Zawartość

• Do kroku
• Część 1 z 2: Pisanie propozycji
• Część 2 z 2: Składanie wniosku

Przygotowanie propozycji do zarządzania jest przydatne, jeśli widzisz możliwości usprawnienia procesów, zwiększenia rotacji lub realizacji oszczędności. Możesz również napisać propozycję, jeśli widzisz coś, co powinno lub można zmienić w twoich oczach. Jeśli chcesz przygotować propozycję zarządzania swoją firmą, poświęć trochę czasu na zebranie niezbędnych informacji. Omów propozycję z kolegami, aby sprawdzić, czy się zgadzają. Odpowiednie podejście do zarządzania.

Do kroku

Część 1 z 2: Pisanie propozycji

1. Rozpoznaj problem. Niezależnie od tego, czy chcesz złożyć propozycję usprawnienia procesów, czy też zmniejszenia kosztów, musisz mieć jasny obraz tego, na czym polega problem. Często sam masz o tym pojęcie, ale jeśli chcesz coś wyjaśnić i rozwiązać problem, upewnij się, że możesz zwięźle opisać problem.
2. Przeprowadź swoje badania. Zanim zaczniesz pisać swoją propozycję, ważne jest, aby sprawdzić wszystkie fakty. Porozmawiaj z interesariuszami. Mogą to być koledzy, przełożeni lub klienci. Przeczytaj o porównywalnych firmach io tym, co mogą zrobić inaczej.
   • Na przykład, jeśli uważasz, że Twoja firma powinna zmienić firmę cateringową, porozmawiaj z pracownikami kuchni, którzy pracują dla obecnej firmy cateringowej. Co oni o tym myślą? Być może pracowali z innymi firmami cateringowymi gdzie indziej? Jakie różnice widzą? Co twoi koledzy myślą o firmie cateringowej? Jeśli nie jesteś zadowolony z jedzenia, może to być po prostu Twój osobisty gust, a nie jego jakość.
3. Napisz opis problemu. Aby przedstawić swoją propozycję, opisz obecną sytuację. Proszę podać wszystkie istotne fakty. Na przykład, kto jest zaangażowany, daty i lokalizacje. Nie dokonuj jeszcze oceny wartościującej w tej sekcji; ogranicz się do obiektywnego szkicu aktualnej sytuacji.
   • Na przykładzie firmy cateringowej można napisać np .: „Firma X współpracuje z firmą cateringową Y od 7 lat, w tym okresie liczba posiłków do wyboru zmniejszyła się z pięciu do dwóch. Zmniejszyła się liczba dań wegetariańskich, aw niektórych dniach w ogóle nie są oferowane żadne dania wegetariańskie ”.
4. Wyjaśnij, jakie jest Twoje rozwiązanie. Po zidentyfikowaniu problemu opisz proponowane rozwiązanie. Jeśli propozycja składa się z kilku elementów, zacznij od najważniejszego elementu propozycji. Pokaż, że twoje odkrycia są oparte na badaniach.
   • Możesz na przykład napisać: „Radzę firmie X przejść na inną firmę cateringową. Firma X ma tutaj kilka opcji. Caterer W i Caterer Z oferują większy wybór posiłków i mają porównywalny poziom kosztów jak obecny dostawca. Ponadto Cateraar Z może lepiej zaspokajać potrzeby naszych pracowników, ponieważ posiada bogatą ofertę dań wegetariańskich, wegańskich i bezglutenowych. Chociaż Cateraar W oferuje mniej wegańskich potraw, one również byłyby dobrą opcją. Badania przeprowadzone na początku tego roku pokazują, że 40% naszych pracowników jest wegetarianami, 10% weganami, a 2% naszych pracowników przestrzega diety bezglutenowej ”.
5. Zrobić plan. Opisz każdy krok, jaki należy podjąć w celu wdrożenia propozycji. Wskaż dla każdego kroku, jakie są koszty związane z tym krokiem i jaki jest czas realizacji. Podaj przejrzystość, które koszty są pewne, a które zależą od określonych czynników. W razie potrzeby możesz ponumerować kroki. Następnie podaj bardziej szczegółowe informacje. Nie przeceniaj zwrotów swojej propozycji. Wskaż tak obiektywnie, jak to możliwe, jakie są oczekiwane zwroty.
   • „W celu zmiany firmy cateringowej należy: 1. Anulować obecną umowę z firmą cateringową Y; 2. Zaproś firmę Caterer W i Caterer Z na sesję próbną; 3. Wybierz jedną z dwóch firm cateringowych; 4. Podpisz umowę z wybraną firmą cateringową. Oczekuje się, że koszty nowej umowy będą porównywalne z kosztami obecnej umowy z firmą Caterer Y. Jeśli dotrzymamy okresu wypowiedzenia uzgodnionego w obowiązującej umowie z firmą Caterer Y, nie będzie żadnych kosztów związanych z odstąpieniem od umowy. Dlatego przejście na inną firmę cateringową może być neutralne pod względem kosztów i może mieć pozytywny wpływ na zadowolenie pracowników, ponieważ podaż w stołówce jest zwiększona. ”
6. Określ, jakie mogą być zastrzeżenia. Pokaż, że zdajesz sobie sprawę, że są możliwe zastrzeżenia do propozycji. Na przykład, czy można oczekiwać od pracowników oporu? Być może niektórzy koledzy są wielkimi fanami obecnej firmy cateringowej. Wskaż, co można zrobić, aby usunąć wszelkie zastrzeżenia i zminimalizować ryzyko.
7. Wskaż, co jest wymagane, aby wdrożyć propozycję. Jeśli propozycja oznacza, że ​​konieczne jest zakupienie elementów lub zatrudnienie dodatkowych pracowników do wdrożenia, należy to wskazać. Wskaż również, jakie zaangażowanie czasowe jest wymagane. Możesz to zrobić w formie listy kontrolnej. Na przykład:
   • „Wymagane: grupa robocza oceniająca różne firmy cateringowe (4 pracowników z różnych części organizacji), 2 godziny na sesję próbną, 3 godziny na przygotowanie raportu z oceny”.
8. Zakończ główne korzyści. Cokolwiek proponujesz, powtórz to na końcu. Podsumuj swoje trzy najważniejsze punkty i zakończ jednym podsumowującym zdaniem. Potraktuj to jako podsumowanie wykonawcze. Na przykład:
   • Jak pokazuje ta propozycja, firma Caterer Y ograniczyła asortyment dań w ciągu ostatnich 7 lat. Caterer W i Caterer Z oferują większy asortyment przy tej samej cenie. Polecam zorganizowanie sesji próbnej z tymi dwoma firmami cateringowymi w celu wybrania nowego dostawcy dla naszej firmy. Oczekuje się, że zwiększy to satysfakcję i utrzymanie pracowników ”.
   • Określ korzyści finansowe i ilościowe. Na przykład, czy Twoja innowacja prowadzi do oszczędności kosztów? Następnie wskaż to.
   • Określ korzyści jakościowe. Czasami zalet propozycji nie da się wskazać twardymi liczbami. Na przykład, jeśli Twoja propozycja zwiększa satysfakcję pracowników, proszę to wskazać. Korzyści jakościowe mogą być równie cenne, jak ilościowe.

