Autor:
Peter Berry
Data Utworzenia:
17 Lipiec 2021
Data Aktualizacji:
23 Czerwiec 2024
Zawartość
Sposób, w jaki zdecydujesz się odpowiedzieć komuś, może wpłynąć na sposób, w jaki oni i inni Cię postrzegają. Na szczęście wiedza, jak i kiedy wyrażać opinie, to coś, co możesz poprawić. Jeśli rozmawiasz z kimś twarzą w twarz, kluczem jest zwrócenie na niego uwagi i umożliwienie mu wyrażenia swoich myśli, zanim udzielisz przemyślanej odpowiedzi. Podczas czatowania za pomocą wiadomości tekstowych istnieje kilka cichych zasad, których należy przestrzegać, aby skutecznie komunikować się. E-mail to bardziej formalna forma komunikacji z profesjonalnymi konwencjami, której należy przestrzegać, aby skutecznie komunikować się i odpowiednio reagować.
Kroki
Metoda 1 z 3: Odpowiadanie na wiadomości tekstowe
Podczas pisania tekstów używaj codziennego języka. E-maile, korespondencja, a nawet rozmowy twarzą w twarz mogą odbywać się w bardziej formalny sposób.Ze względu na zwięzły i ograniczony charakter wiadomości tekstowych, używanie bardziej swobodnego języka jest właściwe i przekazuje wiadomość, że rozmowa jest bardziej osobista.
- Na przykład, możesz użyć „b” zamiast „ty”, aby zaoszczędzić miejsce, wysłać wiadomość szybciej i wyrazić spokojny ton.
- Reguły interpunkcyjne są zwykle wygodniejsze w wiadomościach tekstowych. Na przykład obowiązkowa reguła przecinków może sprawić, że rozmowa będzie bombastyczna i formalna.
- Nie zawsze zakładaj, że pisanie SMS-ów jest w porządku, ale jeśli druga osoba używa codziennego języka, odpowiedz jej, aby pomóc jej się zrelaksować.
Zadawaj pytania otwarte, aby rozwinąć rozmowę. Jeśli chcesz kontynuować czat tekstowy, zadawanie pytań otwartych pomaga drugiej osobie mówić więcej i wyrazić swoją opinię na dany temat. Zadawanie pytań, które zapewniają zwięzłą odpowiedź, tak lub nie, sprawi, że rozmowa będzie nudna.- Na przykład, jeśli rozmawiasz z kimś o swojej firmie, możesz zapytać: „Co sądzisz o nowym projekcie?”
- Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o przemyśleniach danej osoby na dany temat, spróbuj napisać do niej w stylu: „Zgadzam się z tobą, ale dlaczego tak myślisz?”
Unikaj szorstkich lub jednowyrazowych odpowiedzi. Wiadomości tekstowe powinny być stosunkowo krótkie, ale zwięzła lub pochopna odpowiedź może przekazać informację, że jesteś zły lub zdenerwowany na daną osobę. Jeśli odpowiadasz na czyjąś wiadomość, wyślij mu zrozumiałą odpowiedź zawierającą co najmniej 1 lub 2 zdania.- Czasami odpowiedź „OK” jest całkowicie akceptowalna, jeśli ma to sens w kontekście. Unikaj jednak ponownego wysyłania słowa „K”, ponieważ jest ono szorstkie i niegrzeczne.
Rada: Jeśli zazwyczaj udzielasz krótkich odpowiedzi, możesz to robić dalej.
Użyj interpunkcji i emotikonów, aby przekazać ton. Ze względu na obiektywny charakter wiadomości tekstowych ludzie mogą zrozumieć ton lub emocje za pomocą zwięzłego języka. Możesz jasno przekazać swoje pomysły za pomocą interpunkcji i emotikonów, jeśli Twoja wiadomość jest niejasna.
- Na przykład możesz odpowiedzieć: „Wiem, dzięki. :) ”wtedy tekst nie wydaje się być zirytowany lub gwałtowny na drugą osobę.
