Napisz list biznesowy do klientów

Wideo: Pisanie maili po angielsku - jak napisać list po angielsku

Zawartość

Do kroku
Część 1 z 2: Sporządzanie listu biznesowego
Część 2 z 2: Pisanie listu biznesowego
Porady

Prowadząc firmę, prawdopodobnie musisz pisać listy do swoich klientów. Konieczne może być poinformowanie ich o nowych wydarzeniach lub ofertach specjalnych lub może być konieczne udzielenie odpowiedzi klientowi, który złoży skargę w imieniu Twojej firmy. Bez względu na powód listu, zawsze używaj profesjonalnego tonu.

Do kroku

Część 1 z 2: Sporządzanie listu biznesowego

Użyj profesjonalnego papieru firmowego. List biznesowy reprezentuje Twoją firmę. Musi więc wyglądać wyróżniająco i być wysokiej jakości. Musi również znajdować się na nim logo lub marka firmy.
- Możesz zrobić papier firmowy z układami w programie Microsoft Word. Upewnij się, że na papierze firmowym używasz istniejącego logo lub marki.
Otwórz edytor tekstu. List biznesowy należy zawsze tworzyć na komputerze.
- Utwórz nowy dokument i ustaw marginesy dokumentu na 1 cal.
- Użyj czcionki szeryfowej, takiej jak Times New Roman, Georgia lub Ariel. Upewnij się, że używasz czcionki o rozmiarze nie większym niż 12, ale nie mniejszym niż 10. Litera nie powinna być trudna do odczytania ze względu na nieprawidłową czcionkę lub rozmiar.
- Upewnij się, że używasz pojedynczego odstępu.
Użyj kształtu bloku. Formularz blokowy jest najpopularniejszym formatem listów biznesowych. Jest też najłatwiejszy w obsłudze. Każdy nagłówek musi znajdować się przy lewym marginesie, a po każdym nagłówku będzie spacja. Rozpoczynając od góry do dołu, list biznesowy powinien mieć następujące nagłówki:
- Bieżąca data lub data wysłania listu. Data jest ważna, ponieważ można ją wykorzystać w aktach Państwa i adresata. Może być wtedy również legalnie wykorzystany. Dlatego upewnij się, że data jest poprawna.
- Adres nadawcy. To jest Twój adres w standardowym formacie adresu. Jeśli Twój adres znajduje się już na papierze firmowym, możesz pominąć ten krok.
- Adres adresata. Zawiera imię i nazwisko oraz adres osoby, do której piszesz list. Korzystanie z Pana / Pani jest opcjonalne. Jeśli więc napiszesz na przykład do Niny de Vries, możesz pominąć część Mevrouw.
- Preambuła. Może to być „Droga Pani de Vries” lub „Droga Nina de Vries”. Jeśli nie jesteś pewien, kto przeczyta list, użyj „Szanowni Państwo”. Możesz również użyć „L.S.”, ale tylko w ostateczności, jeśli nie masz pojęcia, kto będzie czytał Twój list.
- Treść listu. Skoncentrujemy się na tym bardziej w dalszej części tego artykułu.
- Zamknięcie listu z podpisem. Może to być „Z poważaniem” lub „Z poważaniem”.

