Zawartość

• Kroki
• Rada
• Ostrzeżenie

Notatka prasowa to oficjalny dokument informacyjny wysyłany do dziennikarzy lub agencji prasowych w celu zapowiedzenia wiadomości o wydarzeniach, promocjach, nagrodach, nowych produktach i usługach, osiągnięciach sprzedażowych. Produkty itp. Komunikaty prasowe są również używane do ogłaszania incydentu. Dziennikarze będą mieli czas na wymyślanie pomysłów, jeśli najpierw otrzymają informacje prasowe. Informacje prasowe to podstawowe narzędzie PR, z którego może korzystać każdy. Bardziej szczegółowo poprowadzimy Cię w następnym artykule.

Kroki

Metoda 1 z 2: Podświetl zawartość

1. 

   Umieść nagłówki w głównym nurcie. Nagłówek powinien być krótki, jasny i zwięzły, a główny punkt: to jest sedno komunikatu prasowego. Wielu ekspertów PR zaleca, aby ustawić nagłówek po zakończeniu pisania komunikatu prasowego. Jeśli wykonałeś powyższe instrukcje, najpierw wypełnij wydanie, a potem wróć do tytułu. Nagłówek jest uważany za punkt, na który należy zwrócić uwagę i jest ważną częścią informacji.
   • wikiHow jest uznawane za najbardziej zaufane źródło informacji. Zobacz jak to działa? Teraz chcesz dowiedzieć się więcej! Tytuł wydania powinien mieć „punkt uderzenia”, aby przyciągnąć dziennikarzy, tak jak nagłówek artykułu jest celem przyciągnięcia czytelników. Tytuł powinien przedstawiać najnowsze osiągnięcia organizacji, ważne wydarzenie lub niedawno wprowadzony produkt lub usługę.
   • Tytuł jest pogrubiony! Nagłówki są pogrubione i większe niż tekst główny. Zwykle tytuły wydania są pisane w czasie teraźniejszym, unikając używania liczbowych słów, takich jak „jeden”, „the”, „the”.
   • Wielkie litery. Zamień rzeczowniki na wielką literę. Reszta tekstu w tytule jest zapisana małymi literami, możesz użyć czcionki „kapitaliki”, aby tytuł wyglądał bardziej nowocześnie i przyciągał wzrok. Nie używaj wielkich liter.
   • Cytuj ważne słowa kluczowe. Najłatwiejszym sposobem napisania nagłówka komunikatu prasowego jest zacytowanie najważniejszych słów kluczowych w komunikacie. Użyj tych słów kluczowych, aby sformułować rozsądne i przyciągające uwagę oświadczenie. Jeżeli tytuł zawiera zdanie podsumowujące, obowiązują te same zasady. Użycie słów kluczowych na górze pomoże wydaniu uzyskać lepszą pozycję w wyszukiwarkach, a także pomoże dziennikarzom i czytelnikom w łatwym zrozumieniu treści wydania. Obserwuj nagłówki na tym pierwszym etapie i naucz się pisać nagłówki komunikatów prasowych.

2. 

   
   
   Napisz treść. Komunikat prasowy powinien mieć charakter wiadomości. Uwaga: dziennikarze są bardzo zajęci, nie mają czasu na zapoznanie się z ogłoszeniem Twojej firmy, więc wykorzystają zawarte w nim informacje do napisania swoich artykułów. Jeśli chcesz, żeby o czymś napisali, dodaj to do wydania.
   • Zacznij pisać daty i lokalizacje. Część dotyczącą lokalizacji można pominąć, jeśli jest myląca - na przykład zawiadomienie napisane w Hanoi, ale zapowiadające wydarzenie firmy w Hai Phong.
   • Pierwsze zdanie lub zdanie powinno angażować czytelników i podsumowywać treść. Na przykład, jeśli tytuł to Wydawnictwo Literatury wydało powieść „Kafka by the Sea”, cytat należy zapisać w następujący sposób. Dziś wydawnictwo literackie wydało powieść „Kafka by the Sea” słynnego pisarza Haruki Murakami.
   • Treść komunikatu prasowego powinna być krótka i zwięzła. Unikaj zdań i długich akapitów. Unikaj niewłaściwego używania lokalnego języka. Spróbuj pisać prosto, bez fanaberii.
   • Pierwszy akapit (dwa lub trzy zdania) musi podsumować komunikat prasowy, treść musi się nawzajem wspierać. W szybko zmieniającym się świecie nie wszyscy dziennikarze czy czytelnicy czytają oświadczenie z nudnym początkiem.
   • Obsługuj rzeczywiste wydarzenia –– wydarzenia, produkty, usługi, postacie, cele, cele, plany, projekty. Postaraj się podać jak najwięcej informacji o tym wydarzeniu. To jest Aktualności. Skuteczny komunikat prasowy powinien odpowiedzieć na sześć pytań: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak.