Część 2 z 2: Składanie wniosku

1. Poproś o przeczytanie propozycji koledze. Poproś współpracownika o opinię na temat Twojej propozycji. Może twój kolega w pełni zgadza się z twoją propozycją. Jeśli Twój kolega nie w pełni zgadza się z Twoją propozycją, zastanów się nad jego zastrzeżeniami. Jeśli uważasz, że zastrzeżenia są uzasadnione, dostosuj swoją propozycję. Jeżeli uważają Państwo, że zastrzeżenia same w sobie są uzasadnione, ale nie prowadzą do innego wniosku, prosimy o przedstawienie zastrzeżeń w części, w której wyjaśniają Państwo ewentualne zastrzeżenia do wniosku.
2. Zeskrobać. Gdy Twoja propozycja jest gotowa i ktoś inny ją zweryfikował, przeprowadź ją jeszcze raz. Czy wszystkie zdania działają poprawnie, czy nie ma błędów w pisowni, czy jest wystarczająco zwięzłe. Nie chcesz, aby Twoja propozycja była zbyt długa, ponieważ wtedy kierownictwo może jej nie przeczytać. Maksymalnie dwie strony to dobra długość.
3. Prześlij propozycję do kierownictwa. Gdy propozycja jest kompletna, zdecyduj, komu ją przesłać. W niektórych organizacjach jest jasne, kto ma coś do powiedzenia na dany temat. W innych organizacjach jest to mniej oczywiste. Zapytaj, z kim się skontaktować. Często sekretarki są tego świadome.
   • Po znalezieniu odpowiedniej osoby spróbuj umówić się z nią na fizyczne spotkanie w celu omówienia propozycji. W ten sposób zyskujesz większą uwagę na ofercie niż wysyłając ją w formie papierowej lub e-mailem.