Zawartość

• Kroki
• Porady
• Ostrzeżenia

Dla prawidłowej organizacji pracy w biurze bardzo ważne jest posiadanie efektywnego systemu księgowania i przechowywania dokumentów. Niezależnie od liczby osób, które mają dostęp do dokumentów, system powinien być zorganizowany w taki sposób, aby każdy mógł znaleźć wymagany dokument. Jeśli system do ewidencjonowania i przechowywania dokumentów jest trudny w obsłudze, to wszystkie dokumenty zaczniesz zostawiać pod ręką w obawie, że zgubisz je w szafie na akta, w wyniku czego Twoje biurko będzie zaśmiecone stosami papierów.

Kroki

1. 1 Wybierz system archiwizacji. Cokolwiek to jest, przede wszystkim musi być logiczne, abyś znał dokładną lokalizację każdego dokumentu. Możliwe rozwiązania:
   • Alfabetyczny. Ten system działa najlepiej, jeśli większość dokumentów zawiera nazwiska klientów, pacjentów lub klientów.
   • Temat lub kategorie: Większość systemów jest zorganizowana według tematów lub kategorii, działają świetnie, gdy są właściwie zorganizowane, ale bardzo mylące, gdy nie są odpowiednio zorganizowane.
   • Numerowane / chronologiczne. Ten system najlepiej sprawdza się w przypadku dokumentów numerowanych lub datowanych, takich jak zamówienia lub recepty.
2. 2 Używaj wiszących teczek w szafkach na dokumenty. Teczki wiszące są nieusuwalne, pełnią funkcję uchwytów na koperty, które wyjmiesz z pudełek.
3. 3 Organizuj dokumenty w stosy w kategorie. Jeśli stos ma więcej niż 5 cm wysokości, podziel go na podkategorie. Jeśli stos jest za niski, połącz go z innym stosem i zmień nazwę. Nazwy stosów powinny pozwolić Ci łatwo określić, do którego z nich chcesz wysłać konkretny dokument.
4. 4 Umieść każdy stos w papierowej kopercie i wyraźnie oznacz. Aby nadać dokumentom bardziej przejrzysty wygląd, najlepiej jest używać wyśrodkowanych folderów z zakładkami, a nie rozłożonych naprzemiennie.
5. 5 Umieść koperty w wiszących teczkach. W przypadku większości dokumentów sprawdzą się zwykłe wiszące teczki, ale w przypadku grubych lub podkategorii dokumentów użyj teczek z płaskim dnem. Możesz ułożyć foldery w dowolnej kolejności, ale zwykle używa się do tego systemu alfabetycznego.
6. 6 Oznacz wiszące foldery tymi samymi nazwami, co koperty. Umieść wszystkie plastikowe zakładki po lewej stronie teczki, jeśli nie używasz pionowej szafki na dokumenty. W tym drugim przypadku, gdy foldery od lewej do prawej w otwartej szufladzie, a nie od przodu do tyłu, umieść zakładki po prawej stronie.
7. 7 Zapasowe teczki i koperty należy złożyć w pobliżu szafki na akta, aby zawsze móc szybko dodać teczkę, gdy masz w rękach dokument, który nie należy do istniejących teczek. Nie używaj folderów, które są zbyt grube lub cienkie. Pamiętaj o zmianie nazw folderów podczas porządkowania dokumentów.
8. 8 Pod koniec roku usuń wszystkie teczki, oznacz nowe teczki papierowe tymi samymi nazwami kategorii i umieść je w szafkach na dokumenty. Przejrzyj stare foldery, aby przenieść niektóre potrzebne dokumenty do bieżących folderów, a resztę wyślij do archiwum.

Porady

• Możesz chcieć oznaczyć foldery kolorami, drukując kolorowe znaczniki na swoim komputerze, aby Twoja szafka na dokumenty wyglądała bardziej imponująco. Ale kiedy musisz wprowadzić zmiany, na przykład dodać jeden folder, możesz się denerwować, gdy stwierdzisz, że zabrakło Ci folderów o odpowiednim kolorze i musisz ręcznie podpisać folder. Najbezpieczniejszą rzeczą jest prostota.

Ostrzeżenia

• Nigdy nie twórz stosu o nazwie „Różne”, w przeciwnym razie nigdy nie będziesz kategoryzować tych dokumentów.
• Po zorganizowaniu segregatora zachowaj porządek w szafce na dokumenty. Każdego dnia poświęć trochę czasu na sortowanie i usuwanie dokumentów z biurka. Oprzyj się pokusie umieszczenia głębokiego koszyka na dokumenty na szafce na dokumenty, w przeciwnym razie zapełnisz go i skończysz z bałaganem w magazynie.