3. 

   
   
   Kierując się zasadą „6 pytań” odpowie na wszystkie pytania czytelników. Przeanalizuj podany przez nas przykład zgodnie z powyższymi wytycznymi i zastosuj go w swoim komunikacie prasowym:
   • O kim jest to ogłoszenie? Wydawnictwo Literackie.
   • Co to za raport? Wydawnictwo Literatury publikuje powieść.
   • Kiedy to wydarzenie miało miejsce? Jutro.
   • Gdzie odbywa się to wydarzenie? We wszystkich księgarniach i dystrybutorach.
   • Dlaczego stało się to wydarzeniem? Ponieważ powieść została napisana przez słynnego autora Haruki Murakami.
   • Jak przebiegła impreza? Wydarzenie inauguracyjne odbywa się w siedzibie wydawcy w Hanoi, a powieść jest również sprzedawana we wszystkich księgarniach i dystrybutorach w Hanoi.
     • Definiując podstawy, dodaj informacje o osobach, produktach, przedmiotach, datach i rzeczach związanych z wydarzeniem.
     • Jeśli Twoja firma nie jest bohaterem wydarzenia, ale publikacją informacji prasowej, wyjaśnij to w tekście.
   • Pisz krótko i kompletnie. Jeśli wyślesz wersję papierową, tekst może zostać przesunięty.
   • Im cenniejsze informacje zawiera komunikat prasowy, tym większe są szanse, że dziennikarz je zgłosi. Musisz zrozumieć, czym są „cenne” informacje i wykorzystać je do napisania komunikatu prasowego, który przyciągnie uwagę mediów.

4. 

   
   
   Styl jest jasny, ostry i odpowiedni dla czytelnika. Prawda jest taka, że ​​wszyscy przyjaciele, którzy docierają do informacji prasowej, mają mnóstwo e-maili, których nawet nie czytają. Więc jeśli chcesz, aby Twój list został wybrany, musi być doskonały. Nie tylko doskonałe, ale prawie „gotowe do publikacji”.
   • Kiedy redaktorzy zobaczą to wydanie, pierwszą rzeczą, o której pomyślą, będzie to, ile czasu zajmie jego wydrukowanie. Jeśli wydanie zawiera wiele błędów, wadliwą zawartość i wymaga modyfikacji, nie będą tracić na to czasu. Więc pisz dobrze gramatycznie, dobrze zrób podstawy i pisz z treścią.
   • Dlaczego tych ludzi powinno obchodzić to, co mówisz? Jeśli wysyłasz do właściwych czytelników, jest to zbyt oczywiste. Jeśli nie, cóż, dlaczego marnujesz swój czas? Wyślij właściwym osobom informacje (o wydarzeniu, nie o reklamie), że jesteś na dobrej drodze.
     • Lepiej wysłać informację prasową rano. W tym momencie jest więcej szans, że ogłoszenie zostanie umieszczone na ich biurkach. Bądź rozważny.

5. 

   Dołączać. Podaj bardziej istotne informacje w celu wsparcia komunikatu prasowego. Czy firma, którą piszesz w tym biuletynie, ma w Internecie informacje przydatne dla swoich czytelników? Jeśli tak, dodaj go.
   • Jeśli nie masz pewności, jakie posiadasz informacje, zbierz więcej informacji. Z pewnością ktoś napisał o wydarzeniu podobnym do tego, które robisz. Strona PR i PR Newswire to idealne miejsce na rozpoczęcie.
   Reklama

Metoda 2 z 2: Opanuj układ

1. 

   Zapoznaj się z podstawową strukturą. Skoro masz już wszystkie informacje, jak je połączyć? Dla początkujących skróć według długości. Komunikat prasowy powinien znajdować się co najwyżej po jednej stronie papieru. Nikt nie marnuje czasu na czytanie 5 akapitów, chyba że planujesz podsumować treść powieści. Należy zwrócić uwagę na następujące punkty:
   • WYDANIE TERAZ należy umieścić na górze strony, na lewym marginesie.
     • W przypadku niepublikowanej wersji teraz dodaj sekcję „CZEKAJ NA ...” oraz datę, którą chcesz opublikować. Komunikat prasowy bez daty premiery nie jest natychmiastowy.
   • Nagłówek powinien być pogrubiony, wyśrodkowany na stronie.
     • Jeśli chcesz, możesz umieścić nagłówek kursywą (główne podsumowanie).
   • Paragraf otwierający: najważniejsze informacje. Podobnie jak w przypadku pisania biuletynu, możesz zacząć od czasu i miejsca wydarzenia.
   • Drugi akapit (może trzeci akapit): druga ważna informacja. Może dodawać cytaty i odniesienia.
   • Przykładowe dostępne informacje: więcej informacji o firmie Twój. Szczegółowe wprowadzenie do firmy. Osiągnięcia i misje.
   • Komunikacja: więcej informacji o pisarzu (prawdopodobnie ty!). Jeśli zdobędziesz czyjeś serca, będą chcieli dowiedzieć się więcej!
   • Komunikacja multimedialna: W dzisiejszych czasach zawsze możesz korzystać z narzędzi takich jak media społecznościowe.

