Zawartość

• Do kroku
• Metoda 1 z 2: Utwórz plan zarządzania zmianami organizacyjnymi
• Metoda 2 z 2: Śledzenie zmian w projekcie
• Porady

Istnieją dwa rodzaje planów zarządzania zmianą. Jeden dotyczy wpływu zmiany na organizację i złagodzenia przejścia. Drugi wprowadza zmiany w jednym projekcie i tworzy wyraźny zapis korekt lub zmian wprowadzonych w produkcie na poziomie projektu. Oba plany mają na celu jasną komunikację o tym, co należy zrobić właściwie i dokładnie.

Do kroku

Metoda 1 z 2: Utwórz plan zarządzania zmianami organizacyjnymi

1. Pokaż powody zmiany. Wymień czynniki, które doprowadziły do ​​podjęcia decyzji o zmianie, takie jak luki w wydajności, nowa technologia lub zmiana misji organizacji.
   • Jednym z możliwych podejść jest opisanie obecnej sytuacji organizacji i przyszłej sytuacji, którą plan ten chce doprowadzić.
2. Określ, jaką zmianę wprowadzić i jaka jest jej wielkość. Krótko opisz oczekiwany charakter planu zarządzania zmianą. Określ, czy wpłynie to na opisy stanowisk, procedury, politykę i / lub strukturę organizacyjną. Wypisz działy, grupy robocze, systemy lub inne obszary, które będą podlegać zmianom.
3. Wymień poparcie interesariuszy. Wymień wszystkich interesariuszy, na których plan ma wpływ, takich jak na przykład kierownictwo wyższego szczebla, kierownicy projektów, sponsorzy projektu, użytkownicy końcowi i / lub pracownicy. Napisz do każdej grupy, jeśli interesariusz popiera zmianę.
   • Możesz wyświetlić wykres, aby krótko i jasno przedstawić te dane. Możesz podzielić wykresy na „Świadomość”, „Poziom wsparcia” i „Wpływ” dla każdego interesariusza, na podstawie wysokiej / średniej / niskiej oceny.
   • Jeśli to możliwe, możesz prowadzić rozmowy jeden na jeden, aby pozyskać pomoc.
4. Zbierz zespół zarządzający zmianą. Ten zespół jest odpowiedzialny za dobrą komunikację ze wszystkimi interesariuszami, wymienianie problemów i zapewnienie, że proces zmiany przebiega tak płynnie, jak to tylko możliwe. Wybierz osoby, które cieszą się dużą wiarygodnością w firmie i mają dobre umiejętności komunikacyjne.
   • W skład tego zespołu wchodzi inicjator procesu zmian z najwyższego szczebla kierowniczego. Podkreśl, że wymaga to naprawdę aktywnej pracy nad wprowadzaniem zmian i że nie chodzi tylko o zatwierdzenie planu.
5. Opracuj podejście, które pozwoli zaangażować personel wykonawczy organizacji. Niezwykle ważne jest, aby uzyskać wsparcie ze strony liderów organizacji, aby zmiana zakończyła się sukcesem. Niech każdy członek personelu wykonawczego przedstawi informację zwrotną na temat zmiany i współpracuj z każdą osobą, aby odegrać aktywną rolę w promowaniu zmiany.
6. Przygotuj plan dla każdego interesariusza. Dla każdego interesariusza, w tym tych, którzy wspierają zmianę, oceń ryzyko i obawy. Zlecenie zespołowi zarządzania zmianą rozwiązania tych problemów.
7. Sporządź plan komunikacji. Komunikacja jest najważniejszą częścią planu zarządzania zmianą. Regularnie komunikuj się z każdym, na kogo zmiany mają wpływ. Podkreśl powody wprowadzenia zmian i wynikające z nich korzyści.
   • Zainteresowane strony powinny mieć możliwość dwustronnej komunikacji twarzą w twarz. Prywatne spotkania są bardzo ważne.
   • Komunikacja powinna pochodzić od głównego inicjatora zmiany, od bezpośredniego przełożonego każdego pracownika oraz od każdego dodatkowego rzecznika, któremu zaufał interesariusz. Cała komunikacja musi zawierać spójny przekaz.
8. Dowiedz się, skąd pochodzi sprzeciw. Zmiany zawsze prowadzą do sprzeciwu. Dzieje się to na poziomie indywidualnym, więc porozmawiaj osobiście z interesariuszami, aby dowiedzieć się, dlaczego. Śledź skargi, aby zespół zarządzający zmianą mógł je rozwiązać. Są to w szczególności:
   • ludzie nie mają motywacji do zmiany ani poczucia pilności
   • ludzie nie rozumieją szerszego obrazu ani dlaczego zmiany są konieczne
   • brak udziału w tym procesie
   • ludzie nie są pewni swojej pracy, przyszłego stanowiska lub wymagań i umiejętności
   • kierownictwo nie spełnia oczekiwań dotyczących wdrażania lub informowania o zmianach
9. Radzić sobie z blokadami. Wiele skarg można rozwiązać, komunikując się z większą intensywnością lub zmieniając strategię komunikacji, aby omówić konkretne problemy. Inne skargi wymagają innego podejścia, które można zintegrować z planem lub przypisać do zespołu zarządzającego zmianą w celu ich wdrożenia. Zastanów się, które z tych podejść pasuje do sytuacji w Twojej organizacji:
   • W przypadku zmian w opisach stanowisk lub procedurach priorytetem powinno być szkolenie pracowników.
   • Jeśli spodziewasz się stresującej lub mało motywacyjnej zmiany, zorganizuj event lub zapewnij pracownikom świadczenia.
   • Jeśli interesariusze nie mają motywacji do zmiany, zapewnij zachęty.
   • Jeśli interesariusze czują się wykluczeni, zorganizuj spotkanie, aby zebrać informacje zwrotne i rozważyć, jakie zmiany możesz wprowadzić do planu.

