Zawartość

• Kroki
• Metoda 1 z 3: Jak skupić się na pracy
• Metoda 2 z 3: Opracowywanie skutecznych strategii pracy
• Metoda 3 z 3: Zmiany stylu życia
• Porady

Każdy, kto pracuje cały dzień wie, że bardzo często brakuje czasu na wykonanie całej pracy. Możesz jednak znacznie poprawić swoją produktywność, przyjmując nawyki, które mają na celu zwiększenie wydajności w pracy. Pracownik produktywny wykorzystuje każdą minutę swojego czasu pracy, poświęcając większość swojej uwagi przede wszystkim najważniejszym zadaniom. Bycie skutecznym w miejscu pracy nie tylko poprawi Twoją produktywność i przekona szefa, ale także sprawi, że poczujesz się, jakbyś wykonał swoje zadanie na dziś i miał produktywny dzień w pracy.

Kroki

Metoda 1 z 3: Jak skupić się na pracy

1. 1 Utrzymuj czyste i uporządkowane miejsce pracy. Czasami, aby pracować wydajniej, wystarczy usunąć niepotrzebne rzeczy z miejsca pracy. Bałagan zakłóca produktywną pracę. Jeśli ciągle grzebiesz w stercie śmieci w poszukiwaniu niezbędnych narzędzi lub dokumentów, marnujesz przyzwoitą część swojego czasu pracy. Niech masz ze sobą tylko te rzeczy, których potrzebujesz na co dzień. Resztę przechowuj w innym miejscu, ale aby w razie potrzeby szybko je zdobyć.
   • Jeśli pracujesz w biurze, posprzątaj swoje biuro i biurko, aby szybko i łatwo znaleźć wszystko, czego potrzebujesz do pracy. Nawet jeśli nie pracujesz w biurze, i tak trzymaj się tych zasad. Na przykład, jeśli Twoim miejscem pracy jest warsztat naprawy rowerów, utrzymuj swoje narzędzia w czystości i porządku, aby mieć do nich szybki dostęp w razie potrzeby. Prawie każde miejsce pracy kocha czystość i porządek.
   • Pracownicy biurowi i inne osoby pracujące z dużą liczbą dokumentów muszą stworzyć logiczny i uporządkowany system archiwizacji i archiwizacji dokumentów. Trzymaj często używane papiery pod ręką. Ułóż pozostałe dokumenty w kolejności alfabetycznej (lub innej logicznej).
2. 2 Upewnij się, że Twoje miejsce pracy jest wyposażone we wszystko, czego potrzebujesz. Upewnij się, że masz wszystkie materiały i narzędzia potrzebne do wykonania pracy. W biurze powinny być gotowe na przykład takie rzeczy jak dziurkacze, zszywki, kalkulatory itp. Jeśli Twoja aktywność nie toczy się w biurze, a korzystasz z innych narzędzi, podstawowa zasada pozostaje taka sama - przed rozpoczęciem w dzień roboczy powinieneś przygotować wszystko, czego potrzebujesz. Naukowcom używającym wyrafinowanego sprzętu i mechanikom, którzy pracują z kluczami nasadowymi, będzie lepiej, jeśli ich narzędzia i osprzęt zostaną wcześniej przygotowane.
   • Oznacza to również, że musisz upewnić się, że masz wymagane materiały. Na przykład zszywki do zszywaczy, gwoździe (jeśli jesteś stolarzem), kreda (jeśli jesteś nauczycielem) itp.
   • Upewnij się, że Twoje narzędzia są w dobrym stanie. Jedno zepsute kluczowe narzędzie może przeszkadzać we wszystkich innych pracach. Oszczędź czas w przyszłości, okresowo czyszcząc i, jeśli to konieczne, naprawiając swoje urządzenia.
