Autor:
Christy White
Data Utworzenia:
10 Móc 2021
Data Aktualizacji:
1 Lipiec 2024
Zawartość
Raport o stanie może wydawać się uciążliwy, ale napisanie go może być dobrą okazją do komunikacji z kierownictwem. Niezależnie od projektu, nad którym pracujesz, powinieneś skupić się na podaniu konkretnych szczegółów, które opisują budżet i postęp projektu. Najważniejsze informacje umieść w podsumowaniu na początku. Następnie przejdź do głównych szczegółów opisujących projekt pod względem wyników i wyzwań. Krótkie, ale pouczające, a kierownictwo jest zachwycone.
Do kroku
Część 1 z 2: Konfiguracja raportu
Skoncentruj się na kosztach i harmonogramie. Niezależnie od projektu, nad którym pracujesz, menedżerowie chcą wiedzieć, jak się sprawy mają pod względem budżetu i postępów. Skonfiguruj raport, zbierając informacje o tym, jak projekt radzi sobie finansowo. Ponadto, napisz kilka uwag na temat tego, czy projekt przebiega zgodnie z planem. 
Mów szczerze o problemach. Jeśli wiesz, że istnieją problemy z kosztami i postępem projektu, nie ukrywaj ich. Doprowadzi to dopiero później do większych problemów. Zamiast tego zastanów się, jak te problemy odnoszą się do rzeczy, które mają się dobrze. - Na przykład, jeśli Twój projekt obejmuje wyprodukowanie i wysyłkę 1000 T-shirtów za 1000 USD, możesz się martwić, jeśli zarobiłeś tylko 300, ale wydałeś już 500 USD.
- Możesz również znaleźć się dwa dni przed terminem i skomentować to.
Zaproponuj rozwiązania problemów. Jednym z celów raportu o stanie jest pomoc menedżerowi w podjęciu decyzji o kolejnych krokach. Możesz pomóc, sugerując rozwiązania pewnych problemów, które zauważysz. Przygotowując raport, zrób notatki, w jaki sposób Twoje rozwiązania są powiązane z kosztami i postępem. - Na przykład, jeśli Twoja firma produkująca koszulki wyprzedza harmonogram i nie mieści się w budżecie, możesz uznać to za powód, aby zwiększyć produkcję i zrównoważyć sytuację.
Część 2 z 2: Składanie wszystkiego razem
Nadaj raportowi tytuł. Rozpocznij swój pisemny raport od krótkiego podsumowania, tytułu i daty. Ponieważ raporty o stanie powinny być krótkie, nie muszą znajdować się na osobnej stronie tytułowej. Jeśli przesyłasz raport e-mailem, wystarczy mieć jasny temat, aby Twój przełożony wiedział, o czym jest e-mail. - Coś w rodzaju „Raportu Parker Transport z sierpnia 2017 r.” Jest w porządku.
- Zawsze podawaj dane, aby było jasne, z jakiego okresu raportujesz.
- Jeśli Twoja firma korzysta z określonych formatów raportowania, upewnij się, że również z nich korzystasz.
Zacznij od podsumowania. Menedżerowie są zajęci i muszą natychmiast zobaczyć najważniejsze informacje. Kilka linijek na początku raportu odnosi się do sedna sprawy, krótko wyjaśniając, jak przebiega projekt pod względem budżetu i postępów. - Postaraj się, aby Twój przełożony zobaczył wszystkie informacje w pierwszych minutach czytania raportu.
- Na przykład możesz od razu rozpocząć raport od czegoś bezpośredniego, takiego jak: „Parker Transport obecnie wyprzedza harmonogram. Wydaliśmy 50% budżetu i wyprodukowaliśmy 30% produktu. Możemy obniżyć koszty, przyspieszając produkcję ”.
- Jeśli menedżerowie są zadowoleni z tego, co widzą na początku, mogą już wiedzieć wystarczająco dużo. Jeśli w podsumowaniu jest cokolwiek, co wskazuje na problem, mogą szybko przejść z tego miejsca do odpowiednich informacji w dalszej części raportu.