2. 

   Zapisz wstępnie napisane przykładowe informacje poniżej treści zawiadomienia. Nadszedł czas, aby dodać informacje o firmie. Kiedy dziennikarz zdecyduje się napisać informację prasową, wspomina o firmie w artykule. W tej sekcji mogą zbierać informacje o firmie.
   • Tytuł tej sekcji powinien brzmieć „Wprowadzenie”.
   • Po nagłówku użyj jednego lub dwóch akapitów po około 5,6 wierszy, aby przedstawić swoją firmę. Treść powinna opisywać zasady firmy i politykę biznesową. Wiele firm ma już profesjonalnie napisane broszury, prezentacje lub biznesplany itp. Tutaj można umieścić tekst wprowadzający.
   • Na końcu tej sekcji łącze do strony internetowej firmy. Link powinien zostać wyodrębniony z adresu URL, który usuwa kod osadzania, aby po wydrukowaniu łącze było drukowane normalnie. Na przykład: http://www.example.com, nie klikaj tutaj, aby uzyskać dostęp do tej witryny.
   • Firmy, które mają oddzielną witrynę medialną od strony internetowej, powinny również zamieścić link do publikacji. Witryna medialna zazwyczaj zawiera informacje i sposoby skontaktowania się.

3. 

   Dodaj informacje kontaktowe. Jeśli twoja informacja prasowa jest naprawdę wartościowa, dziennikarz zdecydowanie potrzebuje więcej informacji lub chce przeprowadzić wywiad z niektórymi kluczowymi osobami zaangażowanymi w wydarzenie. Jeśli chcesz, aby media komunikowały się bezpośrednio z ważnymi osobami, możesz zamieścić ich dane kontaktowe w komunikacie prasowym. Na przykład w ogłoszeniu o inicjatywie można przekazać mediom dane kontaktowe inżyniera lub zespołu badawczego.
   • Jeśli nie chcesz tego robić, będziesz musiał dodać informacje o dziale komunikacji / PR Twojej firmy w sekcji „Kontakt”. Jeśli firma nie posiada działu komunikacji / PR, będziesz musiał wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za komunikację między mediami a kluczowymi osobami.
   • Komunikacja powinna być ograniczona i specyficzna dla komunikatu prasowego. Potrzebne są następujące informacje:
     • Oficjalna nazwa firmy
     • Oficjalna nazwa działu komunikacji w firmie i osoba do bezpośredniego kontaktu
     • adres pracy
     • Numery telefonu i faksu z kodami krajów / miast i numerami wewnętrznymi
     • Numer telefonu komórkowego (opcjonalnie)
     • Czas kontaktu
     • Adres e-mail
     • Adres strony internetowej

4. 

   Jeśli to możliwe, załącz link online do kopii tej informacji prasowej. Dobrą praktyką jest publikowanie informacji prasowych na stronach internetowych firm. Ułatwia to uzyskanie linku, a także zapisanie tego, co się stało.

5. 

   Mark 3 znakiem ### na końcu informacji prasowej. Wyrównuje do środka strony, tuż poniżej dolnej linii treści zwalniającej. Taka jest zasada przy pisaniu komunikatów prasowych. Reklama

