Zawartość

• Do kroku
• Metoda 1 z 1: Pisanie własnego komunikatu prasowego
• Porady
• Ostrzeżenia

Notatka prasowa to pisemna wiadomość dla mediów. Komunikat prasowy może ogłaszać różne wiadomości, takie jak wydarzenia, promocje, nagrody, nowe produkty i usługi, roczne dane liczbowe itp. Komunikat prasowy może spowodować pojawienie się artykułu w gazecie lub magazynie. Dziennikarze są bardziej skłonni pracować nad historią, jeśli otrzymali informację prasową. Jest to fundamentalna część Twojego PR, każdy może skorzystać z informacji prasowej, jeśli chcesz użyć odpowiedniej struktury i formatowania. Pokażemy Ci, jak to zrobić.

Do kroku

Metoda 1 z 1: Pisanie własnego komunikatu prasowego

1. Napisz nagłówek. Nagłówek powinien być krótki, jasny i na temat: ultrakompaktowa wersja tego, o czym jest komunikat prasowy. Wielu specjalistów od PR radzi, aby nie pisać nagłówka do końca, po napisaniu reszty informacji prasowej. Jeśli zastosujesz się do tej rady, przeczytaj najpierw dalej, a po zakończeniu wróć do nagłówka.
   • wikiHow jest powszechnie uznawane za najbardziej wiarygodne źródło informacji. Czy widzisz, jak to działa? Teraz chcesz wiedzieć więcej! Nagłówki prasowe powinny zawsze zawierać coś chwytliwego, co przyciągnie uwagę dziennikarza lub redaktora, tak jak nagłówek ma „przyciągnąć” czytelników. Nagłówek może opisywać to, co osiągnęła Twoja firma, ostatnie wydarzenie o określonej wartości informacyjnej lub nowy produkt lub usługę.
   • Nagłówki są wytłuszczone Pogrubiony nagłówek ma zwykle również większy rozmiar czcionki niż treść. Tradycyjnie nagłówki informacji prasowych są pisane w czasie teraźniejszym, nie zawierają artykułów i pomijają czasownik „być” w niektórych kontekstach.
   • Pierwsze słowo zawsze pisane wielką literą. Dotyczy to również niektórych rzeczowników. Większość słów w nagłówku ma małe litery, ale w niektórych przypadkach stylizowana „mała” czcionka może nadać charakter i wygląd przypominający wiadomości.
   • Wyodrębnij ważne słowa kluczowe. Najprostszą metodą utworzenia nagłówka komunikatu prasowego jest wyodrębnienie najważniejszych słów kluczowych z komunikatu prasowego. Spróbuj zbudować logiczne stwierdzenie za pomocą tych słów kluczowych, które natychmiast przyciągną uwagę. Zastosowanie słów kluczowych daje lepszą widoczność w wyszukiwarkach, dodatkowo słowa kluczowe ułatwiają dziennikarzom i innym czytelnikom natychmiastowe zrozumienie treści komunikatu prasowego.
2. Wpisz treść. Komunikat prasowy powinien być napisany tak, jak chciałbyś go zobaczyć w artykule prasowym. Pamiętaj, większość dziennikarzy jest bardzo zajęta i nie ma czasu na dokładne zbadanie każdego ogłoszenia Twojej firmy, więc wiele z tego, co napiszesz w komunikacie prasowym, zostanie po prostu skopiowane przez dziennikarza. Więc umieść dokładnie to, co chcesz, aby opublikowali w tekście podstawowym.
   • Zacznij od daty i miasta, z którego pochodzi informacja prasowa. Miasto można ewentualnie pominąć, na przykład jeśli komunikat prasowy jest napisany w Rotterdamie, a wiadomość dotyczy lokalnego oddziału w Amsterdamie.
   • Pierwsze zdanie lub „lead” powinno natychmiast przykuć uwagę czytelnika i zwięźle opowiedzieć o tym, co się dzieje. Na przykład, jeśli nagłówek brzmi: „Wydawca Zeus publikuje nową powieść wojenną”, to pierwsze zdanie mogłoby brzmieć: „Wydawca Zeus B.V. dziś publikuje swoją pierwszą powieść wojenną, napisaną przez znanego pisarza Ercee Kaa. ”Tytuł rozszerza nagłówek, podając nieco więcej szczegółów i służy zapoznaniu czytelnika z historią. Następne zdanie lub następne dwa zdania są z kolei przedłużeniem pierwszego zdania.
   • Treść komunikatu prasowego musi być zwarta. Nie używaj zbyt długich zdań ani akapitów. Unikaj powtarzania i częstego używania żargonu wesołego lub hipisowskiego. Dąż do prostoty, bez jednego słowa za dużo.
   • Pierwszy akapit (od dwóch do trzech zdań) to podsumowanie komunikatu prasowego, jedyne, co dodajesz, to rozwinięcie. W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie ani dziennikarze, ani inni czytelnicy nie przeczytają komunikatu prasowego, jeśli początek artykułu nie wzbudzi od razu zainteresowania.
