znajduje się w tej sekcji. Trzymać się.
   • Możesz jednak zdecydować się na omówienie zalet i wad różnych proponowanych lub bieżących działań, określając mocne i słabe strony każdego z nich.

Część 3 z 4: Wyciąganie wniosków i zaleceń

1. Niech to będzie istotne. Twoja odprawa powinna być zakończona sekcjami takimi jak „Wnioski” i / lub „Zalecenia” lub „Kolejne kroki”. Takie zamknięcie powinno wyjaśniać, dlaczego czytelnik powinien uznać tę sprawę za ważną.
   • Postaraj się powiązać sprawę bezpośrednio z interesem czytelnika, aby Twoja prezentacja była bardziej przekonująca.
   • Na przykład możesz powiedzieć coś w stylu: „Przypadki zastraszania prowadzą rodziców do rozważenia prywatnej szkoły. Są one powiązane z niższymi wynikami egzaminów i wskaźnikami zdawalności, przez co nasze szkoły wydają się mniej skuteczne w oczach społeczeństwa. Zmniejszają szanse regionu na zapewnienie finansowania w postaci dotacji rządowych i funduszy prywatnych ”.
2. Zaproponuj rozwiązanie. Wiele odpraw zawiera propozycje rozwiązania opisanego problemu, łącząc problem ze zmianą polityki mającą na celu poprawę sytuacji.
   • Niektóre odprawy przedstawiają proponowane rozwiązania w części zatytułowanej „Zalecenia”, ale niektórzy autorzy wolą „Kolejne kroki”, ponieważ uważają, że jest łagodniejszy i mniej arogancki lub agresywny. Pamiętaj, że to czytelnik ma ostatnie słowo i podejmuje decyzję w tej sprawie, a nie ty.
   • Ta sekcja nie musi być „wyważona”, jak sekcja dotycząca tła / rozważań. To może być miejsce, w którym możesz wyrazić swoją opinię na temat tego, co należy zrobić.
   • Należy jednak zauważyć, że nie musisz podawać żadnego konkretnego rozwiązania. Alternatywnie możesz po prostu wymienić niektóre opcje z ich zaletami i wadami i zachęcić czytelnika do rozważenia tych wyborów i podjęcia działań w jakiś sposób, aby rozwiązać ten problem. Nie musisz koniecznie określać, które działanie byłoby najbardziej odpowiednie.
3. Opieraj się na faktach na poparcie swojej argumentacji. Twoje propozycje w tej ostatniej sekcji powinny logicznie wynikać z informacji w poprzednich sekcjach. Skorzystaj z przedstawionych faktów, aby pokazać, dlaczego proponowane przez Ciebie rozwiązanie jest dobre.
   • Upewnij się, że każde proponowane rozwiązanie jest jasne i bezpośrednio związane z problemem, tak jak je przedstawiłeś. Na przykład załóżmy, że wspomniałeś o braku programów zapobiegania prześladowaniu w poprzedniej sekcji. W tej części warto zaproponować taki program i być może wskazać innym szkołom ich skuteczność. Jeśli nie wspomniałeś jeszcze o żadnych programach zapobiegawczych, takie rozwiązanie wydaje się niespodziewane.

Część 4 z 4: Sprawdzenie odprawy

1. Uczyń odprawę bardziej zwięzłą. Odprawa nie powinna przekraczać dwóch stron. Jeśli odprawa się wydłużyła, musisz najpierw poszukać elementów w fazie kontrolnej, które można pominąć.
   • Poszukaj informacji niezwiązanych lub mniej ważnych z tematem i usuń te materiały, zwłaszcza jeśli nie są one związane z oferowanymi rozwiązaniami.
   • W tym samym świetle nie powinno zabraknąć ważnych informacji niezbędnych do przedstawienia jasnego i przekonującego argumentu. Może zajść potrzeba wymiany pewnych informacji na inne.
   • Podczas redagowania tekstu spróbuj postawić się w sytuacji polityka lub biurokraty. Pomyśl, ile informacji ci ludzie otrzymują każdego dnia. Nie przyczyniaj się do problemu. Bądź częścią rozwiązania, dostarczając informacje potrzebne do podjęcia decyzji - nie więcej, nie mniej.
2. Usuń język techniczny. W fazie redagowania zwróć uwagę na język techniczny lub żargon, który sprawi, że odprawa będzie mniej przystępna. Nawet jeśli próbowałeś tego uniknąć podczas pisania odprawy, możliwe jest, że w dokumencie znalazły się złożone terminy.
   • Zwłaszcza jeśli jesteś ekspertem w temacie, o którym piszesz, łatwo na chwilę zapomnieć, że dla Ciebie codzienny język może być trudny do zrozumienia dla innych.
   • Pamiętaj, że dla osób, które nie są zbyt zaznajomione z tematem, nie zawsze od razu jest jasne, dlaczego coś jest ważne. Decydenci zazwyczaj nie mogą być ekspertami w każdym temacie, na temat którego muszą podejmować decyzje.
3. Upewnij się, że struktura ma sens. Upewnij się, że główne zapisane przez ciebie fakty wynikają logicznie z sprawy, tak jak ją podsumowałeś. Sprawdź również dokładnie, czy wszystkie proponowane przez Ciebie rozwiązania rzeczywiście uwzględniają te najważniejsze kwestie.
4. Dokładnie sprawdź swoją pracę pod kątem błędów. Po sprawdzeniu długości i przebiegu odprawy, jeszcze raz dokładnie przejrzyj tekst, aby upewnić się, że nie wkradły się do niego żadne błędy.
   • Odprawa z błędami ortograficznymi, stylistycznymi lub gramatycznymi jest przez czytelnika mniej poważna. Przesyłając takie oświadczenie, możesz przynieść więcej pożytku niż szkody, ponieważ może to zdyskredytować twoją perspektywę.

Porady

• Obejrzyj instrukcje napisane przez wybitnych przywódców i profesorów, aby poznać ich styl perswazji.
• Pamiętaj, że podczas gdy Twoja odprawa może być skierowana do konkretnej osoby, inni - pracownicy, współpracownicy, a nawet media - mogą ją przeczytać. Jest to dobry powód, aby Twój język był jak najbardziej przystępny, nawet jeśli zamierzony czytelnik ma pewną wiedzę na dany temat.