Rada

• Dodaj „wezwanie do działania” do ogłoszenia. W tej sekcji opisano, co chcesz, aby opinia publiczna zrobiła z podanymi przez Ciebie informacjami. Na przykład, jeśli chcesz, aby czytelnicy kupili produkt, musisz podać lokalizację produktu. Jeśli chcesz, aby czytelnicy odwiedzali Twoją witrynę internetową, aby wziąć udział w konkursie lub dowiedzieć się o Twojej organizacji, musisz podać adres witryny i numer telefonu.
• Nie trać czasu na myślenie o nagłówkach, zanim skończysz pisać swoje oświadczenie. Redaktorzy umieszczają oficjalny nagłówek w gazetach i czasopismach, ale nie ma problemu, jeśli pomyślisz o przyciągającym wzrok nagłówku. Ten tytuł to wyjątkowa okazja. Niech będzie krótki i praktyczny. Nagłówek najlepiej napisać po zakończeniu publikacji. Nie wiesz, jak napisać tytuł o tym, co piszesz. Skomponuj więc wydanie i zdecyduj o tytule.
• Użyj tytułu wydania jako tematu wiadomości e-mail. Jeśli masz „chwytliwy” nagłówek, sprawi, że Twoja wiadomość będzie się wyróżniać w skrzynce odbiorczej redaktora.
• Zapoznaj się z aktualnymi komunikatami prasowymi, aby zrozumieć ich ton, język i układ.
• Unikaj żargonu i żargonu technicznego. Jeśli musi być używany dla dokładności, zdefiniuj go.
• Wyślij informację do określonej agencji prasowej lub dziennikarza. Te informacje są zwykle umieszczane na stronie głównej. Dobrym pomysłem jest wysyłanie poczty indywidualnie, a nie grupowanie wiadomości lub korzystanie z funkcji DW, ponieważ pokazuje to, że nie kierujesz reklamy na konkretny rynek.
• Ważny jest również czas publikacji komunikatu prasowego. Powinien to być dodatek i niedawne wydarzenie, a nie coś zbyt starego i nieistotnego.
• Telefon po wysłaniu maila może pomóc im w zrozumieniu pełnej treści wydarzenia.
• Dodaj nazwę swojej firmy do nagłówka, podtytułu i nagłówka, aby uzyskać lepszą pozycję w wyszukiwarkach oraz dla profesjonalnych komunikatorów i czytelników. Jeśli wysyłasz wersję papierową, napisz ją na firmowym papierze firmowym.
• Wyślij informację e-mailem i użyj uprzejmego układu. Duża i kolorowa typografia również nie poprawi Twoich informacji, ale rozprasza. Dodaj notatkę do treści wiadomości, nie wysyłaj jej jako załącznika. Jeśli załączenie jest wymagane, wybierz format zwykłego tekstu lub Rich Text. Dokumenty Word są w większości akceptowane, ale jeśli używasz najnowszej wersji (.docx), zapisz powiadomienie jako (.doc). Newsroomy często mają ograniczony budżet, więc mogą nie być w stanie ulepszyć sprzętu. Używaj formatu PDF tylko wtedy, gdy wysyłasz plik zawierający dużo obrazów i wykresów. Nie pisz biuletynu na firmowych papierach firmowych, a następnie skanuj go z powrotem w formacie JPEG i wysyłaj pocztą elektroniczną - jest to czasochłonne zarówno dla Ciebie, jak i dla redaktora. Wpisz informację o zwolnieniu bezpośrednio w treści wiadomości.

Ostrzeżenie

• Należy pamiętać, że wiele rad redakcyjnych jest przepracowanych i brakuje im personelu. Jeśli nie zmarnujesz ich czasu, prawdopodobnie ogłoszenie zostanie odebrane. Jeśli dobrze piszesz, prawie zawsze mogą publikować bez większej edycji. Ale jeśli umieścisz zbyt wiele reklam, edytor na pewno je usunie. Wszyscy mówią, że redaktor jest liderem, więc nie trać czasu. Opis firmy należy umieścić w części informacyjnej ogłoszenia. Prosimy jednak pisać poprawnie i rzeczowo.
• Posty powinny być pozytywne. Unikaj wyrażeń takich jak „po rezygnacji poprzedniego prezydenta” lub „po okresie przestoju”, ponieważ dziennikarze prawdopodobnie zbadają te sprawy zamiast pisać artykuły o komunikacie prasowym, nawet jeśli Powyższe przypadki są całkowicie nieszkodliwe, np. Rezygnacja przewodniczącego z powodów zdrowotnych, wyniki śledztwa niekoniecznie są tym, czego chcesz.
• Przesyłając informacje prasowe, nie poddawaj wiadomości „komunikatowi prasowemu”, ponieważ Twoja poczta łatwo zostanie pomieszana z innymi wiadomościami. Zwróć uwagę redaktora, umieszczając „chwytliwy” tytuł, na przykład „Firma A wygrywa rządowy kontrakt na 30 miliardów”.
• Nie wpisuj cudzych informacji kontaktowych bez Twojej zgody. Muszą też mieć wolny czas po publikacji komunikatu prasowego.
• Zawsze dołączaj cytaty, osobiste pomysły, które mają wpływ na treść ogłoszenia. Nie trzeba cytować bezpośrednio, ale być precyzyjnym. Jeszcze lepiej, zapytaj, czy osoba zgadza się je zacytować. Cytaty pozwalają zajętym dziennikarzom uzupełniać artykuły bez wywiadów.