3. 3 Zrób ogólny harmonogram. Jeśli masz dużo zadań, planowanie może zwiększyć Twoją produktywność. Aby Twój harmonogram był naprawdę efektywny, ogranicz się do jednego planu głównego (możesz dodać do niego kalendarz, aby zaplanować długoterminowe cele).Nie musisz komplikować swojej pracy kilkoma harmonogramami lub górami przypomnień, które na pewno stracisz. Musisz kierować się jednym planem.
   • Zorganizuj każdy dzień, robiąc listę rzeczy do zrobienia. Zacznij od zadań, które należy najpierw wykonać. Mniej ważne punkty umieść na końcu. Na początku dnia zacznij od góry listy. Nieukończone zadania przenieś na listę dnia następnego.
   • Ustal ramy czasowe i terminy realizacji najważniejszych projektów, a także realistycznie oceniaj sytuację, kalkulując czas realizacji tych zadań. Nie musisz przewidywać porażki. Lepiej poprosić o więcej czasu na początku projektu niż w ostatnich dniach przed terminem.
4. 4 Ogranicz się do rzeczy, które rozpraszają. Każde środowisko pracy ma swoje własne rzeczy, które mogą rozpraszać. Może to być np. bardzo rozmowny i nachalny kolega lub zbyt cicha atmosfera, w której najmniejszy szelest może rozpraszać. Postaraj się jak najbardziej skoncentrować na pracy. Jeśli Twoja aktywność pozwala na słuchanie muzyki, zabierz ze sobą odtwarzacz MP3. Możesz nawet umieścić znak lub opublikować powiadomienia, aby koledzy ci nie przeszkadzali. Może to zabrzmieć niegrzecznie, ale w rzeczywistości jest to rozsądny i skuteczny sposób na uniknięcie rozpraszania się podczas pracy. Nie zapominaj, że podczas przerwy możesz w pełni rozmawiać ze współpracownikami.
   • Jednym z najczęstszych czynników rozpraszających są miejsca niepracujące. Jedno z badań wykazało, że około dwie trzecie pracowników spędza co najmniej trochę czasu każdego dnia na odwiedzaniu takich zasobów. Na szczęście większość przeglądarek umożliwia pobieranie bezpłatnych programów blokujących problematyczne strony internetowe. Poszukaj programu zwiększającego wydajność lub blokującego witryny od firmy, która stworzyła Twoją przeglądarkę. Prawdopodobnie znajdziesz przynajmniej kilka z tych darmowych i skutecznych programów.
   • Innym sposobem, aby nie rozpraszać się w pracy, jest ograniczenie się do rozmów telefonicznych (aby uniknąć niepotrzebnych rozmów) i poproszenie współpracowników, aby nie przychodzili na rozmowę przez minutę lub dwie.
5. 5 Wykorzystaj przerwy, aby uporządkować swoje sprawy osobiste. Jak na ironię, robienie przerw może zwiększyć, a nie zmniejszyć Twoją produktywność w miejscu pracy. Po pierwsze, w ten sposób otrzymujesz odpoczynek, którego potrzebujesz. Bez tego możesz się bardzo zmęczyć i pracować wolniej i mniej wydajnie. Po drugie, podczas przerwy możesz zrobić wszystko, co zwykle odciąga Cię od pracy. Czy kiedykolwiek przyłapałeś się na myśleniu, że musisz zadzwonić do określonej osoby w godzinach pracy? Zrób to podczas przerwy, aby nie rozpraszać się podczas pracy.

