Zawartość

• Do kroku
• Metoda 1 z 2: Część 1: Posiadanie odpowiednich umiejętności
• Metoda 2 z 2: Część 2: Bądź reprezentatywny
• Porady
• Ostrzeżenia

Każda firma, która przyjmuje gości, potrzebuje recepcjonistki. Recepcjonistka to osoba, która przyjmuje gości w kasie firmy lub instytucji. Zwykle jest to pierwsza osoba, którą odwiedzający powinien spotkać, a jak wiadomo, pierwsze wrażenia są zawsze bardzo ważne. Recepcjonista musi uprzejmie przyjąć gościa i poprawnie odpowiedzieć, także telefonicznie lub mailowo. To niejako wizytówka firmy.

Do kroku

Metoda 1 z 2: Część 1: Posiadanie odpowiednich umiejętności

1. Posiadają doskonałe umiejętności organizacyjne. Jako recepcjonistka jesteś wizytówką firmy - - jesteś osobą, z którą pierwszy rozmawia klient i do której pracownicy przychodzą po informacje i planowanie. Oprócz odbierania telefonów i polecania gości, często musisz zajmować się klientami, organizować wszelkiego rodzaju imprezy, umawiać się na spotkania itp. Ponieważ pociąga to za sobą wiele obowiązków, ważne jest, abyś jako recepcjonista był dobrze zorganizowany, abyś mógł robić kilka rzeczy w tym samym czasie. Jeśli nie jesteś w stanie podjąć się kilku zadań jednocześnie i wykonać je w odpowiedniej kolejności, jako recepcjonistka nie wytrzymasz długo.
   • Dobrym sposobem na zorganizowanie się jest zainwestowanie w system archiwizacji, z którym można pracować. Ważne jest, aby wiedzieć, jakich dokumentów i informacji może potrzebować Twój szef, współpracownicy i klienci. Wszystkie te informacje przechowuj w różnych folderach - na pulpicie komputera lub na papierze. Zorganizuj swój system w sposób, który najlepiej Ci odpowiada - jeśli potrzebujesz do tego neonowych karteczek samoprzylepnych, to też jest w porządku.
   • Bycie zorganizowanym oznacza również, że możesz się zmotywować - nie potrzebujesz nikogo, kto będzie Ci mówił, jak coś zrobić, ani utrzymywać Cię na właściwej drodze. Jeśli jesteś dobrze zorganizowany, wiesz dokładnie, jakie zadania musisz wykonać w ciągu jednego dnia i które są priorytetowe.
   • Upewnij się, że masz pod ręką (dużo) numerów telefonów, na przykład współpracowników, wykonawców, sprzedawców, służb ratunkowych itp. Będziesz ich potrzebować w określonym czasie. Przechowuj numery telefonów w specjalnym programie komputerowym lub w Rolodexie.
2. Upewnij się, że masz trochę wiedzy technicznej. Najważniejszą technologią, z jaką musi się zmierzyć recepcjonistka, jest telefon - oraz wszystkie przyciski i linie z nim związane. Niezbędne są również umiejętności obsługi komputera - większość recepcjonistów musi wiedzieć, jak wysyłać e-maile i umieć posługiwać się edytorem tekstu. Jest to również pomocne, jeśli wiesz, jak tworzyć arkusze kalkulacyjne i korzystać z programów specyficznych dla firmy, dla której pracujesz.
   • Pamiętaj, że najprawdopodobniej będziesz musiał również umieć obsługiwać kopiarkę, skaner i drukarkę (oraz rozwiązywać problemy, z którymi współpracownicy napotykają podczas pracy z tymi urządzeniami). Jeśli wiesz, jakiego rodzaju sprzętu używasz, zagłęb się w podręczniki, aby rozwiązać najczęstsze problemy.