Część 2 z 2: Pisanie listu biznesowego

Określ, kim są Twoi docelowi odbiorcy. Ton listu powinien zawsze być profesjonalny, bez względu na grupę docelową. Ale może być konieczna zmiana języka lub doboru słów w zależności od odbiorcy. Jeśli piszesz do działu zasobów ludzkich innej firmy, powinieneś być bardziej formalny w swoim języku. Ale jeśli piszesz do konkretnego klienta, możesz użyć bardziej swobodnego lub swobodnego języka.
- Określenie swojej grupy docelowej oznacza również, że możesz być jasny wobec swojej grupy docelowej. Unikaj terminologii, której czytelnik nie rozumie. Na przykład klient prawdopodobnie nie zna skrótów używanych w programie kosmicznym Twojej firmy, więc nie używaj ich w liście.
- Złota zasada pisania dobrego listu biznesowego ma być jasna, zwięzła i uprzejma.
Wskaż cel listu w pierwszym zdaniu. Rozważ cel listu. Czy ma na celu poinformowanie klientów o Twojej nowej lokalizacji? Czy ma przypominać klientowi o niezapłaconym rachunku lub zaległym saldzie? Albo odpowiedzieć na reklamację klienta? Mając to na uwadze, stwórz szkic pierwszego zdania, który natychmiast poinformuje czytelnika, o czym jest list. Nie omawiaj celu swojego listu. Mów prosto.
- Zacznij od „Ja”, jeśli chcesz wyrazić swoją opinię jako właściciel firmy. Pisząc w imieniu firmy lub organizacji, używaj „My”.
- Skoncentruj się na bezpośrednim stwierdzeniu, takim jak: „Za pomocą tego listu chcemy Cię poinformować” lub „Za pomocą tego listu chcemy Cię poprosić”. Możesz również użyć oświadczenia „I”, jeśli piszesz list jako właściciel firmy. Na przykład: „Kontaktuję się z Tobą z powodu” lub „Niedawno to słyszałem ... i chciałbym dowiedzieć się więcej o ...”
- Na przykład, jeśli (jako właściciel firmy) napiszesz list do Niny de Vries w sprawie niezapłaconego konta z ostatniego miesiąca, możesz zacząć od: „Kontaktuję się z Tobą za pośrednictwem tego listu z powodu zaległego salda na Twoim koncie od marca 2015 r. ”.
- Lub, jako pracownik firmy, jeśli odpowiesz na skargę klienta dotyczącą programu kosmicznego firmy, możesz zacząć list od: „Otrzymaliśmy twoją skargę dotyczącą naszego programu kosmicznego na Marsa”.
- Może piszesz list, aby poinformować klienta, że wygrał konkurs lub miejsce na szkoleniu. Zacznij od zdania typu: „Z przyjemnością informuję…” lub „Informujemy, że…”
- Jeśli musisz przekazać złe wieści, zacznij od zdania typu: „Z przykrością informujemy, że…” lub „Po dokładnym rozważeniu postanowiłem nie…”
Użyj głosu aktywnego zamiast strony biernej. W języku ogólnym często używamy formy biernej. Ale forma pasywna sprawia, że to, co piszesz, jest nudne i zagmatwane. Forma aktywna jest znacznie skuteczniejsza w przypadku listu biznesowego, ponieważ nadaje ton bardziej asertywny.
- Przykładem formy pasywnej jest na przykład: `` Jakie konkretne skargi mogę dla Ciebie rozwiązać? '' Podmiot zdania, klient ('ty'), znajduje się na końcu zdania, a nie na początku wyroku.
- Przykładem aktywnej formy jest na przykład „Co mogę zrobić, aby rozwiązać Twoje zażalenia?” Ta wersja zdania, w aktywnej formie, jest znacznie jaśniejsza i łatwiejsza do zrozumienia dla czytelnika.
- Korzystanie z formularza pasywnego może być świetnym sposobem na przekazanie wiadomości bez zwracania uwagi na błąd lub wątpliwy punkt. Ale używaj tego tylko wtedy. Generalnie forma aktywna jest dużo bardziej skuteczna w listach biznesowych.
Wskaż poprzednie wydarzenie lub rozmowę z czytelnikiem, jeśli dotyczy. Być może skontaktowałeś się z Niną de Vries na początku tego miesiąca z ostrzeżeniem o jej niezapłaconym rachunku. A może klient wyraził frustrację z powodu programu kosmicznego na konferencji w zeszłym miesiącu. Jeśli już nawiązałeś kontakt z czytelnikiem, potwierdź to. Przypomina czytelnikowi o poprzednim kontakcie i sprawia, że list biznesowy wydaje się pilniejszy i ważniejszy.
- Użyj wyrażenia takiego jak: „Kontynuacja z mojego listu w sprawie niezapłaconego rachunku” lub „Dziękuję za płatność w marcu”. Lub „Bardzo pomocne było usłyszeć o swoim stanowisku na temat programu kosmicznego na majowej konferencji”.
Poproś o pomoc lub zaoferuj pomoc. Nadaj czytelnikowi pozytywny ton, składając mu uprzejmą prośbę lub oferując mu pomoc w formie współpracy.
- Załóżmy, że jesteś właścicielem firmy, która prosi klienta o zapłacenie rachunku. Użyj wyrażenia takiego jak: „Doceniam, jeśli uregulujesz niezapłacony rachunek tak szybko, jak to możliwe”.
- Powiedz, że piszesz w imieniu swojej firmy. Użyj zdania takiego jak: „Z przyjemnością umówimy się na spotkanie twarzą w twarz między Tobą a naszym Specjalistą ds. Zasobów Ludzkich”.
- Możesz również zaoferować odpowiedź na wszelkie pytania lub wątpliwości, które mogą mieć czytelnicy. Użyj wyrażenia, takiego jak: „Z przyjemnością odpowiem na wszelkie pytania lub wątpliwości dotyczące konta” lub „Czy chcesz, abyśmy podali Ci więcej szczegółów na temat programu?”
Zamknij list. Dodaj wezwanie do działania, dla siebie i dla czytelnika. Może to być wezwanie do zapłaty przed określoną datą lub notatka o umówieniu się z czytelnikiem na formalne spotkanie.
- Dodaj zdanie, w którym w przyszłości zwracasz się do adresata. „Nie mogę się doczekać spotkania z Tobą na spotkaniu budżetowym w przyszłym tygodniu.” Lub „Nie mogę się doczekać dalszej rozmowy z wami podczas naszej wizyty w siedzibie głównej”.
- Zwróć uwagę na wszelkie dokumenty, które chcesz dołączyć do listu. Dodaj zdanie typu „W załącznikach znajdziesz zaległą fakturę” lub „W załączeniu znajdziesz kopię naszego programu kosmicznego”.
- Zakończ list zdaniem końcowym. Użyj słowa „Z poważaniem” w odniesieniu do klientów lub klientów.
- Używaj słowa „Z poważaniem” w oficjalnych listach do osób, których nie znasz.
- Używaj tylko słów „Pozdrawiam” lub „Pozdrawiam”, pisząc do kogoś, kogo dobrze znasz lub z kim pracujesz.
Przeczytaj ponownie list. Całe twoje dokładne formatowanie i słowa pójdą na marne, jeśli list jest pełen błędów ortograficznych!
- Zwróć uwagę na użycie formy pasywnej i spróbuj zmienić zdanie na formę aktywną.
- Zwróć uwagę na długie, niejasne i skomplikowane zdania. W liście biznesowym zwykle mniej oznacza więcej, więc skróć zdanie, jeśli to możliwe.