Zawartość

• Do kroku
• Część 1 z 3: Konfiguracja SOP
• Część 2 z 3: Pisanie SOP
• Część 3 z 3: Zapewnienie sukcesu i precyzji
• Porady

Standardowa procedura operacyjna (SOP) zawiera informacje o tym, jak wykonać zadanie krok po kroku. Istniejący SOP wymaga jedynie modyfikacji i aktualizacji, ale możesz również znaleźć się w sytuacji, w której musisz go całkowicie skonfigurować.

Do kroku

Część 1 z 3: Konfiguracja SOP

1. Wybierz format. Nie ma dobrego i złego sposobu na napisanie SOP. Ale Twoja firma prawdopodobnie ma już kilka SOP, które możesz przejrzeć, aby zorientować się w pożądanej konfiguracji. Użyj istniejących SOP - jeśli istnieją - jako przykładu. Jeśli ich nie ma, masz kilka opcji:
   • Konfiguracja w prostych krokach. Jest to dobre w przypadku rutynowych procedur, które są krótkie, dają niewiele możliwych wyników i są dość konkretne. W rzeczywistości, poza niezbędną dokumentacją i środkami ostrożności, jest to nic innego jak lista punktów, w których czytelnik prostymi zdaniami mówi, co ma robić.
   • Konfiguracja z krokami hierarchicznymi. Działa to dobrze w przypadku dłuższych procedur - składających się z więcej niż dziesięciu kroków, wymagających podjęcia decyzji, wyjaśnienia i wyjaśnienia terminologii. Zwykle jest to lista głównych kroków i ich podetapów w określonej kolejności.
   • Konfiguracja z diagramami blokowymi. Jeśli procedura bardziej przypomina mapę z wieloma różnymi możliwymi wynikami, najlepszym rozwiązaniem jest schemat blokowy. Powinieneś wybrać tę konfigurację, gdy nie można poprawnie przewidzieć wyników.
2. Pomyśl o swoich odbiorcach. Przed napisaniem SOP należy rozważyć trzy ważne kwestie:
   • Co wiedzą już Twoi odbiorcy? Czy Twoja opinia publiczna zna organizację i jej procedury? Czy znają terminologię? Język, którego używasz, powinien odpowiadać wiedzy i wkładowi czytelnika.
   • Umiejętności językowe Twoich odbiorców. Czy to możliwe, że są ludzie, którzy nie mówią w Twoim języku, jeśli czytają SOP „”? Jeśli tak, dobrym pomysłem jest dołączenie obrazów z podpisami i diagramami.
   • Wielkość Twojej publiczności. Jeśli twoja SOP jest czytana przez wiele osób (w różnych rolach) w tym samym czasie, musisz ustawić dokument jako dialog w sztuce: użytkownik 1 coś robi, potem użytkownik 2 i tak dalej. W ten sposób każdy użytkownik może zobaczyć, jak jest trybikiem w sprawnie działającej maszynie.
3. Pomyśl o „swojej” wiedzy. Najważniejsze jest to: czy jesteś właściwą osobą, aby to zapisać? Czy rozumiesz, o co chodzi? Jak to mogło się nie udać? Jak to powinno być bezpieczne? Jeśli nie, lepiej przekaż pracę komuś innemu. Słabo napisana - lub, co gorsza, niepoprawnie napisana - SOP nie tylko prowadzi do obniżenia produktywności i błędów organizacyjnych, ale może również być niebezpieczna i wpłynąć na wszystko, od zespołu po środowisko. Krótko mówiąc, nie jest to ryzyko, które chcesz podjąć.
   • Jeśli jest to projekt, do którego wykonania czujesz się zobowiązany, nie bój się prosić o pomoc tych, którzy na co dzień zajmują się zabiegiem. Prowadzenie wywiadów jest wspólną częścią procesu tworzenia SPO.
4. Wybierz między krótkim lub długim SOP. Jeśli piszesz lub aktualizujesz SOP dla grupy osób, które są zaznajomione z protokołem, terminologią itp. I potrzebujesz tylko krótkiej i zwięzłej SOP, takiej jak lista kontrolna, możesz ją skrócić.
   • Oprócz ogólnego celu i innych istotnych informacji (data, autor, numer identyfikacyjny itp.) Zawiera ona jedynie listę etapów. Jeśli dalsze szczegóły lub wyjaśnienia nie są potrzebne, to wystarczy.
5. Pamiętaj o celu SOP. Oczywiste jest, że masz do czynienia z procedurą, która jest wielokrotnie powtarzana w Twojej organizacji. Ale czy istnieje jakiś konkretny powód, dla którego ta SOP jest tak cenna? Czy należy w nim kłaść nacisk na bezpieczeństwo? Środki zgodności? Czy jest używany do treningu czy na co dzień? Oto kilka powodów, dla których Twoja SOP jest niezbędna dla sukcesu Twojego zespołu:
   • Aby zapewnić zgodność ze standardami
   • Aby zmaksymalizować wymagania produkcyjne
   • zapewnienie, że procedura nie będzie miała negatywnego wpływu na środowisko
   • Aby zapewnić bezpieczeństwo
   • Aby upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z harmonogramem
   • Aby uniknąć wad produkcyjnych
   • Do wykorzystania jako dokument szkoleniowy
     • Wiedza na temat tego, na co należy zwrócić uwagę w SOP, ułatwi uporządkowanie dokumentu wokół tych punktów. Łatwiej jest również zobaczyć, jak ważny jest Twój SOP.

