Zawartość

• Kroki

Zasadniczo e-mail nie jest formalny jak pisanie listu papierowego. Jednak są chwile, kiedy pisząc e-maile musisz być bardziej formalny. Zastanów się, kim jest odbiorca, a następnie wybierz odpowiednie powitanie do sytuacji. Gdy znasz te informacje, możesz przejść do formatu powitania i stylu otwierającego zdania.

Kroki

Część 1 z 3: Weź pod uwagę odbiorcę

1. 

   Określ, jak musisz być formalny. Niezależnie od tego, czy piszesz „formalną” wiadomość e-mail, stopień jej osamotnienia będzie zależał od jej odbiorcy. Na przykład nie używałbyś tego samego stopnia formalizmu, pisząc do profesora, jak pisząc list motywacyjny.
   • Kiedy po raz pierwszy kontaktujesz się z kimś, ze względów bezpieczeństwa lepiej niż zwykle napisać bardziej formalnie.

2. 

   
   
   Znajdź imię i nazwisko odbiorcy. Powinieneś poszukać imienia osoby, jeśli jeszcze jej nie znasz. Znajomość imienia i nazwiska odbiorcy sprawia, że ​​powitanie jest bardziej osobiste, nawet jeśli używasz profesjonalnych metod pisania wiadomości e-mail.

3. 

   Podążaj drogą odbiorcy. Jeśli ta osoba wysłała Ci wiadomość e-mail, dobrze jest skopiować jej powitanie. Na przykład, jeśli napiszą „Cześć” i Twoje imię i nazwisko, możesz odpowiedzieć w podobnym stylu, używając „Cześć” i imienia i nazwiska osoby podczas wysyłania wiadomości e-mail. Reklama

Część 2 z 3: Wybierz powitanie

1. 

   
   
   Użyj „Drogi”. „Drogi” (po którym następuje imię odbiorcy) to klasyczne powitanie. Jest to nieformalne, ale nie irytujące, a ponieważ jest używane tak często, to powitanie często staje się domyślne, co jest dobre. Nie chciałbyś, aby twoje powitanie było dziwne, ponieważ nie pasuje.

2. 

   Powiedz „Cześć”, jeśli nie znasz imienia odbiorcy. „Cześć” to formalne powitanie, którego możesz używać w firmowych wiadomościach e-mail, zwłaszcza jeśli nie znasz imienia i nazwiska odbiorcy. Jednak zawsze lepiej jest znaleźć imię i nazwisko odbiorcy, jeśli to możliwe.
   • Możesz również użyć opcji „Wyślij do zainteresowanych osób”, jeśli wiadomość e-mail jest szczególnie formalna i nie znasz imienia i nazwiska odbiorcy. Jednak to pozdrowienie może nie być interesujące dla niektórych.

3. 

   
   
   W mniej formalnych e-mailach rozważ „Cześć” lub „Cześć”. E-mail jest zwykle mniej formalny niż korespondencja w ogóle, więc możesz napisać „Cześć” w e-mailu, nie będąc zbyt formalnym. Na przykład, jeśli wysyłasz e-maila do profesora, szczególnie do osoby, z którą często się kontaktujesz, powitanie „Cześć” lub „Cześć” zadziała.

4. 

   Nie używaj słowa „Hej”. Chociaż słowo „Cześć” jest dopuszczalne w oficjalnej wiadomości e-mail, przywitanie się nie byłoby właściwe. Jest to bardzo arbitralny sposób powitania, nawet w języku mówionym, dlatego należy unikać używania go w jakichkolwiek formalnych wiadomościach e-mail. Na przykład, nawet jeśli jesteś blisko swojego szefa, najlepiej unikać używania słowa „Hej” podczas pisania do niego e-maila.

5. 

   W razie potrzeby użyj zmiany tytułu. Czasami piszesz do kogoś, kogo znasz tylko tytuł w firmie lub organizacji. W takim przypadku możesz użyć tytułu osoby zamiast nazwiska, na przykład „Szanowny Dyrektorze Zasobów Ludzkich”, „Szanowny Dyrektorze Zasobów Ludzkich” lub „Drogi Profesorze”.

6. 

   Dodaj zwroty grzecznościowe tej osoby, aby e-mail był bardziej formalny. Jeśli to możliwe, dodaj „Dziadek”, „Babcia”, „Lekarz” lub „Profesor” przed imieniem i nazwiskiem odbiorcy, aby zwiększyć formalności. Poza tym możesz użyć imienia lub pełnego imienia odbiorcy, aby być bardziej profesjonalnym, zamiast po prostu używać imienia. Reklama

Część 3 z 3: Formatowanie i rozpoczynanie wiadomości e-mail

1. 

   Napisz powitanie w pierwszym wierszu. Wpisz wybrane przez siebie powitanie w górnym wierszu, a po nim imię i nazwisko odbiorcy. Jeśli to możliwe, możesz użyć zwrotów grzecznościowych danej osoby, takich jak dziadek, babcia lub lekarz, a po nich pełne imię i nazwisko.

2. 

   Użyj przecinków. Ogólnie po powitaniu użyjesz przecinka. W korespondencji oficjalnej można użyć dwukropka, ale jest to często zbyt formalne, aby wysłać e-mail, nawet profesjonalny. Przecinek działa we wszystkich sytuacjach, ale możesz użyć dwukropka, jeśli piszesz list motywacyjny e-maila.

3. 

   Przejdź do następnego wiersza. Powitanie znajduje się w górnej linii, więc kiedy skończysz, naciśnij przycisk nowej linii, aby przejść do następnej linii. Jeśli używasz podziałów wierszy zamiast wcięć do tworzenia akapitów, musisz zostawić pustą linię między powitaniem a pierwszym akapitem.

4. 

   W razie potrzeby przedstaw się w zdaniu otwierającym. Jeśli piszesz do kogoś po raz pierwszy, powinieneś przedstawić wprowadzenie, bez względu na to, jak dobrze znasz tę osobę w życiu. Podpowiedź odbiorcy, kim jesteś, zachęci go do dalszej lektury.
   • Na przykład możesz napisać „Jestem Nguyen Van Nam i jestem dyrektorem marketingu w firmie XYZ”. Powinieneś także podać powód, dla którego znasz odbiorcę: „Nazywam się Nguyen Manh Hung i uczęszczam na zajęcia z marketingu (Dział Marketingu 101 odbywa się we wtorek i czwartek w południe)”.
   • Jeśli znasz odbiorcę i już go napisałeś, możesz użyć pierwszego zdania jako powitania. Na przykład możesz powiedzieć „Dziękuję za szybką odpowiedź” lub „Mam nadzieję, że wszystko w porządku”.

5. 

   Przejdź od razu do tematu. Większość formalnych wiadomości e-mail musi szybko się skupić. Oznacza to, że pierwsze lub drugie zdanie powinno określać, dlaczego napisałeś je dla nich. Pamiętaj, aby opisać swój cel tak zwięźle, jak to możliwe.
   • Na przykład możesz napisać „Piszę, aby poprosić Cię o pomoc w rozwiązaniu problemu marketingowego” lub „Piszę do Ciebie, ponieważ mam trudności na zajęciach i mam nadzieję, że ujdzie Ci to na sucho pomocna dodatkowa dokumentacja, abym mógł przeczytać więcej ”.
   Reklama