- Czasami używanie kropek sprawia, że czujesz się tak, jakbyś był zły. Na przykład wygodniej jest powiedzieć „Nie, nie ma go” zamiast „Nie. To nie ma".
Przejrzyj wiadomość przed wysłaniem. Przed wysłaniem wiadomości należy szybko sprawdzić. Sprawdź, czy nie ma literówek i upewnij się, że przekazujesz właściwą wiadomość i używasz właściwego tonu.
- Po wysłaniu wiadomości nie możesz jej odzyskać! Dlatego przed wysłaniem najlepiej jest szybko sprawdzić.
Nie wysyłaj kolejnej partii wiadomości. Wiązki powiadomień i wątków wiadomości tekstowych mogą denerwować i frustrować innych. Wyślij odpowiedź zawierającą wszystko, co chcesz powiedzieć, zamiast wysyłać wiele krótkich wiadomości.
- Wysyłanie dodatkowego SMS-a jest również normalne, jeśli zapomnisz o swoim umyśle lub chcesz coś wyjaśnić.
- Jeśli ktoś nie odpowiada na 2 wiadomości z rzędu, prawdopodobnie nie chce z tobą rozmawiać lub nie rozmawia przez telefon. Tak czy inaczej, powinieneś dać im czas i przestrzeń na odpowiedź.
Poproś o telefon, jeśli rozmowa stanie się zbyt skomplikowana, aby wysłać SMS-a. Wiadomości tekstowe powinny być krótkie i zwięzłe. Jeśli rozmowa tekstowa staje się zbyt niezdarna do tego stopnia, że nie możesz właściwie wyrazić swoich myśli, zapytaj, czy ta osoba może do Ciebie zadzwonić, abyś mógł porozmawiać szczegółowo lub porozmawiać Pełna treść pracy dyplomowej.
- Spróbuj napisać w ten sposób: „Łatwiej będzie to wyjaśnić przez telefon. Możesz do mnie zadzwonić, dziękuję! ”
Metoda 2 z 3: Porozmawiaj bezpośrednio z kimś
Słuchaj uważnie, gdy ktoś z tobą rozmawia. Zawsze, gdy ktoś z tobą rozmawia, nawiąż kontakt wzrokowy i zwróć uwagę na to, co mówi. To pokazuje, że słuchasz i rozumiesz, co mówią.
- Poświęć całą uwagę mówcy, aby czuli się swobodnie rozmawiając z Tobą.
- Pochyl się blisko lub zapytaj partnera, czy możesz przenieść się w spokojniejsze miejsce, jeśli masz trudności z wyraźnym słyszeniem.
Zwróć uwagę na niewerbalne sygnały mówcy. Mowa ciała może przekazać coś więcej niż tylko słowa. Kiedy ktoś mówi, obserwuj jego język ciała, aby zobaczyć, jak powinieneś zareagować.
- Na przykład, jeśli ktoś ciągle się rozgląda lub kręci nogami w przód iw tył, może być zmartwiony lub przestraszony. Zapytaj ich, czy wszystko w porządku, zamiast odpowiadać na to, co mówią.
- Powinieneś także słuchać, jak mówią. Jeśli mówią głośno lub obraźliwie, prawdopodobnie są zdenerwowani lub źli z powodu rozmowy. Aby uniknąć dalszego stresu, będziesz potrzebować innego podejścia.
Unikaj odpowiadania, gdy ktoś mówi. Jeśli jesteś zbyt podekscytowany lub entuzjastycznie nastawiony do odpowiedzi, zanim ktoś skończy mówić, zauważy to i może być zdenerwowany. Poczekaj, aż skończą mówić i usłyszysz wszystko, co chcą powiedzieć, zanim udzielisz odpowiedzi.
- Byłoby niegrzecznie ingerować we własne myśli, gdy mówi ktoś inny.
Rada: Słuchaj i pamiętaj o głównych kwestiach, na które planujesz odpowiedzieć, gdy ktoś mówi, ale nie ignoruj tego, co powie później, abyś mógł udzielić mądrzejszych lub szybszych odpowiedzi. szybki.