Część 2 z 3: Pisanie SOP

1. Opisz niezbędny materiał. Techniczne SPO ogólnie rzecz biorąc, „oprócz” samej procedury, składają się z czterech elementów:
   • Strona tytułowa. Obejmuje to 1) tytuł procedury, 2) numer identyfikacyjny SPO, 3) datę wydania lub zmiany, 4) nazwę firmy, oddziału lub działu, którego dotyczy SPO, 5) podpisy tych, którzy przygotowali i zatwierdzili SPO. Możesz skonfigurować tę stronę, jak chcesz, o ile informacje są jasne.
   • Indeks. Jest to konieczne tylko wtedy, gdy SOP jest długi, abyś mógł go łatwo sprawdzić. Potrzebujesz tutaj prostej standardowej konfiguracji.
   • Jakość i kontrola jakości. Procedura nie jest dobra, jeśli nie można jej sprawdzić. Upewnij się, że dysponujesz niezbędnymi materiałami i szczegółami, aby czytelnik mógł zweryfikować, czy pożądany rezultat został osiągnięty. Może to mieć formę innych dokumentów, takich jak na przykład przykłady oceny.
   • Odniesienie. Upewnij się, że masz listę wszystkich cytowanych lub cytowanych książek referencyjnych. Odnosząc się do innych SPO, upewnij się, że niezbędne informacje są zawarte w załączniku.
     • Być może Twoja organizacja używa innych protokołów niż te. Jeśli możesz odnieść się do już istniejących SOP, porzuć tę strukturę i trzymaj się tego, co już istnieje.
2. W samej procedurze pamiętaj o przestrzeganiu następujących zasad:
   • Zakres i zastosowanie. Innymi słowy, opisz cel procesu, jego granice, ale także sposób, w jaki zostanie wykorzystany. Dodaj standardy, przepisy, role i obowiązki, a także dane wejściowe i wyjściowe.
   • Metodologia i procedury. To jest mięso na kościach - wymień wszystkie kroki, w tym niezbędne szczegóły i cały niezbędny sprzęt. Uwzględnij kolejne procedury i czynniki decyzyjne.Zidentyfikuj punkty „co ... jeśli” i wszelkie potencjalne naruszenia lub obawy dotyczące bezpieczeństwa.
   • Wyjaśnienie terminologii. Zidentyfikuj skróty i wyrażenia, które nie występują w potocznym języku.
   • Ostrzeżenia dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa. Wypisz je w osobnym rozdziale, a także umieść obok kroków, do których się odnoszą. Nie trywializujcie tych rzeczy.
   • Ekwipunek i zapasy. Wypisz, co jest potrzebne i jaki sprzęt lub standardy wyposażenia możesz znaleźć, kiedy i gdzie.
   • Ostrzeżenia i problemy. Więc dział problemów. Porozmawiaj o wszystkim, co może pójść nie tak, na co zwrócić uwagę i co może być problemem dla końcowego, doskonałego produktu.
     • Przydziel każdemu tematowi osobny rozdział (zwykle ponumerowany), aby SOP nie stał się zbyt językowy i zagmatwany oraz aby wszystko było łatwo dostępne.