Metoda 2 z 3: Opracowywanie skutecznych strategii pracy

1. 1 Podziel duże zadania na mniejsze części. Duże projekty mogą Cię onieśmielać: jeśli są bardzo duże, łatwo je odkładać i tracić czas na mniej ważne prace, dopóki nie będziesz musiał rozpocząć ich realizacji przed upływem terminu. Aby pracować efektywnie, musisz najpierw wykonać najważniejszą pracę, nawet jeśli będzie to niewielka część dużego projektu. Oczywiście nie da ci to wrażenia, że ​​wykonałeś całe zadanie (jak w przypadku małego projektu), ale jest to mądrzejszy sposób na wykorzystanie czasu. Idąc dalej, szybciej wykonasz najważniejsze zadania, jeśli będziesz nad nimi codziennie trochę pracować.
   • Na przykład, jeśli potrzebujesz zrobić dużą prezentację w ciągu jednego miesiąca, ustaw każdego dnia, ile tego projektu zrobisz dzisiaj. Nie będzie to czasochłonne ani odciągające uwagę od reszty Twojej pracy, ale będzie to ważny pierwszy krok, aby reszta procesu była szybsza i łatwiejsza.
2. 2 Ułatw sobie pracę, przydzielając zadania. Jeśli nie jesteś w najniższej pozycji, możesz rozdzielić podobne zadania między swoich podwładnych, aby zaoszczędzić czas. Nie pozwól, aby ktoś inny wykonał pracę, którą tylko Ty umiesz właściwie wykonać. Zamiast tego dawaj podwładnym powtarzalne zadania, które zajmują dużo czasu. Możesz więc wykorzystać swoje umiejętności w ważniejszych zadaniach. Jeśli zlecasz komuś część pracy, monitoruj postępy i wyznacz termin. Zawsze dziękuj pracownikom za pomoc, jeśli poczują, że ich doceniasz, będą ciężko pracować dla Ciebie w przyszłości.
   • Jeśli jesteś stażystą, nowym pracownikiem lub osobą na niskim stanowisku w firmie, możesz również spróbować rozdzielić szczególnie ten sam rodzaj pracy wśród pracowników tego samego szczebla co Ty (oczywiście za ich zgodą i zgoda Twojego przełożonego). Jeśli twoi współpracownicy ci pomagają, pamiętaj, aby odpowiedzieć w naturze.
   • Jeśli masz dobre relacje z szefem, może on być w stanie zlecić komuś część twojej pracy.
3. 3 Efektywnie organizuj swoje spotkania. Jest powód, dla którego nikt ich nie lubi: według badania z 2012 r. prawie połowa wszystkich respondentów uważa, że ​​spotkania to największa strata czasu w pracy; więcej niż nawet odwiedzanie niepotrzebnych witryn. Spotkania mogą być potrzebne do omówienia i ustalenia celów. Jeśli jednak spotkania są słabo przemyślane, często mogą być uciążliwą stratą godzin (a czasem dni) bez podjęcia ważnej decyzji. Oto kilka wskazówek, jak sprawić, by spotkania były jak najbardziej efektywne:
   • Ustal plan przed każdym spotkaniem, aby jak najlepiej wykorzystać przydzielony czas. Przydziel, ile czasu jest przeznaczone na omówienie konkretnych kwestii. Staraj się trzymać harmonogramu tak ściśle, jak to możliwe: jeśli masz inne pytania, radzimy omówić je później osobiście.
   • Zaproś jak najmniej osób na spotkania. Ograniczenie liczby osób uczestniczących w spotkaniu do minimum ograniczy możliwość odchyleń od tematu. Pracownicy, którzy nie muszą uczestniczyć w spotkaniu, będą w tym czasie nadal pracować na swoim miejscu.
   • Prezentacje slajdów powinny być jak najkrótsze. Skuteczność prezentacji slajdów (PowerPoint itp.) podczas spotkania budzi duże kontrowersje. Można śmiało powiedzieć, że jeśli podczas prezentacji używasz slajdów, staraj się, aby były one jak najkrótsze i zawierały jak najwięcej informacji. Umieść na slajdach obrazy i informacje, których nie można przekazać ustnie, zamiast całej zawartości prezentacji.
   • Na koniec główna zasada: określ, jakie pytanie chcesz rozwiązać. Zrób to przed spotkaniem i jak najszybciej podejmij decyzję.
4. 4 Unikaj konfliktów. Niestety w miejscu pracy może pojawić się wiele stresujących sytuacji. Jeśli czujesz, że zaraz się załamiesz, natychmiast stłumij wrogość. Być może ty, osoba, z którą walczysz, lub obaj, powinniście szczerze przeprosić. Lepiej zrób to wcześniej niż później. Jeśli pozwolisz, aby kilka walk przerodziło się w kłótnie, twoje przyszłe wyniki ucierpią, ponieważ będziesz tracić czas, próbując nie wpaść na tę osobę w miejscu pracy. Ale co ważniejsze, sprawi to, że poczujesz się gorzej, więc nie pozwól, aby konflikty w pracy odcisnęły piętno na Twojej produktywności i nastroju!
   • Nie bój się skontaktować się ze specjalistą od rozwiązywania sporów i sytuacji konfliktowych. Przedsiębiorcy wiedzą, że konflikty i nieprzyjemne sytuacje mogą przeszkadzać w normalnej pracy, dlatego wielu zatrudnia specjalistów, którzy są odpowiedzialni za rozwiązywanie konfliktów w pracy. Skontaktuj się z zespołem HR, jeśli jesteś zły, zdenerwowany lub boisz się współpracownika.
   • Kiedy twój konflikt zostanie rozwiązany, nie musisz przyjaźnić się z pracownikiem, z którym się pokłóciłeś - wystarczy spokojnie kontynuować z nim współpracę. Bądź uprzejmy i taktowny w swoim miejscu pracy, nawet wobec osób, których nie lubisz.