3. Być godnym zaufania. Recepcjonista powinien być cały czas przy swoim biurku - firma zyskuje złą sławę, jeśli nikt nie odbierze telefonu lub jeśli czas oczekiwania jest bardzo długi. Niech bycie godnym zaufania stanie się Twoim priorytetem - jeśli twój szef wie, że może na tobie polegać i że zawsze jesteś gotów pomóc, stajesz się niezastąpiony.
4. Być dobrym słuchaczem. Ważną częścią bycia recepcjonistą jest słuchanie innych osób - przez telefon, gdy klient zadaje pytanie przy biurku lub gdy przekazywane są tobie informacje. Jeśli jesteś dobrym słuchaczem, możesz pracować wydajniej - będziesz mógł łatwiej rozwiązywać problemy, jeśli od razu zrozumiesz, o co ktoś cię prosi, i możesz lepiej kierować klientów do działu, w którym można im pomóc.
5. Rób notatki o wszystkim. Kiedy szef prosi cię o zrobienie czegoś, zanotuj szczegóły. Kiedy klient dzwoni, pamiętaj, aby zapisać jego informacje (imię i nazwisko, dane kontaktowe, czego chce itp.). Notatki pomagają zachować porządek i przypominają o wszystkich drobiazgach, które pojawiają się w ciągu jednego dnia. Zapisz swoje notatki w zeszycie lub notatniku i miej je zawsze przy sobie. Będziesz zaskoczony, jakie to przydatne, zwłaszcza jeśli chcesz wiedzieć, czego chciała osoba, która dzwoniła pięć godzin temu.
   • Upewnij się, że szczegółowo piszesz wiadomości i przeczytaj to, co napisałeś. Powtórz wiadomość i / lub dane kontaktowe podczas ich zapisywania, aby upewnić się, że masz prawidłowe informacje.
6. Odbierz telefon grzecznie ze standardowym powitaniem, takim jak „Dzień dobry, rozmawiasz z ____ (Twoje imię), od ____ (nazwa firmy), w czym mogę Ci pomóc?Pamiętaj, aby odebrać telefon po jednym lub dwóch dzwonkach. Zawieszanie rozmówców na dłużej niż minutę (to dłużej, niż mogłoby się wydawać) nie jest w porządku.
   • Wysłuchaj uważnie nazwiska osoby, o którą prosi dzwoniący. Powtórz, jeśli chcesz się upewnić. Zapytaj, czy rozmówca może przeliterować nazwisko, jeśli jest ono trudne do zrozumienia.
   • Przenieś starannie rozmowę standardowym zwrotem, na przykład „Poczekaj chwilę, połączę cię z Panem Kowalskim”. Lub jeśli osoba jest w trakcie rozmowy: „Pan Smit jest obecnie w rozmowie. Czy chciałbyś poczekać, czy mam przekazać wiadomość?”. Grzecznie podziękuj rozmówcy i przekaż rozmowę.
7. Dostawców paczek witaj z takim samym profesjonalizmem i uprzejmością, jak każdego innego gościa. Być może będziesz musiał podpisać umowę na dostawę. Upewnij się, że Twój podpis jest czytelny. Doręczyciel może potrzebować wskazówek, gdzie umieścić paczkę. Upewnij się, że w takich sprawach kontaktujesz się z właściwymi pracownikami.
8. Przyjmuj klientów przychodzących do firmy skutecznie i grzecznie. Gdy gość powie Ci, kim jest i kogo szuka, łączysz się z tą osobą i mówisz, kto tam jest. Standardowe zdanie, którego możesz użyć, to: „Panie Smit, pani Jansen z XYZ b.v. jest tutaj na spotkanie o godzinie 2”. Zawsze staraj się podać imię i nazwisko oraz firmę, którą reprezentują. Warto zapytać, czy ma spotkanie. Pan Smit poda następnie dalsze instrukcje, gdzie klient powinien czekać i jak długo to potrwa. Możesz wtedy powiedzieć odwiedzającemu: „Pan Smit będzie za minutę”. Albo: „Pan Smit mówi, że kończy spotkanie i będzie za 5 minut. Proszę usiąść”.