     • Ta lista nie jest wyczerpująca; to tylko wierzchołek proceduralnej góry lodowej. Twoja organizacja może wskazać, które inne aspekty wymagają uwagi.
3. Staraj się, aby twoje pisma były zwięzłe i łatwe do odczytania. Są szanse, że Twoi odbiorcy nie czytają ich dla przyjemności. Pisz krótko i słodko - w przeciwnym razie stracisz uwagę lub dokument będzie trudny do przejrzenia i zrozumienia. Postaraj się, aby zdania były jak najkrótsze.
   • Tutaj jest jeden zły przykład: Pamiętaj, aby przed użyciem usunąć cały kurz z wlotów powietrza.
   • Tutaj jest jeden dobrze przykład ": Przed użyciem odkurzyć cały kurz z wlotów powietrza.
   • Ogólnie nie mów o „tobie”. To mówi samo za siebie. Mów aktywnie i rozpoczynaj zdania od trybu rozkazującego.
4. W razie potrzeby porozmawiaj z pracownikami zaangażowanymi w proces, aby dowiedzieć się, jak wykonują pracę. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest napisanie SOP, który po prostu nie ma sensu. Narażasz bezpieczeństwo, efektywność i czas swojego zespołu i nie bierzesz pod uwagę już stosowanych procedur - za to Twoi koledzy nie będą Ci wdzięczni. W razie potrzeby zadawaj pytania! Trzeba to zrobić dobrze!
   • Jeśli sprawy są niejasne, poproś różne osoby, aby przyniosły wszystkie role i obowiązki. Jeden członek zespołu może nie przestrzegać SOP, a inny może być zaangażowany tylko w niektóre działania.
5. Podziel duże fragmenty tekstu na części za pomocą diagramów i schematów blokowych. Jeśli masz do czynienia z jednym lub dwoma krokami, które są szczególnie trudne, możesz ułatwić czytelnikom wykres lub wykres. Czytanie staje się łatwiejsze i daje umysłowi oderwanie się od wszelkich wysiłków zmierzających do zrozumienia wszystkiego. A dla ciebie wygląda na bardziej kompletne i dobrze napisane.
   • Nie używaj ich tylko do urozmaicenia lub nadania SOPowi bardziej imponującego wyglądu; rób to tylko wtedy, gdy ma to sens lub jeśli próbujesz pokonać barierę językową.
6. Upewnij się, że każda strona ma poprawne kodowanie. Twój SOP jest niewątpliwie jednym z wielu SOP. Z tego powodu Twoja organizacja powinna prowadzić rodzaj bazy danych, w której wszystko jest przechowywane w oparciu o określony system indeksowania. Twoja SOP jest częścią tego indeksowania i dlatego wymaga jakiejś formy kodowania do odzyskania. Dlatego należy to jasno określić.
   • Każda strona powinna mieć krótki tytuł lub numer identyfikacyjny, datę i numer strony. Możesz potrzebować przypisów; zależy to od polityki Twojej organizacji w tym punkcie.

