Zawartość

• Kroki
• Metoda 1 z 1: Ustalanie agendy
• Porady
• Ostrzeżenia

Agenda to szczegółowa lista tematów, które zostaną poruszone na spotkaniu lub spotkaniu. Jest to integralna część planowania i prowadzenia spotkań, ponieważ opisuje cel spotkania i poruszane kwestie, wymienia prelegentów oraz ustala czas, w którym każda kwestia powinna zostać rozpatrzona. Jeśli chcesz umówić się na spotkanie, zbierz wszystkie potrzebne informacje i ułóż je w uporządkowany sposób w agendzie. Poniższe wskazówki pomogą Ci to zrobić dobrze.

Kroki

Metoda 1 z 1: Ustalanie agendy

1. 1 Powiadom z wyprzedzeniem wszystkich uczestników o spotkaniu.
   • Możesz wysyłać im e-maile lub rozpowszechniać powiadomienia o usługach w formie drukowanej.
   • Podaj datę, godzinę, miejsce i cel spotkania.
   • Zapytaj odbiorców o odpowiedź. Poinformuj ich, że każdy, kto przyjmuje zaproszenia, musi pojawić się na spotkaniu.
2. 2 Poproś każdego uczestnika o poinformowanie z wyprzedzeniem, jaki problem zamierza poruszyć na spotkaniu.
   • Poproś każdego współpracownika, aby opisał istotę i szczegóły problemu, który chce poruszyć na spotkaniu, abyś mógł poprawnie i dokładnie umieścić go w porządku obrad.
   • Określ, ile czasu zajmie uczestnikowi rozważenie pytania.
3. 3 Wymień wszystkie punkty w porządku obrad.
   • Zrób tabelę z trzema kolumnami z nagłówkami „Punkt agendy”, „Prezent” i „Czas na dyskusję”.
   • Wymień rozważane kwestie w kolejności ich pojawienia się, istotności lub ważności.
   • Napisz krótki opis każdego tematu podanego przez każdego prezentera.
   • W tytule podaj szczegóły spotkania – datę, godzinę i miejsce, cel i czas trwania.
4. 4 Sprawdź, czy każdy prezenter zgadza się z jego linią wypowiedzi i czasem przeznaczonym na jego pytanie.
5. 5 W razie potrzeby popraw porządek obrad.
6. 6 Wyślij kopie zatwierdzonego programu do wszystkich uczestników spotkania. Zrób to z wyprzedzeniem, aby mogli przejrzeć treść i przygotować się do spotkania. Dwa dni powinny wystarczyć.

Porady

• Jeśli otrzymasz prośbę o umieszczenie w porządku obrad punktu, który nie jest związany z tematem spotkania, zaproś prezentera do rozważenia sprawy na następnym spotkaniu.

Ostrzeżenia

• Przydziel każdemu prezenterowi wystarczającą ilość czasu na przedstawienie swojego tematu. Uważaj na swoich potencjalnych klientów i nie staraj się zawrzeć zbyt wielu informacji na jednym spotkaniu. Pamiętaj, że uczestnicy mogą mieć pytania lub chcieć omówić dodatkowe tematy.