Metoda 2 z 2: Część 2: Bądź reprezentatywny

1. Miej pozytywne nastawienie. Jak wspomniano powyżej, recepcjonistka jest wizytówką firmy - klienci widzą Cię pierwsi i odpowiadają na pytania osób, które nie mogą przyjść do biura. Nikt nie chce, aby witała go kwaśna lub zrzędliwa twarz. Zawsze miej uśmiech na twarzy i wesołą osobowość. Miej cierpliwość do trudnych klientów, nawet jeśli działają Ci na nerwy.
   • Nawet jeśli masz bardzo trudnego klienta, przypominaj sobie, że masz silną, szczęśliwą osobowość. Powiedz sobie, że wyładowują na tobie swoje frustracje, ale wiedz, że dopóki robisz wszystko, co w twojej mocy, aby im pomóc, nie jesteś tym, który robi coś złego. Lepiej zachować spokój niż wybuchnąć.
2. Przygotuj powitanie. Zawsze ważne jest, aby witać klientów w przyjazny sposób. Nawet jeśli musisz coś skończyć, zanim będziesz mógł pomóc klientowi, ważne jest, aby go pozdrowić, aby wiedział, że został zauważony i że otrzyma pomoc.
   • Na przykład możesz przywitać się: „Dzień dobry! Jeśli usiądziesz, będę z tobą!”.
3. Bądź uprzejmy. Szanuj. Traktuj wszystkich tak, jakby byli najważniejszą osobą, która dziś wchodzi do biura. To twoja praca - nikogo nie obchodzi, że rano spędziłeś godziny w korku lub że po prostu polałeś kawą nowe skórzane buty. Zostaw osobiste zmartwienia w domu. Spraw, aby klient czuł się komfortowo i cieszył się rozmową z Tobą.
4. Sukienka reprezentacyjna. Reprezentujesz firmę, więc musisz wyglądać schludnie. Zainwestuj w odzież, która pasuje do kultury korporacyjnej. Jeśli jesteś recepcjonistką w konkretnej firmie (na przykład w marce odzieżowej), dobrze jest założyć ubrania tej marki. Miej tendencję do konserwatyzmu, chyba że pracujesz w miejscu, w którym ważna jest moda lub inne czynniki.
   • Sprawdź, czy Twoja firma ma określone przepisy dotyczące odzieży. Twoja firma może sobie radzić z formalną odzieżą roboczą, ale nigdy o tobie nie pamięta do ubierać się formalnie (spodnie dresowe mogą nie być mile widziane).
5. Zawsze wyglądaj schludnie.

Porady

• Trzymaj rzeczy osobiste oddzielnie od pracy. Oznacza to również, że nie zajmujesz się osobistymi rozmowami i e-mailami w pracy. Dział IT może monitorować Twoją aktywność na komputerze.
• Bądź miły dla menedżerów, zobacz, czy możesz im pomóc, gdy nie masz nic do roboty.
• Pamiętaj, kto płaci twoje wynagrodzenie i zawsze go szanuj.
• Znajdź kogoś, kto będzie mógł mieć oko na biurko lub telefon, kiedy musisz iść do łazienki, kiedy wychodzisz na lunch, na wakacje itp. Dzięki temu po powrocie nie będą na Ciebie czekać wściekli ludzie.
• Zapytaj kolegów, czy możesz w czymś pomóc. Możesz lepiej zaprzyjaźnić się, pomagając niż wrogom, narzekając.
• Obsługa poczty jest często również częścią Twojej pracy. Pierwszego dnia natychmiast dowiedz się, dokąd ma się udać, kto go dostarczy i kiedy.
• Zawsze bądź gotów nauczyć się nowego zadania. Wszechstronność może wiele przynieść.
• Napisz wiadomości w dwóch egzemplarzach i przekaż kopię osobie, dla której wiadomość jest przeznaczona. Lub skorzystaj z dziennika, ułatwi to znalezienie rzeczy, zwłaszcza jeśli szukasz nazwiska lub numeru telefonu.

Ostrzeżenia

• Nigdy nie mów „nie będę”. Wtedy szybko stracisz pracę.
• Nie udawaj, że jesteś miły. Ludzie to widzą. Bądź szczerze zainteresowany, uprzejmy i pełen szacunku. Jeśli nie możesz tego zrobić, nie powinieneś zostać recepcjonistą. Negujesz reputację firmy. Poszukaj raczej pracy biurowej, w której nie musisz wychodzić publicznie.
• Nie kłóć się z klientem lub dzwoniącym. Skieruj go / ją do przełożonego.