Część 3 z 3: Zapewnienie sukcesu i precyzji

1. Przetestuj procedurę. Jeśli nie chcesz testować swojej procedury, prawdopodobnie nie napisałeś jej wystarczająco dobrze. Poproś kogoś z „ograniczonym zrozumieniem” procesu (lub kogoś reprezentującego zwykłego czytelnika), aby użył SOP i kierował się nim. Jakie problemy napotykają? Jeśli istnieją, musisz je rozwiązać i wprowadzić niezbędne poprawki.
   • Najlepiej, aby Twoja SOP została przetestowana przez kilka osób. Różni ludzie napotkają różne rzeczy, co da ci wiele (miejmy nadzieję, że użytecznych) odpowiedzi.
   • Upewnij się, że procedura została przetestowana przez kogoś, kto nigdy jej nie robił. Ktoś z uprzednią wiedzą będzie polegał na tym, aby iść do przodu, a nie w pierwszej kolejności na twojej pracy, więc chybia celu.
2. Poproś o ocenę SOP przez osoby, które faktycznie wykonują procedurę. W końcu to nie ma znaczenia na serio co myślą o SOP twoi szefowie. Chodzi o tych, którzy tam są tak właściwie muszą współpracować. Więc zanim wyślesz go szefom na górę, pokaż owoc swojego długopisu tym, którzy będą wykonywać lub już wykonują pracę. Znajdź co Ona tego?
   • Angażując ich i czyniąc ich częścią procesu, są bardziej skłonni zaakceptować tę SOP. I niewątpliwie mają świetne pomysły!
3. Poproś doradców i dział kontroli jakości o sprawdzenie SOP. Gdy zespół będzie w porządku, możesz przekazać go swoim doradcom. Mogą mieć mniej do powiedzenia na temat samej pracy, ale dadzą ci znać, jeśli konfiguracja jest w porządku, jeśli o czymś zapomniałeś, i dadzą ci znać, jak uczynić wszystko oficjalnym i częścią systemu.
   • Skorzystaj z oficjalnych systemów routingu, aby uzyskać akceptację dokumentów, aby mieć pewność, że proces wydawania zatwierdzenia został prawidłowo podpisany. To różni się w zależności od organizacji. Po prostu chcesz się upewnić, że każdy miał swoje zdanie i że wszystkie zasady zostały przestrzegane.
   • Pod spodem muszą być podpisy. Większość firm nie ma już problemów z podpisami elektronicznymi.
4. Zacznij korzystać ze swojej SOP, gdy tylko zostanie zatwierdzona. Być może najpierw będziesz musiał zorganizować szkolenie dla zaangażowanych pracowników, ale może to również oznaczać, że twój papier jest zawieszony w toalecie. Tak czy inaczej, upewnij się, że Twoja praca jest używana! Zrobiłeś to. Czas na odrobinę uznania!
   • Upewnij się, że Twoja SOP jest aktualna. Jeśli już tak nie jest, natychmiast zorganizuj aktualizację, upewnij się, że aktualizacje zostały zatwierdzone i udokumentowane, a następnie wyślij ponownie SOP. Od tego zależy bezpieczeństwo, produktywność i sukces Twojego zespołu.

Porady

• Po prostu użyj języka holenderskiego, aby wyjaśnić kroki.
• Pamiętaj o zaangażowaniu interesariuszy, jeśli to możliwe, aby pisemny proces był spójny z rzeczywistym procesem.
• Sprawdź, czy istnieje starsza wersja SOP. Może możesz ograniczyć się do kilku szybkich poprawek. Upewnij się, że dobrze je udokumentowałeś!
• Miej historię dokumentów z każdą nową wersją.
• Użyj schematów blokowych i obrazów, aby czytelnik mógł prawidłowo śledzić proces.
• Zwróć uwagę na przejrzystość. Upewnij się, że nie jest możliwe wielokrotne interpretacje. Pokaż procedurę komuś, kto go nie zna, i zapytaj, co o tym myśli: nadal możesz spotkać się z niespodziankami.
• Sprawdź swój dokument, zanim go zatwierdzisz.