   • Korzystaj z faktów - wydarzeń, produktów, usług, ludzi, celów, celów, planów, projektów. Maksymalnie wykorzystuj konkretne fakty. Prostym sposobem na napisanie skutecznego komunikatu prasowego jest sporządzenie listy wyjaśnień: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak.
3. Wyraźnie komunikuj „5 W” (i H). Kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego - i jak - mówi czytelnikom wszystko, co powinni wiedzieć. Rozważ tę listę kontrolną w kontekście poniższych punktów, korzystając z powyższego przykładu.
   • • O kim to jest? Wydawca Zeus.
     • Jakie są faktyczne wiadomości? Wydawca Zeus wydaje książkę.
     • Kiedy to się stanie? Jutro.
     • Gdzie to się dzieje? Jutro na wszystkich głównych rynkach.
     • Dlaczego są to wiadomości? Został napisany przez znanego pisarza Ercee Kaa.
     • Jak to się stało? Głównym wydarzeniem jest sesja podpisów w Amsterdamie, a następnie wycieczka po Randstad.
   • Gdy masz już podstawy, możesz wypełnić luki informacjami o ludziach, produktach, datach i innych sprawach związanych z wiadomościami.
     • Jeśli Twoja firma nie jest głównym tematem wiadomości, ale źródłem informacji prasowej, wyjaśnij to w treści.
   • Pisz krótko i słodko. Komunikat prasowy nie powinien nigdy przekraczać trzech stron. Jeśli wysyłasz wydruk papierowy, tekst musi mieć podwójne odstępy między wierszami.
   • Im większa wartość informacyjna Twojego komunikatu prasowego, tym większa szansa, że ​​artykuł zostanie wybrany przez dziennikarza do użytku. Dowiedz się, co oznacza „wartość wiadomości” dla określonej grupy docelowej i wykorzystaj tę wiedzę, aby zachęcić dziennikarza.
4. Dodaj informacje o firmie. Jeśli dziennikarz wybierze informację prasową do artykułu, zawsze wspomina o firmie w artykule. Dziennikarze mogą wtedy znaleźć informacje o firmie w tej sekcji.
   • Tytuł tej sekcji powinien brzmieć --- O FIRMIE_XYZ.
   • Po tytule użyj jednego lub dwóch akapitów po 5 lub 6 zdań, aby opisać swoją firmę. Tekst powinien opisywać firmę, podstawową działalność i politykę firmy. Wiele firm ma już profesjonalnie napisane broszury, prezentacje, biznesplany itp. Tekst wprowadzający można skopiować tutaj.
   • Link do Twojej witryny na końcu tej sekcji. Link musi być dokładnym i kompletnym adresem URL, a więc nie może być skracany, ponieważ po wydrukowaniu strony łącze musi być nadal kompletne. Na przykład: http://www.website_van_your_company.com, a nie Kliknij tutaj aby przejść do witryny internetowej.
   • Jeśli Twoja firma ma w serwisie osobną stronę z mediami, w tym miejscu powinieneś umieścić link do niej. Strona dla mediów zawiera wszystkie dane kontaktowe i wszystko dla prasy.
5. Zapewnij wsparcie. Podaj dodatkowe linki informacyjne w celu wsparcia komunikatu prasowego.
6. Dodaj informacje kontaktowe. Jeśli Twoja informacja prasowa ma naprawdę wysoką wartość informacyjną, dziennikarze mogą chcieć uzyskać więcej informacji lub mogą chcieć przeprowadzić wywiady z odpowiednimi osobami.
   • Jeśli nie masz nic przeciwko temu, że media mogą kontaktować się bezpośrednio z Twoimi ludźmi, możesz umieścić ich dane w samym komunikacie prasowym. Na przykład w przypadku komunikatu prasowego dotyczącego innowacji można dodać dane kontaktowe zespołu badawczego.
   • W przeciwnym razie w sekcji „Kontakt” należy podać dane działu mediów lub PR. Jeśli nie masz osobnego zespołu na to stanowisko, dobrze jest wyznaczyć osobę, która może obsadzić to stanowisko jako łącznik między mediami a Twoimi ludźmi.
   • Dane kontaktowe należy kierować do tego konkretnego komunikatu prasowego. Dane muszą w każdym przypadku zawierać:
     • Oficjalna nazwa firmy
     • Oficjalna nazwa działu mediów i osoby kontaktowej
     • Adres pocztowy
     • Numery telefonu i faksu z prawidłowymi kodami krajów i miast.
     • numer komórkowy (opcjonalnie)
     • Czasy dostępności
     • Adresy e-mailowe
     • Adres strony internetowej.
7. Jeśli to możliwe, podaj link do wersji online tego samego komunikatu prasowego. Powszechne jest prowadzenie dziennika wszystkich komunikatów prasowych publikowanych na Twojej stronie internetowej. Ułatwia to utworzenie takiego linku i od razu masz rejestrację do celów archiwalnych.
8. Wskaż koniec komunikatu prasowego trzema znakami krzyżyka (###) pośrodku bezpośrednio pod ostatnim zdaniem wiadomości. To norma dziennikarska.

