Zawartość

• Kroki
• Ostrzeżenia

Ogólnie rzecz biorąc, wiadomości e-mail zawierają tylko zwykły tekst (ASCII), podczas gdy dokumenty programu Word mogą zawierać dużo sformatowanego tekstu. Nie ma możliwości całkowitego zachowania formatowania dokumentu Word podczas kopiowania go do treści wiadomości e-mail. Istnieje jednak kilka opcji, w zależności od twoich celów.

Kroki

1. 1 Dołącz dokument Word do wiadomości e-mail jako załącznik, a nie w treści wiadomości e-mail. Jednak niektóre osoby, które otrzymają wiadomość e-mail, mogą nie mieć edytora Word, a zatem mogą nie być w stanie łatwo odczytać dokumentu. Ponadto, ze względu na różnice między komputerami użytkowników, niektóre dokumenty mogą się nieznacznie różnić.
2. 2 Zapisz dokument w formacie Rich Text Format (RTF) w programie Word, a następnie dołącz dokument do wiadomości e-mail. WordPad, oprogramowanie, które jest dostarczane bezpłatnie z systemem Windows, i prawie wszystkie edytory tekstu mogą czytać pliki RTF. Pliki RTF zachowują większość (ale nie wszystkie) formatowania w dokumentach programu Word.
3. 3 Jeśli posiadasz pełną wersję programu Adobe Acrobat lub znasz inny sposób tworzenia pliku PDF, możesz wyeksportować dokument Word jako plik PDF, a następnie dołączyć go. Oprogramowanie Adobe Acrobat Reader jest bezpłatne i większość użytkowników ma je już zainstalowane na swoich komputerach. Plik PDF będzie wyglądał tak samo jak plik Word, ale nie można go łatwo edytować.Możesz także użyć darmowego produktu o nazwie PDF Creator (pod adresem http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) do tworzenia plików PDF.
4. 4 Wiele klientów poczty e-mail umożliwia dodawanie formatowania do wiadomości e-mail. Ta funkcja, zwana różnie „tekstem sformatowanym” lub „pocztą html”, jest dostępna na różne sposoby w zależności od klienta poczty e-mail. W rzeczywistości wysyła wiadomości e-mail w formacie HTML (takim jak strona internetowa), który jest nieco bardziej restrykcyjny niż opisany powyżej format RTF. Często wygodniej jest umieścić tekst w treści wiadomości e-mail niż w załączniku. Ale nie wszystkie osoby otrzymujące e-maile mogą odbierać pocztę w formacie HTML.
5. 5 Wklej dokument Word bezpośrednio do poczty jako tekst, ale najpierw podejmij pewne środki ostrożności. Używaj jak najmniej formatowania. Zmień „inteligentne cytaty”.

Ostrzeżenia

• Nie załączaj dokumentów jako dokumentów programu Word, chyba że jest to absolutnie konieczne. Zwykle wystarczy dołączyć tylko bardzo długie dokumenty. Cała reszta może być określona w postaci zwykłego tekstu w treści wiadomości. Jeśli naprawdę chcesz, aby odbiorca zobaczył dokument dokładnie tak, jak pojawia się na ekranie, dowiedz się, jak utworzyć plik PDF. Jeśli musi dokonać obszernych zmian, dołącz dokument Word lub plik RTF.