Metoda 2 z 2: Śledzenie zmian w projekcie

1. Zdefiniuj funkcje zarządzania zmianą. Wymień funkcje, które zostaną przypisane do tego projektu. Opisz obowiązki i umiejętności na każdym stanowisku. Musisz zapewnić co najmniej jednego kierownika projektu, który będzie wdrażał zmianę na co dzień, oraz sponsora projektu, który będzie monitorował ogólny postęp i podejmował decyzje dotyczące zarządzania zmianą na wysokim szczeblu.
   • W przypadku dużych projektów w dużej organizacji rolę kierownika projektu można podzielić na różne osoby, z których każda posiada określone umiejętności.
2. Pomyśl o powołaniu komitetu kontroli zmian. Projekty oprogramowania zazwyczaj mają komitet kontroli zmian, w skład którego wchodzą przedstawiciele każdej grupy interesariuszy. Komisja ta zatwierdza wnioski o zmianę zamiast kierownika projektu i przekazuje decyzje interesariuszom. Podejście to sprawdza się w przypadku projektów obejmujących różnych interesariuszy oraz projektów, których zakres i cele wymagają ponownej oceny.
3. Ustanowić procedurę składania wniosków o zmianę. Kiedy ktoś w zespole projektowym znajdzie sposób na zrobienie postępów, jak urzeczywistnisz ten pomysł? W tym planie opisz procedurę zatwierdzoną przez zespół. Oto przykład:
   • Członek zespołu wypełnia formularz z prośbą o zmianę i wysyła go do kierownika projektu.
   • Kierownik projektu wprowadza formularz do dziennika wniosków o zmianę i aktualizuje ten dziennik, gdy żądania są wykonywane lub odrzucane.
   • Menedżer przydziela członków zespołu do opracowania bardziej szczegółowego planu i oszacowania wymaganego nakładu pracy.
   • Kierownik projektu przesyła plan do sponsora projektu do akceptacji lub odrzucenia.
   • Zmiana została wdrożona. Zainteresowane strony są regularnie informowane o postępach.
4. Utwórz formularz, aby poprosić o zmianę. Następujące informacje powinny być dołączone do każdego wniosku i dodane do dziennika:
   • data zmiany wniosku
   • numer wniosku o zmianę, który jest nadawany przez kierownika projektu
   • tytuł i opis
   • imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu zgłaszającego
   • priorytet (wysoki, średni lub niski). Plany zarządzania pilną zmianą mają różne terminy.
   • numer i wersja produktu (dla projektów oprogramowania)
5. Dodaj dodatkowe informacje do dziennika zmian. Ten dziennik powinien również rejestrować decyzje i ich wykonanie. Oprócz informacji podanych w formularzu wniosku o zmianę, należy zapewnić miejsce na następujące informacje:
   • zatwierdzenie lub odrzucenie
   • podpis osoby zatwierdzającej lub odrzucającej wniosek
   • termin wprowadzenia zmiany
   • data zakończenia zmiany
6. Śledź ważne decyzje. Oprócz dziennika zmian, który śledzi codzienne zmiany, można również prowadzić rejestr wszystkich najważniejszych podejmowanych decyzji. Dzięki temu raportowi łatwiej jest znaleźć projekty długoterminowe lub zmiany w zarządzaniu. Raport ten może również służyć jako podstawa do komunikacji z klientami lub personelem najwyższego kierownictwa. W przypadku każdej zmiany terminu, rozmiaru projektu lub wymagań projektu, poziomów priorytetów lub strategii, śledź następujące informacje:
   • kto podjął decyzję
   • kiedy zapadła decyzja
   • streszczenie uzasadnienia decyzji i procedury jej wykonania. Dodaj dokumenty związane z tą procedurą.

Porady

• Buduj zaufanie i lojalność zarówno wśród pracowników, jak i klientów. Ludzie często czują się nieswojo z powodu zmiany. Przekazując przesłanie, że na pierwszym miejscu stawiasz interesy swoich pracowników, zdobywasz ich poparcie.