Porady

• Wyślij informację prasową e-mailem i używaj niewielkiego formatowania. Duże litery i dużo kolorów tylko odwracają uwagę od wiadomości. Umieść informację prasową w treści wiadomości e-mail, a nie w załączniku. Jeśli musisz użyć załącznika, użyj zwykłego tekstu lub pliku w formacie RTF. Dokumenty Word są zwykle akceptowane, ale zapisz je jako.doc, nie.docx (jeśli używasz najnowszej wersji). Szczególnie gazety musiały ostatnio ciąć i często nie używają najnowszej wersji programu Word. Używaj plików PDF tylko wtedy, gdy wysyłasz cały zestaw prasowy z wieloma ilustracjami. I nie wpisuj komunikatu prasowego na papeterii, a następnie skanuj go i wysyłaj pocztą e-mail w formacie jpeg - strata czasu i czasu redaktora. Wpisz informację prasową bezpośrednio do wiadomości e-mail.
• Użyj nagłówka jako tematu wiadomości e-mail. Jeśli wymyśliłeś już chwytliwy nagłówek, Twoja wiadomość będzie wyróżniać się w skrzynce odbiorczej redaktora.
• Upewnij się, że każda wiadomość jest skierowana do konkretnej firmy medialnej i wyślij ją do redakcji zajmującej się tymi sprawami. Zwykle można znaleźć te informacje na ich stronie internetowej. Rozesłanie identycznego komunikatu prasowego do wielu firm medialnych lub wielu redaktorów w jednej firmie to znak, że bierzesz to na luzie, zamiast kierować się na konkretny rynek.
• Przeszukaj istniejące komunikaty prasowe w Internecie, aby poznać ton, język, strukturę i format komunikatu prasowego
• Nie trać czasu na nagłówek przed zakończeniem całej informacji prasowej. Nagłówek w gazecie lub czasopiśmie zostanie ostatecznie napisany przez redaktora, ale zawsze dobrze jest wymyślić chwytliwy tytuł lub nagłówek komunikatu prasowego. Ten nagłówek może być Twoją jedyną szansą. Pisz zwięźle i rzeczowo. Ale jeśli spróbujesz napisać nagłówek artykułu, tracisz czas. Nie wiesz dokładnie, co powiesz ty lub osoba, z którą rozmawiasz. Po skończeniu pierwszej wersji komunikatu prasowego możesz zdecydować się edytować pierwsze zdanie - lub nie. W tym momencie, a nie wcześniej, możesz zacząć myśleć o nagłówku.
• Jeśli informacja prasowa jest przeznaczona do natychmiastowej publikacji, można umieścić napis „DO NATYCHMIASTOWEJ PUBLIKACJI” drukowanymi literami nad nagłówkiem. Jeśli jest nałożone embargo, napisz „EMBARGO TOT ...” i podaj datę, w której chcesz rozpowszechniać artykuł. W przypadku komunikatu prasowego bez daty publikacji przyjmuje się, że dopuszcza się natychmiastową publikację.
• Podaj nazwę firmy w nagłówku, w każdym podtytule i w treści pierwszego akapitu, aby umożliwić wyszukiwanie przez wyszukiwarki. Jeśli wysyłasz wersję papierową, możesz skorzystać z firmowej papeterii.
• Moment publikacji informacji prasowej jest bardzo ważny. Muszą być aktualne i aktualne, niezbyt stare i niezbyt odległe w przyszłość.
• Rozmowa telefoniczna może zapewnić, że informacja prasowa zostanie rzeczywiście opublikowana.
• W komunikacie prasowym umieść „wezwanie do działania”. Jest to informacja o tym, co chcesz, aby czytelnik zrobił z treścią wiadomości. Na przykład, czy chcesz, aby czytelnicy kupili produkt? W takim przypadku musisz podać, gdzie produkt jest dostępny. Czy chcesz, aby czytelnik odwiedził Twoją stronę internetową, aby wziąć udział w konkursie lub dowiedzieć się więcej o Twojej firmie? W takim przypadku musisz podać adres internetowy lub numer telefonu.