Podaj najistotniejsze informacje. Wymień najważniejsze dotychczasowe wyniki, koncentrując się na kamieniach milowych i kluczowych danych. Poinformuj swojego kierownika o wynikach, a nie o działaniach. - Na przykład nie pisz czegoś w stylu „Nasi liderzy produkcji, Frank i Sandra, wykonali dobrą robotę. Frank jest zawsze tam bardzo wcześnie, a Sandra zawsze wychodzi jako ostatnia, aby mieć pewność, że wszystko zostanie wyprodukowane na czas ”.
- Zamiast tego podkreśl kluczowe dane: „Wyprzedzamy harmonogram o 20%, ponieważ liderzy produkcji (Frank i Sandra) wydłużyli czas produkcji o dwie godziny dziennie”.
Uporządkuj fakty. Tutaj możesz dostosować raport do stylu swojego menedżera. Jeśli znasz sposób pracy swojego kierownika, możesz odpowiednio dostosować raport. Jeśli nie masz pewności, skup się na krótkim, bezpośrednim podsumowaniu w stylu, który dobrze znasz. - Jeśli Twój menedżer chce zobaczyć wielką historię, możesz nazwać jeden rozdział „Wyniki”, inny „Wyzwania”, a trzeci „Rozwiązania”.
- Menedżer, który lubi widzieć rzeczy chronologicznie, powinien przeczytać rozdział „Postęp w tym tygodniu”, a następnie „Dalsze kroki”.
Użyj kul. Menedżerowie muszą otrzymać potrzebne im informacje w sposób szybki i łatwy do odczytania. Akapity są zbyt długie, aby czytać i ukrywać kluczowe informacje. Ale dzięki listom łatwo jest przejrzeć raport. - Jeśli Twój kierownik lub firma wyraźnie prosi o w pełni pisemny raport, musisz oczywiście spełnić to życzenie.
W razie potrzeby dodaj elementy wizualne. Niektórzy menedżerowie uważają, że pomocne jest dodanie wskazówek wizualnych, aby wyjaśnić, jak idzie projekt. Na przykład możesz umieścić zielone światło obok punktu informującego o kosztach, jeśli pójdzie dobrze, ale pomarańczowe światło obok punktu informującego o postępie, jeśli prawdopodobnie będziesz trochę w tyle. 
Przejrzyj i odpowiednio popraw swoje zgłoszenie przed przesłaniem go swojemu przełożonemu. Błędy ortograficzne i zdania niedziałające nigdy nie są poprawne, nawet w krótkim, stosunkowo nieformalnym raporcie o stanie. Nie polegaj wyłącznie na elektronicznych narzędziach do sprawdzania pisowni i gramatyki. Aby relacja była krótka i bezpośrednia, zastanów się, co można usunąć (np. Niepotrzebne przysłówki i przymiotniki). - Na przykład unikaj zwrotów typu „sierpniowe wyprzedaże idą dobrze, najlepszy miesiąc, dzięki naprawdę wspaniałym wysiłkom Marie i Sam”.
- O wiele bardziej zwięźle można powiedzieć to samo: „Dzięki ciężkiej pracy Marie i Sama sierpniowe wyprzedaże są najlepsze”.
Zgłaszaj co najmniej raz w miesiącu, chyba że masz inne instrukcje. Twoja firma może poprosić Cię o dostarczenie raportów o stanie zgodnie z określonymi ramami czasowymi, takimi jak cotygodniowe lub dwutygodniowe. Raportowanie co najmniej raz w miesiącu jest generalnie dobre do informowania przełożonego. Skontaktuj się z nim, jeśli nie jesteś pewien, kiedy powinny pojawić się raporty o stanie. - Jeśli Twój menedżer chce otrzymywać raporty rzadziej, oczywiście zrobisz, o co Cię proszą.
