Zawartość

• Kroki
• Metoda 1 z 1: Napisz e-mail do obsługi klienta

Istnieje wiele różnych sytuacji, w których klient musi skontaktować się z firmami lub producentami w różnych sprawach biznesowych. Ale kiedy nadchodzi czas wysłania e-maila do obsługi klienta, niektórzy ludzie mogą czuć się zakłopotani. Często pojawiają się pytania o to, jak pisać takie listy w formie elektronicznej, skoro zazwyczaj są one pisane w formie papierowej oraz jakie ogólnie przyjęte standardy stosuje się najczęściej do tego typu listów. Chociaż standardy te różnią się w zależności od branży, regionu i kultury, istnieją pewne ogólne wytyczne zapewniające skuteczność wiadomości e-mail wysyłanych do działu pomocy. Oto najlepsze rekomendacje od osób, które wcześniej zetknęły się z tego typu wiadomościami e-mail.

Kroki

Metoda 1 z 1: Napisz e-mail do obsługi klienta

1. 1 Sprawdź na stronie. Upewnij się, że firma nie rozwiązała jeszcze Twojego problemu przed przesłaniem wiadomości e-mail. Zaoszczędzi to wszystkim czas i wysiłek, łącznie z Tobą, i będzie bardzo mile widziane.
   • Podczas przeglądania strony szukaj najlepszych kanałów komunikacji. E-mail nie zawsze jest najlepszym kanałem i musisz przestrzegać tych zasad firmy i kontaktować się z nimi w inny sposób. Wiele firm oferuje wsparcie telefoniczne i dodatkowe usługi wsparcia, takie jak skrytka pocztowa.
2. 2 Szukaj dedykowanych zasobów online w Internecie. Wiele firm oferuje niestandardowe adresy e-mail do specjalnych problemów, takich jak śledzenie wysyłki, zwroty produktów lub pomoc techniczna. Niewykluczone, że korzystanie z udostępnionych kanałów komunikacji będzie o wiele bardziej efektywne niż zwykły list na ogólny e-mail firmy. Ponadto, jeśli zignorujesz dostarczone komunikaty, proces łączenia się z firmą może potrwać znacznie dłużej.
3. 3 W swoim liście wsparcia zawrzyj informacje umożliwiające identyfikację osoby. Firma musi wiedzieć, jakie produkty lub usługi kupiłeś, a także datę zakupu i przewidywane terminy dostawy produktu lub usługi. Firma może również potrzebować znać Twój adres domowy i liczbę zakupionych przedmiotów. Upewnij się, że wszystko to jest podane w e-mailu.
4. 4 Użyj odpowiedniego tonu. Niektórzy eksperci zwracają uwagę, że listy do obsługi klienta pisane z pominięciem etykiety mogą zostać zignorowane lub ich skuteczność będzie znacznie niższa.Staraj się trzymać określonego stylu pisania, który pokaże twój poziom wykształcenia i wiedzy, bez używania zbyt prowokacyjnych stwierdzeń.
5. 5 Zapytaj o to, czego chcesz bezpośrednio. Wielu doświadczonych autorów wiadomości e-mail dotyczących obsługi klienta uważa, że ​​najlepiej jest szczerze mówić o swoich oczekiwaniach. Firma może, ale nie musi zgodzić się z Twoimi wymaganiami, ale przekazując jasne informacje, pomożesz przedstawicielowi firmy nie tylko zrozumieć Twój punkt widzenia, ale także pokazać swoją opinię na temat wszystkich pojawiających się problemów, produktów lub innych problemów w obsłudze klienta.
   • Dowiedz się więcej o polityce firmy. Pisząc swoją prośbę, możesz najpierw przeprowadzić badania, aby zrozumieć, jakie wymagania najprawdopodobniej zostaną spełnione. To, jak rozwiązać problem, który się pojawił, zależy od Ciebie, ale zrozumienie pozycji firmy pomoże Ci zwiększyć skuteczność przekazów.