Metoda 3 z 3: Zmiany stylu życia

1. 1 Zarezerwuj wystarczająco dużo czasu na odpoczynek. Zmęczenie nigdy nie poprawiało jakości czyjejś pracy; może spowolnić tempo Twojej pracy, zmniejszyć zdolność do pracy, a jeśli nie będziesz się wyspać, może to wpłynąć na Ciebie podczas ważnych spotkań. Ponadto regularny brak snu prowadzi do wielu problemów zdrowotnych. Unikaj zasypiania przy biurku, a następnie opuszczania pracy z powodu złego samopoczucia. 7-8 godzin zdrowego snu będzie dla Ciebie najlepszym lekarstwem.
   • W najlepszym razie letarg w miejscu pracy jest drobnym problemem. W najgorszym przypadku może to być bardzo niebezpieczne. Jeśli w Twojej pracy zagrożone jest bezpieczeństwo ludzi (na przykład pracujesz jako kontroler ruchu lotniczego lub kierowca ciężarówki), zdrowy i odpowiedni sen jest dla Ciebie niezwykle ważny.
2. 2 Uprawiaj sport. Naukowcy udowodnili, że ćwiczenia fizyczne poprawiają nastrój i wydajność w miejscu pracy. Dotyczy to zwłaszcza pracowników biurowych. Jeśli większość dnia spędzasz siedząc przy komputerze, staraj się codziennie poświęcać trochę uwagi aktywności fizycznej. Ułatwi Ci to nie tylko siedzenie w pracy, ale także lepsze samopoczucie, większą energię i większą motywację do pracy.
   • Jeśli zaczynasz ćwiczyć po raz pierwszy, spróbuj połączyć umiarkowane cardio z treningiem siłowym.
3. 3 Być w dobrym nastroju. Jeśli próbujesz poprawić swoją wydajność w pracy, możesz poważnie potraktować swoje życie zawodowe. W wielu przypadkach jest to zła myśl: możesz w krótkim czasie poprawić wydajność, ale jeśli zawsze ograniczasz się do przyjemności w pracy, łatwo się wyczerpiesz, prowadząc do letargu, stresu i braku motywacji. Staraj się być w dobrym nastroju: jeśli dobrze czujesz się w pracy, masz większą motywację i aspiracje. Rób małe rzeczy, które poprawią Twój nastrój i zachowają produktywność: słuchaj muzyki na słuchawkach, rozgrzej się lub zabierz laptopa do pokoju socjalnego, aby uzyskać ciszę i spokój.
   • Wykorzystaj maksymalnie czas przerwy: ciesz się możliwością dobrego jedzenia, rozmowy i śmiechu ze znajomymi z pracy.
   • Nie przesadzaj z kawą. Może być fantastycznym lekarstwem w dni, kiedy czujesz się ekstremalnie wyczerpany, ale jeśli będziesz go pić codziennie, uzależnisz się od niego i nic Ci to nie da.
4. 4 Stwórz dla siebie zachęty. Łatwiej jest efektywnie pracować, gdy masz dobry powód. Jeśli pewnego dnia trudno ci zmusić się do pracy, pomyśl o głównych powodach, które skłoniły cię do tej pracy: celach życiowych, marzeniach lub samorealizacji. Postaraj się myśleć o swojej pracy jako o środku do ostatecznego celu – idealnego stylu życia. Jeśli kochasz swoją pracę, zastanów się, jakie uczucie daje ci ona praca: czy masz poczucie zadowolenia z wyników, osiągnięć, z wykonania zadania?
   • Pomyśl o dobrych rzeczach, które masz ze swojej pracy. Być może masz dom, mieszkanie lub samochód, który kupiłeś za zarobione pieniądze, a może praca pozwala ci opłacić edukację dzieci lub masz inne przywileje.
   • Pomyśl o konsekwencjach, jeśli nie pracujesz. Z jakich rzeczy będziesz musiał zrezygnować, jeśli stracisz źródło dochodu? Jak to wpłynie na twoją rodzinę lub innych bliskich?
5. 5 Nagradzaj siebie. Jeśli z powodzeniem poprawiłeś swoją produktywność, świętuj: zasługujesz na to. Nie jest łatwo przełamać złe nawyki i rozwijać dobre, więc nagradzaj się za ciężką pracę.Wypij drinka po pracy w piątek, idź do klubu z przyjaciółmi lub po prostu połóż się w łóżku z książką. Rób to, co sprawia Ci radość po tygodniu pracy. Nagradzając siebie, zwiększasz poczucie swoich osiągnięć, co jest ważnym elementem motywacji.
   • Nagroda nie musi być duża ani wielka. To też nie musi być drogie. Najlepsze są nagrody od skromnych do umiarkowanych. Zachowaj swojego Rolexa na specjalną okazję.

Porady

• Wykonuj bardziej złożone projekty od razu, zamiast zostawiać je na później. W ten sposób nie będziesz próbował ich omijać i czekać w napięciu na ich kolej. Wykonując najpierw taki projekt, najprawdopodobniej będziesz szczęśliwy i będziesz mógł zakończyć dzień pozytywnie, wykonując przyjemniejsze lub mniej stresujące projekty.