Poczekaj, aż skończą mówić, zanim zaczniesz mówić. Kiedy z kimś rozmawiasz, pozwól mu skończyć swoje myśli, zanim odpowiesz. W ten sposób poznasz wszystkie fakty i informacje, które chcą przekazać, abyś mógł udzielić wnikliwych i wnikliwych odpowiedzi.
- Czasami ludzie dodają trochę więcej informacji po zakończeniu rozmowy. Na przykład mogą powiedzieć: „Och, czekaj, zapomniałem o tym powiedzieć”. Niech mówią wszystko, co chcą.
Pomyśl o odpowiedzi, aby móc mówić z pewnością siebie. Zanim odpowiesz, poświęć chwilę na rozważenie wszystkich informacji, które już znasz. Jeśli udzielisz odpowiedzi nie na temat, druga osoba pomyśli, że tak naprawdę nie słuchałeś tego, co powiedziała.
- Poświęcenie chwili na zastanowienie się, jak zareagować, zapewnia również, że udzielisz inteligentnej odpowiedzi.
Zadawaj pytania, jeśli potrzebujesz wyjaśnień lub dodatkowych informacji. Jeśli nie słyszysz lub nie rozumiesz, co ktoś mówi, nie próbuj odpowiadać nieporozumieniem lub błędnym przekonaniem. Zapytaj ich, co powiedzieli lub co mieli na myśli, abyś mógł odpowiednio odpowiedzieć.
- Jeśli nie masz pewności co do czyichś intencji lub chcesz, aby przed odpowiedzią wyjaśnili swoje prawdziwe znaczenie, zadaj otwarte pytanie: „Co masz na myśli?”
- Dobrze jest zapytać kogoś ponownie, jeśli nie słyszysz lub nie rozumiesz w pełni tego, co powiedział.
Mów bezpośrednio i wyraźnie, kiedy odpowiadasz. Po rozważeniu otrzymanych informacji i przemyśleniu tego, co chcesz powiedzieć, mów wyraźnie i pewnie. Nie używaj dwuznacznego lub sprzecznego języka, aby wyglądać szybciej lub mądrzej. Ludzie doceniają prawdę, więc udzielaj szczerej informacji zwrotnej, aby pokazać, że Ci zależy i rozumiesz.
- Upewnij się, że zwracają uwagę, abyś nie musiał ich powtarzać.
- Dowiedz się, czy ktoś inny chce porozmawiać, i daj mu szansę na rozmowę.
- Pozwól drugiej osobie odpowiedzieć na to, co powiedziałeś. Nie odchodź ani nie kończ rozmowy, ponieważ miałeś okazję mówić.
Bądź przygotowany, gdy ktoś się sprzeciwia. Nawet jeśli zastanawiałeś się, co chcesz powiedzieć, zawsze istnieje szansa, że ktoś sprzeciwi się Twoim słowom. To też jest w porządku! Bądź przygotowany na wypadek, gdyby ktoś się spierał lub próbował zlekceważyć to, co mówisz.
- Zachowaj spokój i nie złość się, jeśli ktoś próbuje cię sprowokować.
- Niech inni potwierdzą ich przekonania i opinie. Nie próbuj ich zmuszać do zaakceptowania Twojego punktu widzenia.
Metoda 3 z 3: opinia e-mailem
Odpowiadaj na e-maile w ciągu 48 godzin. Szybka reakcja na e-maile jest ważna dla okazywania uprzejmości i profesjonalizmu.Nie musisz odpowiadać natychmiast, ale powinieneś odpowiedzieć w ciągu co najmniej 2 dni.
- Niezależnie od tego, czy wiadomość e-mail jest dla Ciebie nieistotna, czy przez pomyłkę, odpowiedz nadawcy, aby wiedział, że wysłał niewłaściwą osobę.
W e-mailu z odpowiedzią użyj profesjonalnego powitania. E-maile są często bardziej formalne niż wiadomości tekstowe czy rozmowy telefoniczne. Odpowiedz, wpisując „Cześć” lub „Cześć” przed nazwiskiem osoby, aby poprawnie zainicjować e-mail.