Ostrzeżenia

• Nie podawaj danych kontaktowych osób trzecich bez ich zgody. Ponadto muszą być dostępni w zwykłych godzinach w dniach następujących po publikacji komunikatu prasowego.
• Należy pamiętać, że wielu redaktorów jest przepracowanych, a wielu redaktorów jest podstępnych. Jeśli im to ułatwisz, z większym prawdopodobieństwem coś z tym zrobią. Jeśli Twoja informacja prasowa już przypomina sposób, w jaki redaktor ostatecznie opublikuje artykuł, może zostać opublikowany w niemal niezmienionej postaci. Ale jeśli wypełnisz go wełnianą reklamą lub jeśli nie będziesz postępować zgodnie z zieloną książką, redaktor zacznie wszystko zmieniać. Wszyscy twierdzą, że są najlepsi, więc nie trać czasu redaktora. Właściwe miejsce na umieszczenie opisu to sekcja informacji biznesowych w komunikacie prasowym. Ale zawsze staraj się, aby były dokładne i zgodne z faktami.
• Zawsze używaj cytatu - najlepiej od najważniejszej osoby zajmującej się tematem informacji prasowej. Nie musi to być faktyczny cytat, ale powinien być w pewnym stopniu wiarygodny. W każdym razie ważne jest, aby sprawdzić, czy dana osoba zgadza się z tym, co jest włożone do jej ust. Cytat pozwala zajętemu dziennikarzowi przygotować cały artykuł bez konieczności przeprowadzania dodatkowego wywiadu.
• Komunikaty prasowe powinny być jak najbardziej pozytywne. Unikaj zwrotów typu „po rezygnacji poprzedniego przewodniczącego” lub „po okresie ciszy”. Dziennikarz może zdecydować się na zbadanie tych spraw, zamiast po prostu pisać o tym, co mówi komunikat prasowy. Może to spowodować, że artykuł będzie dla Ciebie niezadowalający, nawet jeśli ze zwolnieniem nie było nic złego (być może przewodniczący był chory).
• Kiedy wysyłasz informację prasową pocztą elektroniczną: temat nigdy nie powinien brzmieć „informacja prasowa”. Wtedy nie będziesz się wyróżniać. Zwróć uwagę redaktora, używając chwytliwego nagłówka jako tematu e-maila, na przykład „Haas B.V. wygrywa przetarg na linię dużych prędkości ”.