- Jeśli osoba, której odpowiadasz, ma szczególne preferencje co do powitania lub chce, abyś dzwonił do niej po imieniu, zrób to zgodnie z wymaganiami. Na przykład, jeśli chcą, aby nadać im krótkie imię, na przykład „Bob” zamiast „Robert”, użyj tego imienia.
Ogranicz używanie wykrzykników. Odpowiedź powinna mieć odpowiednią gramatykę, pisownię i interpunkcję. Jednak użycie zbyt dużej ilości wykrzyknika może sprawić, że będziesz wydawać się nieszczery lub zbyt agresywny. Unikaj ich używania, chyba że jest to właściwe.
- Wykrzykniki to świetny sposób na pogratulowanie komuś lub przekazanie emocji, ale jeśli zostaną nadużyte, będą nieskuteczne.
Unikaj czcionek, które są trudne do zobaczenia podczas wysyłania e-maili. Wybierz podstawową czcionkę, aby Twój e-mail wyglądał profesjonalnie. Nie używaj kolorowej czcionki ani kroju pisma, takiego jak Comic Sans, podczas wysyłania wiadomości e-mail z opiniami.
- Podstawowym wyborem jest rozmiar 10 lub 12 dla czcionki Arial lub Times New Roman.
Zwróć uwagę na odbiorcę w e-mailu z odpowiedzią. Czasami pomocne jest włączenie kogoś innego do odpowiedzi, aby można było włączyć tę osobę do dyskusji. Jednak wysłanie go do niepowiązanego doradcy lub kolegi w rzeczywistości zdenerwuje lub zdenerwuje osobę, której odpowiadasz.
- Jeśli chcesz dołączyć do e-maila kogoś innego, użyj funkcji „UDW”, co oznacza wysyłanie e-maili do wielu osób, ale informacje o tych osobach pozostaną prywatne.
Określ, komu chcesz odpowiedzieć w e-mailu grupowym. Jeśli odpowiedź dla wszystkich w grupie była właściwą, wybierz „Odpowiedz wszystkim”, gdy ją odeślesz. Jeśli jednak chcesz zapytać lub wyjaśnić konkretny temat lub problem z osobą, prześlij ją bezpośrednio do tej osoby.
- Jeśli w e-mailu jest duża grupa osób, ale musisz odpowiedzieć tylko kilku osobom, możesz po prostu odpowiedzieć tym osobom.
Unikaj wysyłania e-maili z podziękowaniami, chyba że jest to konieczne. Krótki e-mail, który nie jest przydatny podczas rozmowy, nie będzie potrzebny. O ile nadawca nie poprosi Cię o potwierdzenie, że otrzymałeś i zrozumiałeś wiadomość e-mail, wysyłanie wiadomości e-mail z podziękowaniem będzie niepotrzebne i denerwujące.
Rada: Jeśli ktoś wyśle Ci „wyświetloną” wiadomość, potwierdź otrzymanie wiadomości e-mail, klikając wiadomość, aby wysłać jej powiadomienie.
Przeczytaj ponownie e-mail i sprawdź odbiorcę przed wysłaniem. Błędy ortograficzne lub gramatyczne mogą sprawić, że Twój e-mail będzie wyglądał nieprofesjonalnie. Przed wysłaniem poświęć chwilę na ponowne przeczytanie odpowiedzi. Sprawdź poprawną pisownię i gramatykę oraz upewnij się, że wysyłasz właściwą osobę.
- Nie polegaj na sprawdzaniu pisowni, aby znaleźć wszystkie błędy!
- Spróbuj przeczytać wiadomość e-mail na głos, zanim ją wyślesz, aby wyraźnie usłyszeć treść.
- Aplikacje lub programy pocztowe często automatycznie uzupełniają adresy e-mail podczas wpisywania w polach danych odbiorców, co może powodować przypadkowe wysyłanie wiadomości e-mail do niewłaściwej osoby.
